Gestione dei progetti avanzata rispetto a Excel

È possibile ammetterlo: si usa un foglio di calcolo di Microsoft Excel per gestire i progetti e non si vede un buon motivo per cambiare. Non sei il solo.

È allettante iniziare un piano di progetto in Excel perché consente di elencare rapidamente tutti i progetti, disporli nel modo desiderato e persino di creare elementi simili a Visualizzazione Diagramma di Gantt. Tuttavia, un foglio di calcolo non è disponibile quando si tratta di calcolare le modifiche apportate al progetto.

Quando ci si trova a gestire più progetti, pianificazioni interrotte e risorse condivise, mantenere una programmazione in un foglio di calcolo diventa un'attività travolgente. Con il motore di pianificazione dinamico, gli strumenti di gestione delle risorse e il supporto per una comunicazione migliore, Microsoft Project consente di rimanere sempre in linea.

Operazione da eseguire

Sfruttare la gestione delle risorse a livello aziendale

Quando si usano fogli di calcolo per tenere traccia dei progetti, cosa succede quando una singola risorsa viene assegnata a più progetti? È necessario gestire le risorse all'esterno del piano di progetto, manualmente o con un programma di terze parti. Le risorse spesso finiscono inavvicinatamente sovrassegnate ed è possibile dedicare molto tempo al tentativo di riprogrammare il lavoro.

Con Microsoft Project Server, tutti i progetti dell'organizzazione possono attingere da un'organizzazione centrale a livello pool di risorse. In questo modo i project manager possono visualizzare rapidamente disponibilità di una risorsa prima di assegnare la risorsa a un'attività.

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Consentire a Project di calcolare l'effetto delle modifiche alla data

Supponiamo di aver preso in controllo un progetto in un foglio di calcolo. Questo progetto ha un'attività che non può iniziare finché un progetto diverso non produce un'attività risultato finale. Il risultato finale è pianificato per il 18 giugno. È il 25 giugno e lo stai ancora aspettando. Quanto tempo è necessario per aggiornare il foglio di calcolo con una nuova data per l'attività che dipende dal risultato finale? Forse non molto tempo se l'attività è vicina alla fine del progetto, ma cosa succede se è vicina all'inizio? E se il progetto ha ben più di 50 attività? Più di 100 attività?

Project consente di modificare rapidamente la programmazione del progetto e le assegnazioni delle risorse con il motore di programmazione dinamico. Gestisce perfettamente una modifica della data e i relativi effetti, con la contabilità di tutte le dipendenze, i risultati finali e le assegnazioni delle risorse. Non solo ricalcola automaticamente la programmazione, ma Project evidenzia anche le date modificate in modo da poter vedere rapidamente l'effetto di ogni turno di programmazione.

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Usare metodi di creazione di report flessibili

Si ha una riunione improvvisata con il manager in dieci minuti per discutere dello stato del progetto. Si vuole portare un report sullo stato di avanzamento del progetto, ma con un preavviso così breve, il meglio che si può fare è stampare il foglio di calcolo e sperare che tutti i dati siano accurati. Si desidera fornire al manager un report più efficace sul progetto, ma non è possibile con un preavviso così breve quando si usa un foglio di calcolo.

Con Project è possibile generare rapidamente un rapporto visivo che usa un modello che esporta i dati in un diagramma pivot in Microsoft Visio Professional. È possibile scegliere i campi da evidenziare nel report, inclusi i campi personalizzati impostati per il progetto, e presentare un report pulito e conciso per la riunione con la direzione.

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Eseguire l'integrazione con Excel

Esportando i dati del progetto in Excel, è possibile continuare a usare la sua potente funzionalità di foglio di calcolo sfruttando Project per tenere traccia della programmazione e delle risorse del progetto. È anche possibile importare o incorporare dati di Excel nel piano di progetto.

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