Ogni modello incluso in Access è un'applicazione di verifica completa che contiene tabelle, maschere, report, query, macro e relazioni predefinite. Questi modelli sono progettati per essere immediatamente utili all'inizio, in modo da poter creare un nuovo database basato su un modello e iniziare a essere rapidamente operativo. A volte però può essere necessario modificare il nuovo database, ad esempio per aggiungere o rinominare un campo o per modificare un report.

Questo articolo spiega come eseguire le modifiche più comuni da applicare a un database creato da un modello. Per informazioni più approfondite su specifiche aree, vedere i collegamenti agli articoli.

Per saperne di più

Nozioni di base su tabelle e campi

Quando si crea un database, i dati vengono archiviati in tabelle, ovvero in elenchi di righe e colonne basati su un argomento. Le informazioni di cui si vuole tenere traccia vengono memorizzate in campi, detti anche colonne. In una tabella Contatti, ad esempio, è possibile creare campi per Cognome, Nome, Numero di telefono e Indirizzo. Per una tabella Prodotti è possibile creare i campi Nome prodotto, ID prodotto e Prezzo.

È importante scegliere con attenzione i campi. Ad esempio, è in genere una buona idea creare un campo per archiviare un valore calcolato. Nella maggior parte dei casi, è Access calcolare il valore quando necessario. Quando si scelgono i campi, provare a archiviare le informazioni nelle parti utili più piccole. Ad esempio, invece di usare un nome completo in un unico campo, è consigliabile memorizzare separatamente il nome e il cognome. In generale, se è necessario creare report, ordinare, eseguire ricerche o eseguire un calcolo su un elemento di informazioni, è consigliabile inserire dati in un campo.

Per altre informazioni sulla progettazione di un database e sulla scelta dei campi, vedere l'articolo Nozioni fondamentali sulla progettazione di database.

Un campo ha determinate caratteristiche che definiscono. Ad esempio, ogni campo ha un nome che lo identifica in modo univoco all'interno di una tabella. Un campo ha anche un tipo di dati che viene scelto in modo da corrispondere alle informazioni da archiviare. Il tipo di dati determina i valori che è possibile archiviare e le operazioni che possono essere eseguite su tali valori, nonché la quantità di spazio di archiviazione da accantonare per ogni valore. A ogni campo è associato anche un gruppo di impostazioni denominate proprietà che definiscono le caratteristiche relative all'aspetto o al comportamento del campo. Ad esempio, la proprietà Format definisce il layout di visualizzazione di un campo, ovvero come deve essere visualizzato.

Inserire, aggiungere o creare un nuovo campo in una tabella

È possibile aggiungere facilmente un campo a una tabella in visualizzazione Foglio dati. Tuttavia, è anche possibile aggiungere un campo a una tabella in visualizzazione Struttura. In visualizzazione Foglio dati aggiungere il campo digitando alcuni dati nella cella sotto l'intestazione di colonna Fare clic per aggiungere. È anche possibile aggiungere un campo a una tabella in visualizzazione Struttura.

Per altre informazioni sull'aggiunta di un campo a una tabella in visualizzazione Foglio dati, vedere l'articolo Aggiungere o eliminare una colonna in un foglio dati.

Per altre informazioni sull'aggiunta di un campo a una tabella in visualizzazione Struttura, vedere l'articolo Creare una tabella e aggiungere campi.

Nota: Quando si aggiunge un nuovo campo a una tabella, il campo non viene aggiunto automaticamente alle maschere e ai report esistenti. Per visualizzare il campo in tali maschere e report, è necessario aggiungerlo manualmente.

Eliminare un campo da una tabella

Se possibile, è consigliabile evitare di eliminare un campo da un database generato da uno dei modelli forniti. È probabile che il campo sia utilizzato in altri oggetti di database, ad esempio maschere e report. Pertanto, l'eliminazione del campo creerà conseguenze quando si tenta di usare gli altri oggetti di database che usano il campo, in quanto gli oggetti di database non funzioneranno come previsto. Per il corretto funzionamento degli altri oggetti, sarà necessario rimuovere tutti i riferimenti al campo da tutti gli oggetti che lo utilizzano.

Quando si decide di eliminare un campo da un database generato da un modello, è possibile farlo in visualizzazione Foglio dati o Struttura. Tenere presente che se altri oggetti di database fanno riferimento al campo eliminato, è necessario modificare tali altri oggetti per rimuovere il riferimento. Ad esempio, se un report include un controllo associato al campo eliminato e si esegue il report, viene visualizzato un messaggio di errore perché Access non riesce a trovare i dati per il campo.

Quando si elimina un campo, vengono eliminate definitivamente tutte le informazioni archiviate nel campo. Per questo motivo, è consigliabile prestare attenzione quando si eliminano i campi ed è consigliabile creare una copia di backup del database prima di eliminare il campo.

Prima di poter eliminare un campo, è necessario assicurarsi che non partecipi alle relazioni tra tabelle. Se si prova a eliminare un campo per cui esistono relazioni, access avvisa che è necessario prima eliminare le relazioni.

Per istruzioni dettagliate su come eliminare una relazione tra tabelle, vedere l'articolo Creare, modificare o eliminare una relazione.

Per istruzioni dettagliate su come eliminare campi dalle tabelle, vedere l'articolo Eliminare un campo.

Rinominare un campo o una tabella

Se possibile, è consigliabile evitare di rinominare un campo o una tabella in un database generato da uno dei modelli forniti. È probabile che il campo o la tabella sia utilizzata in altri oggetti di database, ad esempio maschere e report. Pertanto, la ridenominazione del campo o della tabella può avere conseguenze quando si prova a usare gli altri oggetti di database che usano il campo o la tabella. Gli altri oggetti potrebbero non funzionare come previsto se fanno ancora riferimento al nome precedente. Per il corretto funzionamento degli altri oggetti, è necessario modificare il nome precedente con il nuovo nome. Se la casella di controllo Esegui correzione automatica nome è selezionata nella categoria Database corrente della finestra di dialogo Opzioni di Access, la maggior parte di queste operazioni verrà eseguita automaticamente.

È possibile modificare il testo visualizzato in un'intestazione di colonna in visualizzazione Foglio dati. È possibile farlo senza dover rinominare il campo. Se si vuole modificare solo il testo nell'intestazione di colonna e non si vuole rinominare il campo, vedere la sezione Modificare il testo visualizzato nell'intestazione di colonna.

Se necessario, è possibile rinominare una tabella nel riquadro di spostamento oppure un campo in visualizzazione Foglio dati o Struttura. Prima di procedere, è consigliabile attivare l'opzione Correzione automatica nome, se non è già attivata.

Attivare l'opzione Correzione automatica nome

Quando si rinomina un oggetto di database, ad esempio un campo, una tabella, una maschera o un report, in genere si vuole che la modifica del nome sia propagata in tutto il database. In caso contrario, gli oggetti che fanno riferimento al nome precedente non funzionano come previsto. Access include la caratteristica Correzione automatica nome, che consente di propagare le modifiche al nome. Per impostazione predefinita, correzione automatica nome è attivata per tutti i nuovi database di Access. Se invece è disattivata, è possibile eseguire le operazioni seguenti per attivarla.

Attivare l'opzione Correzione automatica nome

  1. Fare clic su File > Opzioni

  2. Nel riquadro sinistro della finestra di dialogo Opzioni di Access fare clic su Database corrente.

  3. In Opzioni correzione automaticanome selezionare la casella di controllo Tieni traccia delle informazioni di correzione automatica nome e quindi selezionare la casella di controllo Esegui correzione automatica nome.

  4. Se si vuole mantenere una tabella in cui vengono registrate le modifiche eseguite da Correzione automatica nome, selezionare la casella di controllo Registra modifiche di Correzione automatica nome.

  5. Fare clic su OK.

  6. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

Nota: La caratteristica Correzione automatica nome non è uguale alla caratteristica Correzione automatica. La caratteristica Correzione automatica nome corregge i riferimenti tra gli oggetti. La caratteristica Correzione automatica corregge parole o frasi con errori di ortografia frequenti.

Rinominare un campo in visualizzazione Foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella in cui si vuole rinominare il campo.

    La tabella viene aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione di colonna per il campo che si desidera rinominare e quindi scegliere Rinomina campo dal menu di scelta rapida.

  3. Digitare il nuovo nome per il campo e quindi premere INVIO.

Rinominare un campo in visualizzazione Struttura

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella in cui si desidera rinominare il campo e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic sulla cella nella colonna Nome campo per il campo che si vuole rinominare.

    Suggerimento: Per selezionare l'intero nome del campo, posizionare il puntatore del mouse a sinistra del primo carattere del nome finché non assume la forma di una freccia, quindi fare clic.

  3. Modificare il testo per rinominare il campo.

  4. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

Rinominare una tabella

È possibile rinominare una tabella e la maggior parte degli altri oggetti di database direttamente dal riquadro di spostamento.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella da rinominare e quindi scegliere Rinomina dal menu di scelta rapida.

    Nota: Prima di poterla rinominare, è necessario chiudere tutti gli oggetti aperti che fanno riferimento alla tabella.

  2. Digitare il nuovo nome e quindi premere INVIO.

  3. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

Modificare il testo visualizzato in un'intestazione di colonna

Una didascalia è un titolo o un'intestazione che è possibile assegnare a un campo impostando la proprietà Caption del campo. La didascalia è indipendente dal nome del campo, ovvero ogni campo ha un nome di campo e può anche avere una didascalia. È ad esempio possibile impostare il nome del campo su una sola parola senza spazi incorporati. È quindi possibile usare la proprietà Caption per creare un nome più descrittivo che includa gli spazi. Access visualizza la didascalia al posto del nome del campo in visualizzazione Foglio dati e in etichette e intestazioni in query, maschere e report.

Se non si specifica il testo per la proprietà Didascalia, il nome del campo viene usato per impostazione predefinita.

Se si vuole modificare il nome visualizzato nell'intestazione di una colonna in visualizzazione Foglio dati, è possibile farlo senza modificare il nome del campo impostando la proprietà Didascalia del campo. Per modificare la proprietà Caption di un campo, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella in cui si vuole modificare la didascalia e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic sulla cella della colonna Nome campo per il campo di cui si desidera impostare la proprietà Didascalia.

  3. Nella sezione inferiore, in Proprietà campo,nella scheda Generale, fare clic su Didascalia.

  4. Digitare una nuova didascalia per il campo.

  5. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

Alla successiva apertura della tabella in visualizzazione Foglio dati, nell'intestazione di colonna comparirà la didascalia anziché il nome del campo.

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Aggiungere un campo a una maschera o a un report

Quando si crea un database basato su un modello, il database conterrà una serie di maschere e report predefiniti e predefiniti che è possibile usare immediatamente. Potrebbe essere necessario, tuttavia, aggiungere un campo aggiuntivo a una maschera o a un report. Quando si aggiunge un campo a una maschera o a un report, si crea un cosiddetto controllo.

I controlli sono oggetti che visualizzano dati, eseguono azioni e permettono di visualizzare e usare informazioni che migliorano l'interfaccia utente, ad esempio etichette e immagini. I controlli possono essere associati, non associati e calcolati.

Per un elenco completo dei tipi di controlli che è possibile usare in maschere e report, vedere l'articolo Introduzione ai controlli.

Aggiungere un campo a una maschera o a un report in visualizzazione Layout

Dopo aver creato una maschera o un report, è possibile ottimizzarne con facilità la struttura lavorando in visualizzazione Layout. Usando i dati reali come guida, è possibile regolare la larghezza dei campi e ridisporre i campi. È possibile posizionare i nuovi campi nella maschera o nel report e impostare le proprietà della maschera o del report e dei relativi controlli.

Per passare alla visualizzazione Layout, nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report e quindi scegliere Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida. In alternativa, è possibile fare clic sul pulsante Visualizzazione Layout sulla barra di stato di Access oppure fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento della maschera o del report e quindi scegliere Visualizzazione Layout dal menu di scelta rapida.

Aprire la finestra delle proprietà

  • Nel gruppo Strumenti della scheda Progettazione fare clic su Finestra delle proprietà.

    Scelta rapida da tastiera Premere F4.

È possibile usare il riquadro Elenco campi per aggiungere campi dalla tabella o dalla query sottostante alla struttura. Per visualizzare il riquadro Elenco campi, nel gruppo Controlli della scheda Formato fare clic su Aggiungi campi esistenti. È quindi possibile trascinare i campi direttamente dal riquadro Elenco campi nella struttura.

Visualizzare il riquadro Elenco campi

  • Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Aggiungi campi esistenti.

Aggiungere un campo dal riquadro Elenco campi

  • Per aggiungere un singolo campo, trascinarlo dal riquadro Elenco campi alla sezione in cui si vuole visualizzarlo nella maschera o nel report.

  • Per aggiungere contemporaneamente diversi campi, tenere premuto CTRL e fare clic sui campi desiderati. Trascinare i campi selezionati nella maschera o nel report.

Quando si rilasciano i campi in una sezione, Access crea un controllo casella di testo associato per ogni campo e inserisce automaticamente un controllo etichetta accanto a ogni campo.

Per altre informazioni su maschere e report, vedere gli articoli Aggiungere un campo a una maschera o a un report,Creare una maschera in Accesse Creare un report semplice.

Aggiungere un campo per l'archiviazione di documenti, file o immagini

È possibile usare Access per aggiungere un campo con il tipo di dati Allegato per archiviare uno o più documenti, file o immagini. È possibile usare un campo degli allegati per archiviare più file in un unico campo. In questo campo è persino possibile archiviare più tipi di file. In un database per i candidati per un lavoro, ad esempio, è possibile allegare uno o più curriculum, oltre a una foto, al record di ogni contatto.

Aggiungere un campo degli allegati a una tabella

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella a cui si vuole aggiungere il campo e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione Struttura.

  2. Nella colonna Nome campo fare clic sulla prima riga vuota e digitare un nome per il nuovo campo.

  3. Fare clic sulla cella adiacente nella colonna Tipo di dati e quindi selezionare Allegato nell'elenco.

  4. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

    Access potrebbe visualizzare un messaggio che indica che non è possibile annullare le modifiche dopo aver salvato la tabella. Questo significa che non è possibile convertire il campo in un altro tipo di dati, ma è possibile eliminare il campo se si pensa di aver commesso un errore.

  5. Fare clic su Sì per confermare la modifica.

Dopo aver aggiunto il campo Allegato alla tabella, è possibile usare la finestra di dialogo Allegati per aggiungere documenti, file o immagini a un record.

Aggiungere un allegato a un campo

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella a cui si vuole aggiungere l'allegato.

    La tabella viene aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Nella tabella fare doppio clic sul campo degli allegati.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Allegati.

  3. Fare clic su Aggiungi.

    Verrà visualizzata la finestra di dialogo Scegli file.

  4. Usare l'elenco Cerca in per passare al file o ai file da allegare al record, selezionare il file o i file e quindi fare clic su Apri.

    Si noti che è possibile selezionare più file di qualsiasi tipo di dati supportato.

  5. Nella finestra di dialogo Allegati fare clic su OK per aggiungere i file alla tabella.

    Access aggiunge i file al campo e incrementa di conseguenza il numero che indica gli allegati.

  6. Ripetere questi passaggi per aggiungere i file desiderati al campo corrente o ad altri campi della tabella.

Per altre informazioni sui campi degli allegati, vedere l'articolo Allegare file ed elementi grafici ai record del database.

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Modificare la modalità di utilizzo di un campo

È possibile personalizzare l'aspetto di un campo quando viene visualizzato. Ad esempio, è possibile impostare i formati di visualizzazione da usare in tutto il database, ad esempio in maschere e report, o quando una tabella viene aperta in visualizzazione Foglio dati. Per impostare un formato di visualizzazione, impostare la proprietà Format di un campo. La proprietà Format del campo viene quindi ereditata automaticamente dalle nuove maschere e report creati dall'utente.

Impostare il formato di visualizzazione in visualizzazione Foglio dati

  1. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella che contiene il campo di cui si vuole impostare il formato.
    La tabella viene aperta in visualizzazione Foglio dati.

  2. Fare clic sul campo di cui si vuole impostare il formato di visualizzazione.

  3. Nel gruppo Formattazione della scheda Campi fare clic sulla freccia nell'elenco a discesa accanto a Formatoe quindi selezionare un formato.

    Il campo viene visualizzato con il nuovo formato di visualizzazione.

Impostare il formato di visualizzazione in visualizzazione Struttura

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che contiene il campo di cui si vuole modificare il formato di visualizzazione e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

    La tabella viene aperta in visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic sul campo di cui si vuole impostare il formato di visualizzazione.

  3. In Proprietà campofare clic sulla casella Formato nella scheda Generale.

  4. Fare clic sull'elenco a discesa e selezionare un formato di visualizzazione.

  5. Per salvare le modifiche, fare clic su Salva sulla barra di accesso rapido.

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