Importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel

Scenari comuni per l'importazione di dati di Excel in Access

• Si è un utente di Excel di lunga data, ma da ora in poi si vuole usare Access per usare questi dati. Si vogliono spostare i dati nei fogli di lavoro di Excel in uno o più nuovi database di Access.

• Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access, ma si ricevono talvolta dati in formato Excel che devono essere uniti ai database di Access. Si desidera importare tali fogli di lavoro di Excel nel database appena vengono ricevuti.

• Access viene utilizzato per gestire i dati, ma i report settimanali ricevuti dal resto del team sono costituiti da cartelle di lavoro di Excel. Si desidera semplificare il processo di importazione affinché tali dati vengano importati nel database ogni settimana a un'ora specifica.

Esecuzione dell'importazione di dati da Excel per la prima volta

• Non è possibile salvare una cartella di lavoro di Excel come database di Access. Excel non offre funzionalità per la creazione di un database di Access da dati di Excel.

• Quando si apre una cartella di lavoro di Excel in Access, impostando l'opzione File Microsoft Office Excel nella casella di riepilogo Tipo file e selezionando il file desiderato nella finestra di dialogo Apri file, Access crea un collegamento alla cartella di lavoro, anziché importare i dati corrispondenti. Il collegamento a una cartella di lavoro presenta differenze fondamentali rispetto all'importazione di un foglio di lavoro in un database. Per ulteriori informazioni sul collegamento, vedere la sezione Eseguire il collegamento a dati di Excel più avanti in questo articolo.

Preparare il foglio di lavoro

1. Individuare il file di origine e selezionare il foglio di lavoro contenente i dati da importare in Access. Per importare solo una parte di un foglio di lavoro, è possibile definire un intervallo denominato contenente soltanto le celle da importare.
   
   Definire un intervallo denominato (facoltativo)   

   1. Passare a Excel e aprire il foglio di lavoro contenente i dati da importare.

   2. Selezionare l'intervallo delle celle che contengono i dati che si desidera importare.

   3. Fare clic con il pulsante destro del mouse all'interno dell'intervallo selezionato e quindi scegliere Inserisci nome intervallo o Definisci nome.

   4. Nella finestra di dialogo Nuovo nome specificare un nome per l'intervallo nella casella Nome e quindi fare clic su OK.

      Si ricordi che durante un'operazione di importazione, è possibile importare un solo foglio di lavoro per volta. Per importare i dati di più fogli di lavoro, ripetere l'operazione di importazione per ogni foglio di lavoro.

2. Rivedere i dati di origine e intervenire come descritto nella tabella seguente.

   Elemento	Descrizione
   Numero di colonne	Il numero delle colonne di origine da importare non può essere superiore a 255, poiché Access non supporta più di 255 campi in una tabella.
   Omissione di colonne e righe	È consigliabile includere soltanto le righe e le colonne da importare nell'intervallo definito o nel foglio di lavoro di origine. Righe    Non è possibile filtrare o omettere righe durante l'operazione di importazione. Colonne    Non è possibile omettere colonne durante l'operazione se è stato scelto di aggiungere i dati a una tabella esistente.
   Formato tabulare	Verificare che le celle siano in formato tabulare. Se il foglio di lavoro o l'intervallo definito include celle unite, il contenuto della cella viene inserito nel campo corrispondente alla colonna più a sinistra e gli altri campi vengono lasciati vuoti.
   Colonne, righe e celle vuote	Eliminare tutte le colonne e le righe vuote non necessarie del foglio di lavoro o dell'intervallo. Se il foglio di lavoro o l'intervallo contiene celle vuote, provare ad aggiungere i dati mancanti. Se si intende accodare i record a una tabella esistente, verificare che il campo corrispondente della tabella accetti valori Null (mancanti o sconosciuti). Un campo accetta valori Null se la relativa proprietà Richiesto è impostata su No e l'impostazione della proprietà Valido se non impedisce l'utilizzo di valori Null.
   Valori di errore	Se una o più celle del foglio di lavoro o dell'intervallo contengono valori di errore, ad esempio #NUM e #DIV, correggerli prima di avviare l'operazione di importazione. Se un foglio di lavoro o un intervallo di origine contiene valori di errore, in Access verrà inserito un valore Null nel campo corrispondente della tabella. Per ulteriori informazioni sulle procedure per la correzione di questo tipo di errori, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti o non corretti di seguito in questo articolo.
   Tipo di dati	Per evitare errori durante l'importazione, verificare che ogni colonna di origine contenga lo stesso tipo di dati in ogni riga. In Access vengono infatti analizzate le prime otto righe di origine per determinare il tipo di dati dei campi della tabella. È consigliabile verificare che le prime otto righe di origine non contengano una combinazione di valori di tipi di dati diversi in una o più colonne. In caso contrario, alla colonna potrebbe non venire assegnato automaticamente il tipo di dati corretto. È inoltre opportuno formattare ogni colonna di origine in Excel e assegnare uno specifico formato di dati a ogni colonna prima di avviare l'operazione di importazione. La formattazione è consigliabile se una colonna include valori di tipi di dati diversi. La colonna N. volo di un foglio di lavoro può ad esempio contenere valori numerici e di testo, quali 871, AA90 e 171. Per evitare valori mancanti o non corretti, eseguire le operazioni seguenti: Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna e quindi scegliere Formato celle. Nella scheda Numero selezionare un formato in Categoria. Per la colonna N. volo si sceglierà probabilmente Testo. Fare clic su OK. Se le colonne di origine sono formattate ma contengono tuttavia valori misti nelle righe successive all'ottava, è comunque possibile che alcuni valori vengano omessi o convertiti in modo non corretto nell'operazione di importazione. Per informazioni sulla risoluzione dei problemi, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti o non corretti.
   Prima riga	Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo definito contiene i nomi delle colonne, è possibile specificare che durante l'operazione di importazione i dati della prima riga vengano considerati da Access come nomi dei campi. Se il foglio di lavoro o l'intervallo di origine non include i nomi, è opportuno aggiungerli all'origine prima di avviare l'operazione di importazione. Nota: Se si intende accodare i dati a una tabella esistente, verificare che il nome di ogni colonna corrisponda esattamente al nome del campo corrispondente. Se il nome di una colonna è diverso dal nome del campo corrispondente della tabella, l'operazione di importazione avrà esito negativo. Per visualizzare i nomi dei campi, aprire la tabella in visualizzazione Struttura all'interno di Access.

3. Chiudere la cartella di lavoro di origine, se aperta. Se tale file rimane aperto, potrebbero verificarsi errori di conversione dei dati durante l'operazione di importazione.

Preparare il database di destinazione

1. Aprire il database di Access in cui verranno memorizzati i dati importati. Verificare che il database non sia di sola lettura e di disporre delle autorizzazioni necessarie per apportare modifiche al database.

   -oppure-

   Se non si desidera memorizzare i dati in uno dei database esistenti, creare un database vuoto. A tale scopo:

   Fare clic sulla scheda File, scegliere Nuovo e quindi fare clic su Database vuoto.

2. Prima di avviare l'operazione di importazione, decidere se si desidera memorizzare i dati in una tabella nuova o esistente.

   Creare una nuova tabella    Se si sceglie di memorizzare i dati in una nuova tabella, in Access viene creata una tabella alla quale vengono aggiunti i dati importati. Se esiste già una tabella con il nome specificato, il contenuto della tabella verrà sovrascritto con i dati importati.

   Accodare i dati a una tabella esistente    Se si sceglie di aggiungere i dati a una tabella esistente, le righe del foglio di lavoro di Excel vengono accodate alla tabella specificata.

   È opportuno tenere presente che la maggior parte degli errori durante le operazioni di accodamento è causata dalla non corrispondenza tra i dati di origine e le impostazioni della struttura e dei campi della tabella di destinazione. Per evitare il problema, aprire la tabella di destinazione in visualizzazione Struttura e verificare quanto segue:

   • Prima riga    Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo definito di origine non contiene intestazioni di colonna, verificare che la posizione e il tipo di dati di ogni colonna del foglio di lavoro di origine corrispondano a quelli del campo corrispondente della tabella. Se la prima riga contiene intestazioni di colonna, non è necessario che l'ordine delle colonne e dei campi corrisponda, ma il nome e il tipo di dati di ogni colonna deve corrispondere esattamente al rispettivo campo.

   • Campi mancanti o aggiuntivi    Se uno o più campi nel foglio di lavoro di origine non esistono nella tabella di destinazione, aggiungerli prima di avviare l'operazione di importazione. Se invece la tabella contiene campi non esistenti nell'origine, non sarà necessario eliminarli dalla tabella purché accettino valori Null.

     Suggerimento: Un campo accetta valori Null se la relativa proprietà Richiesto è impostata su No e l'impostazione della proprietà Valido se non impedisce l'utilizzo di valori Null.

   • Chiave primaria    Se la tabella contiene un campo chiave primaria, il foglio di lavoro o l'intervallo di origine deve disporre di una colonna contenente valori compatibili con il campo chiave primaria e i valori di chiave importati devono essere univoci. Se un record importato contiene un valore di chiave primaria già esistente nella tabella di destinazione, durante l'operazione di importazione verrà visualizzato un messaggio di errore.

   • Campi indicizzati    Se la proprietà Indicizzato di un campo della tabella è impostata su Sì (Duplicati non ammessi), la colonna corrispondente del foglio di lavoro o dell'intervallo di origine deve contenere valori univoci.

     Procedere con i passaggi successivi per eseguire l'operazione di importazione.

Avviare l'operazione di importazione

1. La posizione dell'Importazione guidata/Collegamento guidato varia leggermente in base alla versione di Access. Scegliere la procedura corrispondente alla versione di Access:

   • Se si usa la versione più recente del Microsoft 365, Access 2021 o Access 2019, nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Nuova origine dati > Da file > Excel.

   • Se si usa Access 2016, nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Excel.

   Nota: La scheda Dati esterni è disponibile solo se è aperto un database.

2. Nella casella Nome file della finestra di dialogo Carica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel specificare il nome del file di Excel contenente i dati da importare.

   -oppure-

   Fare clic su Sfoglia e utilizzare la finestra di dialogo Apri file per individuare il file che si desidera importare.

3. Specificare la modalità di memorizzazione dei dati importati.

   Per memorizzare i dati in una nuova tabella, selezionare Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente. Verrà in seguito richiesto di assegnare un nome alla tabella.

   Per accodare i dati a una tabella esistente, selezionare Accoda una copia dei record alla tabella e quindi selezionare una tabella nell'elenco a discesa. Questa opzione non è disponibile se nel database non sono presenti tabelle.

   Per eseguire il collegamento all'origine dati creando una tabella collegata, vedere la sezione Eseguire il collegamento a dati di Excel più avanti in questo articolo.

4. Fare clic su OK.

   Verrà avviata l'Importazione guidata Foglio di calcolo, che consente di eseguire in modo semplificato il processo di importazione. Procedere con i passaggi successivi.

Utilizzare l'Importazione guidata Foglio di calcolo

1. Nella prima pagina della procedura guidata selezionare il foglio di lavoro contenente i dati che si desidera importare e quindi fare clic su Avanti.

2. Nella seconda pagina della procedura guidata, fare clic su Mostra fogli di lavoro o Mostra intervalli definiti, selezionare il foglio di lavoro o l'intervallo definito che si desidera importare e quindi fare clic su Avanti.

3. Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo di origine contiene i nomi dei campi, selezionare Intestazioni di colonne nella prima riga e quindi fare clic su Avanti.

   In caso di importazione dei dati in una nuova tabella di Access, le intestazioni di colonna vengono utilizzate per assegnare un nome ai campi della tabella. Tali nomi possono essere modificati durante o dopo l'operazione di importazione. In caso di accodamento di dati a una tabella esistente, verificare che le intestazioni di colonna nel foglio di lavoro di origine corrispondano esattamente ai nomi dei campi nella tabella di destinazione.

   In caso di accodamento di dati a una tabella esistente, andare direttamente al passaggio 6. In caso di aggiunta dei dati a una nuova tabella, eseguire i passaggi rimanenti.

4. Verrà richiesto di verificare le proprietà dei campi. Fare clic su una colonna nella metà inferiore della pagina per visualizzare le proprietà del campo corrispondente. Facoltativamente, eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Verificare e modificare, se necessario, il nome e il tipo di dati del campo di destinazione.

     Le prime otto righe di ogni colonna vengono esaminate in Access per suggerire il tipo di dati per il campo corrispondente. Se nelle prime otto righe di una colonna del foglio di lavoro sono contenuti tipi diversi di valori, ad esempio testo e numeri, verrà suggerito un tipo di dati compatibile con tutti i valori della colonna, in genere il tipo di dati Testo. Nonostante sia possibile scegliere un tipo di dati diverso, tenere presente che i valori non compatibili con il tipo di dati scelto verranno ignorati o convertiti in modo non corretto durante il processo di importazione. Per ulteriori informazioni sulle procedure per la correzione dei valori mancanti o non corretti, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti o non corretti di seguito in questo articolo.

   • Per creare un indice basato sul campo, impostare la proprietà Indicizzato su Sì.

   • Per omettere completamente una colonna di origine, selezionare la casella di controllo Non importare campo (salta).

     Fare clic su Avanti dopo aver selezionato tutte le opzioni desiderate.

5. Nella schermata successiva, specificare una chiave primaria per la tabella. Se si seleziona Chiave primaria aggiunta automaticamente, verrà aggiunto un campo di tipo Contatore come primo campo della tabella di destinazione e tale campo verrà popolato automaticamente con valori di ID univoci a partire da 1. Fare clic su Avanti.

6. Nella schermata finale della procedura guidata specificare un nome per la tabella di destinazione. Nella casella Importa nella tabella digitare un nome per la tabella. Se la tabella esiste già, verrà richiesto se si desidera sovrascrivere il contenuto esistente della tabella. Fare clic su Sì per continuare oppure su No per specificare un nome diverso per la tabella di destinazione e quindi fare clic su Fine per importare i dati.

   Se l'importazione di alcuni o di tutti i dati con Access riesce, viene visualizzata una pagina della procedura guidata contenente lo stato dell'operazione di importazione. È anche possibile salvare i dettagli dell'operazione come specifica in modo da poterli usare in futuro. Se invece l'operazione ha esito completamente negativo, viene visualizzato il messaggio Errore nel tentativo di importare il file.

7. Fare clic su Sì per salvare i dettagli dell'operazione per utilizzi futuri. Il salvataggio dei dettagli consente di ripetere in seguito l'operazione senza dover completare ogni volta i passaggi della procedura guidata.

Per informazioni su come salvare i dettagli di una specifica salvata, vedere Salvare i dettagli di un'operazione di importazione o esportazione come specifiche.

Per informazioni su come eseguire le specifiche di importazione o collegamento salvate, vedere Eseguire una specifica salvata di importazione o esportazione.

Per informazioni su come pianificare le attività di importazione e collegamento in modo che vengano eseguite in orari specifici, vedere Pianificare una specifica di importazione o esportazione.

Stringhe di errore e suggerimenti per la risoluzione dei problemi

Inizio pagina

Scenari comuni per il collegamento a un foglio di lavoro di Excel da Access

In genere, risulta utile collegare un foglio di lavoro di Excel anziché importarlo nei seguenti casi:

• Si desidera continuare a mantenere i dati in fogli di lavoro di Excel, usufruendo tuttavia delle potenti funzionalità di query e creazione di report offerte da Access.

• Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access, ma i dati delle origini esterne utilizzate sono contenuti in fogli di lavoro di Excel. Non si intende mantenere copie dei dati esterni, ma si desidera essere in grado di utilizzarli in Access.

Esecuzione del collegamento a un foglio di lavoro di Excel per la prima volta

• Non è possibile creare un collegamento a un database di Access da Excel.

• Quando si esegue il collegamento a un file di Excel, in Access viene creata una nuova tabella, in genere definita tabella collegata. La tabella contiene i dati del foglio di lavoro o dell'intervallo definito di origine, ma non determina l'effettiva memorizzazione dei dati nel database.

• Non è possibile collegare dati di Excel a una tabella esistente del database. Non è pertanto possibile accodare dati a una tabella esistente eseguendo un'operazione di collegamento.

• Un database può contenere più tabelle collegate.

• Qualsiasi modifica apportata ai dati in Excel si riflette automaticamente nella tabella collegata. Il contenuto e la struttura di una tabella collegata in Access, tuttavia, sono di sola lettura.

• Quando si apre una cartella di lavoro di Excel in Access, impostando l'opzione Microsoft Excel nella casella di riepilogo Tipo file e selezionando il file desiderato nella finestra di dialogo Apri file, in Access verrà creato un database vuoto e verrà avviato automaticamente il Collegamento guidato Foglio di calcolo.