Creare uno spazio di collaborazione per progetti in SharePoint

SharePoint consente alle organizzazioni di trovare soluzioni ai problemi di business comuni usando le web part e le applicazioni pronte. Gli scenari aziendali univoci determineranno il tipo di sito e Web part che verranno usati.

Per altre informazioni sul processo di creazione del sito, vedere la storia di esempio seguente. Usa le storie per scoprire in che modo i diversi tipi di ruoli e reparti all'interno di un'organizzazione possono collaborare per soddisfare le esigenze degli utenti e degli obiettivi aziendali. Comprendere le fasi di creazione del sito-pianificare, creare e gestire-e i tipi di attività in ogni fase. Inizia quindi a creare il sito di SharePoint.

Altre risorse Inspirational:

Scenario: un team di prodotti deve creare uno spazio condiviso e sicuro per archiviare documenti, condividere gli aggiornamenti di stato e comunicare 

Megan è un Project Manager responsabile della Guida di un team che sta lavorando per il rilascio di un nuovo prodotto nei prossimi sei mesi. Sa che ha bisogno di un posto in cui archiviare i documenti del team, collaborare al contenuto, condividere gli aggiornamenti in Project News e comunicare con il team. Attualmente, il team di Megan usa la posta elettronica come forma principale di comunicazione e alcuni documenti di progetto vengono archiviati in una posizione condivisa, ma non è possibile accedervi in modo sicuro all'esterno dell'ufficio o in un dispositivo mobile.

Nuovo sito del team:

Immagine di un sito del team con un timer per il conteggio, un articolo di notizie e un planner

Obiettivi dello scenario:

  • Creare una posizione unificata per Project News, Team Collaboration e Project Communication

  • Consentire modi più efficienti di comunicare usando la chat in tempo reale e i servizi di conferenza video

  • Unificare le risorse del team come un calendario del team, un indirizzo di posta elettronica, OneNotee strumento di gestione delle attività

  • Archiviare in modo sicuro file e cartelle in un'unica posizione a cui è possibile accedere in remoto da qualsiasi dispositivo

Procedura per creare il sito:

Pianificare il sito-1/2 giorno

Megan inizia con idee di brainstorming con un altro Project Manager che ha creato un sito simile in passato. Impara il modo migliore per iniziare il suo sito di progetto consiste nel chiedere al team il proprio feedback sul modo in cui preferisce comunicare, collaborare e i tipi di funzionalità che saranno i più utili per il nuovo sito di progetto. Megan identifica le priorità principali del team e inizia a raccogliere documenti, immagini e altri contenuti.

Megan determina che un sito del team di SharePoint si adatta meglio alle esigenze del team e del progetto. Tuttavia, un sito del team di SharePoint non consente la chat in tempo reale a meno che non si integri Microsoft teams. Megan collabora con l'amministratore del tenant di SharePoint per garantire la disponibilità di Microsoft teams. Scopre che la sua organizzazione ha già l'autorizzazione per l'uso di Microsoft teams e tutto ciò che deve fare è verificare che il sito del team sia connesso a un gruppo di Office 365.  

Ora, Megan è pronta per iniziare a creare il suo spazio di progetto connesso a Office 365 e il sito del team.

Creare il sito-1/2 giorno

Megan costruisce un sito del team di SharePoint, connette il sito a un gruppo di Office 365 e crea un team Microsoft connesso. Connettendosi al gruppo, assegna automaticamente al team l'accesso a risorse condivise come un calendario di gruppo, OneNote, Planner e indirizzo di posta elettronica.

Gestire il sito-in corso

  • Settimanali, Megan registra gli aggiornamenti dello stato del progetto in forma di post di notizie che possono essere cercati, visualizzati nella web part notizie e pubblicati automaticamente nel canale Teams

  • Megan esamina il sito del team in modo semestrale per garantire che le scadenze del progetto e le notizie siano aggiornate

  • Quando il progetto viene avviato, Megan prevede di rivedere le parti del contenuto e delle web part del sito per adeguarsi al nuovo ritmo aziendale di supporto del prodotto

  • Mensilmente, Megan ospita Live Q&sessioni ospitate da Microsoft Streame sincronizzate automaticamente con la scheda flusso nel canale Teams 

Risultati

  • Consente ai membri del team di rimanere connessi agli aggiornamenti principali ed estendere le conversazioni tramite chat persistenti e videoconferenze

  • Maggiore produttività del team consentendo ai membri del team di collaborare al contenuto in teams o SharePoint, dove potrebbero funzionare sempre

  • Riduzione del volume delle riunioni e della posta elettronica prima dell'avvio del sito del team aumentando la consapevolezza delle informazioni

  • Consentito ai membri del team remoti di lavorare in modo più efficiente

Altre idee per la creazione di siti:

SharePoint look book

Procedure dettagliate guidate: creazione di siti

Microsoft 365 Productivity Library

Formazione sull'ambiente di lavoro moderno 

Microsoft Tech community-Guida all'adozione

Pianificare il sito di SharePoint

Video: Creare un sito del team o di comunicazione

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