Introduzione alla conversione dei moduli cartacei in moduli di InfoPath

In questo articolo

• Vantaggi dell'utilizzo di moduli elettronici

• Procedure consigliate per la conversione dei moduli cartacei

Vantaggi dell'utilizzo di moduli elettronici

Sono disponibili numerosi vantaggi all'uso di moduli elettronici invece di moduli basati su carta. Questi vantaggi includono le seguenti:

Accurata, i dati sono coerenti    Con moduli cartacei, persone che spesso informazioni sulla scrittura nella posizione sbagliata o erroneamente le istruzioni per compilando il modulo. Errori possono verificarsi anche quando un dipendente successiva manualmente i dati del modulo in un database o un altro programma. Individuare e correggere i tipi di errori di immissione di dati può essere costosa e richiede molto tempo. In InfoPath sono diversi modi automatica per consentire agli utenti di evitare errori di immissione di dati. Ad esempio, è possibile utilizzare le formule per calcolare automaticamente valori matematici per gli utenti. È possibile utilizzare formattazione condizionale per attirare l'attenzione dell'utente ai dati o abilitare il controllo ortografico per consentire agli utenti di controllare l'ortografia prima di inviare i moduli. È anche possibile riempire automaticamente nei campi per gli utenti con i dati esistenti da un database o un altro sistema di archiviazione di dati. Ad esempio, è possibile progettare un modulo di vendita immessi nei campi informazioni dipendente automaticamente dopo che gli utenti hanno immesso il numero di identificazione in una casella ID dipendente.

Aggiornamento semplice    Se è necessario aggiornare un modello di modulo esistente, è possibile modificarlo, pubblicarlo e distribuirlo agli utenti. L'aggiornamento viene eseguito automaticamente la prossima volta che gli utenti aprono una maschera in cui è basata sul modello di modulo. Se gli utenti in linea quando si pubblica un modello di modulo aggiornato, la volta successiva che si connessione alla rete dell'aggiornamento. Gli utenti in genere non si noti che è in corso un aggiornamento, anche se è possibile progettare il modello di modulo per avvisare gli utenti.

Opzioni del flusso di lavoro    Per sfruttare le funzionalità del flusso di lavoro in InfoPath, è possibile aumentare l'efficienza complessiva di processi aziendali comuni in cui sono indirizzati i dati da una persona a un'altra. Flussi di lavoro è possibile ridurre il costo e il tempo necessario per coordinare processi aziendali, ad esempio revisione e approvazione o di un documento di progetto tramite la gestione e verifica l'attività personale che questi processi. Si supponga, ad esempio, rapporto processo in cui un dipendente compila un modulo nota spese stampato, allega una lista di distribuzione di carta alla maschera e quindi invia tramite posta elettronica mezzo al responsabile delle spese su carta. Dopo l'approvazione del report, il responsabile selezionato la casella accanto al proprio nome nella lista di distribuzione e quindi invia il rapporto al reparto contabilità tramite mezzo della posta. Se il responsabile della contabilità approva la relazione, vengono emessi assegni di rimborso. Settimane potrebbero passare tra il momento in cui è stato inviato il report iniziale e quando il dipendente ricevuto il suo controllo rimborso. Se si utilizza InfoPath in combinazione con Microsoft Office SharePoint Server 2007, è possibile automatizzare questo tipo di flusso di lavoro, che consente di evitare spese e l'ora significative.

Integrazione con altri sistemi    È possibile integrare dati dei moduli di InfoPath con altri prodotti o tecnologie. Ad esempio, archiviare i dati del modulo in un database di Microsoft SQL Server oppure scegliere di basare la struttura del modello di modulo in un servizio Web in modo che è possibile inviare dati a un database che non è supportato direttamente da InfoPath. Funzionamento di InfoPath con molti altri programmi e i server Microsoft Office System, inclusi Microsoft Office Outlook, Microsoft Office Excel e Microsoft Office Access. Tra le altre cose, è possibile progettare e compilare i moduli di InfoPath nei messaggi di posta elettronica di Outlook, esportare i dati di InfoPath in cartelle di lavoro di Excel, inviare i dati di InfoPath a un database di Access o query sui dati da un elenco SharePoint. Inoltre, gli sviluppatori possono incorporare i controlli di InfoPath le applicazioni aziendali personalizzate che vengono utilizzate nella società.

Sono state aggiunte sicurezza    Moduli cartacei non siano necessariamente. Possono ottenere indirizzato in modo errati o persa, che presenta un potenziale per la diffusione di informazioni riservate. Modello di sicurezza per InfoPath è relativi all'area di protezione e impostazioni del livelli di Windows Internet Explorer. Queste funzionalità di sicurezza sono progettate per proteggere i moduli e i computer degli utenti da operazioni non sicure, ad esempio accesso o inviare dati a un'origine che non attendibile. InfoPath offre misure rafforzare la sicurezza, tra cui la protezione della progettazione di un modello di modulo, usare le firme digitali, la gestione di alcune operazioni di modulo, ad esempio unione e invio di attendibilità dei moduli che vengono installati nel computer dell'utente.

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Procedure consigliate per la conversione dei moduli cartacei

Di seguito sono riportate alcune considerazioni da tenere presenti quando si converte moduli cartacei in modelli di modulo di InfoPath.

• Usare le tabelle layout per organizzare le sezioni del modulo    Come con un modulo cartaceo, è necessario organizzare un modulo elettronico, in modo che gli utenti che lo compilano possono spostarsi nel modulo in modo logico. In InfoPath, è possibile utilizzare le tabelle layout per organizzare i controlli, per separare una sezione da un altro e tenere logo e altri elementi grafici. Inoltre, utilizzando le tabelle layout offre il vantaggio di poter facilmente allineare le caselle di testo, caselle di controllo e altri elementi, in modo che il modello di modulo ha un aspetto professionale e raffinato. Nell'esempio seguente viene utilizzata una tabella layout per organizzare le caselle di testo all'interno di un sezione in un modello di modulo.

  

  1. questa tabella layout con due righe.

  2. sono disponibili tre colonne nella seconda riga. La colonna centrale verrà usata solo per scopi di spaziatura.

• Considerare soluzioni per informazioni facoltative    Moduli cartacei spesso contengono sezioni che sono riservate per categorie specifiche di utenti. Ad esempio, in ospedali, una maschera di informazioni sui pazienti può contenere una sezione "per uso amministrativo" che deve essere compilati per infermieri o altri membri del personale medici e non per l'attesa. In InfoPath, esistono diversi modi per consentire l'utilizzo di questo tipo di informazioni facoltative. È il modo migliore consiste nell'usare una sezione facoltativa, ovvero un controllo che contiene altri controlli, ma non viene visualizzato nella maschera, a meno che non si sceglie di aggiungerla. In un modello di modulo rapporto di stato, ad esempio, è possibile includere una sezione facoltativa di note. Gli utenti desiderano aggiungere note supplementari possano inserire e compilare questa sezione facoltativa. Tutti gli altri partecipanti possono abbandonare la sezione nascosta.

  

  È anche possibile utilizzare formattazione condizionale per nascondere alcuni campi, a meno che non è soddisfatta una condizione specifica nel modulo, ad esempio, in un modello di modulo applicazione, è possibile nascondere un particolare set di campi finché l'utente seleziona una casella di controllo 18 o versioni precedenti.

• Utilizzare tabelle anziché normali tabelle ripetute    È possibile utilizzare le tabelle ripetute per risparmiare spazio ed offrire agli utenti un livello di flessibilità durante la compilazione del modulo. Quando si utilizzano tabelle ripetute, non deve visualizzare numerose righe vuote quando l'utente apre innanzitutto il modello di modulo. Se, tuttavia, gli utenti in genere vedere solo una riga e solo aggiungerne altri al e se è necessaria.

  

• Determinazione di dati    Prima di convertire il formato carta, è necessario decidere quali infine necessario per i dati immesse dagli utenti in formato elettronico. Se si pensa a esigenze dati all'inizio, prima di convertire una maschera di carta, è possibile stabilire se si dispone dell'infrastruttura necessario per creare il modello di modulo. Ad esempio, gli utenti devono essere in grado di inviare rapidamente i dati del modulo e viceversa, se non è necessario riutilizzare i dati, è consigliabile pubblicare il modello di modulo come messaggio di posta elettronica. È quindi possibile archiviare moduli utente in un cartella Moduli InfoPath nella posta in arrivo. Se altri utenti necessaria per accedere e condividere i dati del modulo, si desidera memorizzare raccolte moduli di InfoPath correlati in raccolte in un server che esegue Microsoft Windows SharePoint Services. Se gli utenti devono accedere ai dati del modulo in altre applicazioni aziendali o sistemi, ad esempio spese o applicazioni contabili, si desidera archiviare i dati nei database aziendali. Questo è possibile connettendo il modello di modulo a un servizio Web che serve come valore intermedio tra il modello di modulo e il sistema di database o azienda.

• Determinare il numero di visualizzazioni che è necessario    In InfoPath, è possibile creare visualizzazioni diverse dello stesso modello di modulo. Una visualizzazione è un'alternativa per presentare i dati in un modello di modulo. Ad esempio, se si sta progettando un modello di modulo di autorizzazione dell'applicazione, è possibile utilizzare una visualizzazione per l'appaltatore compilare un'altra visualizzazione per l'agente di ricezione e una terza visualizzazione per si che approva o rifiuta l'applicazione. Mediante le visualizzazioni, eliminare la necessità di progettare e gestire più moduli per lo stesso processo aziendale.

• Determinare il tipo di controlli che è necessario    Se è stato creato un modulo cartaceo in un programma, ad esempio Word, realmente non viene usata per la progettazione di moduli, probabile che sia utilizzato caselle di testo, caselle di controllo, pulsanti e forse alcuni altri controlli. InfoPath offre più di 30 diversi controlli che è possibile aggiungere al modello di modulo. Oltre ai controlli standard come caselle di testo e caselle di riepilogo, InfoPath include un numero di nuovi controlli, ad esempio le tabelle ripetute, gruppi di scelta e le sezioni facoltative. Questi tipi di controlli consentono di progettare un modello di modulo flessibile che consente agli utenti. In un modello di modulo nota spese, ad esempio, è possibile utilizzare una tabella ripetuta per consentire agli utenti di inserire solo le voci delle spese necessarie.

• Considerare l'utilizzo di parti modello per comuni set di controlli    Se si dispone di un numero elevato di moduli cartacei per convertire, è possibile cercare le sezioni e set di campi che possono essere trasformati in parti modello InfoPath comuni. Una parte modello è una parte di un modello di modulo che è possibile salvare per poterli riutilizzare in più modelli di modulo. Una parte modello tipico è costituito da un origine dati e controlli e può essere inclusi anche caratteristiche quali le connessioni dati, la convalida dei dati e le regole. Con la creazione e utilizzo di parti modello, si possono contribuire a garantire che i modelli di modulo all'interno dell'organizzazione siano coerenti in tono, struttura e comportamento. Ad esempio un reparto risorse umane è possibile utilizzare una singola parte modello informazioni di contatto provenienti in tutti i modelli di modulo.

  

• Attivare le firme digitali    In InfoPath, è possibile configurare il modello di modulo in modo che gli utenti possano accedere alcune parti di una maschera o il modulo intero. La firma di un modulo consente di eseguire l'autenticazione di un utente dell'utente che ha compilato il modulo e anche per assicurarsi che il contenuto della maschera non sono stato modificato.

• Usare le funzionalità che consentono agli utenti la compilazione dei moduli    In InfoPath, è possibile assegnare i valori predefiniti per i controlli per aiutare gli utenti di compilare più rapidamente i moduli. In una nota spese, ad esempio, è possibile assegnare alla data corrente come valore predefinito per un controllo selezione data. È possibile assegnare le formule ai campi subtotale e totale, in modo che le spese vengono calcolate automaticamente quando l'utente digita voci delle spese. È anche possibile attivare il controllo ortografico in modo che gli utenti possono controllare il testo immesso l'ortografia, come in qualsiasi altro documento di Microsoft Office. E se si desidera fornire comandi specifici per una maschera o il contenuto della Guida, è possibile creare un riquadro attività personalizzato che verrà visualizzato accanto il modulo.

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