Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint

SharePoint flussi di lavoro sono mini-applicazioni preimpostate che semplificano e automatizzano un'ampia varietà di processi aziendali. I flussi di lavoro possono variare dalla raccolta di firme, feedback o approvazioni per un piano o un documento, per tenere traccia dello stato corrente di una routine. i flussi di lavoroSharePoint sono progettati per risparmiare tempo e fatica e per garantire la coerenza e l'efficienza delle attività eseguite in maniera regolare.

Nota: I flussi di lavoro di SharePoint 2010 sono stati ritirati dal 1 ° agosto 2020 per i nuovi tenant e rimossi dai tenant esistenti il 1 ° novembre 2020. Se si usano flussi di lavoro di SharePoint 2010, è consigliabile eseguire la migrazione a Power Automate o ad altre soluzioni supportate. Per altre info, Vedi pensionamento del flusso di lavoro di SharePoint 2010.

Che cos'è un flusso di lavoro SharePoint ?

Probabilmente sai già cos'è un diagramma di flusso. Si tratta di una mappa grafica di un processo, con istruzioni su cosa accade a ogni passaggio.

Processo del flusso di lavoro

Un flusso di lavoro SharePoint è simile a un Flowchart automatizzato che impiega molto lavoro, congetture e casualità fuori dai processi lavorativi standard.

Ad esempio, esaminare il processo di approvazione del documento nella figura. L'esecuzione manuale di questo processo può significare molto controllo e tenere traccia, inoltrare documenti e inviare promemoria, e ognuna di queste attività deve essere eseguita dall'utente o da uno o più colleghi. Questo significa molto lavoro extra e un flusso costante di interruzioni.

Ma quando si usa il flusso di lavoro di approvazione del documento SharePoint per eseguire il processo, tutto il controllo e il rilevamento e il promemoria e l'inoltro vengono eseguiti automaticamente dal flusso di lavoro. Se un utente è in ritardo nel completamento di un'attività o se viene visualizzato un altro problema, la maggior parte dei flussi di lavoro inclusi genera una notifica per comunicare informazioni. Il monitoraggio del processo viene ridotto.

L'uso di un flusso di lavoro SharePoint è facile. Scegliere il tipo di flusso di lavoro, selezionare le opzioni e consentire l'esecuzione del flusso di lavoro. Se necessario, annullare o terminare il flusso di lavoro.

Tutti i tipi di flusso di lavoro inclusi agiscono come un modello. Si aggiunge un'istanza del flusso di lavoro per un singolo elenco o una singola raccolta oppure per l'intero insieme di siti tramite un modulo di avvio per specificare le opzioni e le selezioni desiderate per l'istanza. Queste opzioni e selezioni includono le persone a cui il flusso di lavoro assegna attività, le scadenze delle attività, il modo in cui il flusso di lavoro può essere avviato e da chi e le istruzioni da includere nelle notifiche delle attività. Creare un nuovo flusso di lavoro passando a Impostazioni elenco > Impostazioni flusso di lavoro > aggiungere un flusso di lavoro. Per saperne di più sui flussi di lavoro di 2010 e 2013.

Importante: Per impostazione predefinita, i flussi di lavoro approvazione, raccolta feedback e raccolta firma non vengono attivati e non sono elencati nella casella di riepilogo Seleziona un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderle disponibili per l'uso, un amministratore del sito deve attivarle a livello di raccolta siti. Accedere alle impostazioni del sito > caratteristiche della raccolta siti > attivare la caratteristica flussi di lavoro. Inoltre, SharePoint 2013 fornisce modelli di flusso di lavoro basati su SharePoint 2010. Nel caso in cui si voglia creare un flusso di lavoro basato su SharePoint 2013 con la logica simile, usare uno strumento come SharePoint Designer 2013.

Sono disponibili cinque tipi di flusso di lavoro preimpostati. 

Segno di spunta un flusso di lavoro Approvazione instrada un documento o un altro elemento a persone designate per l'approvazione o il rifiuto. È anche possibile usare un flusso di lavoro approvazione per controllare l'approvazione del contenuto in un elenco o in una raccolta. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere informazioni sui flussi di lavoro approvazione.

Flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti un flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti indirizza un documento o un altro elemento agli utenti designati per il feedback. Il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti consolida tutti i feedback dei partecipanti per il proprietario del flusso di lavoro e fornisce un record del processo di revisione. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti.

Flusso di lavoro Raccolta firme il flusso di lavoro raccolta firme instrada un documento di Microsoft Office a persone designate per le loro firme digitali. Tieni presente che il flusso di lavoro raccolta firme funziona solo con documenti di Word, cartelle di lavoro di Excel e moduli di InfoPath. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere informazioni sui flussi di lavoro raccolta firme.

Flusso di lavoro in tre stati il flusso di lavoro in tre stati è progettato per tenere traccia dello stato di una voce di elenco tramite tre stati (fasi). Può essere usato per gestire processi aziendali che richiedono alle organizzazioni di tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead di vendita o attività di progetto.

Con ogni transizione tra Stati, il flusso di lavoro assegna un'attività a una persona e invia a quella persona un avviso di posta elettronica relativo all'attività. Al termine dell'attività, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e procede allo stato successivo. Il flusso di lavoro in tre stati è progettato per funzionare con il modello di elenco di rilevamento dei problemi, ma può essere usato con qualsiasi elenco che contiene una colonna Choice con tre o più valori.

Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere usare un flusso di lavoro in tre stati.

Flusso di lavoro Approvazione pubblicazione un flusso di lavoro di approvazione della pubblicazione è simile ad altri flussi di lavoro di SharePoint, in modo da automatizzare il routing del contenuto agli esperti e alle parti interessate per la revisione e l'approvazione. Ciò che rende il flusso di lavoro approvazione pubblicazione unico nel suo genere è che è progettato specificamente per i siti di pubblicazione in cui la pubblicazione di pagine Web nuove e aggiornate è strettamente controllata. Nei siti di questo tipo non è possibile pubblicare nuovo contenuto finché non è stato approvato da tutti i responsabili approvazione nel flusso di lavoro. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere usare un flusso di lavoro approvazione pubblicazione.

Per aggiungere o avviare un flusso di lavoro, è necessario disporre dell'autorizzazione corretta per l'elenco, la raccolta o l'insieme di siti in cui viene eseguito il flusso di lavoro:

  • Per aggiungere un flusso di lavoro    Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per l' aggiunta di un flusso di lavoro. Il gruppo proprietari e il gruppo membri hanno l'autorizzazione Manage lists per impostazione predefinita; il gruppo visitatori non lo fa.

  • Per avviare un flusso di lavoro    Anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. (Il gruppo proprietari e il gruppo membri hanno entrambi l'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita; il gruppo visitatori non lo fa)
    . In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo proprietari. Nel caso di un sito secondario con autorizzazioni esclusive, i proprietari dovranno assicurarsi che le autorizzazioni necessarie vengano assegnate esplicitamente agli utenti del flusso di lavoro. Vedere modificare e gestire le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint. < questo si basa sul feedback: "ho creato un sito secondario nel sito della società SP per testare la funzionalità del flusso di lavoro, quindi dovrei avere l'autorizzazione per avviare un flusso di lavoro, ma non posso, perché no?" >

Il diagramma seguente offre una visualizzazione di alto livello delle fasi di base per la pianificazione, l'aggiunta, l'esecuzione e la modifica di un flusso di lavoro di SharePoint. Seguire le singole sezioni in ognuno dei passaggi.

Processo del flusso di lavoro

  • Piano    Verificare di conoscere le opzioni desiderate e le informazioni che è necessario avere a disposizione quando si usa il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro.

  • Aggiungere    Compilare il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o una collezione di siti.

  • Avviare    Avviare il nuovo flusso di lavoro, manualmente o automaticamente, in un documento o in un altro elemento di un elenco o di una raccolta. Se si avvia manualmente, si avrà la possibilità di modificare alcune delle impostazioni del modulo di associazione del flusso di lavoro in un modulo di avvio più breve. Quando il flusso di lavoro viene avviato, crea attività, invia messaggi di notifica e inizia a tenere traccia di azioni ed eventi.

  • Monitoraggio    Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per vedere quali attività sono state completate e quali altre azioni si sono verificate. Se necessario, è possibile modificare le attività correnti e future da qui e persino annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro.

  • Revisione    Al termine dell'esecuzione, la sua intera cronologia può essere rivista nella pagina Stato flusso di lavoro. Anche nella pagina stato è possibile creare report statistici sulle prestazioni generali di questo flusso di lavoro.

  • Modifica    Se il flusso di lavoro non funziona esattamente come si vuole, è possibile aprire il modulo di associazione originale usato per aggiungerlo e apportare le modifiche desiderate.

Se si ha bisogno di maggiore flessibilità con un flusso di lavoro predefinito, è possibile personalizzarlo ulteriormente con uno strumento come SharePoint Designer 2013. Puoi anche creare il tuo flusso di lavoro originale da zero.

L'uso di progettazione flussi di lavoro consente di creare regole che associano condizioni e azioni agli elementi in elenchi e raccolte di SharePoint. Le modifiche apportate agli elementi in elenchi o raccolte attivano azioni nel flusso di lavoro.

Ad esempio, è possibile progettare un flusso di lavoro che avvia un flusso di lavoro di approvazione aggiuntivo, se il costo di un elemento supera un importo specifico.

È anche possibile definire un flusso di lavoro per un set di documenti correlati. Ad esempio, se il flusso di lavoro è associato a una raccolta documenti o viene filtrato per il tipo di contenuto del documento, viene visualizzato un gruppo di azioni di set di documenti contestuali. Un set di documenti consente di trattare un gruppo di documenti come una singola unità, in modo che l'azione del flusso di lavoro per un set di documenti venga eseguita su ognuno degli elementi del set di documenti.

Vedere anche

Creazione di un flusso di lavoro tramite SharePoint Designer 2013 e la piattaforma del flusso di lavoro di sharepoint

Informazioni sui flussi di lavoro approvazione in SharePoint 2010

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