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Creare relazioni tra elenchi mediante colonne univoche e di ricerca

Creare relazioni tra elenchi mediante colonne univoche e di ricerca

È possibile creare relazioni tra elenchi usando una combinazione di colonne univoche, colonne di ricerca e applicazione delle relazioni (Cascade and Restrict Delete), che migliorano la possibilità di creare soluzioni aziendali più sofisticate e di preservare l'integrità dei dati.

È possibile creare elenchi in Microsoft SharePoint, nell'app elenchi in Microsoft 365 o in teams. Informazioni su come iniziare a usare gli elenchi in Microsoft teams.

Panoramica delle relazioni tra elenchi

Le sezioni seguenti forniscono informazioni di base importanti sulla creazione di relazioni tra elenchi di origine e di destinazione, la creazione di colonne univoche e di ricerca e l'applicazione del comportamento della relazione tra elenchi. Verrà illustrato come aggiungere colonne di ricerca primarie e secondarie, la visualizzazione, la modifica e l'eliminazione di elementi nelle relazioni tra elenchi e la gestione delle relazioni di elenco quando gli elenchi presentano molti elementi.

Uso di colonne univoche e di ricerca per assegnare libri ai corsi

Elenco Cources con callout

Elenco di lettura con callout da associare all'elenco dei corsi

  1. L'elenco di origine è denominato elenco di lettura e l'elenco di destinazione si chiama corsi.

  2. Ogni elenco contiene colonne univoche per verificare che i dati corretti corrispondano.

  3. La colonna ricerca primaria nell'elenco di origine (elenco di lettura) "Cerca" la colonna ID nell'elenco di destinazione (corsi) in base a un valore corrispondente.

  4. Una colonna di ricerca secondaria nell'elenco di origine inserisce automaticamente la colonna nome corso dall'elenco di destinazione.

Quando si crea una colonna, è possibile specificare che la colonna deve contenere valori univoci. Questo significa che l'elenco non può contenere valori duplicati nella colonna. Non è possibile aggiungere una voce di elenco che contiene un valore duplicato, modificare una voce di elenco esistente che comporterebbe la creazione di un valore duplicato oppure ripristinare un elemento dal Cestino se si tradurrebbe in un valore duplicato. Inoltre, se si crea una colonna di ricerca in un elenco di origine e si definisce che la colonna è univoca, anche la colonna nell'elenco di destinazione non deve contenere valori duplicati.

Nota: L'univocità non fa distinzione tra maiuscole e minuscole. Ad esempio, ORD-231 e Ord-231 sono considerati valori duplicati.

Una colonna univoca deve anche avere un indice. Quando si crea una colonna univoca, potrebbe essere richiesto di creare l'indice e viene automaticamente creato quando si fa clic su OK. Una volta che una colonna univoca contiene un indice, non è possibile rimuovere l'indice dalla colonna, a meno che non venga prima ridefinito la colonna per consentire valori duplicati.

Nella tabella seguente vengono riepilogati i tipi di colonna che possono e non possono essere usati per creare colonne univoche.

Tipi di colonna supportati

Tipi di colonna non supportati

Una riga di testo

Più righe di testo

Scelta (valore singolo)

Scelta (multivalore)

Numero

Campo calcolato

Valuta

Collegamento ipertestuale o immagine

Data e ora

Colonne personalizzate

Ricerca (valore singolo)

Ricerca (multivalore)

Persona (valore singolo)

Persona (multivalore)

Sì/No

Per creare una relazione tra due elenchi, è possibile creare una colonna di ricerca nell'elenco di origine che recupera (o "Cerca") uno o più valori corrispondenti da un elenco di destinazione. Dopo aver creato questa colonna di ricerca (la colonna principale), è possibile continuare ad aggiungere altre colonne (colonne secondarie) dall'elenco di destinazione all'elenco di origine. Le colonne secondarie aggiuntive devono avere un tipo di dati supportato descritto di seguito.

Nella tabella seguente vengono riepilogati i tipi di colonna che possono e non è possibile usare per creare colonne di ricerca.

Tipi di colonna supportati

Tipi di colonna non supportati

Una riga di testo

Più righe di testo

Numero

Valuta

Data e ora

Utente o gruppo

Valore calcolato

Collegamento ipertestuale o immagine

Colonne personalizzate

Sì/No

Opzione

Ricerca

Esistono due tipi di colonne di ricerca che è possibile creare, una colonna di ricerca con una relazione imposta e una colonna di ricerca con una relazione non applicata.

In una colonna di ricerca con una relazione imposta, detta anche integrità referenziale, è possibile cercare valori singoli e mantenere l'integrità dei dati nell'elenco di destinazione in uno dei due modi seguenti:

Eliminazione a catena    Quando un elemento nell'elenco di destinazione viene eliminato, viene eliminato anche l'elemento o gli elementi correlati nell'elenco di origine. In questo caso, è necessario assicurarsi che tutti gli elementi correlati vengano eliminati come parte di una transazione di database. Se ad esempio si elimina un ordine in un elenco di destinazione, è possibile verificare che vengano eliminate anche le corrispondenti voci dell'ordine nell'elenco di origine. Non si vogliono avere elementi Order senza un ordine corrispondente, perché creerebbe elementi di ordine "orfani" che potrebbero causare confusione in un secondo momento.

Limita eliminazione    Quando si tenta di eliminare un elemento nell'elenco di destinazione ed è presente uno o più elementi correlati nell'elenco di origine, viene impedito l'eliminazione dell'elemento nell'elenco di destinazione. In questo caso, vuoi verificare che l'elemento correlato nell'elenco di destinazione venga mantenuto. Ad esempio, se un utente tenta di eliminare un elemento Order da un elenco di destinazione, un cliente potrebbe comunque avere quell'ordine in sospeso e si vuole evitare che l'operazione di eliminazione si verifichi fino all'elaborazione dell'ordine. Non si vuole che l'ordine del cliente venga eliminato accidentalmente, perché ciò influisce sulla possibilità di completare l'ordine.

Elenco corsi che tentano di eliminare due elementi.

Elenco di lettura con gli elementi eliminati

  • Un'operazione di eliminazione a catena garantisce che tutti gli elementi correlati vengano eliminati in una transazione di database. Ad esempio, se l'elemento è stato eliminato nell'elenco corsi con un ID elenco di 1, verranno eliminati anche gli elementi nell'elenco di lettura a cui fa riferimento l'elemento eliminato.

  • Un'operazione di eliminazione limita impedisce l'eliminazione di elementi nell'elenco di destinazione se sono presenti elementi dell'elenco di origine correlati. Quindi, se si è tentato di eliminare l'elemento nell'elenco corsi con un ID elenco di 3, non è possibile eseguire questa operazione, perché viene ancora fatto riferimento ad almeno un elemento nell'elenco di lettura.

L'applicazione di un comportamento di relazione tra elenchi consente di rendere validi i dati e di evitare incongruenze che potrebbero causare problemi per la strada.

Nota: Per creare o modificare una relazione imposta, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per un elenco.

Una colonna di ricerca che impone una relazione deve anche avere un indice. Quando si crea una colonna di ricerca che impone una relazione, potrebbe essere richiesto di creare l'indice. Quando si seleziona OK, l'indice viene creato automaticamente. Dopo che una colonna di ricerca che impone una relazione ha un indice, non è possibile rimuovere l'indice dalla colonna, a meno che non venga prima eliminata la relazione imposta.

Colonna di ricerca con una relazione non applicata

In una colonna di ricerca con una relazione non imposta è possibile cercare singoli o più valori dall'elenco di origine nell'elenco di destinazione. Quando si hanno le autorizzazioni per eliminare un elemento nell'elenco di origine, non sono presenti ulteriori restrizioni di eliminazione o Elimina operazioni che si verificano nell'elenco di destinazione.

Uno dei vantaggi della creazione di relazioni tra elenchi è la possibilità di visualizzare e modificare colonne da due o più elenchi in una sola pagina. Quando si crea una colonna di ricerca in un elenco di origine, nella colonna principale vengono visualizzati i valori della colonna elenco di destinazione, ma è anche possibile specificare che anche le colonne secondarie aggiuntive dell'elenco di destinazione vengano visualizzate accanto alla colonna primaria e alle altre colonne dell'elenco di origine.

Nota: Devi specificare l'accettazione di più valori e altre colonne correlate alla colonna primaria quando crei la colonna primaria. Anche se è possibile rinominare la colonna dall'elenco, non è possibile aggiungere altre funzionalità. Per passare a più valori, aggiungere colonne o altre opzioni dopo aver creato un elenco, passare a impostazioni>impostazioni elenco.

Aggiunta di più valori e colonne aggiuntive alla colonna di ricerca

Il valore della colonna primaria è un collegamento che puoi selezionare per visualizzare tutti i valori di colonna di tale elemento nell'elenco di destinazione. Ogni valore di colonna secondaria dall'elenco di destinazione viene visualizzato come testo nella colonna dell'elenco di origine. Se si crea una colonna di ricerca con più valori, tutte le colonne dell'elenco di destinazione, sia primarie che secondarie, visualizzano i valori più corrispondenti delimitati da punti e virgola. È possibile modificare queste colonne primarie e secondarie in visualizzazione elenco in modo molto simile alle colonne dell'elenco di origine, ad esempio aggiungendo, rimuovendo, filtrando e ordinando.

Il nome della colonna principale è un nome che fornisci quando crei la colonna di ricerca. Per impostazione predefinita, ogni nome di colonna secondario segue una convenzione di denominazione standard di <nome di colonna principale nell'elenco di origine>: <nome di colonna nell'elenco di destinazione>. La modifica del nome della colonna primaria cambia quindi i nomi di tutte le colonne secondarie. È tuttavia possibile modificare i nomi e le descrizioni delle colonne secondarie predefinite per rendere più significativi i nomi.

Elenco strumenti con ID strumento e strumento evidenziato

elenco musicisti con ID e titolo evidenziato

  1. 1. una colonna di ricerca primaria con più valori.

  2. 2. una colonna di ricerca secondaria con più valori.

  3. 3. il nome della colonna è stato modificato rispetto al nome predefinito di Instruments: title to Instruments.

Nota: L'ID nome colonna è disponibile per impostazione predefinita, ma nascosta. Per usarla, selezionare Opzioni di visualizzazionee quindi modifica visualizzazione corrente. Scorrere e selezionare la casella di visualizzazione .

Quando si creano relazioni tra elenchi usando colonne di ricerca, colonne univoche ed elenchi con relazioni imposte, è possibile raggiungere una soglia o un limite per le risorse e può essere bloccato nelle circostanze seguenti:

  • Se si rende una colonna univoca in un elenco esistente che contiene più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco (ma si noti che l'aggiunta di un elemento a un elenco che rende l'elenco più grande della soglia della visualizzazione elenco è un'operazione che in genere non è bloccata).

  • Se si attiva l'eliminazione a catena o si limita Elimina per un campo di ricerca in un elenco che contiene più elementi rispetto alla soglia della visualizzazione elenco.

  • È stata superata la soglia di ricerca della visualizzazione elenco, che per impostazione predefinita è di dodici colonne di ricerca.

  • Il numero di elementi in un'operazione di eliminazione supera 1.000.

Per altre informazioni sulla gestione di elenchi con molti elementi, vedere gestire elenchi e raccolte con molti elementi.

Avviso: Non è possibile eseguire le operazioni seguenti:

  • Creare una colonna univoca in un elenco con le autorizzazioni a livello di elemento definite.

  • Interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni da un elenco a una voce di elenco se l'elenco contiene una colonna univoca.

  • Creare una colonna univoca o modificare una colonna in modo che sia univoca in un elenco contenente elementi con autorizzazioni esclusive o con l'approvazione del contenuto abilitata.

Per aggiungere una nuova colonna, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Passare al sito che contiene l'elenco.

  2. Selezionare il nome dell'elenco nel sito oppure selezionare impostazioni Pulsante impostazioni di SharePoint Online , selezionare contenuto del sitoe quindi selezionare il nome dell'elenco.

  3. Individuare le intestazioni di colonna nella parte superiore dell'elenco. Selezionare + Aggiungi colonna a destra delle intestazioni di colonna.

    Aggiunta di una colonna in SharePoint Online.

  4. Viene visualizzato un elenco a discesa con vari tipi di colonne che è possibile creare. Scegliere uno dei tipi di colonna seguenti:

    • Una riga di testo

    • Più righe di testo

    • Località

    • Numero

    • Sì/No

    • Persona

    • Data

    • Opzione

    • Collegamento ipertestuale

    • Immagine

    • Valuta

    Nota: Se si vuole creare una colonna di ricerca, selezionare altro nell'elenco a discesa. Assegnare un nome alla colonna e selezionare il tipo di ricerca nella schermata Opzioni colonna. Dopo questa operazione, è possibile saltare i passaggi 5 e 6.

  5. Aggiungere il nome della colonna e le informazioni nel riquadro visualizzato sul lato destro della pagina.

  6. Attiva/disattiva Imponi valori univoci su .

    Selezione di applica valori univoci

    Se si seleziona un tipo di dati non supportato per una colonna, applicare valori univoci non viene visualizzato.

  • Non è possibile rimuovere l'indice di una colonna univoca. Per rimuovere l'indice, è necessario modificare la colonna da una colonna univoca a quella che consente prima i valori duplicati e quindi rimuovere l'indice.

  • Se si prova a modificare una colonna esistente da valori duplicati a valori univoci, potrebbe essere impedito di eseguire questa operazione se la colonna esistente contiene valori duplicati. Prima di tutto, è necessario rimuovere tutti i valori duplicati e quindi modificare la colonna in modo da consentire valori duplicati a una colonna univoca.

  • Se si vuole modificare il tipo di dati della colonna Unique, eseguire le operazioni seguenti:

    • Cambiare la colonna in modo da consentire i valori duplicati

    • Rimuovere l'indice

    • Cambiare la colonna con l'altro tipo di dati supportato

    • Quindi rendi univoco la colonna.

Questa procedura illustra la configurazione di una colonna di ricerca che visualizza la colonna primaria e, facoltativamente, una colonna secondaria in un elenco. La colonna primaria può essere indicizzata, ma poiché la colonna secondaria (o il campo) è controllata dal principale, non può essere univoca o indicizzata.

  1. Passare al sito che contiene l'elenco.

  2. Selezionare il nome dell'elenco nella barra di spostamento del sito oppure selezionare impostazioni Pulsante impostazioni di SharePoint Online , selezionare contenuto del sitoe quindi selezionare il nome dell'elenco.

  3. Individuare le intestazioni di colonna nella parte superiore dell'elenco. Selezionare + Aggiungi colonna a destra delle intestazioni di colonna.

    Aggiunta di una colonna in SharePoint Online.

  4. Nell'elenco a discesa selezionare altro.

    Pulsante altre opzioni selezionato

  5. In tipo di informazioni nella colonnaselezionare ricerca (informazioni già presenti nel sito).

  6. Nel campo Ottieni informazioni da selezionare un elenco di destinazione.

  7. Nel campo in questa colonna selezionare una colonna primaria.

  8. In Aggiungi una colonna per visualizzare ognuno di questi campi aggiuntivi, per ogni colonna secondaria che si vuole aggiungere, selezionare la casella di controllo accanto al nome della colonna. Sono elencate solo le colonne con tipi di dati supportati.

  9. In seguito, se si vogliono aggiungere o rimuovere colonne secondarie, modificare la colonna di ricerca e apportare le selezioni desiderate.

    Nota: Non è possibile indicizzare una colonna secondaria o creare una colonna secondaria univoca.

  10. Se si vuole che le colonne di ricerca vengano visualizzate nella visualizzazione predefinita, selezionare Aggiungi alla visualizzazione predefinita.

  11. Per creare una relazione imposta, selezionare applica comportamento relazione e quindi selezionare limita Elimina o Elimina a cascata.

  12. Selezionare OK.

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