Introduzione a Microsoft Teams nelle piccole imprese

Il modo in cui lavoriamo e viviamo è cambiato in modo significativo nelle scorse settimane e molte piccole aziende affrontano una transizione rapida al lavoro remoto. Dal momento che molte sono impegnate a fornire ai dipendenti gli strumenti per lavorare da remoto e per connettersi virtualmente con i propri clienti, ecco delle linee guida per diventare rapidamente operativi con Microsoft Teams. 

Se si è appena iniziato a trasformare la propria azienda per lavorare da remoto, questo è il posto giusto. Con Microsoft 365 è possibile gestire un'azienda in modo virtuale e rimanere in contatto con i propri dipendenti, partner e clienti tramite riunioni online, chat, condivisione di file e chiamate in Microsoft Teams. 

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Per iniziare a lavorare in remoto, è consigliabile cominciare con questi tre passaggi:

1. Informazioni preliminari

Iniziare è semplice. Se si ha già un abbonamento a Microsoft 365, assicurarsi che tutti gli utenti abbiano una licenza che includa Microsoft Teams. Se l'azienda non ha ancora Microsoft Teams, è possibile registrarsi per una versione di valutazione gratuita di 6 mesi di Microsoft 365 Business Basic, che include una versione completa di Microsoft Teams. 

Consentire ai clienti l'accesso a Microsoft Teams

L'accesso degli utenti guest consente ai team di collaborare con persone esterne all'organizzazione e di concedere loro l'accesso a team e canali esistenti in Microsoft Teams. Chiunque abbia un account di posta elettronica aziendale o privato, ad esempio Outlook, Gmail o altri, può partecipare come utente guest in Microsoft Teams con accesso completo a chat, riunioni e file del team. L'amministratore di Microsoft Teams controlla le funzionalità che gli utenti guest possono e non possono usare in Microsoft Teams, vedere Gestire l'accesso guest.

2. Iniziare a usare Microsoft Teams

È arrivato il momento di usare Microsoft Teams. È possibile usarlo dal sito Web o installare l'app nel computer, nel portatile o nel dispositivo mobile.

Comunicare ovunque

Con Microsoft Teams, gli utenti possono usare le videoconferenze per comunicare in tutta sicurezza tramite il video HD, oltre a vedere e parlare con gli altri partecipanti in tempo reale. Questo consente di aggiungere un maggiore livello di coinvolgimento e interazione alla conversazione, ad esempio il linguaggio del corpo e le espressioni del viso che favoriscono più collaborazione e comprensione.

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Chattare ovunque

È possibile connettersi in tempo reale a chat 1:1, di gruppo o alle conversazioni nei canali che sono visibili all'intero team. La cronologia chat è disponibile in qualsiasi momento per recuperare le conversazioni e le decisioni adottate. Questo offre molti vantaggi ai nuovi utenti che si aggiungono al team o ai membri correnti che vogliono rivedere il contesto di una conversazione.

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Collaborare con clienti e dipendenti

Microsoft Teams è un eccellente strumento per tenersi in contatto sia con i dipendenti che con i clienti.

Aiutare gli utenti dell'organizzazione a installare Microsoft Teams nei propri dispositivi. Per altre informazioni, vedere Scaricare Microsoft Teams.

Microsoft Teams permette di inviare messaggi istantanei, condividere file e organizzare riunioni. È possibile invitare chiunque a una riunione, anche se non ha Microsoft Teams. Per la collaborazione in tempo reale tramite chat, condivisione di documenti e chiamate, è possibile invitare persone esterne all'azienda a unirsi al proprio team.

Creare e organizzare i team

Una team in Microsoft Teams è pensato per riunire un gruppo di persone che lavorano a stretto contatto per portare a termine i loro compiti. I team possono lavorare in modo flessibile su un progetto, ad esempio per il lancio di un prodotto, o in modo permanente, in base ai reparti o gli uffici dell'azienda. È anche possibile anche creare dei team di tutta l'organizzazione in modo da includere tutti gli utenti dell'organizzazione.

I canali sono sezioni dedicate all'interno di un team per mantenere le conversazioni organizzate su argomenti, discipline o progetti specifici. Le conversazioni, i file e le note per ogni canale sono visibili solo ai membri del gruppo.

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Archiviare e condividere file

Poiché il team collabora da remoto, ci sono file che è necessario condividere e sui cui collaborare, sia all'interno che all'esterno dell'azienda. Con Microsoft Teams è facile condividere i file e collaborare su di essi. Se si tratta di documenti di Word, Excel o file di PowerPoint, i colleghi e i clienti potranno anche visualizzare, modificare e collaborare, direttamente all'interno di Microsoft Teams.

Assicurarsi che i documenti principali dell'azienda siano salvati nel cloud e pronti per essere condivisi in tutta sicurezza con clienti, utenti, partner, fornitori e altre persone dell'organizzazione. Mantenere i file nel cloud ha il vantaggio di avere il backup dei file e la possibilità di ripristinarli in caso di guasti al disco rigido, da attacchi ransomware e altri danni.

3. Preparare gli utenti

Per consentire ai dipendenti di trarre il massimo vantaggio dall'uso di Microsoft Teams, è possibile condividere con loro i seguenti collegamenti alle risorse di formazione per gli utenti finali:

Passaggi successivi

Per una conoscenza più approfondita delle funzionalità di Microsoft Teams...

Proteggere la propria azienda durante le attività in remoto

Una funzionalità di sicurezza altamente consigliata è l'autenticazione a più fattori (MFA). Quando viene impostata l'autenticazione a più fattori, i dipendenti da remoto devono immettere un codice di sicurezza che riceveranno tramite SMS, telefonata o un'app di autenticazione quando accedono a Microsoft 365. Se un pirata informatico ottiene la password di un utente con un attacco di phishing, non potrà usarla per accedere agli account e ai dati dell'azienda. È possibile aggiungere la protezione MFA dall'Interfaccia di amministrazione di Microsoft 365: Configurare l'autenticazione a più fattori per i dispositivi mobili.

Modelli di Microsoft Teams

Per semplificare la distribuzione nell'organizzazione e renderla più efficace, dare un'occhiata ai modelli disponibili creati appositamente per le piccole aziende. I modelli di Microsoft Teams consentono di creare in modo semplice e veloce i team, poiché forniscono un modello predefinito di impostazioni, canali e app preinstallate, mentre invitano gli utenti a iniziare a usare Microsoft Teams in modo efficace. Vedere Iniziare a usare i modelli di Teams per piccole e medie imprese.

Sistema telefonico aziendale

È possibile trasformare un qualsiasi PC, Mac o dispositivo mobile in un telefono aziendale tramite l'aggiunta di Microsoft 365 Business Voice all'abbonamento. In questo modo i dipendenti avranno il proprio numero di telefono aziendale per effettuare e ricevere chiamate, è possibile configurare un sistema di menu di chiamata per instradare le chiamate, aggiungere l’audioconferenza e configurare sia i numeri gratuiti che quelli a pagamento per la propria organizzazione. In questo modo è possibile sostituire i provider di telefonia e i sistemi di telefonia interni tradizionali, che sono spesso costosi e difficili da gestire.

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