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Pianificare una riunione in Teams

Il calendario di Teams è collegato al calendario di Exchange. Ciò significa che quando si pianifica una riunione in Outlook, questa verrà visualizzata in Teams e viceversa.

Ogni riunione pianificata in Teams viene automaticamente trasformata in una riunione online. Pianificazione da Outlook Informazioni su come aggiungere Teams alla riunione di Outlook.

Pianificare una riunione

Ci sono diversi modi per pianificare una riunione in Teams:

  • Selezionare Pianifica una riunione Pulsante Pianifica una riunione in una chat, sotto la casella di composizione dei messaggi, per prenotare una riunione con le persone presenti nella chat.

  • Passare a Calendario Pulsante Riunioni sul lato sinistro dell'app e selezionare Nuova riunione nell'angolo in alto a destra.

  • Selezionare un intervallo di tempo nel calendario. Verrà aperto un modulo di pianificazione.

Nel modulo di pianificazione è possibile assegnare un titolo alla riunione, invitare altre persone e aggiungere dettagli sulla riunione. Usare Assistente Pianificazione per trovare un'ora adatta per tutti partecipanti.

Scheda Assistente pianificazione nel modulo di pianificazione delle nuove riunioni di Teams.

Dopo aver completato la compilazione dei dettagli, selezionare Salva. In questo modo il modulo di pianificazione verrà chiuso e verrà inviato un invito alla posta in arrivo di Outlook di tutti i partecipanti.

Invitare gli utenti esterni all'organizzazione 

Teams consente di invitare gli utenti esterni all'organizzazione, anche se non hanno una licenza di Teams. Per invitarli, è necessario l'indirizzo di posta elettronica completo.

  1. Passare dove è indicato Aggiungi partecipanti obbligatori. Per i partecipanti facoltativi, selezionare invece Facoltativo.

  2. Digitare l'indirizzo di posta elettronica dell'utente, ad esempio luca@example.com

  3. Selezionare Invita. L'utente riceverà un'email con il collegamento per la riunione.

Creare una riunione di canale

  1. Selezionare Nuova riunione.

  2. Digitare il nome di un canale dove è indicato Aggiungi canale, nei campi data e ora.

Aggiungere un canale a una riunione di Teams.

Una volta inviato l'invito, non è possibile modificare o aggiungere canali. Sarà necessario inviare un nuovo invito con i canali aggiornati.

Note: 

  • Quando si fa una riunione in un canale, tutti i membri del team potranno vederla e parteciparvi in quel canale.

  • Questa caratteristica non è disponibile nei canali privati.

Dopo aver aggiunto le persone desiderate, selezionare Assistente pianificazione individuare l'orario migliore.

Se si tratta di una riunione ricorrente, aprire il menu a discesa accanto a Non si ripete (subito sotto la data). Scegliere la frequenza della riunione dalle opzioni predefinite oppure selezionare Personalizzato per creare una frequenza personale.

Modificare la visualizzazione del calendario

Per impostazione predefinita verrà visualizzata la settimana lavorativa, ma puoi modificarla dal menu a discesa in alto a destra del calendario. Le opzioni di visualizzazione correnti sono le seguenti:

  • Giorno è una visualizzazione Agenda focalizzata su un giorno alla volta.

  • Settimana lavorativa mostra i giorni da lunedì a venerdì.

  • Settimana mostra la settimana intera.

Nell’angolo in alto a sinistra sono visibili il mese e l’anno. Selezionare il mese per cambiare la visualizzazione del calendario a qualsiasi data, sia passata sia futura. Selezionare le frecce accanto al mese per scorrere i giorni o le settimane, a seconda della visualizzazione calendario.

Selezionare Oggi per tornare alla data corrente.

Nota: Il calendario mostra tutto ciò che è stato pianificato in Teams, Exchange o Outlook.

Fare clic con il pulsante destro del mouse per visualizzare altre opzioni

Fare clic con il pulsante destro del mouse su un evento nel calendario per confermare la partecipazione, rimuoverlo se è stato annullato oppure aprire l'invito per visualizzare i dettagli della riunione. Se l'evento è una riunione di Teams, saranno disponibili anche le opzioni Partecipa online e Chatta con i partecipanti.

Menu di scelta rapida di un evento del calendario in Teams.

Le riunioni di Teams mostreranno un pulsante Partecipa su un evento del calendario cinque minuti prima dell'inizio di una riunione. Quando un utente entrerà nella riunione, l'evento cambierà colore per indicare che c'è qualcuno online.

Selezionare Partecipa per aprire la finestra delle impostazioni riunione e confermare le impostazioni preferite per la videocamera e il microfono prima di partecipare alla riunione online.

Nota: Se il calendario contiene riunioni sovrapposte, il pulsante Partecipa non è disponibile. È comunque possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sull'evento e scegliere Partecipa online.

Per pianificare una riunione, passare a Calendario Pulsante Riunioni nella parte inferiore dell'app e quindi scegliere Pianifica una riunione Pulsante Pianifica una riunione in altro a destra.

Passare a Aggiungi partecipanti Pulsante Aggiungi persone al team e selezionare le persone che si vogliono invitare.

Passare quindi a Condividi in un canale:

  • Se si vuole tenere la riunione in un canale, selezionare il canale appropriato.

  • In caso contrario, non inserire il dato.

Nota: Quando si tiene una riunione in un canale, le persone potranno vederla e parteciparvi in quel canale.

Quindi, impostare gli orari di inizio e di fine e scrivere una descrizione per l'evento.

Infine, selezionare Fatto per pianificare la riunione.

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