Gestire le informazioni condivise tramite il sito personale e il profilo

In questo articolo della Guida vengono descritte le modalità di condivisione delle informazioni tramite il sito personale e il profilo e vengono fornite alcune procedure per gestire la quantità di informazioni condivise.

Per saperne di più

• Panoramica
• Condivisione e gestione dell'accesso al contenuto del sito personale
• Informazioni su come gli utenti aggiungono colleghi e seguono le attività
• Lavorare con tag, valutazioni, note e messaggi di stato
• Informazioni sui suggerimenti per colleghi e parole chiave
• Gestione dell'accesso ad alcune informazioni nel profilo

Panoramica

La condivisione di informazioni personali può aiutare l'utente a connettersi con altri utenti e a creare una rete professionale. È importante, tuttavia, comprendere i tipi di informazioni che si stanno condividendo e quanto ampiamente le stai condividendo. Ad esempio, si potrebbe voler condividere informazioni personali, ad esempio il numero di cellulare, solo con il gruppo di lavoro o con il manager e non con tutti gli utenti dell'organizzazione.

Inoltre, è consigliabile verificare se l'organizzazione ha criteri relativi alla condivisione delle informazioni. Ad esempio, l'organizzazione potrebbe avere criteri sui tipi di informazioni che devono e non devono essere archiviati online o potrebbe richiedere un processo di approvazione per alcuni tipi di contenuto.

Ecco alcuni modi principali per cui le informazioni vengono condivise tramite il sito personale:

• Contenuto del sito personale, inclusi documenti, elenchi e blog
• Tag e note applicati a pagine e documenti
• Parole chiave e colleghi suggeriti approvati dall'utente, che possono essere utilizzati per aggiornare rapidamente il sito personale in modo da poter interagire con altri utenti
• Informazioni personali, quali informazioni di contatto, interessi, responsabilità, colleghi e iscrizioni a elenchi di posta elettronica nel profilo dell'utente e qualsiasi aggiornamento apportato ai dettagli del profilo

Tenere presente che l'organizzazione può personalizzare il sito personale, ad esempio controllando quali tipi di informazioni è possibile aggiungere o personalizzare. L'organizzazione potrebbe anche aggiungere informazioni al sito personale da altre origini dati, ad esempio un database delle risorse umane.

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Condivisione e gestione dell'accesso al contenuto del sito personale

Il sito personale include già tre opzioni per la condivisione di documenti:

• Documenti condivisi Usare questa raccolta per archiviare i documenti che si vogliono condividere con più persone. A seconda di come è configurato il sito personale, è possibile modificare le autorizzazioni per la raccolta, oltre a cartelle ed elementi specifici.
• Documenti privati Usare questa raccolta per i documenti che non si vuole condividere con altre persone. L'archiviazione dei documenti in questa raccolta può risultare utile, ad esempio, se è necessario accedere spesso a un documento da computer diversi, ma non si intende condividerlo con i colleghi.

A seconda di come è configurato il sito personale, è anche possibile aggiungere altri contenuti, ad esempio altre raccolte, elenchi e un sito blog per condividere le proprie idee.

È possibile gestire le autorizzazioni per questi elementi in modo analogo a come gli utenti gestiscono le autorizzazioni per il contenuto di altri siti. Le autorizzazioni possono essere personalizzate a livello di sito, oltre che per elenchi, raccolte, cartelle, documenti specifici ed elementi di elenco.

Nella scheda Contenuto del profilo, gli utenti possono anche visualizzare documenti pubblici creati dall'utente in altri siti di SharePoint di cui sono membri, se hanno l'autorizzazione per visualizzare tale contenuto.

L'organizzazione potrebbe avere criteri aggiuntivi sui tipi di documenti che è possibile archiviare nel sito personale.

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Informazioni su come gli utenti aggiungono colleghi e seguono le attività

Puoi seguire le attività dei colleghi, in modo da poter vedere quando taggano un articolo interessante, pubblichino una nota nella bacheca di qualcuno o cambino il titolo di lavoro. Le rispettive attività vengono visualizzate in ordine cronologico inverso nel newsfeed. Al contrario, gli utenti dell'organizzazione potrebbero aggiungerti come collega e seguire le tue attività nei loro newsfeed.

People può aggiungerti come colleghi e seguire le tue attività, indipendentemente dal fatto che tu le aggiunga o meno come colleghi e viceversa. Se si è interessati alle attività di quella persona, è possibile aggiungerla come collega, in modo da poter seguire anche le sue attività. Alcune attività, ad esempio l'applicazione di una parola chiave inserita da un altro utente come di suo interesse, possono essere visualizzate nel newsfeed di chiunque disponga dell'autorizzazione per visualizzare il sito personale.

A seconda di come l'amministratore ha configurato il sito personale, è possibile modificare le attività visualizzate nel newsfeed modificando la sezione Preferenze del profilo. Ad esempio, si può scegliere se ricevere o meno una notifica nel newsfeed quando un collega cambia team o scrive una nota nella pagina del profilo di qualcuno. Non vengono modificate le impostazioni relative alle attività che gli utenti possono visualizzare nei newsfeed.

A seconda di come sono configurati i siti personali, è possibile ricevere una notifica tramite posta elettronica quando un utente aggiunge l'utente come collega. Il messaggio informa che un utente ti ha aggiunto come collega e sta seguendo le tue attività, ma non ti dà la possibilità di rifiutare se la persona può aggiungerti o meno come collega.

Se non si vuole ricevere una notifica quando un utente aggiunge un utente come collega, eseguire la procedura seguente:

1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Se si sta già visualizzando il profilo di una persona o una pagina del sito personale, fare clic su Il mio profilo.
   • Se si visualizza un tipo diverso di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul proprio nome nell'angolo in alto a destra e quindi fare clic su Il mio profilo.

2. Fai clic su Modifica il mio profilo.

3. Nella sezione Preferenze, accanto a Notifiche via Email, deselezionare la casella di controllo Inviami una notifica quando un utente mi aggiunge come collega.

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Lavorare con tag, valutazioni, note e messaggi di stato

Tag, note e messaggi di stato sono modi per individuare informazioni e connettersi con altre persone dell'organizzazione.

Tag

Se il social tag è stato abilitato dall'amministratore, puoi taggare il contenuto, in modo da poterlo ricordare, classificare o condividere facilmente con gli altri. È possibile aggiungere tag a pagine e documenti in un sito di SharePoint, nonché in altre pagine Intranet e Internet. Quando si applica un tag, è possibile specificare se è pubblico o privato.

Per consentire agli utenti di scoprire contenuti di interesse, esistono diversi modi per vedere quando qualcuno ha applicato un tag pubblico al contenuto, a condizione che gli utenti abbiano l'autorizzazione per visualizzare il contenuto:

• È possibile ricevere aggiornamenti nel newsfeed quando un collega applica un contrassegno al contenuto che si è autorizzati a visualizzare. I tuoi colleghi possono anche vedere quando applichi tag a contenuti che hanno l'autorizzazione a visualizzare.
• Se hai aggiunto parole chiave alla sezione Interessi del tuo profilo, puoi vedere quando gli utenti usano quella parola chiave come tag, a condizione che tu abbia l'autorizzazione per visualizzare il contenuto che taggano. Ad esempio, se si segue il termine "fotografia" come interesse e qualcuno usa il termine "fotografia" in un tag pubblico, si riceve un aggiornamento nel newsfeed.
• Al contrario, gli altri utenti possono vedere quando si usa una parola chiave che hanno aggiunto come interesse. Quando le persone seguono una parola chiave come interesse, non è necessario essere colleghi per ricevere un aggiornamento quando qualcuno contrassegna il contenuto con tale parola chiave o condivide un interesse comune.
• La sezione Attività recenti del profilo mostra quando è stato contrassegnato un contenuto di recente, se l'utente dispone dell'autorizzazione per visualizzare il contenuto. Se le persone hanno l'autorizzazione per visualizzare il tuo profilo, possono vedere la sezione Attività recenti , indipendentemente dal fatto che ti seguano o meno come collega.

I tag vengono inoltre visualizzati in una raccolta di tag, talvolta nota come tag cloud, che gli utenti possono visualizzare nel tuo profilo. People può visualizzare ulteriori informazioni su un tag, nonché le attività recenti correlate a un tag, ad esempio quando qualcuno ha applicato quel tag. I tag applicati possono inoltre interagire con parole chiave dell'organizzazione gestite centralmente dall'organizzazione. Per altre informazioni, rivolgersi alla persona che gestisce i set di termini e le parole chiave dell'organizzazione per l'organizzazione.

È possibile contrassegnare un tag come pubblico o privato. Se si crea un tag come pubblico, ma lo si contrassegna come privato o lo si elimina in un secondo momento, l'aggiornamento che gli utenti ricevono nei newsfeed quando il tag è stato creato per la prima volta. L'aggiornamento iniziale sul tag rimarrà nei newsfeed degli utenti. Quando si contrassegna un tag come privato, l'URL o il documento a cui punta il tag non è più accessibile agli utenti. Tuttavia, gli utenti potranno ancora visualizzare il testo del tag contrassegnato come privato.

Valutazioni

Se la funzionalità di classificazione è stata abilitata in una raccolta, gli utenti con il permesso di accedere al contenuto possono valutarlo con un sistema a stelle. A seconda di come è configurata la raccolta, l'autore e le persone che hanno l'autorizzazione per visualizzare il contenuto vedranno il numero totale di classificazioni per il documento, ma non i dettagli su chi ha applicato la classificazione (ad esempio, i nomi utente non vengono visualizzati accanto alle valutazioni). Tuttavia, Microsoft Server SharePoint archivia i nomi utente e i nomi utente sono accessibili da programmi e soluzioni compatibili con SharePoint.

Se qualcuno ti ha aggiunto come collega, riceverà un aggiornamento nel loro newsfeed quando valuti il contenuto, a condizione che abbiano l'autorizzazione per visualizzare il contenuto. Possono vedere un collegamento al contenuto valutato e la classificazione applicata. Un aggiornamento viene visualizzato anche nella sezione Attività recenti del profilo, che può essere visualizzato da chiunque disponga dell'autorizzazione per visualizzare il sito personale e i contenuti valutati.

Note

È possibile scrivere note su documenti e pagine, che gli utenti possono visualizzare quando visitano i documenti e le pagine in cui le note sono state applicate. È anche possibile scrivere note sui profili di altre persone, oltre che sul proprio profilo.

People che seguono le attività dei colleghi riceveranno un aggiornamento nel newsfeed relativo alle note scritte. La sezione Attività recenti del profilo mostra le note scritte di recente su diversi contenuti, se il visualizzatore ha accesso al contenuto.

Le note pubblicate saranno visibili a tutti. È possibile modificare o eliminare una nota dopo averla creata, ma ciò non influisce sull'aggiornamento che gli utenti ricevono nei propri newsfeed o che viene visualizzato nelle attività recenti quando la nota viene creata.

Messaggi di stato

Puoi condividere la tua opinione tramite un breve messaggio di stato che appare accanto al tuo nome e alla tua immagine quando le persone visitano il tuo profilo.

People che seguono le attività dei colleghi riceveranno un aggiornamento nel newsfeed quando si modifica il messaggio di stato. Aggiornamenti al messaggio di stato vengono visualizzati anche nella sezione Attività recenti del profilo. È possibile modificare o eliminare un messaggio di stato, ma questo non influisce sull'aggiornamento originale che gli utenti ricevono nei loro newsfeed o che viene visualizzato nelle attività recenti.

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Informazioni sui suggerimenti per colleghi e parole chiave

A seconda della configurazione del sito personale e dei programmi installati, è possibile ricevere suggerimenti per colleghi e parole chiave che consentono di connettersi più rapidamente con persone e informazioni.

Questi suggerimenti possono essere basati sull'utilizzo di programmi compatibili con SharePoint, ad esempio Microsoft Outlook 2010.

La funzionalità Componente aggiuntivo Collega di Server SharePoint in Outlook 2010, ad esempio, analizza la cartella della posta inviata per cercare nomi e parole chiave specifici e la frequenza di tali nomi e parole chiave. L'elenco viene aggiornato periodicamente e memorizzato sul disco rigido del computer.

È possibile visualizzare l'elenco dei possibili colleghi nella pagina Aggiungi colleghi del profilo, dove è possibile approvare o rifiutare i colleghi.

Quando si modifica il profilo, è possibile visualizzare un elenco di parole chiave suggerite ed è possibile approvare o rifiutare le parole chiave. Le parole chiave approvate vengono aggiunte alle sezioni Chiedimi informazioni o Interessi del profilo.

Gestire se i messaggi inviati vengono analizzati per trovare suggerimenti per colleghi e parole chiave

L'utente può rifiutare esplicitamente l'analisi della posta elettronica gestendo le impostazioni in alcuni programmi di posta elettronica. Per disattivare ad esempio l'analisi della posta elettronica, è possibile utilizzare la procedura seguente in Outlook 2010. Se si utilizza un altro programma in grado di analizzare i messaggi di posta elettronica inviati per trovare suggerimenti per colleghi e parole chiave, vedere Guida del programma.

1. In Outlook 2010 scegliere Opzioni dal menu File.
2. Fare clic su Avanzate e scorrere fino alla sezione Altro .
3. Deselezionare la casella di controllo Consenti analisi dei messaggi di posta elettronica inviati per identificare i destinatari dei messaggi di posta elettronica più comuni e gli argomenti di cui si discute di frequente e caricare queste informazioni nel server SharePoint predefinito .
4. Fare clic su OK.

Gestire se Server SharePoint invia o meno suggerimenti per colleghi e parole chiave nella posta elettronica

A seconda di come è configurato il sito personale, è possibile ricevere suggerimenti tramite posta elettronica per i colleghi e parole chiave da aggiungere. È possibile rifiutare esplicitamente di ricevere questi messaggi di posta elettronica utilizzando la procedura seguente in Server SharePoint.

1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Se si sta già visualizzando il profilo di una persona o una pagina del sito personale, fare clic su Il mio profilo.
   • Se si visualizza un tipo diverso di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul proprio nome nell'angolo in alto a destra e quindi fare clic su Il mio profilo.

2. Fai clic su Modifica il mio profilo.

3. Scorrere fino alla sezione Preferenze e, accanto a Email Notifiche, deselezionare la casella di controllo Inviami suggerimenti per nuovi colleghi e parole chiave.

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Gestione dell'accesso ad alcune informazioni nel profilo

A seconda di come è configurato il profilo, è possibile usare le categorie di privacy per specificare che solo determinate persone possono visualizzare alcuni dettagli del profilo, delle appartenenze a siti e liste di distribuzione e dell'elenco dei colleghi. Ad esempio, si potrebbe volere che tutti gli utenti che possono visualizzare il proprio profilo vedano tutti i siti Web di cui si è membri.

I dettagli del profilo possono contenere alcune informazioni fornite dall'amministratore, ma è possibile modificare l'utente che può visualizzare alcuni dettagli personali, come ad esempio il numero di telefono personale.

La pagina Appartenenze nel profilo contiene un elenco dei siti e delle liste di distribuzione a cui l'utente appartiene. A seconda di come è configurato il sito personale, è possibile applicare la categoria di privacy a ogni appartenenza.

I colleghi includono in genere i membri del team, nonché altre persone di cui si vogliono seguire le attività. È possibile organizzare i colleghi in gruppi, ma è possibile gestire solo chi può vederli applicando le categorie di privacy seguenti:

• Tutti
• I miei colleghi
• Il mio team
• Il mio manager
• Solo utente corrente

Applicare categorie di privacy ai dettagli del profilo, alle appartenenze e all'elenco colleghi

È possibile modificare le categorie di privacy per i dettagli del profilo, le appartenenze e l'elenco dei colleghi nel profilo.

1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Se si sta già visualizzando il profilo di una persona o una pagina del sito personale, fare clic su Il mio profilo.
   • Se si visualizza un tipo diverso di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul proprio nome nell'angolo in alto a destra e quindi fare clic su Il mio profilo.

2. Per modificare alcuni dettagli del profilo, fare clic su Modifica il mio profilo sotto l'immagine.

3. Per modificare le iscrizioni, fai clic su Abbonamenti. Selezionare la casella di controllo accanto alle iscrizioni che si desidera modificare, quindi fare clic su Modifica iscrizioni.

4. Per modificare l'elenco dei colleghi, fare clic su Colleghi, selezionare le caselle di controllo accanto ai colleghi di cui si desidera modificare le impostazioni e quindi fare clic su Modifica colleghi.

5. Apportare le modifiche desiderate e quindi fare clic su OK.

Aggiungere un collega al team

È possibile applicare l'impostazione di privacy di Il mio team ad alcuni dettagli del profilo, dell'appartenenza o dell'elenco dei colleghi, se si vuole gestire chi ha accesso per visualizzarli. Ad esempio, è possibile condividere un elemento solo con il proprio team, invece che con tutti i colleghi o con tutti gli utenti che hanno accesso alla visualizzazione del profilo.

È possibile aggiungere qualcuno al team, purché disponga delle autorizzazioni necessarie per visualizzare il sito personale, che si tratti di un utente direttamente all'interno del reparto o di una persona con cui si lavora a stretto contatto in un altro reparto.

1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Se si sta già visualizzando il profilo di una persona o una pagina del sito personale, fare clic su Il mio profilo.
   • Se si visualizza un tipo diverso di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul proprio nome nell'angolo in alto a destra e quindi fare clic su Il mio profilo.

2. Fare clic su Colleghi, selezionare il collega da aggiungere al team e quindi fare clic su Modifica colleghi. Se si vuole, è possibile selezionare più colleghi.

3. Nella sezione Aggiungi al gruppo , in Aggiungi al mio team, fare clic su Sì.

4. Fare clic su OK.

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