Metodi per condividere un database desktop utilizzando SharePoint

È possibile condividere un database di Access in diversi modi, a seconda delle esigenze e delle risorse disponibili. Questo articolo esamina le opzioni disponibili, i vantaggi di ognuna di esse e le aree in cui ottenere ulteriori informazioni.

Contenuto dell'articolo

• Panoramica delle modalità di condivisione dei dati di Access
• Condividere un singolo database
• Condividere un database diviso
• Condividere dati su un sito di SharePoint
• Condividere i dati usando un server di database

Panoramica delle modalità di condivisione dei dati di Access

Le applicazioni di database cambiano e aumentano nel tempo. Molti fattori influiscono sulle esigenze e sulle prestazioni, tra cui il numero di utenti simultanei, l'ambiente di rete, la velocità effettiva, la latenza, le dimensioni del database, i tempi di utilizzo di picco e la crescita prevista. Se la soluzione di database ha esito positivo, probabilmente dovrà evolversi. Fortunatamente, Access offre un percorso evolutivo da semplice ad avanzato, in modo da poter scalare la soluzione nel tempo. La tabella seguente riepiloga gli scenari e i carichi di lavoro di Access per aiutarti a scegliere il percorso.

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Condividere un singolo database

Questa opzione è la più semplice e ha il minor numero di requisiti. Offre anche il minor numero di funzionalità. In questo metodo, il file di database viene archiviato in un'unità di rete condivisa e tutti gli utenti condividono il file di database contemporaneamente. Alcune limitazioni includono l'affidabilità e la disponibilità quando più utenti modificano i dati contemporaneamente perché tutti gli oggetti di database sono condivisi. Questo metodo può anche ridurre le prestazioni perché tutti gli oggetti di database vengono inviati attraverso la rete.

Questa opzione potrebbe funzionare se solo poche persone usano il database contemporaneamente e gli utenti non devono personalizzare la struttura del database. Tuttavia, questo metodo è meno sicuro di altri metodi di condivisione perché ogni utente ha una copia completa del file di database. Ciò aumenta il rischio di accesso non autorizzato.

Per condividere un database tramite una cartella condivisa:

1. In un ambiente domestico o di una piccola azienda, condividere una cartella con utenti specifici. Per ulteriori informazioni, consulta Condivisione di file in una rete in Windows.

2. Verificare che Access sia impostato per l'apertura in modalità condivisa nei computer di tutti gli utenti. Questa è l'impostazione predefinita, ma controlla per essere sicuro. Se un utente apre il database in modalità esclusiva, interferirà con la disponibilità dei dati.

   1. Avviare Access e quindi selezionareOpzionifile>.
   2. Nella finestra di dialogo Opzioni di accesso selezionare Impostazioni client.
   3. Nella sezione Avanzate , in Modalità di apertura predefinita, selezionare Condivisa, selezionare OK e quindi uscire da Access.

3. Copiare il file di database nella cartella condivisa. Dopo aver copiato il file, assicurarsi che gli attributi del file consentano l'accesso in lettura e scrittura al file di database. Per usare il database, gli utenti devono avere accesso in lettura e scrittura.

4. Nel computer di ogni utente creare un collegamento al file di database. Per altre informazioni, vedere Creare un collegamento sul desktop per un file o un'applicazione di Office.

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Condividere un database diviso

Si tratta di una scelta utile se non si ha un sito di SharePoint o un server di database. È possibile condividere un database diviso tramite una rete locale (LAN). Quando si divide un database, lo si riorganizza in due file: un database back-end che contiene le tabelle dati e un database front-end che contiene tutti gli altri oggetti di database, ad esempio query, maschere e report. Ogni utente interagisce con i dati utilizzando una copia locale del database front-end.

I vantaggi della suddivisione di un database includono i seguenti:

• Prestazioni migliorate: In rete vengono condivisi solo i dati, non le tabelle, le query, le maschere, i report, le macro e i moduli.
• Maggiore disponibilità: Le transazioni di database, ad esempio le modifiche ai record, vengono completate più rapidamente.
• Sicurezza avanzata: Gli utenti accedono al database back-end tramite tabelle collegate. È meno probabile che gli intrusi possano ottenere l'accesso non autorizzato ai dati attraverso il database front-end.
• Affidabilità migliorata: Se un utente riscontra un problema e il database si chiude in modo imprevisto, qualsiasi danneggiamento del file di database è in genere limitato alla copia del database front-end che l'utente aveva aperto.
• Ambiente di sviluppo flessibile: Ogni utente può sviluppare in modo indipendente query, maschere, report e altri oggetti di database senza influire sugli altri utenti. È anche possibile sviluppare e distribuire una nuova versione del database front-end senza interrompere l'accesso ai dati archiviati nel database back-end.

Per altre informazioni, vedere Dividere un database di Access.

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Condividere dati su un sito di SharePoint

Esistono diversi modi per condividere i dati di Access in un sito di SharePoint:

• Collegamento: Il processo di collegamento si connette ai dati in un altro programma, pertanto è possibile visualizzare e modificare i dati più recenti in SharePoint e Access senza creare e mantenere una copia dei dati in Access. Se non si vuole copiare un elenco di SharePoint nel database di Access, ma si vogliono eseguire query e creare report basati su tale elenco, è possibile creare un collegamento ai dati.
• Spostamento: Quando si spostano i dati da Access a un sito di SharePoint, nel sito di SharePoint vengono creati elenchi che rimangono collegati alle tabelle del database. L'Esportazione guidata tabelle in SharePoint consente di spostare i dati da tutte le tabelle contemporaneamente e di mantenerne le relazioni.

Per altre informazioni, vedere Importare, collegare o spostare dati in SharePoint.

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Condividere i dati usando un server di database

Per condividere il proprio database, è possibile utilizzare Access con un prodotto server di database, ad esempio SQL Server. Questo metodo offre molti vantaggi, ma richiede software aggiuntivo: un prodotto server di database.

Questo metodo è simile alla suddivisione di un database, in quanto le tabelle sono memorizzate in rete e ogni utente dispone di una copia locale di un file di database di Access, che contiene collegamenti a tabelle, query, maschere, report e altri oggetti di database. I vantaggi di questo metodo di condivisione dipendono dal software del server di database utilizzato, ma in genere includono account utente e accesso selettivo ai dati, disponibilità avanzata dei dati e strumenti di gestione dei dati integrati. Inoltre, la maggior parte dei software per server di database funziona bene con le versioni precedenti di Access, quindi non tutti gli utenti devono usare la stessa versione. Vengono condivise solo le tabelle. Per altre informazioni, vedere Eseguire la migrazione di un database di Access a SQL Server, Importare o collegare dati in un database di SQL Server e Collegare o importare dati da un database di Azure SQL Server.

Vantaggi della condivisione di un database mediante un server di database

• Alte prestazioni e scalabilità: In molti casi, un server di database offre prestazioni migliori rispetto a un solo file di database di Access. Molti prodotti server di database supportano anche database di grandi dimensioni, di dimensioni terabyte, che sono circa 500 volte il limite corrente per un file di database di Access (due gigabyte). I prodotti server database in genere funzionano in modo efficiente elaborando le query in parallelo e riducendo al minimo i requisiti di memoria aggiuntivi quando vengono aggiunti più utenti.
• Maggiore disponibilità: La maggior parte dei prodotti server di database consente di eseguire il backup del database mentre è in uso. Di conseguenza, non è necessario forzare gli utenti a chiudere il database per eseguire il backup dei dati. I prodotti per server di database di solito gestiscono anche la modifica simultanea e il blocco dei record in modo efficiente.
• Sicurezza migliorata: Nessun database può essere reso completamente sicuro. Tuttavia, i prodotti server database offrono una sicurezza avanzata che consente di proteggere i dati dall'uso non autorizzato. La maggior parte dei prodotti server database offre una sicurezza basata sull'account, che consente di specificare chi può visualizzare le tabelle. Anche se un utente ottiene in modo non corretto il front-end di Access, la sicurezza basata sull'account consente di impedire l'uso non autorizzato dei dati.
• Recuperabilità automatica: In caso di errori di sistema, ad esempio un arresto anomalo del sistema operativo o un'interruzione di corrente, alcuni prodotti server database dispongono di meccanismi di ripristino automatico che ripristinano un database all'ultimo stato coerente in pochi minuti, senza alcun intervento da parte dell'amministratore del database.
• Elaborazione basata su server: L'uso di Access in una configurazione client/server consente di ridurre il traffico di rete elaborando le query di database nel server prima di inviare i risultati al client. L'elaborazione è in genere più efficiente, soprattutto quando si lavora con set di dati di grandi dimensioni.
• Azure SQL Server: oltre ai vantaggi di SQL Server, offre scalabilità dinamica senza tempi di inattività, ottimizzazione intelligente, scalabilità e disponibilità globali, nessun costo hardware e meno amministrazione.

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