Funzionamento del controllo delle versioni in elenchi e raccolte

Funzionamento del controllo delle versioni in elenchi e raccolte

Quando il controllo delle versioni è abilitato in un elenco o in una raccolta, è possibile archiviare, tenere traccia e ripristinare gli elementi di un elenco e i file in una raccolta ogni volta che cambiano. Il controllo delle versioni, combinato con altre impostazioni, ad esempio l'estrazione, consente di controllare il contenuto pubblicato nel sito. È anche possibile usare il controllo delle versioni per visualizzare o ripristinare una versione precedente di un elenco o di una raccolta.

Panoramica del controllo delle versioni

Chiunque abbia l'autorizzazione per gestire gli elenchi può attivare o disattivare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta. Il controllo delle versioni è disponibile per gli elementi di tutti i tipi di elenco predefiniti, inclusi calendari, elenchi per la gestione dei problemi ed elenchi personalizzati. È disponibile anche per tutti i tipi di file archiviabili nelle raccolte, tra cui le pagine web part. Per altre informazioni sulla configurazione e l'uso del controllo delle versioni, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Nota: Se si è un cliente Microsoft 365, il controllo delle versioni è ora attivato per impostazione predefinita quando si crea una nuova raccolta o un nuovo elenco e salva automaticamente le ultime 500 versioni di un documento. In questo modo è possibile evitare la perdita di documenti o dati importanti. Se nel sito o nel sito del team sono presenti raccolte o elenchi esistenti in cui non è abilitato il controllo delle versioni, è possibile attivare il controllo delle versioni in qualsiasi momento.

È possibile usare il controllo delle versioni per:

  • Tenere traccia della cronologia di una versione    Quando il controllo delle versioni è abilitato, è possibile vedere quando un elemento o un file è stato modificato e chi lo ha modificato. È anche possibile vedere quando sono state modificate le proprietà (informazioni sul file). Ad esempio, se qualcuno modifica la data di scadenza di una voce di elenco, tali informazioni vengono visualizzate nella cronologia delle versioni. È anche possibile visualizzare i commenti che gli utenti apportano quando archiviano i file nelle raccolte.

  • Ripristinare una versione precedente    Se la versione attuale contiene un errore o è danneggiata oppure se semplicemente si preferisce usare una versione precedente, è possibile sostituire la versione attuale con una precedente. La versione ripristinata diventa la nuova versione attuale.

  • Visualizzare una versione precedente    È possibile visualizzare una versione precedente senza sovrascrivere quella attuale. Se si sta visualizzando la cronologia delle versioni in un documento di Microsoft Office, ad esempio un file di Word o Excel, è possibile confrontare le due versioni per determinare le differenze.

Se nell'elenco o nella raccolta è impostato un limite per il numero di versioni, assicurarsi che i collaboratori sappiano che le versioni meno recenti vengono eliminate quando si raggiunge il limite.

Se il controllo delle versioni è attivato, le versioni vengono create nelle situazioni seguenti:

  • Quando si crea per la prima volta una voce di elenco o un file oppure quando viene caricato un file.

    Nota:  Se è obbligatoria l'estrazione dei file, è necessario archiviare il file per crearne la prima versione.

  • Quando viene caricato un file con lo stesso nome di un file esistente.

  • Quando vengono modificate le proprietà di una voce di elenco o di un file.

  • Quando un Office documento viene aperto e salvato. Dopo aver riaperto un documento, verrà creata una nuova versione dopo il salvataggio di una modifica.

  • Periodicamente, quando si modificano e si salvano Office documenti. Non tutte le modifiche e i salvamenti creano nuove versioni. Quando si salvano spesso le modifiche, ad esempio, ogni nuova versione acquisisce un punto nel tempo anziché ogni singola modifica. Questa operazione è comune quando è abilitato il salvataggio automatico.

  • Durante la creazione condivisa di un documento, quando un altro utente inizia a usare lo stesso documento o fa clic per salvare e caricare le modifiche nella raccolta. 

In un determinato momento possono esistere fino a tre versioni attuali di un file: la versione estratta, l'ultima versione secondaria, o bozza, e l'ultima versione pubblicata, o principale. Tutte le altre versioni appartengono alla cronologia. Alcune versioni attuali sono visibili solo per gli utenti che dispongono delle autorizzazioni per la loro visualizzazione.

In genere una versione principale rappresenta un'attività cardine, ad esempio un file inviato per la revisione o la pubblicazione, mentre una versione secondaria è un lavoro in corso non ancora pronto per essere letto da tutti i partecipanti del sito. A seconda del modo di lavorare, il team può aver bisogno con maggiore probabilità delle versioni secondarie più recenti, come una versione modificata recentemente. Col passare del tempo, diventa sempre meno probabile che il team abbia bisogno di una versione secondaria non recente.

Alcune organizzazioni tengono traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie dei file presenti nelle raccolte. Altre invece tengono traccia solo delle versioni principali. Le versioni principali sono identificate da numeri interi, ad esempio 5.0, e quelle secondarie da numeri decimali, ad esempio 5.1.

La maggior parte delle organizzazioni usa le versioni secondarie quando i file sono in fase di sviluppo e le versioni principali quando si raggiungono determinati obiettivi o quando i file sono pronti per la revisione da parte di un certo numero di utenti. In molte organizzazioni vengono configurate per le bozze impostazioni di sicurezza che permettono l'approvazione dei file solo al relativo proprietario e agli utenti autorizzati. Ciò significa che le versioni secondarie non sono visibili per nessun altro fino a quando non viene pubblicata una versione principale.

Per gli elenchi sono disponibili le versioni principali, ma non le versioni secondarie. A ogni versione di un elemento di elenco viene assegnato un numero intero. Se l'organizzazione richiede l'approvazione degli elementi di un elenco, tali elementi rimangono impostati sullo stato In sospeso fino a quando non vengono approvati da un utente autorizzato per l'approvazione. Mentre sono in sospeso, questi elementi sono identificati con un numero decimale e denominati bozze.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, incluse le versioni principali e secondarie, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

I numeri di versione vengono aggiunti automaticamente ogni volta che si crea una nuova versione. In un elenco o una raccolta in cui è abilitato il controllo delle versioni principali le versioni vengono indicate con numeri interi, ad esempio 1.0, 2.0, 3.0 e così via. Nelle raccolte l'amministratore può abilitare il controllo sia delle versioni principali che di quelle secondarie. Quando si tiene traccia delle versioni secondarie, queste vengono indicate con numeri decimali, ad esempio 1.1, 1.2, 1.3 e così via. Quando una di queste versioni viene pubblicata come versione principale, il numero diventa 2.0. Le successive versioni secondarie vengono numerate 2.1, 2.2, 2.3 e così via.

Quando si annulla un'estrazione, il numero di versione non cambia. Se la versione più recente è la 3.0, dopo l'annullamento dell'estrazione rimarrà 3.0.

Quando si elimina una versione, la versione passa al Cestino e il relativo numero viene associato. La Cronologia versioni mostrerà i numeri di versione rimanenti. Gli altri numeri di versione non cambiano. Ad esempio, se si ha un documento con versioni secondarie 4.1 e 4.2 e si decide di eliminare la versione 4.1, la cronologia delle versioni risultante mostra solo le versioni 4.0 e 4.2. L'immagine seguente illustra questa operazione.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, incluse le versioni principali e secondarie, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Cronologia versioni con una versione secondaria eliminata

È possibile specificare chi può visualizzare le bozze di elementi e file. Le bozze vengono create in due casi:

  • Quando viene creata o aggiornata una versione secondaria di un file in una raccolta che tiene traccia di versioni principali e secondarie.

  • Quando un elemento di elenco o un file viene creato o aggiornato, ma non approvato, in un elenco o in una raccolta che richiede l'approvazione del contenuto.

Quando si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, è possibile specificare se gli utenti essere autorizzati alla modifica dei file per poter visualizzare e leggere una versione secondaria. Quando viene applicata questa impostazione, gli utenti autorizzati alla modifica del file possono lavorare sul file ma coloro che sono autorizzati alla sola lettura non possono visualizzare la versione secondaria. È ad esempio possibile che non si voglia che tutti coloro che possono accedere alla libreria visualizzino i commenti e le revisioni durante la fase di modifica di un file. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie e nessuno ha ancora pubblicato una versione principale, il file non sarà visibile agli utenti non autorizzati alla visualizzazione degli elementi bozza.

Quando è richiesta l'approvazione del contenuto, è possibile specificare se i file in attesa di approvazione possono essere visualizzati dagli utenti con autorizzazioni di lettura e di modifica o solo dall'autore e dagli utenti con l'autorizzazione per l'approvazione degli elementi. Se si tiene traccia delle versioni principali e secondarie, l'autore dovrà pubblicare una versione principale prima che il file possa essere inviato per l'approvazione. Quando è necessaria l'approvazione del contenuto, gli utenti autorizzati alla lettura del contenuto ma non alla visualizzazione degli elementi bozza visualizzeranno l'ultima versione approvata o la versione principale del file.

Indipendentemente dal fatto che gli utenti siano autorizzati a modificare o meno un file, se gli utenti ricercano un file nella versione secondaria, non otterrà risultati.

Alcune organizzazioni consentono versioni illimitate di file, mentre altre applicano limitazioni. Dopo aver archiviato l'ultima versione di un file si potrebbe scoprire che manca una versione meno recente. Se la versione più recente è 101.0 e si nota che non è più disponibile una versione 1.0, significa che l'amministratore ha configurato la raccolta in modo da consentire solo 100 versioni principali di un file. L'aggiunta della 101a versione causa l'eliminazione della prima versione. Rimangono solo le versioni da 2.0 a 101.0. Analogamente, se viene aggiunta una versione 102a, rimangono solo le versioni da 3.0 a 102.0.

L'amministratore potrebbe anche decidere di limitare il numero di versioni secondarie a quelle per un numero impostato di versioni più recenti. Ad esempio, se sono consentite 100 versioni principali, l'amministratore potrebbe decidere di conservare le bozze secondarie solo per le cinque versioni principali più recenti. Il numero predefinito di versioni secondarie tra le versioni principali è 511. Se si prova a salvare un'altra versione secondaria, viene visualizzato un messaggio di errore che indica che è necessario prima pubblicare il documento.

In una raccolta in cui è impostato un limite per il numero di versioni principali per le quali vengono conservate le versioni secondarie, al raggiungimento del limite vengono eliminate le versioni secondarie delle versioni principali meno recenti. Ad esempio, se si mantengono le bozze solo per 100 versioni principali e il team crea 105 versioni principali, verranno mantenute solo le versioni principali per le versioni meno recenti. Le versioni secondarie associate alle cinque versioni principali meno recenti, ad esempio 1.2 o 2.3, vengono eliminate, mentre le versioni principali stesse, ad esempio 1, 2 e così via, vengono conservate, a meno che nella raccolta non sia impostato un limite anche per le versioni principali.

In genere è consigliabile limitare il numero di versioni. Significa che è possibile risparmiare spazio sul server e ridurre i messaggi secondari per gli utenti. Tuttavia, se l'organizzazione deve salvare tutte le versioni per motivi legali o di altro tipo, non applicare alcun limite.

Per altre informazioni sull'abilitazione e configurazione del controllo delle versioni, inclusi i limiti, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Note: Sia SharePoint in Microsoft 365 che SharePoint Server, sia per Impostazioni che per elenchi Impostazioni, consentono fino a 511 versioni secondarie per ogni versione principale. Questo numero non può essere modificato.

  • Raccolte

    • Il controllo delle    versioniSharePoint in Microsoft 365 il controllo delle versioni per le raccolte. SharePoint Server consente di selezionare Nessun controllo delle versioni come opzione.

    • Le versioni principali   SharePoint in Microsoft 365 libreria Impostazioni un intervallo di 100-50000 versioni principali; SharePoint Server libreria Impostazioni un intervallo di 1-50000 versioni principali.

    • Versioni secondarie    Sia SharePoint in Microsoft 365 che SharePoint Server libreria Impostazioni un intervallo di 1-50000 versioni principali consentite per le versioni secondarie.

  • Elenchi

    • Controllo delle versioni    Sia SharePoint in Microsoft 365 che SharePoint Server list Impostazioni consentono di disabilitare il controllo delle versioni.

    • Versioni principali    Sia SharePoint in Microsoft 365 che SharePoint Server list Impostazioni un intervallo di 1-50000 versioni principali.

    • Versioni secondarie    Sia SharePoint in Microsoft 365 che SharePoint Server elenchi Impostazioni un intervallo di 1-50000 versioni principali consentite per le versioni secondarie.

  • Se si è un cliente Microsoft 365, il controllo delle versioni viene attivato automaticamente quando si crea una raccolta o un elenco.

  • Ad SharePoint Server, il controllo delle versioni viene attivato automaticamente quando si crea una raccolta, ma non quando si crea un elenco.

Chiunque abbia l'autorizzazione per gestire gli elenchi può attivare o disattivare il controllo delle versioni. In molti siti si tratta della stessa persona che gestisce il sito, perché gli elenchi e le raccolte ereditano le autorizzazioni dal sito. Oltre ad abilitare il controllo delle versioni, il proprietario del sito o la persona che gestisce l'elenco o la raccolta decide se richiedere l'approvazione del contenuto, quali utenti possono visualizzare le bozze e se rendere obbligatoria l'estrazione dei file. Ognuna di queste decisioni influisce sul funzionamento del controllo delle versioni. Ad esempio, se il responsabile della gestione di una raccolta decide di rendere obbligatoria l'estrazione, i numeri di versione vengono creati solo quando un file viene archiviato. Se viene richiesta l'approvazione del contenuto, i numeri delle versioni principali non vengono applicati fino a quando i file non saranno approvati da un utente con le autorizzazioni appropriate.

Importante: Se gli utenti che usano la raccolta prevedono di collaborare nella creazione dei documenti, non configurare la raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file. Non è possibile agire come coautori se i documenti necessari sono estratti.

Per informazioni su come attivare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta, vedere Attivare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

Se nella raccolta è abilitato il controllo delle versioni, l'utente che ne esegue la configurazione determina se tenere traccia delle versioni principali e secondarie, nonché quali utenti potranno visualizzare le versioni secondarie. Nella maggior parte dei casi, quando è obbligatoria l'approvazione del contenuto le versioni secondarie possono essere visualizzate solo dal proprietario del file e dagli utenti autorizzati ad approvare gli elementi. In altre raccolte tutte le versioni possono essere visualizzate da chiunque sia autorizzato a modificare i file della raccolta o da qualsiasi utente con autorizzazioni di lettura per la raccolta. Dopo che una versione è stata approvata, può essere visualizzata da chiunque abbia autorizzazioni di lettura per l'elenco o la raccolta.

Nonostante gli elenchi non prevedano versioni principali e secondarie, qualsiasi elemento con stato In sospeso viene considerato una bozza. Nella maggior parte dei casi, le bozze sono visualizzabili solo dall'utente che ha creato l'elemento e dagli utenti con autorizzazioni Controllo completo o Progettazione. Una bozza con stato In sospeso viene visualizzata soltanto da tali utenti, mentre agli altri è visibile soltanto la versione con stato Approvato più recente nella cronologia delle versioni. Un file rifiutato viene mantenuto In sospeso finché non viene eliminato da un utente con le autorizzazioni necessarie.

Per impostazione predefinita, un elemento o un file in sospeso è visibile solo al suo autore e alle persone autorizzate a gestire elenchi, ma è possibile specificare se altri gruppi di utenti possono visualizzarlo. Se la raccolta è configurata per tenere traccia sia delle versioni principali che di quelle secondarie, la persona che modifica il file deve prima pubblicare una versione principale del file.

Per altre informazioni sulla configurazione dell'approvazione per i documenti, vedere Richiedere l'approvazione di elementi in un elenco o in una raccolta siti.

Nota:  In alcuni elenchi e raccolte la sicurezza per le bozze è configurata in modo da permettere a tutti gli utenti del sito di visualizzare versioni con stato sia In sospeso che Approvato.

Quando si estrae un file da una raccolta in cui è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che il file viene archiviato. Se inoltre sono attivate le versioni principali e secondarie, al momento dell'archiviazione è possibile decidere quale tipo di versione archiviare. Nelle raccolte in cui l'estrazione è obbligatoria, le versioni vengono create solo al momento dell'archiviazione.

Nelle raccolte in cui l'estrazione non è obbligatoria, viene creata una nuova versione al primo salvataggio dopo l'apertura del file. Ogni salvataggio successivo sovrascrive la versione creata con il primo salvataggio. Se si chiude l'applicazione e quindi si riapre il documento, il primo salvataggio genererà nuovamente una versione. Ciò può causare una proliferazione molto rapida del numero di versioni.

Per altre informazioni sull'archiviazione e l'estrazione, vedere Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta.

Importante:  In caso di creazione condivisa di un documento, evitare di estrarlo a meno che non siano presenti validi motivi per impedire ad altri di lavorare al documento.

L'impostazione dell'estrazione obbligatoria agevola il controllo delle versioni, perché richiede alle persone di specificare quando deve essere creata una versione. Una versione viene creata solo quando qualcuno estrae un file, lo modifica e quindi lo archivia. Quando l'estrazione obbligatoria non è impostata, viene creata una versione quando qualcuno salva un file per la prima volta e questa versione viene aggiornata quando la persona lo chiude. Se in un secondo momento quella o un'altra persona riapre e salva il file, viene creata un'altra versione. A seconda della situazione è possibile che non si intenda creare più versioni, come nel caso in cui si deve chiudere un file per partecipare a una riunione prima di aver finito di modificarlo.

Quando l'estrazione obbligatoria è impostata, le persone non possono aggiungere file, modificare file o cambiare le proprietà di un file senza estrarlo. Quando una persona archivia un file, le viene chiesto di inserire commenti sulle modifiche che ha apportato, in modo da creare una cronologia versioni più significativa.

Nota:  Se nella raccolta verranno archiviati file di Microsoft Project (con estensione mpp) sincronizzati con gli elenchi attività del sito, deselezionare la casella di controllo Estrazione obbligatoria.

Per altre informazioni sull'impostazione dell'estrazione obbligatoria, vedere Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file.

Gli elenchi e le raccolte hanno autorizzazioni relative al controllo delle versioni e all'estrazione che variano in base al livello di autorizzazione applicato a un utente o un gruppo specifico. Una persona che può modificare i livelli di autorizzazione può configurare queste autorizzazioni in modo diverso o creare un nuovo gruppo con livelli di autorizzazione personalizzati.

Queste autorizzazioni consentono di gestire la raccolta in modo flessibile. Si può avere ad esempio l'esigenza di consentire a una persona di eliminare versioni di un file ma non di eliminare il file stesso. L'autorizzazione Eliminazione versioni non equivale all'autorizzazione Eliminazione elementi, quindi è possibile fornire un livello di controllo personalizzato.

La tabella seguente mostra le autorizzazioni relative al controllo delle versioni e all'estrazione, insieme ai livelli di autorizzazione predefiniti a cui si applicano.

Autorizzazione

Livello di autorizzazione predefinito

Visualizzazione versioni

Controllo completo, Progettazione, Collaborazione e Lettura

Eliminazione versioni

Controllo completo, Progettazione e Collaborazione

Annullamento estrazione

Controllo completo e Progettazione

Approvazione elementi

Controllo completo e Progettazione

Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione.

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