Guida alla progettazione di report

Access offre una serie di strumenti che consentono di creare rapidamente report accattivanti e di facile lettura che presentano i dati nel modo più adatto alle esigenze degli utenti. È possibile usare i comandi della scheda Crea per creare un report semplice con un solo clic. È possibile usare la Creazione guidata Report per creare un report più complesso oppure è possibile creare un report aggiungendo manualmente tutti i dati e gli elementi di formattazione. Indipendentemente dal metodo scelto, è probabile che si apportareranno almeno alcune modifiche alla struttura del report per fare in modo che i dati siano visualizzati nel modo desiderato. Questo articolo descrive il processo generale di progettazione di un report e illustra come aggiungere elementi di progettazione specifici al report.

Contenuto dell'articolo

Decidere come configurare il report

Quando si progetta un report, è necessario considerare prima di tutto come devono essere disposti i dati nella pagina e come vengono archiviati nel database. Durante il processo di progettazione, si potrebbe persino scoprire che la disposizione dei dati nelle tabelle non consente di creare il report desiderato. Questo può indicare che le tabelle non sono normalizzate, ovvero che i dati non vengono archiviati nel modo più efficiente.

Creare una nota del report

Questo passaggio non è obbligatorio, in quanto la Creazione guidata Report di Access o lo strumento Report, entrambi disponibili nel gruppo Report della scheda Crea, offrono una struttura di avvio sufficiente per il report. Tuttavia, se si decide di progettare il report senza usare questi strumenti, può essere utile creare una bozza di un report su un foglio di carta disegnando una casella in cui ogni campo va e scrivendo il nome del campo in ogni casella. In alternativa, è possibile usare programmi come Word o Visio per creare una descrizione del report. Indipendentemente dal metodo utilizzato, assicurarsi di includere un numero di righe sufficiente per indicare la ripetizione dei dati.

Maschera completata sovrapposta allo schizzo preliminare

Ad esempio, è possibile usare una riga per le informazioni sul prodotto, quindi più righe ripetute per le vendite del prodotto e infine una riga dei totali delle vendite per il prodotto. La sequenza si ripete quindi per il prodotto successivo e così via fino alla fine del report. Oppure, se il report è un semplice elenco dei dati della tabella, nel qual caso lo schizzo può contenere solo una serie di righe e colonne.

Nota: Questa tecnica è molto utile anche se si sta progettando un report per un altro utente. In questo caso, l'altra persona può disegnare lo schizzo prima di iniziare a lavorare.

Dopo aver creato lo schizzo, determinare quale tabella o tabella contiene i dati da visualizzare nel report. Se tutti i dati sono contenuti in un'unica tabella, è possibile basare il report direttamente su tale tabella. Nella maggior parte dei modi, i dati desiderati vengono archiviati in diverse tabelle che è necessario riunire in una query per poter essere visualizzati nel report. La query può essere incorporata nella proprietà RecordSource del report oppure è possibile creare una query salvata separata su cui basare il report.

Decidere quali dati inserire in ogni sezione del report

Ogni report contiene una o più sezioni di report. L'unica sezione presente in ogni report è la sezione Dettagli. Questa sezione si ripete una sola volta per ogni record della tabella o query su cui si basa il report. Altre sezioni sono facoltative e si ripetono meno spesso e in genere vengono usate per visualizzare informazioni comuni a un gruppo di record, a una pagina del report o all'intero report.

La tabella seguente descrive dove si trova ogni sezione e come viene usata in genere.

Sezione

Località

Contenuto tipico

Sezione intestazione report

Viene visualizzata una sola volta nella parte superiore della prima pagina del report.

  • Titolo del rapporto

  • Logo

  • Data corrente

Sezione Piè di pagina report

Viene visualizzato dopo l'ultima riga di dati, sopra la sezione Piè di pagina nell'ultima pagina del report.

Report dei totali (somme, conteggi, medie e così via)

Sezione Intestazione di pagina

Viene visualizzato nella parte superiore di ogni pagina del report.

  • Titolo del rapporto

  • Numero di pagina

Sezione Piè di pagina pagina

Viene visualizzato nella parte inferiore di ogni pagina del report.

  • Data corrente

  • Numero di pagina

Sezione intestazione gruppo

Precede un gruppo di record.

Campo in base a cui viene raggruppato

Sezione Piè di pagina gruppo

Viene visualizzato subito dopo un gruppo di record.

Raggruppare totali (somme, conteggi, medie e così via)

Per informazioni sull'aggiunta o la rimozione di sezioni di intestazione e piè di pagina di report o sezioni di intestazione e piè di pagina di pagina, vedere la sezione Aggiungere o rimuovere sezioni di intestazione e piè di pagina di report o di pagina in questo articolo. È possibile aggiungere sezioni di intestazione e piè di pagina di gruppo usando il riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale in visualizzazione Layout o Struttura.

Decidere come disporre i dati di dettaglio

La maggior parte dei report è disposta in un layout tabulare o in pila, ma Access offre la flessibilità necessaria per usare qualsiasi disposizione di record e campi.

Layout tabulare    Un layout tabulare è simile a un foglio di calcolo. Le etichette sono nella parte superiore e i dati sono allineati in colonne sotto le etichette. Il formato tabulare si riferisce all'aspetto dei dati simile a una tabella. Questo è il tipo di report che Access creato quando si fa clic su Report nel gruppo Report della scheda Crea. Il layout tabulare è utile se il report contiene un numero relativamente piccolo di campi che si vuole visualizzare in un formato di elenco semplice. La figura seguente mostra un report dipendente creato usando un layout tabulare.

Report dei dipendenti con un layout tabulare

Layout in pila    Un layout in pila è simile a un modulo da compilare quando si apre un conto corrente bancario o si effettua un acquisto presso un rivenditore online. Ogni dato viene etichettato e i campi sono sovrapposti. Questo layout è valido per i report che contengono troppi campi per essere visualizzati in formato tabulare, ovvero se la larghezza delle colonne superasse la larghezza del report. La figura seguente mostra un report dipendente creato usando un layout in pila.

Report dei dipendenti con un layout in pila

Nota: Nella Creazione guidata Report questo layout è detto layout a colonne.

Layout misto    È possibile combinare elementi di layout tabulari e in pila. Per ogni record, ad esempio, è possibile disporre alcuni campi in una riga orizzontale nella parte superiore della sezione Dettagli e disporre altri campi dello stesso record in uno o più layout in pila sotto la riga superiore. La figura seguente mostra un report dei dipendenti creato con un layout misto. I campi ID, Cognome e Nome sono disposti in un layout di controllo tabulare e i campi Posizione e Telefono ufficio sono disposti in un layout in pila. In questo esempio la griglia viene usata per fornire una separazione visiva dei campi per ogni dipendente.

Report dei dipendenti con un layout misto

Layout giustificato    Se si usa la Creazione guidata Report per creare il report, è possibile scegliere di usare un layout giustificato. Questo layout usa l'intera larghezza della pagina per visualizzare i record nel modo più compatto possibile. Naturalmente, è possibile ottenere gli stessi risultati senza usare la Creazione guidata Report, ma può essere un processo che può essere dolente per allineare esattamente i campi. La figura seguente mostra un report dipendente creato usando il layout giustificato della Creazione guidata Report.

Report dei dipendenti con un layout giustificato

Il layout giustificato è un buon layout da usare se si visualizza un numero elevato di campi nel report. Nell'esempio precedente, se si usa un layout tabulare per visualizzare gli stessi dati, i campi si estendono oltre il bordo della pagina. Se si usa un layout in pila, ogni record occupa molto più spazio verticale, il che fa sprecare carta e rende più difficile la lettura del report.

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Usare i layout controlli per allineare i dati

I layout controllo sono guide che è possibile aggiungere a un report mentre è aperto in visualizzazione Layout o Struttura. Access aggiunge automaticamente layout controlli quando si usa la Creazione guidata Report per creare un report oppure quando si crea un report facendo clic su Report nel gruppo Report della scheda Crea. Un layout controllo è simile a una tabella, ogni cella che può contenere un'etichetta, una casella di testo o qualsiasi altro tipo di controllo. La figura seguente mostra un layout controllo tabulare in un report.

Layout controllo tabulare di base

Le linee arancioni indicano le righe e le colonne del layout controllo e sono visibili solo quando il report è aperto in visualizzazione Layout o Struttura. I layout controlli consentono di ottenere un allineamento uniforme dei dati in righe e colonne e semplificano l'aggiunta, il ridimensionamento o la rimozione di campi. Usando gli strumenti dei gruppi Tabella e Posizione della scheda Disponi , disponibile in visualizzazione Layout o Struttura, è possibile modificare un tipo di layout controllo in un altro e rimuovere i controlli dai layout in modo da poter posizionare i controlli in qualsiasi punto del report.

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Aggiungere o rimuovere sezioni di intestazioni e piè di pagina di report o pagine

Come accennato in precedenza in questo articolo, le intestazioni e i piè di pagina sono sezioni di report che è possibile usare per visualizzare informazioni comuni all'intero report o a ogni pagina di un report. È ad esempio possibile aggiungere una sezione Piè di pagina pagina per visualizzare un numero di pagina nella parte inferiore di ogni pagina oppure aggiungere una sezione Intestazione report per visualizzare un titolo per l'intero report.

Aggiungere sezioni di intestazione e piè di pagina di report o di pagina

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Verificare quali sezioni sono già presenti nel report. Le sezioni sono separate da barre orizzontali ombreggiate denominate selettori di sezione. L'etichetta di ogni selettore di sezione indica che cos'è la sezione direttamente al di sotto.

    Report in visualizzazione Struttura

    Ogni report ha una sezione Dettagli e può contenere anche sezioni Intestazione report, Intestazione pagina, Piè di pagina pagina e Piè di pagina report. Inoltre, se il report contiene livelli di gruppo, è possibile che siano presenti intestazioni o piè di pagina di gruppo, ad esempio l'intestazione File come mostrata nella figura precedente. Per impostazione predefinita, le intestazioni e i piè di pagina dei gruppi vengono denominati usando il nome del campo o l'espressione alla base del gruppo. In questo caso, il nome del campo di raggruppamento è "File come".

  3. Per aggiungere sezioni di intestazione e piè di pagina di pagina o sezioni di intestazione e piè di pagina di report al report, fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di sezione qualsiasi e quindi scegliere Intestazione pagina/piè di pagina o Intestazione/piè di pagina report dal menu di scelta rapida.

    Attenzione: Se la sezione è già presente nel report, Verrà visualizzato un avviso che indica che la sezione esistente e i controlli in essa contenuti verranno eliminati.

    È ora possibile spostare i controlli esistenti o aggiungerne di nuovi alle nuove sezioni.

Access a coppie vengono sempre aggiunte sezioni di intestazione di pagina e piè di pagina di report e di pagina. Ciò significa che non è possibile aggiungere una sezione intestazione di pagina o report senza aggiungere anche la sezione piè di pagina corrispondente. Se non sono necessarie entrambe le sezioni, non è possibile eliminare una sezione, ma è possibile ridimensionare la sezione inutilizzata fino a un'altezza pari a zero (0) per evitare di aggiungere spazio verticale aggiuntivo al report. Posizionare il puntatore del mouse nella parte inferiore della sezione inutilizzata finché non assume la forma di una freccia doppia testo alternativo , quindi trascinare verso l'alto finché la sezione non viene nascosta. Se la sezione contiene controlli, è necessario eliminarli prima di poter nascondere completamente la sezione.

Rimuovere sezioni di intestazione e piè di pagina di report o di pagina

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi selettore di sezione e quindi scegliere Intestazione pagina/piè di pagina o Intestazione/piè di pagina report dal menu di scelta rapida.

Se si rimuove una coppia di intestazioni e piè di pagina e tali sezioni contengono controlli, Access avvisa l'utente che se si eliminano le sezioni verranno eliminati anche i controlli e non sarà possibile annullare l'azione. Fare clic su Sì per rimuovere le sezioni ed eliminare i controlli oppure su No per annullare l'operazione.

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Suggerimenti per la formattazione di tipi di dati diversi

Quando si crea un report usando lo strumento Report, disponibile nel gruppo Report della scheda Crea, oppure la Creazione guidata Report, Access aggiunge automaticamente i campi al report e crea il controllo più appropriato per visualizzare ogni campo, in base al tipo di dati del campo. Se si aggiungono campi a un report manualmente, il metodo consigliato è trascinare ogni campo dall'Elenco campi al report. Come con la Creazione guidata Report o lo strumento Report,Access crea il controllo più appropriato per ogni campo, a seconda del tipo di dati del campo. Per la maggior parte dei tipi di dati, il controllo più appropriato (predefinito) da usare è la casella di testo.

Le sezioni seguenti forniscono suggerimenti su come formattare alcuni tipi di dati per casi speciali.

Campi multivalore    Il controllo predefinito per un campo multivalore è una casella combinata. Può sembrare una scelta strana per un controllo in un report, perché non è possibile fare clic sulla freccia di una casella combinata in un report. Tuttavia, nel contesto di un report, una casella combinata si comporta come una casella di testo. La freccia è visibile solo in visualizzazione Struttura.

Se il campo contiene più valori, questi sono separati da virgole. Se la casella combinata non è sufficientemente larga per visualizzare tutti i valori in un'unica riga e la proprietà CanGrow della casella combinata è impostata su Sì,i valori vengono automaticamente allineati alla riga successiva. In caso contrario, i valori verranno troncati. Per impostare la proprietà CanGrow per un controllo, aprire il report in visualizzazione Struttura o Layout, fare clic sul controllo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà del controllo. La proprietà CanGrow si trova sia nella scheda Formato che nella scheda Tutte della finestra delle proprietà del controllo.

Campi RTF    Il controllo predefinito per un campo RTF è una casella di testo. Se la larghezza della casella di testo non è sufficiente per visualizzare tutti i valori su un'unica riga e la proprietà CanGrow della casella di testo è impostata su Sì,i valori vengono allineati alla riga successiva. In caso contrario, i valori verranno troncati. Per impostare la proprietà CanGrow per un controllo, aprire il report in visualizzazione Struttura o Layout, fare clic sul controllo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà del controllo. La proprietà CanGrow si trova sia nella scheda Formato che nella scheda Tutte della finestra delle proprietà del controllo.

Un campo RTF consente di formattare il testo in vari modi. Ad esempio, è possibile sottolineare più parole in un campo e diverse altre parole nello stesso campo possono essere in corsivo. È comunque possibile impostare uno stile di formattazione generale per la casella di testo che contiene il testo RTF. La formattazione della casella di testo si applica solo al testo che non è stato formattato in modo specifico usando il formato RTF.

Impostare gli stili di formattazione per una casella di testo che visualizza un campo RTF

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla casella di testo che visualizza il campo RTF e quindi nel gruppo Carattere della scheda Formato fare clic sullo stile di formattazione da applicare.

    Access applica la formattazione a tutto il testo nel campo RTF a cui non è già stato applicato il tipo di formattazione (ma non il valore) in una visualizzazione che supporta l'immissione di dati, ad esempio la visualizzazione Foglio dati per una tabella o una query oppure la visualizzazione Maschera per una maschera. Ad esempio, se una parte del testo nel campo è formattata con un colore rosso e si applica un colore blu per il carattere alla casella di testo, Access trasforma tutto il testo in blu ad eccezione di quello formattato singolarmente come rosso. Come altro esempio, se una parte del testo nel campo è formattata con dimensioni del carattere di 11 punti e si applicano dimensioni del carattere di 14 punti alla casella di testo, Access applica la dimensione del carattere di 14 punti a tutto il testo ad eccezione di ciò che è stato formattato singolarmente a 11 punti.

    Campi Allegato    I campi degli allegati usano un controllo speciale che non viene usato per altri tipi di dati. È possibile allegare più file a un record usando un unico campo Allegato, ma il campo può visualizzare informazioni su un solo allegato alla volta. Per impostazione predefinita, il controllo dell'allegato visualizza un'icona o un'immagine, a seconda del tipo di file dell'allegato attualmente visualizzato dal controllo. Se si vuole, è possibile impostare le proprietà per il controllo degli allegati in modo che tutti i file allegati siano visualizzati come icone oppure in modo che il campo visualizzi semplicemente un'icona graffetta e il numero di allegati. Supponendo di usare già un controllo dell'allegato nel report, è possibile usare la procedura seguente per modificare le proprietà del controllo in base a diversi usi del controllo.

Impostare le proprietà di visualizzazione per un campo Allegato

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sul controllo dell'allegato. Se la finestra delle proprietà non è già visualizzata, premere F4 per aprirla. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda Formato.

    Usare la tabella seguente come guida per l'impostazione delle proprietà del controllo dell'allegato.

    Proprietà

    Impostazione

    Visualizza come

    • Immagine/icona visualizza gli elementi grafici come immagini e tutti gli altri file come icone. È l'impostazione predefinita.

    • L'icona visualizza tutti i file come icone.

    • Graffetta visualizza un'icona graffetta seguita dal numero di allegati tra parentesi.

    Immagine predefinita

    Per visualizzare un'immagine predefinita nel controllo dell'allegato quando non sono presenti file allegati, fare clic su Pulsante Generatore nella casella della proprietà, individuare l'immagine desiderata e quindi fare clic su Apri.

    Nota: L'immagine predefinita non viene visualizzata se la proprietà Visualizza come è impostata su Graffetta.

    Allineamento immagine

    Selezionare l'allineamento desiderato nell'elenco. L'impostazione predefinita è Al centro. La modifica di questa impostazione può generare risultati imprevisti, a seconda dell'impostazione della proprietà Modalità dimensioni immagine.

    Modalità dimensioni immagine

    Questa impostazione è disponibile solo se la proprietà Visualizza come è impostata su Immagine/Icona.

    • Il clip visualizza l'immagine nelle dimensioni effettive. L'immagine viene ritagliata se è troppo grande per adattarsi al controllo.

    • L'estensione estende l'immagine in modo da riempire l'intero controllo.

      Nota: A meno che le dimensioni esatte del controllo dell'allegato non siano le stesse dell'immagine, l'uso di questa impostazione distorcerà l'immagine, rendendola estesa in verticale o orizzontale.

    • Zoom visualizza l'immagine il più grande possibile senza ritagliarla o distorcerla. È l'impostazione predefinita.

  3. Se si usa il controllo per visualizzare gli elementi grafici, modificare le dimensioni del controllo dell'allegato in modo da visualizzare la quantità di dettagli desiderata.

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