Che cos'è Viva Topics?

Viva Topics consente di accedere alle informazioni quando necessario, in modo da aumentare la produttività e l'intelligenza del lavoro. Ti offre conoscenze ed esperienza nelle app che usi ogni giorno.

Informazioni utili su Viva Topics

Trovare conoscenze o competenze in un'organizzazione può essere difficile. Viva Topics rende le conoscenze più accessibili e facili da trovare. Ecco come Usare Viva Topics per aumentare la produttività:

  • Dedicare meno tempo alla ricerca o alla ricreazione di informazioni già esistenti

  • Lavorare in modo più intelligente avendo accesso alle informazioni giuste quando necessario

  • Prendere decisioni informate e rapide accedendo facilmente alle conoscenze e alle competenze dell'organizzazione

  • Aggiungere nuovi membri del team all'organizzazione o a un progetto

Viva Topics usa l'intelligenza artificiale per organizzare gli argomenti di un'organizzazione in argomenti specifici. Un argomento è una frase o un termine che ha un significato specifico per l'organizzazione. Gli argomenti includono proprietà e risorse in grado di fornire informazioni sull'argomento specifico e consentono di trovare altre informazioni ed esperti correlati all'argomento.  

Viva Topics usa i contributi umani per migliorare la qualità degli argomenti. Attraverso vari meccanismi di cura in Viva Topics, le persone in un'organizzazione aggiungono le loro conoscenze implicite e feedback sull'utilità degli argomenti.   

Un'organizzazione può includere diversi tipi di argomenti importanti, tra cui progetti, prodotti o servizi, clienti, processi, aree di studio, discipline, funzioni e risorse.  

Modalità di visualizzazione degli argomenti agli utenti

Un argomento è una frase o un termine specifico o importante all'interno di un'organizzazione, ad esempio il nome di un progetto o un argomento discusso di frequente.

Viva Topics usa l'intelligenza artificiale per organizzare l'area di lavoro digitale di un'organizzazione in argomenti univoci. Viva Topics compila informazioni su argomenti quali una breve descrizione e persone correlate, siti, file e pagine. Tutto questo si verifica nel flusso di lavoro nei siti e nelle app di Microsoft 365 e Office.

Viva Topics usa i contributi umani per migliorare la qualità degli argomenti. Attraverso vari meccanismi di cura, le persone all'interno di un'organizzazione possono contribuire alla conoscenza e al feedback sull'utilità degli argomenti.

Diagramma che mostra le proprietà di un argomento in Viva Topics

Nota: Ai dipendenti deve essere concessa l'autorizzazione da un amministratore per modificare o aggiungere argomenti.

Gli argomenti vengono visualizzati agli utenti tramite:

SharePoint

Quando un argomento viene menzionato nel contenuto delle notizie e delle pagine di SharePoint, viene evidenziato. L'argomento menzionato potrebbe essere identificato automaticamente o a cui fa riferimento direttamente l'autore della pagina.

  1. Aprire il riepilogo dell'argomento dall'evidenziazione.

  2. Aprire i dettagli dell'argomento dal titolo del riepilogo per visualizzare l'intera pagina dell'argomento.

Microsoft Office

  1. Visualizzare una risposta a un argomento nei risultati della ricerca quando si esegue una ricerca nella home page di SharePoint, in Word, PowerPoint, Outlook o Excel oppure se si modifica l'ambito di ricerca in modo che sia l'organizzazione completa. La risposta all'argomento verrà visualizzata all'inizio dell'elenco dei risultati e fornirà una breve serie di informazioni correlate a tale argomento.

  2. Quando si usa Cerca nelle app di Office, ad esempio Word, PowerPoint, Outlook o Excel, tramite la casella di ricerca o selezionando Cerca nel menu di scelta rapida, nei risultati della ricerca verrà visualizzata una risposta all'argomento.

  • Immagine di una risposta a un argomento nella ricerca di ricerca

Perché viene visualizzato il mio nome su un argomento?

Viva Topics identifica le persone correlate a un argomento in base al contenuto che hanno creato o modificato frequentemente ed elencarle nella sezione Persone suggerite della pagina. Questo scopo è utile per identificare le persone che lavorano a contenuti correlati a questo argomento a cui si ha accesso. \

Inoltre, le persone che modificano gli argomenti possono accedere a una pagina (se stessi o altri) quando vogliono essere riconosciute come correlate al contenuto. Queste persone aggiunte vengono visualizzate a tutti gli utenti. È anche possibile descrivere la relazione della persona bloccata con l'argomento.

Nella home page del Centro argomenti è possibile visualizzare gli argomenti dell'organizzazione a cui si è connessi.

Collaborare con le proprie competenze in Viva Topics

Nota: Gli utenti hanno bisogno delle autorizzazioni di collaboratore per gli argomenti per poter modificare e creare nuovi argomenti. Se non è possibile modificare o creare argomenti, contattare l'amministratore. 

Esistono due modi principali per contribuire alla conoscenza e all'esperienza di Viva Topics. 

Modificare e creare argomenti

Modificare o creare un argomento è come modificare o pubblicare una pagina di SharePoint. Informazioni su come [modificare un argomento esistente modificare un argomento e creare un nuovo argomento. È anche possibile salvare un argomento come bozza se non è pronto per la pubblicazione.

Crowdsource Feedback

Quando gli utenti interagiscono con un argomento suggerito, potrebbe essere visualizzata una semplice domanda nell'interfaccia utente viva topics. Ad esempio:

  • Questo argomento è stato pertinente per la pagina?

  • Questa persona è rilevante per l'argomento?

  • Questa definizione è stata precisa?

Connessioni suggerite

Verranno visualizzati gli argomenti elencati in Questi argomenti sono elencati dall'utente. Abbiamo capito bene? Si tratta di argomenti a cui Viva Topics ha suggerito di essere connessi perché è stato creato o modificato contenuto correlato all'argomento, ad esempio un file o un sito.

È possibile confermare se si deve rimanere elencati come persona correlata per l'argomento. L'elenco degli argomenti per i quali si è esperti può aiutare i membri dell'organizzazione a riconoscere l'utente come esperto in materia.

  • Immagine di argomenti con domande di feedback

Diversi modi per usare Viva Topics

Altre informazioni su un argomento importante

Tutti abbiamo esperienza nella lettura di documenti e pagine del sito in cui si riscontrano termini con cui non abbiamo familiarità o argomenti su cui abbiamo bisogno di maggiori informazioni. In genere, smettiamo di fare quello che stiamo facendo per dedicare tempo prezioso alla ricerca di altre informazioni. Spesso non sappiamo chi chiedere o dove trovare altre informazioni.

Viva Topics usa l'intelligenza artificiale per evidenziare gli argomenti nelle app già usate dagli utenti ogni giorno. Quando un utente è curioso di saperne di più su un argomento, può selezionare l'argomento evidenziato per visualizzare una scheda Riepilogo argomento che fornisce una breve descrizione. Se vogliono saperne di più, possono selezionare un collegamento Dettagli argomento nel riepilogo per aprire la pagina dettagliata dell'argomento.

Riutilizzare informazioni o conoscenze

Ricreare un lavoro o un risultato finale, quando un altro utente dell'organizzazione ha già creato qualcosa di riutilizzabile, può essere frustrante. Il lavoro ridondante spesso si verifica in un'organizzazione quando le persone non sono a conoscenza di un lavoro simile svolto da qualcun altro o a causa delle difficoltà nel trovare informazioni o competenze. Esistono molti esempi in cui può verificarsi lavoro ridondante in un'organizzazione, tra cui proposte, presentazioni di vendita, risultati finali del progetto, contenuto della formazione, piani e specifiche. Viva Topics consente agli utenti di trovare facilmente le conoscenze e i contenuti esistenti nell'organizzazione e riutilizzarli per il proprio lavoro.

Condividere le conoscenze

Le persone trascorrono molto tempo a condividere le proprie conoscenze, tramite posta elettronica, chat o altri canali inefficienti. Condividere le conoscenze organizzate e mantenute in Viva Topics è facile. L'autore di una pagina può fare riferimento direttamente a un argomento in una pagina moderna di un sito di SharePoint usando il simbolo dell'hashtag. Gli autori di pagine possono richiamare la selezione argomenti in una pagina moderna di SharePoint aggiungendo un hashtag e quindi selezionando l'argomento da includere nella pagina.

screenshot che mostra come usare gli hashtag in Viva Topics

Connessioni confermate

Si tratta di argomenti in cui si viene aggiunti alla pagina dell'argomento o è stata confermata una connessione suggerita all'argomento. Gli argomenti verranno spostati dalla sezione suggerita a confermata quando si conferma una connessione suggerita.

Trovare persone e contenuti connessi ad argomenti importanti

Le schede argomenti possono fornire informazioni sulle persone e le risorse associate. Questo significa che, invece di cercare tra diversi silo, è possibile scoprire facilmente dove cercare e con chi parlare per altre informazioni su un argomento.

Come determinare quali argomenti sono generati dal sistema (suggeriti) da quelli modificati da un utente e pubblicati

Gli argomenti identificati da Viva Topics e che non hanno feedback hanno un banner grigio "Suggeriti" nella parte superiore. Gli argomenti suggeriti includono anche persone e risorse suggerite. Ognuno degli elementi in queste sezioni avrà un motivo per il suggerimento e indicherà da dove proviene.

Il banner suggerito non verrà visualizzato sugli argomenti che sono stati confermati da un responsabile della conoscenza, confermati da una persona tramite feedback o modificati da un utente con autorizzazioni di modifica o knowledge manager. È possibile migliorare gli argomenti suggeriti fornendo input.

  • Immagine di un argomento con uno striscione "suggerito"

Gli argomenti pubblicati sono stati modificati da un responsabile della conoscenza o da un utente con autorizzazioni di modifica.

Perché il contenuto esterno di Wikipedia può essere visualizzato come descrizioni su argomenti

Viva Topics fornisce una breve descrizione degli argomenti suggeriti sia attraverso le risorse dell'organizzazione interna (come file e pagine) che tramite Wikipedia per gli argomenti che esistono in Internet esterno. È possibile visualizzare descrizioni di argomenti da Wikipedia se Viva Topics non è stato in grado di identificare una descrizione dalle risorse interne dell'organizzazione, ma ha identificato una descrizione esterna appropriata.

Wikipedia è l'unica fonte al di fuori del tenant di Microsoft 365 attualmente usato per l'identificazione dei contenuti per gli argomenti.

Influenza della sicurezza sugli elementi visualizzati

Viva Topics non apporta alcuna modifica alle autorizzazioni esistenti, quindi si vedrà solo il contenuto che si è autorizzati a visualizzare sugli argomenti suggeriti e nelle web part suggerite per gli argomenti pubblicati. Questo significa che persone diverse all'interno dell'organizzazione possono visualizzare visualizzazioni diverse dello stesso argomento a seconda del contenuto che hanno l'autorizzazione di visualizzazione all'interno dell'organizzazione. Se non si hanno le autorizzazioni per visualizzare le risorse per un argomento, la scheda o la pagina dell'argomento non verrà visualizzata.

Altre informazioni sulla sicurezza e sugli argomenti

Esperienza della pagina principale del Centro argomenti

Il Centro argomenti è un sito di SharePoint che funge da centro informazioni sull'argomento dell'organizzazione. Nel Centro argomenti è disponibile una home page predefinita in cui è possibile visualizzare gli argomenti a cui si è connessi.

Fornire input sugli argomenti

Viva Topics ti chiederà il tuo feedback su argomenti specifici. Anche se gli argomenti possono essere generati automaticamente, si basano sul tuo input per essere il più utile e accurato possibile. L'invio di feedback garantisce che le informazioni visualizzate ai membri dell'organizzazione nelle pagine degli argomenti e nelle schede siano utili. Maggiore è il feedback fornito sugli argomenti per i quali si è informati, le informazioni più accurate verranno visualizzate ai membri dell'organizzazione.

L'invio di feedback sugli argomenti in cui si è esperti aiuta quindi gli altri membri dell'organizzazione a trarre vantaggio dalle proprie competenze. La scheda di riepilogo dell'argomento porrà le domande seguenti:

  1. L'identificazione dell'argomento nella pagina di SharePoint è stata utile. Se un numero sufficiente di persone indica che un argomento non viene identificato correttamente in una pagina specifica, l'evidenziazione verrà rimossa.

  2. Se l'argomento suggerito è utile per l'organizzazione. Se un numero sufficiente di persone indica che l'argomento suggerito è utile, l'argomento viene automaticamente confermato. In alternativa, se l'argomento suggerito non è utile, l'argomento viene automaticamente rifiutato.

  3. Se le persone e i suggerimenti per le risorse sono utili.

  4. Nella home page del Centro argomenti è possibile visualizzare gli argomenti dell'organizzazione a cui si ha una connessione. È possibile scegliere di rimanere nell'elenco dell'argomento o di rimuovere se stessi. Questo feedback si riflette su tutti coloro che scoprono questo argomento. Altre informazioni sulla home page del Centro argomenti.

  5. Se si hanno autorizzazioni di modifica, è possibile modificare gli argomenti.

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Modificare un argomento esistente in Microsoft Viva Topics

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