Cos’è un sito Centro documenti?

Cos’è un sito Centro documenti?

SharePoint offre un'esperienza ricca di funzionalità scalabili per la gestione del contenuto. Se i file da gestire sono di grandi dimensioni, è consigliabile usare un modello di sito Centro documenti. Questo modello è ottimizzato per la gestione dei documenti su larga scala. Consente di risparmiare tempo e di essere più efficienti. Le versioni, gli ID documento, i set di documenti, lo spostamento nei metadati e i tipi di contenuto sono inclusi nel modello.

Un sito Centro documenti è compatibile con entrambi questi scenari:

  • Ambiente di creazione    In un ambiente di creazione e modifica del Centro documenti gli utenti creano e modificano migliaia di documenti o risorse multimediali archiviati in un archivio centrale.

  • Archivio del contenuto    In un archivio di contenuto, ad esempio una Knowledge Base, gli utenti archiviano o visualizzano i documenti.

Questo articolo illustra le caratteristiche disponibili in un modello di sito Centro documenti.

Per creare un centro documenti, vedere Usare i modelli per creare diversi tipi di siti di SharePoint

Contenuto di un sito Centro documenti

Il modello di sito Centro documenti contiene caratteristiche che rendono più facile ed efficiente la creazione e la gestione di grandi set di documenti. Nella maggior parte dei casi, il proprietario di un sito può aggiungere ognuna di queste caratteristiche separatamente. Il modello di sito Centro documenti abilita automaticamente le caratteristiche consigliate per la gestione dei documenti. Queste caratteristiche sono descritte brevemente nelle sezioni seguenti.

È possibile usare un sito Centro documenti come ambiente di creazione e modifica o come archivio di contenuti. In un ambiente di creazione e modifica gli utenti estraggono e archiviano frequentemente i file e creano strutture di cartelle per tali file. Il controllo delle versioni viene abilitato e vengono mantenute le versioni precedenti di ogni documento. I flussi di lavoro possono inoltre controllare i cicli di vita dei documenti.

Al contrario, la creazione viene eseguita in modo molto piccolo in un archivio di contenuto. Gli utenti si limitano a visualizzare o caricare documenti. Il modello di sito Centro documenti supporta la creazione di un tipo di archivio di contenuto denominato archivio della Knowledge Base. In genere, le knowledge base contengono singole versioni di documenti e un sito può essere ridimensionato a milioni di file. In uno scenario tipico, ad esempio un centro di supporto tecnico per un'organizzazione di grandi dimensioni, migliaia di persone possono accedere al contenuto, principalmente per leggerlo. Solo alcuni utenti caricano nuovo contenuto nel sito.

Gli elementi seguenti descrivono alcune caratteristiche di SharePoint che è possibile includere in un sito Centro documenti. Oltre a queste funzionalità, alcune organizzazioni personalizzano l'aspetto e la struttura di spostamento di un Centro documenti. Alcuni aggiungono elementi Web part.

I metadati gestiti sono un sistema che assegna determinati termini ai documenti in SharePoint. È quindi possibile usare tali termini per classificare i documenti. È anche possibile usare i metadati per creare un potente strumento di spostamento per gli utenti che consente loro di trovare rapidamente ciò che vogliono.

Si supponga, ad esempio, che la propria azienda abbia una knowledge base contenente articoli che aiutano gli utenti a risolvere i problemi relativi ai prodotti. È possibile creare termini di metadati che consentono agli utenti di filtrare le informazioni per prodotto, per tipo di problema o altre proprietà.

In un sito Centro documenti ogni elemento di contenuto ottiene un ID univoco non correlato alla posizione del documento, ad esempio un collegamento URL. Questo significa che se si sposta o si rinomina il documento, l'ID rimane invariato. È possibile usare l'ID per creare un collegamento permanente per il documento e ridurre al minimo i collegamenti interrotti.

Le versioni vengono abilitate automaticamente in un sito Centro documenti. Questo significa che si ha automaticamente una cronologia di tutte le diverse versioni di un file. In un processo di revisione di un documento, ad esempio, questo significa che si dispone di un record di tutti gli aggiornamenti immessi durante il ciclo di revisione. È possibile tenere traccia degli aggiornamenti, contattare i risponditori e così via. Inoltre, se si verifica un problema con la versione corrente di un articolo, è possibile ripristinare rapidamente l'ultima versione in buono stato.

Un tipo di contenuto è un tipo specifico di contenuto insieme a un gruppo di impostazioni per il contenuto. Quando un utente crea un documento di un tipo di contenuto definito, riceve automaticamente tutte le impostazioni appropriate per quel tipo di contenuto. Un Centro documenti potrebbe includere una raccolta di tipi di contenuto, ad esempio documenti, video, modelli e così via.

Content Organizer non è incluso automaticamente in un sito Centro documenti, tuttavia viene aggiunto da molti utenti. Content Organizer è una caratteristica di SharePoint che consente di gestire l'intera organizzazione e la struttura degli elementi. Usando metadati o tipi di contenuto, Content Organizer può instradare automaticamente documenti e altri elementi in posizioni specifiche. In una Knowledge Base, ad esempio, Content Organizer potrebbe instradare automaticamente tutti i nuovi invii a una raccolta speciale che raccoglie articoli per un prodotto specifico.

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