Procedura guidata: configurazione di notizie per l’organizzazione usando un sito hub
Con SharePoint è possibile condividere notizie nell'intera organizzazione in modo significativo e individuabile. Per impostazione predefinita, le notizie di SharePoint vengono visualizzate nella pagina iniziale di SharePoint, nei siti del team, nei siti di comunicazione, nei siti hub e nell'app per dispositivi mobili in base alla pertinenza delle notizie per l'utente. Ad esempio, se una notizia importante viene pubblicata da qualcuno nella propria ristretta area di lavoro o pubblicata in un sito in cui si è attivi, verrà visualizzata dall'utente.
Le organizzazioni hanno molte opzioni per quanto riguarda il tipo di notizie visualizzate, dove viene visualizzata, chi può creare post e altro ancora.
In questo articolo verrà illustrato come implementare una strategia completa per la configurazione delle notizie a tutti i livelli dell'organizzazione.
La strategia
In questa procedura dettagliata si eseguirà molto di più della semplice configurazione delle Web part Notizie in vari siti. Mostreremo una strategia completa che include la configurazione di un sito di notizie "ufficiale" per le notizie che si distinguono visivamente come notizie dell'organizzazione, la configurazione di categorie per diversi tipi di notizie e persino la configurazione di un processo di approvazione per i post di notizie. Verranno visualizzate le notizie in un sito hub Intranet che proviene da un sito di comunicazione aziendale, un sito di comunicazione del reparto e un sito del team del reparto.
La home page del sito hub mostra tutte le notizie approvate per qualsiasi sito associato all'hub. Ciò significa che gli utenti visualizzano tutti i post di notizie creati nel sito Notizie aziendali, tutti i post di notizie creati nei siti di comunicazione del reparto e le notizie solo per il sito del team del proprio reparto.
- Notizie da un sito di comunicazione aziendale ufficiale che fa parte del sito hub
- Notizie da un sito di comunicazione del reparto che fa parte del sito hub
- Notizie da un sito del team del reparto che fa parte del sito hub
Il contenuto viene visualizzato nel modo seguente nei siti nell'hub:
- Ogni sito di comunicazione del reparto mostra i post di notizie solo per quel reparto.
- Ogni sito del team del reparto mostra i post di notizie creati nel sito del team e i post creati nel sito Notizie aziendali.
Ecco come funziona il flusso di notizie:
- Tutti i dipendenti hanno l'autorizzazione per creare notizie nei siti del team. I post possono essere contrassegnati come "attività cardine" o semplicemente "di reparto".
- In ogni reparto a uno o più dipendenti è assegnata l'attività di creazione di post di notizie nel sito di comunicazione del reparto.
- Tutte le notizie create nei siti di comunicazione del reparto passano attraverso un flusso di approvazione della pagina in cui una persona designata del reparto Comunicazioni aziendali approva i post.
- I post di notizie ufficiali del reparto Comunicazioni aziendali vengono creati in un sito speciale denominato Notizie aziendali, che non è associato al sito hub. Questo sito è designato come notizie “ufficiali”.
- Su base mensile, una newsletter contenente notizie selezionate da Comunicazioni aziendali viene inviata a tutti i dipendenti via posta elettronica.
Struttura del sito hub
Tutti i siti del team e di comunicazione, ad eccezione del sito di Comunicazione aziendale, sono associati a un singolo sito hub.
Ogni reparto ha un sito di comunicazione in cui condividere le informazioni con il resto dell'organizzazione e un sito del team per la comunicazione interna tra i dipendenti del reparto.
Implementazione della strategia
In questa sezione verrà illustrato il processo di configurazione dell'ambiente SharePoint per soddisfare i requisiti di questa strategia di notizie. Questo processo prevede la configurazione della Web part Notizie e la creazione di un processo di approvazione della pagina in una raccolta pagine, la creazione di categorie per le notizie e la designazione di un sito come "notizie ufficiali".
In questo esempio si presuppone che ognuno dei siti di comunicazione e del team sia già associato a un sito hub (ad eccezione delle comunicazioni aziendali) e che nel sito Comunicazioni aziendali siano già presenti diversi post di notizie. Se è necessario sapere come configurare questi tipi di siti, vedere Configurare il sito hub di SharePoint, Creare un sito di comunicazione in SharePoint Online e Creare un sito del team in SharePoint.
Configurare il sito di comunicazione aziendale per le notizie ufficiali dell'organizzazione
La configurazione del sito di comunicazione aziendale per le notizie "ufficiali" dell'organizzazione consente di evidenziare le notizie di Comunicazioni aziendali in modo che gli utenti sappiano immediatamente che si tratta di notizie aziendali ufficiali, come in questo esempio:
Per abilitare questa funzionalità e specificare il sito per le notizie dell'organizzazione, un amministratore di SharePoint deve usare i comandi di PowerShell di SharePoint Online:
Configurare le notizie in un sito del team del reparto
Nel sito del team del reparto si aggiungerà la Web part Notizie alla pagina tre volte. Ogni Web part visualizzerà diverse informazioni sulle notizie in base all'origine e alle categorie delle notizie. Per creare le categorie, aggiungere una colonna alla raccolta Pagine per consentire agli autori di contrassegnare le pagine con la categoria appropriata.
Creare colonne per le categorie
Nel sito del team del reparto selezionare il collegamento Pagine nella struttura di spostamento del sito per passare alla raccolta pagine.
Selezionare + Aggiungi colonna o + a destra del nome dell'ultima colonna nella parte superiore delle pagine.
Nel campo Nome immettere il nome Tipo di post.
Nel menu a discesa scegliere Scelta come tipo di colonna.
Specificare due opzioni: "Notizie reparto" e "Attività cardine".
Selezionare Salva.
Successivamente, verranno aggiunte Web part Notizie alla home page del sito del team del reparto per mostrare le notizie del reparto, le notizie cardine e le notizie dal sito Web dell'organizzazione.
Aggiungere notizie del reparto
- Aggiungere una sezione a destra di un terzo della home page.
- Nella prima colonna aggiungere la Web part Notizie e assegnare il titolo “Notizie del reparto”.
- Selezionare Modifica
nella barra degli strumenti della web part. - Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della Web part:
- Origine notizie: questo sito
- Mostra titolo e comandi: attivato
- Layout: storia principale
- Filtro: proprietà pagina
- Nome proprietà: Tipo di post Uguale Notizie del reparto
- Selezionare Applica per salvare le modifiche.
Aggiungere notizie cardine
- Nella stessa colonna, sotto la Web part appena aggiunta, aggiungere di nuovo la Web part Notizie e assegnare il titolo “Attività cardine”.
- Selezionare Modifica nella barra degli strumenti della web part.
- Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della Web part:
- Origine notizie: questo sito
- Mostra titolo e comandi: attivato
- Layout: affiancato
- Filtro: proprietà pagina
- Nome proprietà: Tipo di post Uguale Attività cardine
- Selezionare Applica per salvare le modifiche.
Aggiungere notizie aziendali
- Nella seconda colonna (a destra) aggiungere di nuovo la web part Notizie e assegnare il titolo “Notizie aziendali”.
- Selezionare Modifica nella barra degli strumenti della web part.
- Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della Web part:
- Origine notizie: scegliere Selezionare i siti, quindi selezionare il sito delle notizie aziendali.
- Mostra titolo e comandi: attivato
- Layout: affiancato
- Filtro: proprietà pagina
- Nome proprietà: Tipo di post Uguale Attività cardine
- Selezionare Applica per salvare le modifiche.
Per testare le operazioni eseguite finora, creare diversi post di notizie nel sito del reparto. Impostare le proprietà della pagina nelle pagine delle notizie in modo che in alcuni casi il tipo di post sia impostato su Notizie del reparto e in altri impostare il tipo di post su Attività cardine. Per un aggiornamento sull'impostazione delle proprietà per le pagine, vedere Visualizzare, modificare e aggiungere i dettagli della pagina.
Ecco l'aspetto della home page del reparto al termine:
Configurare il sito di comunicazione del reparto
In questo esempio, i post di notizie creati nel sito di comunicazione devono essere approvati. È possibile configurare l’approvazione della pagina usando Power Automate. Assegnare al flusso un nome che includa il nome del sito, ad esempio “Approvazione pagina risorse umane”, e designare come responsabile approvazione un dipendente del reparto Comunicazioni aziendali.
Configurare quindi la home page del sito in modo da mostrare le notizie da questo sito.
- Nella home page del sito di comunicazione del reparto aggiungere una Web part Notizie.
- Selezionare Modifica nella barra degli strumenti della web part.
- Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della Web part:
- Origine notizie: questo sito
- Layout: storia principale
- Creare un post di notizie da visualizzare sulla home page. Al termine, inviare la pagina per l'approvazione selezionando Invia per l'approvazione in alto a destra nella pagina.
Il dipendente designato come responsabile approvazione quando si configura il flusso riceverà un messaggio di posta elettronica che lo informa che la pagina è in attesa di approvazione. Una volta approvata, la pagina verrà visualizzata nella Web part Notizie nel sito di comunicazione del reparto.
Continuare a creare diversi post di notizie in questo sito. Assicurarsi che ogni pagina venga inviata per l'approvazione e quindi approvata.
In questo esempio è possibile vedere il tipo di notizie visualizzate nel sito di comunicazione del reparto per il reparto Risorse umane:
Configurare la home page del sito hub Intranet
- Aggiungere una sezione a due colonne alla home page del sito hub.
- Nella colonna a sinistra aggiungere la Web part Notizie.
- Selezionare Modifica nella barra degli strumenti della web part.
- Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della Web part:
- Origine notizie: scegliere Selezionare i siti, quindi scegliere Sito delle notizie aziendali.
- Layout: storia principale
- Nella colonna a destra aggiungere di nuovo la Web part Notizie.
- Impostare le opzioni seguenti nel riquadro delle proprietà della Web part:
- Origine notizie: tutti i siti nell'hub
- Layout: notizie hub
Al termine, dovrebbero essere visualizzati solo i post di notizie di Comunicazioni aziendali sul lato sinistro della pagina e i post di notizie di ogni sito associato all'hub nella Web part a destra.
Sviluppare una strategia di notizie personalizzata
Ora che si è visto come mettere in funzione una strategia specifica, è possibile pensare a una strategia personalizzata. Ecco alcune domande da porre a se stessi e all'organizzazione per semplificare la preparazione:
- Come vengono comunicate le notizie? Come è possibile usare le stesse persone o gli stessi processi già presenti quando si usa il nuovo approccio?
- Quale tipo di contenuto di notizie si vuole condividere?
- Chi creerà il contenuto?
- Le notizie devono essere approvate? Se sì, quale dovrebbe essere il processo di approvazione?
- Come vengono comunicate le notizie?
Comunicazioni a livello di organizzazione e reparto
In molte organizzazioni esiste già un mezzo formale per comunicare informazioni ai dipendenti a livello di organizzazione. Inoltre, in molti casi, i dipendenti all'interno di un reparto comunicano tra loro in modo meno formale. ’È importante considerare questi processi perché, in alcuni casi, è possibile continuare a usare gli stessi utenti o processi all'interno di SharePoint.
Quando si pensa alla comunicazione a livello di organizzazione, occorre porsi i seguenti quesiti:
- Qualcuno dell'organizzazione crea e invia newsletter?
- Vengono inviate tramite posta elettronica? Se sì, qual è il processo corrente per indicare a tale persona quali notizie devono essere incluse? Con quale frequenza vengono inviate le newsletter?
- Qual è il processo per determinare quali notizie vengono incluse e quali no? Chi prende questa decisione?
- Qual è il processo per modificare il contenuto?
- Qual è il processo per decidere quali immagini includere nelle storie?
A livello di reparto, porsi questi tipi di domande:
- C'è qualcuno la cui mansione lavorativa include la condivisione di informazioni con il resto del reparto?
- I dipendenti condividono le informazioni in modo informale tra loro usando strumenti come la posta elettronica o la messaggistica immediata?
- Quali contenuti vengono condivisi?
Tipi di contenuto e pertinenza
Il passaggio successivo per la creazione della strategia di notizie consiste nel valutare il tipo di contenuto di notizie prodotto dall'organizzazione. I tipi di notizie potrebbero includere:
- Notizie che informano i dipendenti che l'azienda o l'organizzazione ha ricevuto attenzione dalla stampa pubblica, ad esempio apparendo in una pubblicazione commerciale o in un programma di notizie
- Annunci o attività cardine aziendali, ad esempio il rilascio di un nuovo prodotto o l'avvio di una nuova iniziativa
- Attività cardine dei dipendenti, ad esempio nozze, nascita di un figlio o pensionamento di un dipendente
- Informazioni che richiedono ai dipendenti di intervenire, ad esempio iscriversi per ottenere vantaggi o partecipare a corsi di formazione
Quando si pensa a questo contenuto, ’ è importante considerare la pertinenza e l'importanza per i vari gruppi all'interno dell'organizzazione. Ad esempio:
- Tutti gli utenti dell'organizzazione devono sapere quando possono iscriversi per ottenere vantaggi. Si tratta di un aspetto importante e rilevante per tutti.
- Le persone del reparto finanziario devono conoscere le nuove leggi correlate alle procedure di contabilità. Si tratta di un aspetto rilevante e importante per loro. Tuttavia, non è rilevante o importante per chiunque altro nell'organizzazione.
- Il reparto vendite terrà una gara di cucina nella sala ricreazione venerdì prossimo. Ciò potrebbe essere rilevante per gli utenti del reparto vendite, ma non è considerato importante e nessun altro utente dell'organizzazione lo considererebbe rilevante o importante.
Lo scopo di valutare attentamente i contenuti è prendere nota di quelli che devono essere presentati in modo predominante, in modo secondario o non presentati affatto. La modalità di risposta a questa domanda può dipendere da fattori quali le dimensioni dell'azienda. Se si è una piccola azienda, è possibile decidere che le attività cardine dei dipendenti devono essere presentate a livello aziendale, mentre un'azienda più grande può mostrarle solo ai dipendenti di un particolare reparto.
Ruoli di ciascun dipendente
Chi crea i contenuti delle notizie?
In alcune organizzazioni, il contenuto delle notizie viene creato e gestito da una persona o da un gruppo di persone a livello centralizzato, ad esempio il reparto Comunicazioni aziendali. Questo approccio centralizzato semplifica la creazione e la gestione del contenuto delle notizie, assicurando che solo i contenuti importanti e rilevanti vengano pubblicati per i dipendenti a livello aziendale. Tuttavia, questo approccio riduce la quantità di contenuto di notizie normalmente generato, perché richiede l’impegno di un singolo utente o di un gruppo di persone. Aprendo il processo di pubblicazione ad altri utenti dell'organizzazione, si consente ad altri utenti di creare contenuti di notizie. Il contenuto delle notizie creato dagli utenti nei propri reparti sarà più recente e più incentrato sulle attività del reparto, aumentando la pertinenza del contenuto.
Chi approva i contenuti delle notizie?
Dopo aver consentito ad altri di creare contenuti di notizie, è possibile che vengano creati contenuti che non soddisfano i criteri di qualità del contenuto. Ciò può includere contenuto con errori ortografici e grammaticali, con linguaggio inappropriato o irrilevante. È possibile decidere di implementare un processo di approvazione per garantire che il contenuto soddisfi i criteri necessari per la pubblicazione.
In che modo gli utenti useranno le notizie con SharePoint?
Tradizionalmente, i siti Intranet venivano creati presupponendo che gli utenti passassero alla home page della Intranet e qui leggessero le notizie. In questo scenario, nella home page vengono presentate importanti notizie aziendali, con un feed di notizie aggiuntivo di storie aggregate dai siti di reparto. Si tratta di uno scenario “pull” in cui viene visualizzato il contenuto "ufficiale" (spesso importante e pertinente per tutti i dipendenti) e il contenuto aggregato viene "estratto" da altri siti di reparto. In molti casi, tuttavia, gli utenti non visitano più la home page intranet. Gli utenti possono semplicemente passare direttamente alla home page del sito di reparto, perché il sito contiene la maggior parte delle informazioni che trovano rilevanti. In alcuni casi, le organizzazioni possono scegliere di implementare uno scenario "push" in cui le informazioni ufficiali vengono inviate al sito del reparto e visualizzate insieme alle notizie create solo nel reparto.
Se l'organizzazione usa siti hub, è possibile aggregare il contenuto delle notizie a livello di hub. Se l'organizzazione ha implementato più hub, è importante considerare il ruolo di questi hub nella strategia complessiva delle notizie. È pratica comune creare un sito di reparto interno ed esterno. Il sito del reparto interno è in genere un sito del team di SharePoint connesso al gruppo. Il sito è destinato solo ai membri del reparto. Tuttavia, esiste anche un sito di comunicazione pubblico di SharePoint, che viene usato per comunicare le informazioni da quel reparto verso l'intera organizzazione.
Usando questo modello, tutti gli utenti vedranno tutti i post di notizie creati nei siti di comunicazione di reparto, ma gli utenti vedranno solo i post di notizie creati nei siti del team a cui appartengono.
È anche importante considerare le altre posizioni in cui gli utenti potrebbero usare il contenuto delle notizie. Gli utenti possono leggere notizie usando l'app SharePoint nel dispositivo mobile e nella pagina di SharePoint in Office 365. Inoltre, il proprietario di un sito può creare una newsletter di notizie recenti, che possono essere inviate agli utenti. Inoltre, gli utenti possono pubblicare notizie da un sito di SharePoint connesso al gruppo a un canale di Microsoft Teams.
Altre informazioni
È possibile trarre ispirazione da alcuni ottimi esempi nel Look book di SharePoint.
Vedere altre procedure guidate per la creazione di siti per l'organizzazione.
Commenti e suggerimenti
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