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Per rispettare normative di business o requisiti di conformità, è possibile applicare un blocco al contenuto dei siti per un certo periodo di tempo, ad esempio un determinato numero di giorni, mesi o anni. Ad esempio, può essere necessario bloccare tutti i documenti presenti nel sito del Reparto vendite per 7 anni.
Si può scegliere se il periodo di tempo inizia dalla creazione del documento o dall'ultima modifica apportata da un utente. Inoltre, il blocco può includere una query di ricerca per limitare il contenuto bloccato. Ad esempio, per includere solo i documenti correlati a un cliente specifico si può usare il nome del cliente come parola chiave nella query di ricerca per il blocco.
Quando si applica un blocco al contenuto, gli utenti possono continuare a modificare i documenti normalmente perché il blocco viene applicato sul posto, ovvero nella posizione originale. Il blocco assicura che venga conservata una copia del contenuto, senza impedirne l'uso da parte degli utenti.
Un blocco sul posto con scadenza funziona come un blocco sul posto di eDiscovery, tranne per il fatto che un blocco sul posto con scadenza consente di specificare un periodo di tempo, mentre in eDiscovery il blocco sul posto ha una durata indefinita e rimane attivo finché non viene rimosso, e per il fatto che non è necessario creare un sito di casi di eDiscovery o un set eDiscovery.
Per creare e gestire blocchi usando un Centro criteri di blocco sul posto.
Come funziona un blocco sul posto
Quando si applica un blocco a un sito, il contenuto del sito rimane nella posizione originale. Gli utenti possono continuare a usare i documenti, ma una copia del contenuto verrà mantenuta nello stato in cui si trovava al momento dell'applicazione del blocco. Oltre al contenuto esistente, tutto il contenuto che viene creato o aggiunto al sito dopo l'applicazione del blocco verrà mantenuto il caso di eliminazione del contenuto. Con un blocco sul posto, gli utenti non devono necessariamente essere a conoscenza del blocco applicato al contenuto.
Un blocco sul posto viene applicato a livello di sito. Quando si applica un blocco a un sito, viene creata una raccolta di archiviazione, se non ne esiste già una. Questa raccolta non è accessibile alla maggior parte degli utenti perché è visibile solo ai proprietari della raccolta siti.
Se un utente prova a modificare o eliminare contenuto in un sito a cui è applicato un blocco, viene innanzitutto verificato se il contenuto è stato modificato dall'applicazione del blocco. Se si tratta della prima modifica da quando è stato applicato il blocco, il contenuto viene copiato nella raccolta di archiviazione prima di consentire all'utente di modificare o eliminare il contenuto originale. Tenere presente che nella raccolta di archiviazione può essere copiato qualsiasi contenuto, anche se non corrisponde al filtro della query usata dal blocco.
Un processo timer pulisce quindi la raccolta di archiviazione. Il processo timer viene eseguito periodicamente e confronta tutto il contenuto della raccolta di archiviazione con i filtri usati dal blocco nel sito. A meno che il contenuto non corrisponda ad almeno uno dei filtri, il processo timer elimina il contenuto dalla raccolta di archiviazione. Ad esempio, se a un sito viene applicato un singolo blocco che mantiene il contenuto per sette anni dalla data di creazione, tutto il contenuto risalente a più di sette anni prima verrà eliminato dalla raccolta di archiviazione. È anche possibile applicare più blocchi a un sito, ad esempio nel caso di un documento oggetto di un blocco a fini giudiziari per eDiscovery e di un blocco con scadenza di sette anni in base alle normative di settore. Il contenuto viene mantenuto in base al blocco con durata più lunga.
La durata di un blocco con scadenza inizia il giorno della creazione o dell'ultima modifica al documento e non dal momento della creazione del blocco.
Un blocco sul posto consente usare lo spazio di archiviazione in modo efficiente, soprattutto in presenza di un numero elevato di documenti e quando solo alcuni di essi vengono modificati, perché il contenuto non modificato non viene copiato nella raccolta di archiviazione.
Contenuto del sito a cui è possibile applicare un blocco
Un blocco sul posto con scadenza include il contenuto seguente:
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Documenti, tra cui:
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Versioni dei documenti, se è attivato il controllo delle versioni. Per altre informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.
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Documenti in un set di documenti.
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Voci di elenco (incluso il contenuto di blog e wiki)
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Pagine
Un blocco sul posto con scadenza non include il contenuto seguente:
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Set di documenti (la cartella stessa)
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Pagine master e layout di pagina
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Blocchi appunti di OneNote
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Elementi del flusso di lavoro
Come funziona un blocco sul posto con controllo delle versioni
Con un blocco sul posto con scadenza non vengono mantenute automaticamente tutte le versioni di un documento in un sito. A questo scopo, è necessario attivare il controllo delle versioni per le raccolte documenti del sito. Per altre informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.
Se un documento viene eliminato da un sito a cui è applicato un blocco ed è attivo il controllo delle versioni, verranno mantenute tutte le versioni del documento eliminato.
Se il controllo delle versioni dei documenti non è attivato e a un elemento viene applicato un blocco più volte, viene mantenuta la versione corrente al momento dell'applicazione dei singoli blocchi. Se ad esempio la versione 27 di un documento è la più recente quando viene applicato il blocco al sito per la prima volta e la versione 51 è la più recente quando il blocco viene applicato la seconda volta, vengono mantenute le versioni 27 e 51.
Come detto in precedenza, se viene applicato un blocco a un sito, tutto il contenuto che viene creato o aggiunto al sito dopo l'applicazione del blocco verrà mantenuto il caso di eliminazione.
Applicazione di filtri a un blocco sul posto
Quando si crea un blocco sul posto, è anche possibile specificare una query per filtrare il contenuto che si vuole includere. Ad esempio, puoi scegliere di includere solo contenuto contenente parole chiave specifiche. Per altre informazioni, Vedi ricerca e uso di parole chiave nel centro eDiscovery : questo argomento si applica anche alle stive sul posto.
Disattivazione di un blocco con scadenza
È possibile rilasciare un blocco con scadenza in qualsiasi momento, anche prima del termine del periodo di tempo specificato. A questo scopo, è sufficiente disattivare il blocco.
Si noti che non è possibile eliminare un criterio di blocco con scadenza mentre il blocco è ancora attivo. Per eliminare un criterio di blocco, è necessario prima disabilitare il blocco.
Dopo la disabilitazione di un blocco, tutti gli elementi soggetti a quel blocco nella raccolta di archiviazione sono idonei per il processo di pulizia standard descritto in precedenza. Questo però non significa che gli elementi non più soggetti al blocco vengano eliminati immediatamente dalla raccolta di archiviazione. Vi rimarranno fino quando il processo timer non eseguirà la pulizia della raccolta.
Interazione tra criteri di blocco sul posto e criteri di eliminazione dei documenti
I criteri di blocco sul posto con scadenza assicurano che tutto il contenuto venga conservato per un determinato periodo di tempo, mentre i criteri di eliminazione dei documenti garantiscono l'eliminazione di tutto il contenuto dopo un certo periodo di tempo.
Se è necessario conservare documenti per un determinato periodo di tempo, è possibile usare criteri di blocco sul posto unitamente a criteri di eliminazione. È ad esempio possibile bloccare i documenti per sette anni dopo l'ultima modifica e quindi configurare un criterio di eliminazione che li elimina sette anni dopo l'ultima modifica.
Il contenuto a cui è applicato un blocco verrà comunque mantenuto nella raccolta di archiviazione anche se un criterio di eliminazione dei documenti ne prevede l'eliminazione. Se ad esempio un criterio di blocco sul posto con scadenza mantiene il contenuto per due anni, ma un criterio di eliminazione dei documenti ne prevede l'eliminazione dopo un anno, tutto il contenuto eliminato viene comunque mantenuto.
Per altre informazioni, vedere Panoramica dei criteri di eliminazione dei documenti in SharePoint Server 2016.
Autorizzazioni
Ai membri del team di conformità che useranno il Centro criteri di blocco sul posto è necessario assegnare autorizzazioni sia per il centro criteri che per le raccolte siti a cui verranno applicati i criteri. È consigliabile:
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Creare un gruppo di sicurezza che contenga tutti gli utenti del Centro criteri di blocco sul posto, che nella maggior parte dei casi corrisponde al team di conformità.
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Nel Centro criteri di blocco sul posto aggiungere il gruppo di sicurezza al gruppo dei proprietari della raccolta siti.
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In ogni raccolta siti a cui assegnare criteri di blocco sul posto aggiungere il gruppo di sicurezza al gruppo dei proprietari della raccolta siti.
