Nell'ambiente di lavoro ibrido, potrebbe essere necessario valutare il ritmo di business del team e delle organizzazioni, come nel modo e quando si lavora insieme strategicamente per garantire la produttività complessiva del team. Questo può significare decidere quali giorni sono i migliori per le riunioni di persona e quale tipo di lavoro può essere svolto in remoto. Inoltre, è importante valutare in che modo l'organizzazione dovrebbe pianificare gli obiettivi e gli obiettivi mensili, trimestrali o semestrali.
Per configurare il team per il successo, è consigliabile fare un passo indietro per guardare il quadro più grande e rispondere alle domande seguenti:
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Come è possibile progettare pianificazioni delle riunioni intorno a obiettivi e/o checkpoint specifici?
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Quando saranno necessarie le riunioni (di persona o in remoto)? E quando sono facoltativi?
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Come faremo a sapere quando abbiamo pianificato troppe riunioni?
Successivamente, gli esempi di revisione formano scenari fittizi del team per ispirarsi a come usare gli strumenti di Microsoft 365 per pianificare e progettare la pianificazione delle riunioni del team e i canali di collaborazione ufficiali.
Configurazione di un team di marketing per il successo
In questo esempio fittizio, un team di marketing progetta la pianificazione delle riunioni del team intorno ai rilasci pianificati dei prodotti durante l'anno. Il team decide quale tipo di strumenti e canali di collaborazione si allineerà meglio agli obiettivi dell'organizzazione.
Prima di tutto, il team documenta esigenze e obiettivi noti
Fattori che influiscono sulla pianificazione delle riunioni del team da parte del team:
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I prodotti vengono rilasciati su base trimestrale
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Le versioni dei prodotti sono in tutto il mondo e vengono considerate le pianificazioni internazionali
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Gli obiettivi del team di marketing vengono segnalati due volte all'anno
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Il team preferisce lavorare 2 giorni alla settimana dall'ufficio e 3 giorni da una posizione remota
Fattori che influiscono su quali strumenti e canali di comunicazione vengono utilizzati:
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Il team collabora con diversi partner esterni di organizzazioni diverse
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Le risorse di marketing saranno accessibili dalle app desktop e per dispositivi mobili
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Il team è responsabile della comunicazione dello stato del progetto e delle notizie di marketing
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Il team ha bisogno di aiuto per archiviare e condividere i file in tutta l'organizzazione in tutta sicurezza
Successivamente, il team configura i siti di SharePoint e i canali di Microsoft Teams
Il team assegna la priorità a tre scenari di collaborazione e crea una combinazione di team di SharePoint e siti di collaborazione che non supportano le varie funzioni di marketing descritte in precedenza.
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Collaborazione in team |
Collaborazione organizzativa |
Collaborazione esterna |
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Quindi, il team pianifica e pianifica le riunioni
Il team ha deciso che le riunioni ricorrenti del team sono più preziose di persona e dovrebbero aver luogo ogni settimana. Altre riunioni del team sono specifiche per i prodotti e si svolgono solo prima del lancio del prodotto.
Esempio di pianificazione trimestrale di una riunione del team:
Mese 1
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Lunedì |
Martedì |
Mercoledì |
Giovedì |
Venerdì |
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Riunione del team |
Riunione prodotto A |
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Riunione prodotto A |
Riunione prodotto A |
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Riunione del team |
Riunione prodotto A |
Lancio del prodotto A |
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Mese 2
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Lunedì |
Martedì |
Mercoledì |
Giovedì |
Venerdì |
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Riunione del prodotto B |
Riunione del prodotto B |
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Riunione del team |
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Riunione del prodotto B |
Riunione del prodotto B |
Lancio del prodotto B |
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Riunione del team |
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Mese 3
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Lunedì |
Martedì |
Mercoledì |
Giovedì |
Venerdì |
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Riunione del team |
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Riunione del prodotto C |
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Riunione del team |
Riunione del prodotto C |
Riunione del prodotto C |
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Riunione del prodotto C |
Lancio del prodotto C |
