Introduzione ai set di documenti

Informazioni sui set di documenti

Per molti tipi di progetti, utenti spesso producono un intero set di documenti correlati. In alcuni casi, il set di documenti che può essere il risultato di un progetto, o "risultato finale". Ad esempio una società di servizi professionali produca standard "libro passo" quando rispondono a una richiesta di proposta da un client possibili. Rubrica passo può contenere queste parti, con ogni personalizzate in base alle esigenze specifiche di un progetto specifico:

• Introduzione alla società di servizi

• Analisi dei punti di forza, dei punti di debolezza, delle opportunità e delle minacce o analisi SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats)

• Piano aziendale

• Analisi aziendale comparabile

In altri casi, il set di documenti potrebbe rappresentare solo diversi tipi di informazioni a supporto di un progetto più esteso per la creazione o fornitura di altro. Una società di produzione ad esempio potrebbe creare un set di documenti standard correlati alla progettazione, al testing e alla fabbricazione di ogni prodotto realizzato.

Questi documenti potrebbero essere creati nello stesso momento o in fasi. I documenti potrebbero essere prodotti o rivisto da una persona o da molte persone. Tutti i documenti potrebbero essere lo stesso formato (ad esempio documenti di Word). In alternativa, comportano diversi formati di file (ad esempio documenti di Word, blocchi appunti di OneNote, presentazioni di PowerPoint, diagrammi di Visio, le cartelle di lavoro di excel e così via).

I set di documenti possono essere utili alle organizzazioni per gestire più facilmente situazioni di questo tipo, in quanto raggruppano più documenti correlati in una singola visualizzazione nella quale possono essere modificati e gestiti come un'unica entità. Quando si crea un nuovo set di documenti, in realtà si crea un nuovo tipo di contenuto che diventa disponibile in tutta la raccolta siti. È possibile configurare un nuovo tipo di contenuto Set di documenti per ogni prodotto di lavoro diverso costituito da più documenti.

Quando si aggiunge un tipo di contenuto Set di documenti a una raccolta, gli utenti possono creare nuove istanze del set come se dovessero creare un singolo documento.

Operazioni eseguibili con un set di documenti

Il tipo di contenuto Set di documenti include diverse caratteristiche specifiche che semplificano la creazione e la gestione di prodotti di lavoro costituiti da più documenti. Durante la configurazione di un tipo di contenuto Set di documenti, è possibile eseguire le operazioni seguenti:

• Personalizzare una pagina di benvenuto    del Set di documenti che contiene tutte le informazioni necessarie per un utente relative al set. Pagina di benvenuto è una pagina Web Part che può essere configurato per visualizzare le informazioni del progetto o delle risorse per consentire ai membri del team che lavorano su un Set di documenti (ad esempio, sequenza temporale, i collegamenti alle risorse e così via). Inoltre, viene visualizzato un elenco dei documenti che sono stati aggiunti al set.

• Specificare il contenuto predefinito    che si desidera automaticamente creato e incluse in ogni nuova istanza del Set di documenti. È possibile creare alcuni documenti inclusi automaticamente ed è possibile controllare i modelli con altri utenti. Si può verificare che i documenti predefiniti sono i tipi di contenuto corretti. Ad esempio, se l'organizzazione ha personalizzato modelli utilizzati per specifici tipi di comunicazione, è possibile caricare questi quando si configura un tipo di contenuto Set di documenti.

• Specificare i tipi di contenuto consentiti    nel set di documenti, ad esempio file di documento, immagini, audio o video).

• Specificare i metadati condivisi    e le relative colonne che tutti i documenti del set devono avere. In questo modo, per i documenti predefiniti viene effettuato automaticamente il provisioning dei metadati al momento della creazione del set di documenti ed è possibile visualizzare i metadati condivisi nella pagina di benvenuto.

• Assegnare i flussi di lavoro    che si desidera utilizzare per il Set di documenti. È possibile utilizzare i flussi di lavoro approvazione o revisione standard con set di documenti e l'intero Set di documenti procederà i passaggi del flusso di lavoro come se fosse un singolo file. Inoltre, l'organizzazione può sviluppare flussi di lavoro personalizzati per set di documenti.

• Inviare set di documenti    a Content Organizer in modo che vengano distribuiti a una cartella, un sito o una raccolta desiderata.

Dopo l'aggiunta di un tipo di contenuto Set di documenti a una raccolta, gli utenti del sito possono usare le caratteristiche di gestione dei documenti a cui sono abituati e le caratteristiche speciali per i set di documenti.

Gli autori di set di documenti possono eseguire le attività seguenti:

• Creare nuovi prodotti di lavoro costituiti da più documenti in modo semplice e rapido tramite il comando Nuovo documento in una raccolta documenti.

• Acquisire uno snapshot della cronologia delle versioni delle proprietà e dei documenti correnti all'interno del set di documenti.

• Avviare flussi di lavoro sull'intero set di documenti o sui singoli elementi del set per gestire attività comuni come la revisione e l'approvazione.

• Inviare un collegamento al set di documenti tramite posta elettronica.

• Usare il comando Invia a per spostare o copiare il set di documenti in un'altra posizione (la destinazione deve essere configurata in Amministrazione centrale).

• Gestire le autorizzazioni per il set di documenti.

Vedere anche

Creare e configurare un nuovo tipo di contenuto Set di documenti

Creare e gestire set di documenti

Personalizzare la pagina di benvenuto per un Set di documenti