Ordinare i record in base a valori di testo, numerici o di data

L'ordinamento dei dati può svolgere un ruolo importante per rendere efficace e facile l'uso di un report o di una maschera. Ad esempio, un catalogo di prodotti che elenca i prodotti in ordine alfabetico o in base al prezzo unitario è molto più semplice da usare rispetto a uno che elenca gli articoli in ordine casuale.

In questo argomento viene illustrato come ordinare i record durante la visualizzazione e la progettazione di una tabella, una query, una maschera o un report.

Contenuto dell'articolo

• Introduzione
• Ordinare i record in una visualizzazione
• Rimuovere un ordinamento
• Salvare un ordinamento con un oggetto

Introduzione

È possibile ordinare i record in una tabella, una query, una maschera o un report in uno o più campi. Con un lavoro di progettazione minimo, è possibile scegliere il criterio di ordinamento dei record insieme agli utenti della maschera o del report.

Ad esempio, quando si progetta il report del catalogo prodotti, è possibile scegliere di elencare i prodotti in ordine alfabetico. L'ordine scelto quando si progetta un oggetto diventa l'ordinamento predefinito dell'oggetto. Tuttavia, durante la visualizzazione della query o del report, ogni utente può ordinare i record come preferisce, ad esempio per prezzo o per fornitore.

È possibile ottimizzare i risultati ordinando i record in più campi. Quando si esegue l'ordinamento in base a più campi, è importante identificare i cosiddetti campi di ordinamento più esterno e più interno. Designare i campi appropriati come campi di ordinamento interno ed esterno è necessario per ottenere i risultati desiderati. Si supponga, ad esempio, di voler ordinare la tabella Contatti nei campi Nome e Cognome. Se si vuole che i nomi siano ordinati dalla A alla Z (o dalla Z alla A) all'interno di ogni cognome, Nome è il campo più interno. Se invece si vuole che i cognomi siano ordinati all'interno di ogni nome, Cognome è il campo più interno. In altre parole, i record vengono ordinati prima (più esternamente) nel campo Cognome e poi (più internamente) nel campo Nome.

1. Cognome è il campo più esterno e Nome è il campo più interno

2. Nome è il campo più esterno e Cognome è il campo più interno

Quando si applicano gli ordinamenti, i numeri, il testo e i caratteri speciali vengono ordinati in base alla lingua selezionata e alle impostazioni internazionali del computer. Se le impostazioni di lingua e opzioni internazionali specificate nella finestra di dialogo Opzioni di Access non corrispondono a quelle specificate nel Pannello di controllo, è possibile che gli ordinamenti risultanti non corrispondano alle proprie aspettative.

Rivedere o modificare la lingua o l'area geografica predefinita

Per rivedere le impostazioni della lingua in Access, fare clic suOpzionifile>. Nella scheda Generale in Creazione di database rivedere o modificare il valore nella casella di riepilogo Nuovo ordinamento database. Impostare l'opzione su Generale se si vuole usare una di queste lingue: afrikaans, albanese, arabo, basco, bulgaro, bielorusso, catalano, olandese, inglese, fær øer, farsi, tedesco-standard, greco, ebraico, hindi, indonesiano, italiano, malese, portoghese, russo, serbo, swahili e urdu. Si noti che questa impostazione interessa solo i nuovi database. Per applicare questa impostazione a un database esistente , compattare prima il database.

Per compattare il database:

• Fare clic su Strumenti> databasee Ripristina database.

Per rivedere le impostazioni internazionali per il computer, vedere Modificare le impostazioni internazionali di Windows per modificare l'aspetto di alcuni tipi di dati.

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Ordinare i record in una visualizzazione

Ordinare un report

Ordinare una tabella, una query o una maschera

Ordinare un report

1. Aprire un report in visualizzazione Layout o Struttura.

2. Se il riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale non è aperto, nel gruppo Raggruppamento & Totali (nella scheda Formato in visualizzazione Layout o nella scheda Progettazione in visualizzazione Struttura) fare clic su Raggruppa & Ordina.

3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

   • Se il rapporto non è né raggruppato né ordinato, fare clic su Aggiungi un gruppo nel riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale e quindi selezionare il campo di ordinamento più esterno. Fare clic sulla seconda freccia a discesa e scegliere come ordinare i valori. Fare clic su Altro, quindi fare clic sulla freccia a destra di con una sezione di intestazione e selezionare senza una sezione di intestazione. Ripetere questi passaggi per ogni campo di ordinamento, con il campo di ordinamento più interno visualizzato nella parte inferiore.
   • Se il report è già raggruppato o ordinato, esaminare i livelli esistenti e apportare le modifiche con attenzione. Per modificare un campo, usare la prima freccia a discesa. Per modificare l'ordine, fare clic sulla seconda freccia a discesa. Per modificare un livello di raggruppamento in un livello di solo ordinamento, modificare con una sezione di intestazione in senza una sezione di intestazione.

Ordinare una tabella, una query o una maschera

1. Identificare i campi in base ai quali eseguire l'ordinamento. Per ordinare in base a due o più campi, identificare i campi che fungeranno da campi di ordinamento più interno e più esterno.

2. Fare clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della colonna o del controllo corrispondente al campo più interno e quindi scegliere uno dei comandi di ordinamento. I comandi variano in base al tipo di dati nel campo selezionato.

   Nota

   Quando si ordinano i dati per un campo con tipo Sì/No, il valore "Sì", "Vero" o "Attivato" viene considerato "Selezionato" e il valore "No", "Falso" o "Disattivato" viene considerato "Cancellato". La visualizzazione predefinita per questo tipo di campo è una casella di controllo, ma è possibile impostarla in modo che venga visualizzata come casella di testo o casella combinata. Se si modifica la visualizzazione di questo tipo di campo in casella di testo o casella combinata, l'ordinamento viene comunque eseguito come "Selezionato" o "Deselezionato".

   
   Numero, valuta, numerazione automatica
   Testo breve (testo), Testo lungo (memo), Collegamento ipertestuale
   Sì/No
   Data/Ora

3. Ripetere il passaggio precedente per ogni campo di ordinamento terminando con il campo di ordinamento più esterno.
   I record vengono ridisposti in base all'ordinamento.

   Nota

   Se un campo di testo contiene stringhe di lunghezza Null e zero, se disposti in ordine crescente, vengono elencati per primi i record con valori Null, quindi i record con stringhe di lunghezza zero e infine i record con valori non vuoti.

   Informazioni su come gestire caratteri speciali, spazi iniziali e valori negativi durante l'ordinamento
   Se un valore in un campo inizia con un carattere speciale, ad esempio un trattino, una parentesi o un altro simbolo, si osserverà il comportamento seguente durante l'ordinamento crescente:

   • I valori che iniziano con uno spazio verranno visualizzati prima dei valori alfanumerici.
   • I valori racchiusi tra virgolette seguono quelli che iniziano con uno spazio ma precedono i valori alfanumerici.
   • I valori che iniziano con il segno meno (-) precedono quelli che iniziano con il segno più (+).
   • Per tutti gli altri simboli, l'ordine viene determinato osservando i codici dei caratteri ASCII. Ad esempio, il codice per il simbolo del dollaro ($) è 36 e il codice per il segno di uguale (=) è 61, quindi i valori che iniziano con $ verranno visualizzati prima di quelli che iniziano con =.
     Per ignorare questo ordine, è possibile scegliere di ignorare il primo carattere di tutti i valori nel campo. Questa tecnica funziona se i valori nel campo iniziano sempre con un singolo carattere speciale, ad esempio un segno meno, o con lo stesso numero di caratteri speciali. In questo modo si sa quanti caratteri ignorare. Per informazioni dettagliate su come ordinare in base a valori parziali, vedere l'articolo Ordinare i record in base a valori parziali in un campo. Se il numero di caratteri da ignorare varia, è possibile specificare un ordinamento personalizzato. Per informazioni dettagliate, vedere l'articolo Ordinare i record in ordine personalizzato.

Tenere presente che non è possibile rimuovere un ordinamento da un solo campo. Per rimuovere l'ordinamento da tutti i campi di ordinamento, nel gruppo Ordina & filtro della scheda Home fare clic su Cancella tutti i tipi e quindi applicare l'ordinamento desiderato.

Altri scenari di ordinamento 

Quando si usano i comandi di ordinamento, per determinare l'ordine dei record vengono usati il tipo di dati del campo e i valori completi di ogni campo. Ma cosa succede se si vuole che i valori di testo, ad esempio lunedì, martedì e così via, siano ordinati in ordine personalizzato e non in ordine alfabetico? Oppure si vuole ordinare un campo di testo che contiene indirizzi IP? Se i comandi di ordinamento non soddisfano le esigenze di ordinamento, vedere gli argomenti seguenti:

• Ordinare i record in base a valori parziali in un campo Si vogliono ordinare i record in base ai primi o agli ultimi caratteri di un campo? Se si ha familiarità con la scrittura di espressioni semplici, vedere questo argomento che spiega come usare le espressioni per estrarre valori parziali.
• Ordinare i record con distinzione tra maiuscole e minuscole Access ignora la combinazione di maiuscole e minuscole per i valori di testo. Ad esempio, i valori smith e smith verranno trattati esattamente come uguali e non sarà possibile controllare quale verrà visualizzato per primo. Vedere questo argomento se si vuole eseguire l'ordinamento con distinzione tra maiuscole e minuscole.
• Ordinare i record in base a valori numerici archiviati in un campo di testo I record vengono visualizzati in base alle singole cifre e non in base al valore numerico? Se, ad esempio, i record con valori 11 e 121 compaiono prima dei record con valori 2 o 25, vedere questo articolo.
• Ordinare i record in base a un ordine personalizzato Se si vogliono ordinare determinati valori, ad esempio i nomi dei giorni (lunedì, martedì e così via) o i titoli dei dipendenti (direttore, direttore) in un ordine significativo, vedere questo articolo.
• Ordinare gli indirizzi IP Un campo in cui vengono archiviati gli indirizzi IP contiene più numeri e punti (.), pertanto un semplice ordinamento numerico o di testo non funzionerà per gli indirizzi IP. Per informazioni su come ordinare gli indirizzi IP, vedere questo argomento.

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Rimuovere un ordinamento

• Per rimuovere un ordinamento da una tabella, una query o una maschera, nel gruppo Ordina & filtro della scheda Home fare clic su Cancella tutti gli ordinamenti.
  L'ordinamento verrà rimosso da tutti i campi della visualizzazione.
• Per rimuovere un ordinamento da un report, aprire il riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale facendo clic su Raggruppa & Ordina nel gruppo Raggruppamento & Totali (nella scheda Formato in visualizzazione Layout, nella scheda Progettazione in visualizzazione Struttura). Quindi, fare clic sul livello di ordinamento che si desidera rimuovere e fare clic su Elimina. Una voce corrispondente a un campo di ordinamento inizierà con la parola Ordina per. Evitare di eliminare le voci che iniziano con Raggruppa per, perché ciò modificherebbe la struttura del report.

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Salvare un ordinamento con un oggetto

L'ultimo ordinamento applicato viene salvato automaticamente con la tabella, la query, la maschera o il report. Se si vuole che venga applicato automaticamente alla successiva apertura dell'oggetto, verificare che la proprietà OrderByOnLoad dell'oggetto sia impostata su Sì.

Poiché l'ultimo ordinamento applicato cambierà di volta in volta, è possibile definire un ordinamento permanente (o predefinito). È possibile specificare un ordinamento predefinito per una query o un report. Un aspetto importante da notare è che, sebbene l'ordinamento predefinito non venga sovrascritto dall'ordinamento corrente o dall'ultimo ordine salvato, diventa effettivo solo quando l'ordinamento corrente o l'ultimo ordine salvato viene rimosso dalla visualizzazione.

• Per definire un ordinamento predefinito per una query, aprirla in visualizzazione Struttura. Aggiungere i campi di ordinamento alla griglia di struttura e specificare l'ordine desiderato nella riga Ordina .
• Per definire un ordinamento predefinito per il rapporto, usare il riquadro Raggruppamento, ordinamento e totale in visualizzazione Layout o Struttura. Per informazioni dettagliate, vedere la sezione Ordinare un report.

Per visualizzare i record ordinati secondo l'ordinamento predefinito, nel gruppo Ordina & filtro della scheda Home fare clic su Cancella tutti i dati. In questo modo il filtro corrente o l'ultimo salvato viene rimosso dalla visualizzazione e viene possibile visualizzare i record nell'ordine predefinito.

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