I flussi di lavoro di SharePoint sono mini-applicazioni preprogrammate che semplificano e automatizzano un'ampia gamma di processi aziendali. I flussi di lavoro possono variare dalla raccolta di firme, feedback o approvazioni per un piano o un documento, al monitoraggio dello stato corrente di una procedura di routine. I flussi di lavoro di SharePoint sono progettati per risparmiare tempo e fatica e per garantire coerenza ed efficienza alle attività che si svolgono regolarmente.
Nota
- I flussi di lavoro di SharePoint 2010 sono stati ritirati dal 1° agosto 2020 per i nuovi tenant e rimossi dai tenant esistenti il 1° novembre 2020. Se si usano flussi di lavoro di SharePoint 2010, è consigliabile eseguire la migrazione a Power Automate o ad altre soluzioni supportate. Per altre informazioni, vedere Ritiro del flusso di lavoro di SharePoint 2010.
- Il flusso di lavoro di SharePoint 2013 è stato deprecato da aprile 2023 ed è stato disattivato per i nuovi tenant a partire dal 2 aprile 2024. Sarà rimosso dai tenant esistenti e verrà completamente ritirato a partire dal 2 aprile 2026. Se si usa il flusso di lavoro di SharePoint 2013, è consigliabile eseguire la migrazione a Power Automate o ad altre soluzioni supportate. Per altre informazioni, vedere Ritiro del flusso di lavoro di SharePoint 2013.
Informazioni sul flusso di lavoro di SharePoint
Probabilmente si sa già cos'è un diagramma di flusso. È una mappa grafica di un processo, con istruzioni su ciò che accade a ogni passaggio.
Un flusso di lavoro di SharePoint è simile a un diagramma di flusso automatizzato che elimina molto lavoro, congetture e imprevedibilità dai processi di lavoro standard.
Ad esempio, osservare il processo di approvazione del documento nell'illustrazione. L'esecuzione manuale di questo processo può richiedere molto controllo e monitoraggio, inoltro di documenti e invio di promemoria. Ciascuna di queste attività deve essere eseguita da te o da uno o più colleghi. Ciò significa molto lavoro extra e un flusso costante di interruzioni.
Ma quando si usa il flusso di lavoro di approvazione dei documenti di SharePoint per eseguire il processo, tutto il controllo, il monitoraggio, i promemoria e l'inoltro vengono eseguiti automaticamente dal flusso di lavoro. Se qualcuno è in ritardo nel completamento di un'attività o se si verifica un altro problema, la maggior parte dei flussi di lavoro inclusi genera una notifica per informarlo. Il monitoraggio del processo è ridotto.
Eseguire un flusso di lavoro di SharePoint è semplice. Scegliere il tipo di flusso di lavoro, selezionare le opzioni e consentire l'esecuzione del flusso di lavoro. Se necessario, annullare o terminare il flusso di lavoro.
Quali processi è possibile automatizzare utilizzando un flusso di lavoro di SharePoint?
Ognuno dei tipi di flusso di lavoro inclusi funge da modello. Aggiungere un'istanza del flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta oppure per un'intera raccolta siti usando una maschera di avvio per specificare le opzioni e le selezioni desiderate per l'istanza. Queste opzioni e selezioni includono a chi il flusso di lavoro assegna le attività, le scadenze delle attività, come e da chi può essere avviato il flusso di lavoro e le istruzioni da includere nelle notifiche delle attività. Creare un nuovo flusso di lavoro passando a Impostazioni> elencoImpostazioni> flusso di lavoroAggiungere un flusso di lavoro. Se lo desideri, scopri di più sui flussi di lavoro del 2010 e del 2013.
Importante
Per impostazione predefinita, i flussi di lavoro Approvazione, Raccolta feedback e Raccolta firma non sono attivati e non sono elencati nella casella di riepilogo Selezionare un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderli disponibili per l'uso, un amministratore del sito deve attivarli a livello di raccolta siti. Vai a Impostazioni> sitoFunzionalità> raccolta sitiAttiva i flussi di lavoro. SharePoint 2013 fornisce inoltre modelli di flusso di lavoro basati su SharePoint 2010. Se si desidera creare un flusso di lavoro basato su SharePoint 2013 con logica simile, utilizzare uno strumento come SharePoint Designer 2013.
Esistono cinque tipi di flusso di lavoro preprogrammati.
Approvazione (instradamento di un documento o di un elemento per l'approvazione o il rifiuto)
Un flusso di lavoro di approvazione indirizza un documento o un altro elemento alle persone designate per l'approvazione o il rifiuto. È anche possibile usare un flusso di lavoro di approvazione per controllare l'approvazione del contenuto in un elenco o una raccolta. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere Informazioni sui flussi di lavoro di Approv.
Raccogliere feedback (indirizzare un documento o un elemento per il feedback)
Un flusso di lavoro Raccolta feedback indirizza un documento o un altro elemento alle persone designate per il loro feedback. Il flusso di lavoro Raccolta feedback consolida tutti i feedback dei partecipanti per il proprietario del flusso di lavoro e fornisce una registrazione del processo di revisione. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta feedback.
Raccogliere le firme (instradare un documento, una cartella di lavoro o una maschera per le firme digitali)
Il flusso di lavoro Raccolta firme indirizza un documento di Microsoft Office alle persone designate per le firme digitali. Si noti che il flusso di lavoro Raccolta firme funziona solo con documenti di Word, cartelle di lavoro di Excel e moduli di InfoPath. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme.
Three-State (tenere traccia di un problema, di un progetto o di un'attività attraverso tre stati o fasi)
Il flusso di lavoro in tre stati è progettato per tenere traccia dello stato di una voce di elenco attraverso tre stati (fasi). Può essere usato per gestire i processi aziendali che richiedono alle organizzazioni di tenere traccia di un volume elevato di problemi o elementi. Esempi: problemi di assistenza clienti, lead di vendita o attività di progetto.
Con ogni transizione tra gli stati, il flusso di lavoro assegna un'attività a una persona e le invia un avviso tramite posta elettronica sull'attività. Al termine di questa attività, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e passa allo stato successivo. Il flusso di lavoro in tre stati è progettato per funzionare con il modello di elenco Gestione problemi, ma può essere usato con qualsiasi elenco contenente una colonna Scelta con tre o più valori.
Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere Utilizzare un flusso di lavoro a tre stati.
Approvazione pubblicazione (automatizzare l'indirizzamento del contenuto per la revisione e l'approvazione)
Un flusso di lavoro per l'approvazione della pubblicazione è simile agli altri flussi di lavoro di SharePoint in quanto automatizza il routing del contenuto agli esperti in materia e alle parti interessate per la revisione e l'approvazione. Ciò che rende unico il flusso di lavoro di approvazione della pubblicazione è che è progettato specificamente per i siti di pubblicazione in cui la pubblicazione di pagine Web nuove e aggiornate è strettamente controllata. Nei siti di questo tipo non è possibile pubblicare nuovo contenuto finché non è stato approvato da tutti i responsabili approvazione nel flusso di lavoro. Per altre informazioni e per istruzioni dettagliate, vedere Utilizzare un flusso di lavoro di approvazione della pubblicazione.
Chi può aggiungere e avviare un flusso di lavoro di SharePoint?
Per aggiungere o avviare un flusso di lavoro, è necessario disporre dell'autorizzazione corretta per l'elenco, la raccolta o la raccolta siti in cui viene eseguito il flusso di lavoro:
- Per aggiungere un flusso di lavoro Per impostazione predefinita, per aggiungere un flusso di lavoro è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Per impostazione predefinita, il gruppo Proprietari e il gruppo Membri dispongono dell'autorizzazione Gestisci elenchi.
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Per avviare un flusso di lavoro Inoltre, per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. Sia il gruppo Proprietari che il gruppo Membri dispongono dell'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Visitatori non ce l'ha.
In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. Nel caso di un sito secondario con autorizzazioni univoche, i proprietari dovranno assicurarsi che le autorizzazioni necessarie siano assegnate esplicitamente agli utenti del flusso di lavoro. Vedere Personalizzare le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.
Ricerca per categorie aggiungere ed eseguire un flusso di lavoro di SharePoint?
Il diagramma seguente offre una panoramica generale delle fasi di base per la pianificazione, l'aggiunta, l'esecuzione e la modifica di un flusso di lavoro di SharePoint. Seguono le singole sezioni su ognuno dei passaggi.
- Pianificare Assicurarsi di conoscere le opzioni desiderate e le informazioni che è necessario avere a disposizione quando si usa il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro.
- Aggiungi Compilare il modulo di avvio per aggiungere la versione del flusso di lavoro a un elenco, una raccolta o una raccolta siti.
- Inizio Avviare il nuovo flusso di lavoro, manualmente o automaticamente, in un documento o in un altro elemento di un elenco o di una raccolta. Se viene avviato manualmente, è possibile modificare alcune impostazioni del modulo di associazione del flusso di lavoro in un modulo di avvio più breve. All'avvio, il flusso di lavoro crea attività, invia messaggi di notifica e inizia a tenere traccia di azioni ed eventi.
- Monitoraggio Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, è possibile visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per verificare quali attività sono state completate e quali altre azioni sono state eseguite. Se necessario, è possibile modificare le attività correnti e future da qui e persino annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro.
- Recensione Al termine dell'esecuzione, è possibile rivedere l'intera cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro . Sempre dalla pagina dello stato è possibile creare report statistici sulle prestazioni generali di questo flusso di lavoro.
- Modifica Se il flusso di lavoro non funziona come previsto, è possibile aprire il modulo di associazione originale usato per aggiungerlo e apportare le modifiche in tale posizione.