Pianificazione di una riunione con altre persone

Pianificazione di una riunione con altre persone

È possibile inviare una convocazione riunione per una o più persone. Outlook tiene traccia di chi accetta la richiesta e prenota l'ora nel calendario per la riunione. Quando si crea una convocazione riunione, è possibile aggiungere allegati, specificare un luogo e usare Assistente Pianificazione per scegliere l'orario migliore per la riunione.

Pianificare una riunione

  1. Creare una convocazione riunione in uno dei seguenti modi:

    • Nella cartella Posta in arrivo, selezionare Nuovi elementi > Riunione o usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC + Q.

      Per pianificare una riunione, nel gruppo Nuovo della scheda Home scegliere Nuovi elementi, quindi Riunione.

    • Nel calendario, selezionare Nuova riunione o usare la combinazione di tasti CTRL + MAIUSC+ Q.

      Comando Nuova riunione sulla barra multifunzione

    • In un messaggio di posta elettronica nella Posta in arrivo, selezionare il pulsante Riunione.

      In un messaggio di posta elettronica selezionare Rispondi con riunione.
  2. Aggiungere i partecipanti in uno di questi due modi:

    • Aggiungere i partecipanti nella riga A della convocazione riunione, e andare al passaggio 4.

    • Se si sta usando un account Microsoft 365 o Exchange, usare l'Assistente pianificazione per vedere le pianificazioni del partecipante.

  3. In Assistente pianificazione, fare clic sulla casella sotto il proprio nome e scrivere il nome o l'indirizzo di posta elettronica del partecipante, oppure fare clic sul pulsante Aggiungi partecipanti per aprire la rubrica.

    Fare clic sull'icona accanto al nome del partecipante in Assistente pianificazione per contrassegnare un partecipante specifico come un Partecipante richiesto ,Partecipante, o una Risorsa. Quando si inizia a scrivere il nome di un partecipante, Outlook fornisce suggerimenti in base alle persone che l'utente ha incontrato o a cui ha inviato della posta elettronica di recente. Scegliere un nome dall'elenco per aggiungere un partecipante.

    È possibile contrassegnare i partecipanti come obbligatorio o facoltativo.
  4. Aggiungere l'oggetto, l'ora di inizio e l'ora di fine, e il luogo della riunione.

    In Outlook 2016 e Outlook per Microsoft 365, si può iniziare a digitare il nome di una posizione, ad esempio Fourth Coffee Shop o Sala conferenze 23, e Outlook cerca le corrispondenze per la posizione inserita. Selezionare uno dei suggerimenti per scegliere una posizione, o continuare a scrivere per immettere una posizione diversa.

    Suggerimento: Se si usa un account di Microsoft Exchange o un account di posta elettronica di Microsoft 365, fare clic su Assistente pianificazione, quindi selezionare Ricerca sala per verificare la disponibilità e prenotare le sale. Per altre informazioni, vedere Usare Assistente pianificazione e Ricerca sala per le riunioni in Outlook.

  5. Per allegare un file a una convocazione riunione, nel menu Inserisci , selezionare Allega file e scegliere il file che si vuole aggiungere.

  6. Se non si vuole impostare la riunione come ricorrente, fare clic su Invia. Altrimenti, vedere Impostare una riunione come ricorrente.

Se si usa Outlook per iOS, il dispositivo mobile può notificare quando è necessario uscire per non arrivare in ritardo ai propri appuntamenti.

Attivare È ora di andare

  1. In Outlook per iOS, selezionare Impostazioni > È ora di andare.

  2. Selezionare un account supportato, quindi usare il dispositivo di scorrimento per abilitare È ora di andare.

Nota: È ora di andare non è ancora disponibile per Outlook su Android. Soltanto Microsoft 365, Outlook.com e alcuni account Gmail sono supportati.

Impedire ai partecipanti di inoltrare le riunioni

Se si usa Microsoft 365, quando si crea una convocazione riunione, si può impedire ai partecipanti della riunione di inoltrare la convocazione ad altre persone. Questa nuova opzione è disponibile per i clienti del Canale corrente dopo l'aggiornamento alla versione 1808.

  • Prima di inviare una convocazione riunione, selezionare Opzioni di risposta > Consenti inoltro per consentire ai partecipanti di inoltrare le convocazioni.

Per altre informazioni, vedere Impedire l'inoltre delle riunioni.

  1. Fare clic su Riunione > Ricorrenza.

    Comando Ricorrenza nella barra multifunzione

    Nota: Per pianificare la riunione a ricorrenza periodica, usare la scelta rapida da tastiera CTRL+G.

  2. Scegliere le opzioni per il criterio di ricorrenza desiderato e quindi fare clic su OK.

    Nota: Quando si aggiunge un criterio di ricorrenza a una convocazione riunione, il nome della scheda Riunione diventa Serie di riunioni.

  3. Per inviare la convocazione della riunione, fare clic su Invia.

Aggiungere una persona a una riunione esistente

È possibile aggiungere un altro partecipante a una riunione esistente.

Se si è il proprietario di una riunione:

  1. Fare doppio clic sulla riunione, quindi usare la riga A in Assistente pianificazione per aggiungere una o più persone alla riunione.

  2. Fare clic su Invia e quindi scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Invia aggiornamenti solo ai partecipanti aggiunti o rimossi.

    • Invia aggiornamenti a tutti i partecipanti.

Se non si è il proprietario di una riunione:

  1. Aprire la convocazione riunione. Nel gruppo Rispondi nella barra multifunzione, selezionare Rispondi e quindi Inoltra. Aggiungere uno o più destinatari alla convocazione riunione.

  2. Fare clic su Invia. Il proprietario della riunione riceverà una notifica che indica che la convocazione riunione è stata inviata a un'altra persona. Per altre informazioni, vedere Inoltrare una riunione.

Terminare anticipatamente le riunioni

Se si usa Outlook per Microsoft 365, ora Outlook può interrompere le riunioni con alcuni minuti di anticipo. Ciò può essere utile per compensare il tempo di spostamento tra le riunioni. Si può scegliere una durata differente per le riunioni da meno di un'ora e quelle che durano più di un'ora.

  1. Selezionare File > Opzioni > Calendario > Opzioni calendario

  2. Spuntare la casella Termina appuntamenti e riunioni in anticipo.

    Finestra di dialogo Opzioni calendario con casella di spunta Termina appuntamenti e riunioni in anticipo selezionata
  3. Usare gli elenchi a discesa per selezionare il numero di minuti per le riunioni che durano meno di un'ora e quelle da più di un'ora, quindi selezionare OK.

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