Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti, presentazioni o cartelle di lavoro

Informazioni individuate e rimosse da Controllo documento nei documenti di Word

Controllo documento visualizza diversi tipi di controllo che consentono di trovare e rimuovere dati nascosti e informazioni personali in Word documenti prima della condivisione.

Per trovare e rimuovere rapidamente dati e informazioni::

1. In Controllo documento selezionare o deselezionare le opzioni (come descritto di seguito) da rimuovere o salvare. 
2. Seleziona Controlla.
3. Esaminare i risultati del controllo e selezionare Rimuovi tutto per gli elementi da eliminare.
   Per informazioni e avvertenze sulla rimozione di informazioni, vedere Usare Controllo documento.
4. Selezionare Ripeti controllo o Chiudi.

Tipi di dati nascosti e informazioni personali

I documenti di Word possono contenere i tipi di informazioni personali e dati nascosti seguenti:

• Commenti, indicatori di revisione, versioni e annotazioni a penna Se si collabora con altre persone alla creazione del documento, è possibile che contenga elementi quali indicatori di revisione, commenti, annotazioni a penna o versioni. Queste informazioni possono consentire ad altri utenti di visualizzare i nomi delle persone che hanno lavorato al documento, i commenti dei revisori e le modifiche apportate al documento, tutte cose che si potrebbe non voler condividere al di fuori del proprio team.
• Proprietà del documento e informazioni personali Le proprietà del documento, o metadati, includono dettagli sul documento, ad esempio autore, oggetto e titolo. Le proprietà del documento includono anche informazioni che vengono gestite automaticamente dalle applicazioni di Microsoft 365, ad esempio il nome della persona che ha salvato più di recente un documento e la data di creazione di un documento. Se sono state usate funzionalità specifiche, il documento potrebbe anche contenere ulteriori tipi di informazioni personali, come intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione e nomi di modello.
• Intestazioni, piè di pagina e filigrane Word documenti possono contenere informazioni in intestazioni e piè di pagina. È anche possibile che sia stata aggiunta una filigrana al documento di Word.
• Il testo nascosto Word i documenti possono contenere testo formattato come testo nascosto. Se non si sa se il documento contiene testo nascosto, è possibile usare Controllo documento per cercarlo.
• Proprietà del server dei documenti Se il documento è stato salvato in una posizione in un server di gestione documenti, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una raccolta basata su Windows SharePoint Services, il documento potrebbe contenere altre proprietà del documento o informazioni relative alla posizione del server.
• Dati XML personalizzati I documenti possono contenere dati XML personalizzati non visibili nel documento stesso. Controllo documento consente di trovare e rimuovere questi dati XML.

Trovare e rimuovere i dati nascosti e le informazioni personali con Controllo documento

1. Aprire il documento di Word nel quale si vuole verificare la presenza di informazioni personali e dati nascosti.

2. Nella scheda File selezionare Salva con nome e quindi digitare un nome nella casella Nome file per salvare una copia del documento originale.

3. Nella copia del documento originale, nella scheda File , selezionare Informazioni.

4. Selezionare Verifica documento e quindi scegliere Controlla documento.

5. Nella finestra di dialogo Controllo documento selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai tipi di contenuto nascosto che si desidera controllare.

6. Seleziona Controlla.

7. Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento.

8. Selezionare Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo per i tipi di contenuto nascosto da rimuovere dal documento.

   Importante

   • Se si rimuove contenuto nascosto dal documento, potrebbe non essere possibile ripristinarlo selezionando Annulla.
   • Per rimuovere dati nascosti e informazioni personali dai documenti salvati nel formato ODT (.odt), è necessario eseguire Controllo documento ogni volta che si salva il documento in questo formato.

Controllo documento consente di trovare e rimuovere i dati nascosti e le informazioni personali archiviati nei documenti di Excel prima della condivisione.

Informazioni individuate e rimosse da Controllo documento nei documenti di Excel

Questa tabella elenca i tipi di dati nascosti e informazioni personali che Controllo documento può trovare e rimuovere dalle cartelle di lavoro.

Per trovare e rimuovere rapidamente dati e informazioni:

1. In Controllo documento selezionare o deselezionare le opzioni (come descritto di seguito) da rimuovere o salvare.
2. Seleziona Controlla.
3. Esaminare i risultati del controllo e selezionare Rimuovi tutto per gli elementi da eliminare.
   Per informazioni e avvertenze sulla rimozione di informazioni, vedere Usare Controllo documento.
4. Selezionare Ripeti controllo o Chiudi.

Non tutte le informazioni possono essere rimosse. Per altre informazioni, vedere Informazioni rilevate ma non rimosse da Controllo documento.

Trovare e rimuovere dati nascosti e informazioni personali

Controllo documento consente di trovare e rimuovere dati nascosti e informazioni personali nelle cartelle di lavoro di Excel.

1. Aprire la cartella di lavoro in cui verificare la presenza di informazioni personali o dati nascosti.

2. Nella scheda File selezionare Salva con nome e digitare un nome diverso nella casella Nome file per salvare una copia della cartella di lavoro originale.

3. Nella copia della cartella di lavoro originale selezionare Informazioni nella scheda File.

4. Selezionare Verifica documento e quindi scegliere Controlla documento.

5. Nella finestra di dialogo Controllo documento selezionare le caselle di controllo relative ai tipi di contenuto nascosto che si vuole controllare. Per altre informazioni sui singoli controlli, vedere Elementi trovati e rimossi da Controllo documento nei documenti di Excel.

6. Selezionare Controlla.

7. Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento.

8. Selezionare Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo per i tipi di contenuto nascosto da rimuovere dal documento.

   Importante

   • Se si rimuove contenuto nascosto dalla cartella di lavoro, potrebbe non essere possibile ripristinarlo selezionando Annulla.
   • Se si rimuovono righe, colonne o fogli di lavoro nascosti che contengono dati, i risultati dei calcoli o delle formule presenti nella cartella di lavoro potrebbero cambiare. Se non si conosce il tipo di informazioni contenute nelle righe, nelle colonne o nei fogli di lavoro nascosti, chiudere Controllo documento, scoprire le righe, le colonne o i fogli di lavoro nascosti e quindi esaminarne il contenuto.
   • Non è possibile usare i controlli Commenti e annotazioni, Proprietà documento e Informazioni personali e Intestazioni e piè di pagina in una cartella di lavoro salvata come cartella di lavoro condivisa (Rivedi>condividi cartella di lavoro). Nelle cartelle di lavoro condivise, infatti, le informazioni personali vengono usate per consentire a persone diverse di collaborare alla stessa cartella di lavoro. Per rimuovere queste informazioni da una cartella di lavoro condivisa, è possibile copiare la cartella di lavoro e quindi rimuovere la condivisione. Per annullare la condivisione di una cartella di lavoro, nella scheda Revisione selezionare Condividi cartella di lavoro e deselezionare Consenti modifiche contemporaneamente da più utenti.
   • Per rimuovere dati nascosti e informazioni personali da fogli di calcolo salvati nel formato ODS (con estensione ods), è necessario eseguire Controllo documento ogni volta che si salva il foglio di calcolo in questo formato.

Tipi di dati nascosti e informazioni personali in Excel

Ecco alcuni esempi di elementi che possono essere l'origine di dati nascosti e informazioni personali nelle cartelle di lavoro di Excel:

• Commenti e annotazioni a penna La cartella di lavoro potrebbe contenere elementi come commenti o annotazioni a penna se si collabora con altre persone alla creazione della cartella di lavoro. Queste informazioni possono consentire ad altri utenti di visualizzare i nomi delle persone che hanno lavorato alla cartella di lavoro, i commenti dei revisori e le modifiche apportate alla cartella di lavoro.
• Proprietà del documento e informazioni personali I metadati o le proprietà del documento in Excel, come in altre app di Microsoft 365, includono dettagli come autore, oggetto e titolo. Microsoft 365 mantiene automaticamente il nome della persona che ha salvato più di recente una cartella di lavoro, la data di creazione di un documento e la posizione del documento. Il documento potrebbe anche contenere altri tipi di informazioni personali, come intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione, proprietà di stampanti (ad esempio percorsi di stampanti e passcode di stampa sicuri) e informazioni sui percorsi di file per la pubblicazione di pagine Web.
• Intestazioni e piè di pagina Le cartelle di lavoro possono avere informazioni nelle intestazioni e nei piè di pagina.
• Righe, colonne e fogli di lavoro nascosti Le cartelle di lavoro possono contenere righe, colonne e interi fogli di lavoro nascosti. Se si distribuisce una copia di una cartella di lavoro contenente righe, colonne o fogli di lavoro nascosti, altre persone potrebbero scoprire tali elementi e visualizzare i dati in essi contenuti.
• Proprietà del server dei documenti Le cartelle di lavoro salvate in una posizione in un server di gestione documenti, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una raccolta basata su Windows SharePoint Services, potrebbero contenere altre proprietà del documento o informazioni relative alla posizione del server.
• Dati XML personalizzati Le cartelle di lavoro possono includere dati XML personalizzati che non sono visibili nel documento stesso. Controllo documento consente di trovare e rimuovere questi dati XML.
• Contenuto invisibile Le cartelle di lavoro possono avere oggetti non visibili perché formattati come invisibili.
• Collegamenti esterni Le cartelle di lavoro possono avere collegamenti a dati contenuti in altre cartelle di lavoro (collegamenti esterni). I nomi dei fogli di lavoro contenente tali dati vengono salvati con le cartelle di lavoro, ma potrebbero non essere visibili.
• File o oggetti incorporati Le cartelle di lavoro possono avere file incorporati (ad esempio un documento di Microsoft 365 o di testo) o oggetti incorporati (ad esempio un grafico o un'equazione) che possono presentare dati non visibili.
• Macro di codice VBA Le cartelle di lavoro possono includere macro, moduli VBA, controlli ActiveX o COM, moduli utente o funzioni definite dall'utente che possono contenere dati nascosti.
• Elementi che possono contenere dati memorizzati nella cache Le cartelle di lavoro possono includere memorizzati dati per tabelle pivot, grafici pivot, filtri dei dati, sequenze temporali e formule cubo che potrebbero non essere visibili.
• Sondaggi di Excel Le cartelle di lavoro possono contenere domande nascoste di sondaggi di Excel immesse in Excel per il web e salvate con la cartella di lavoro, ma non sono visibili.
• Scenari di Gestione scenari Le cartelle di lavoro possono avere scenari definiti tramite Gestione scenari. Questi scenari possono contenere dati nascosti o memorizzati nella cache.
• Filtri Le cartelle di lavoro possono contenere filtri automatici o filtri di tabella attivi che potrebbero causare il salvataggio di dati nascosti o memorizzati nella cache nella cartella di lavoro.
• Nomi nascosti Le cartelle di lavoro possono contenere nomi nascosti che potrebbero essere l'origine di dati nascosti.

Informazioni individuate ma non rimosse da Controllo documento

Controllo documento rileva gli elementi seguenti che potrebbero contenere dati non visibili nella cartella di lavoro. Non rimuove automaticamente questi elementi perché ciò potrebbe compromettere il funzionamento della cartella di lavoro. È possibile esaminare ogni elemento trovato e decidere se rimuoverlo manualmente o sostituirlo con un elemento privo di dati nascosti, ad esempio un'immagine statica.

È possibile trovare e rimuovere informazioni nascoste nelle presentazioni di PowerPoint usando Controllo documento.

Informazioni individuate e rimosse da Controllo documento

Questa tabella elenca i tipi di dati nascosti e informazioni personali che Controllo documento può trovare e rimuovere dalle presentazioni di PowerPoint.

Per trovare e rimuovere rapidamente dati e informazioni:

1. In Controllo documento selezionare o deselezionare le opzioni (come descritto di seguito) da rimuovere o salvare.
2. Seleziona Controlla.
3. Esaminare i risultati del controllo e selezionare Rimuovi tutto per gli elementi da eliminare.
   Per informazioni e avvertenze sulla rimozione di informazioni, vedere Usare Controllo documento.
4. Selezionare Ripeti controllo o Chiudi.

Non tutti i dati e le informazioni nascosti possono essere rimossi con Controllo documento. Per altre informazioni, vedere Informazioni rilevate ma non rimosse da Controllo documento.

Se l'organizzazione ha personalizzato Controllo documento aggiungendo moduli di controllo, potrebbe essere possibile verificare la presenza di altri tipi di informazioni nelle presentazioni.

Trovare e rimuovere dati nascosti e informazioni personali

1. Aprire la presentazione di PowerPoint in cui si vuole verificare la presenza di dati nascosti e informazioni personali.

2. Nella scheda File selezionare Salva con nome e quindi digitare un nome nella casella Nome file per salvare una copia della presentazione originale.

3. Nella copia della presentazione originale, nella scheda File , selezionare Informazioni.

4. Selezionare Verifica documento e scegliere Controlla documento.

5. Nella finestra di dialogo Controllo documento selezionare le caselle di controllo corrispondenti ai tipi di contenuto nascosto che si desidera controllare. Per altre informazioni sui singoli controlli, vedere Rimuovere dati nascosti e informazioni personali tramite il controllo di documenti, presentazioni o cartelle di lavoro.

6. Seleziona Controlla.

7. Esaminare i risultati del controllo nella finestra di dialogo Controllo documento.

8. Selezionare Rimuovi tutto accanto ai risultati del controllo per i tipi di contenuto nascosto da rimuovere dal documento.

   • Se si rimuove contenuto nascosto dalla presentazione, potrebbe non essere possibile ripristinarlo selezionando Annulla.
   • Se si desidera rimuovere dati nascosti e informazioni personali da presentazioni salvate nel formato ODP (con estensione odp), è necessario eseguire Controllo documenti ogni volta che si salva la presentazione in questo formato.

Dopo aver usato Controllo documento per rimuovere le informazioni personali, se si continua a modificare la presentazione, PowerPoint continuerà a rimuovere automaticamente le informazioni personali al momento del salvataggio del file. Tuttavia, se è ancora necessaria una modifica più collaborativa per questa presentazione (ad esempio, è necessario mantenere i nomi dei coautori associati ai commenti che hanno lasciato), è possibile impedire a PowerPoint di rimuovere automaticamente le informazioni personali facendo clic sul pulsante "Cambia impostazione" nella notifica "Abilitata rimozione delle informazioni personali".

Tipi di dati nascosti e informazioni personali

La presentazione di PowerPoint consente di salvare diversi tipi di dati nascosti e informazioni personali. Queste informazioni potrebbero non essere immediatamente visibili, ma possono comunque essere recuperate dalla presentazione.

Le informazioni nascoste possono includere i dati aggiunti da PowerPoint per consentire la collaborazione alla creazione della presentazione con altri utenti. Possono anche includere informazioni deliberatamente designate come nascoste.

Le presentazioni di PowerPoint possono contenere i tipi di dati nascosti e informazioni personali seguenti:

• Commenti e annotazioni a penna Se si collabora con altre persone alla creazione della presentazione, la presentazione potrebbe contenere elementi come commenti o annotazioni a penna. Queste informazioni possono consentire ad altre persone di visualizzare le modifiche apportate alla presentazione e i nomi degli utenti che hanno lavorato alla presentazione, insieme ai commenti dei revisori.
• Dati di rilevamento delle revisioniQuando si collabora a un documento condiviso archiviato nel cloud, PowerPoint 2016 per Microsoft 365 archivia i dati relativi agli utenti che hanno apportato modifiche al documento e alla data di modifica.
• Proprietà del documento e informazioni personali Le proprietà del documento, note anche come metadati, includono dettagli sulla presentazione, ad esempio autore, oggetto e titolo. Le proprietà del documento includono anche informazioni che vengono gestite automaticamente dalle applicazioni di Microsoft 365, ad esempio il nome della persona che ha salvato più di recente un documento e la data di creazione di un documento. Se sono state usate funzionalità specifiche, il documento potrebbe anche contenere altri tipi di informazioni personali, come intestazioni di messaggi di posta elettronica, informazioni sugli invii per revisione, liste di distribuzione e informazioni sui percorsi file per la pubblicazione delle pagine Web.
• Contenuto diapositiva invisibile La presentazione potrebbe contenere oggetti non visibili perché formattati come invisibili.
• Contenuto fuori diapositivaLe presentazioni di PowerPoint possono contenere oggetti non immediatamente visibili perché trascinati all'esterno della diapositiva. Tale contenuto può includere caselle di testo, ClipArt, grafica e tabelle.
• Note presentazione La sezione Note di una presentazione di PowerPoint può contenere testo che non si vuole condividere pubblicamente, in particolare se le note sono state scritte esclusivamente per l'uso della persona che esegue la presentazione.
• Proprietà del server dei documenti Se la presentazione è stata salvata in un percorso su un server di gestione documenti, ad esempio un sito area di lavoro documenti o una raccolta basata su Windows SharePoint Services, la presentazione potrebbe contenere altre proprietà del documento o informazioni relative alla posizione del server.
• Dati XML personalizzati Le presentazioni possono contenere dati XML personalizzati non visibili nel documento stesso. Controllo documento consente di trovare e rimuovere questi dati XML.

Informazioni individuate ma non rimosse da Controllo documento

Controllo documento rileva gli elementi seguenti che potrebbero includere dati non visibili nella presentazione. Controllo documento non può rimuovere automaticamente questi elementi perché la presentazione potrebbe non funzionare correttamente. È possibile esaminare ogni elemento trovato e decidere se rimuoverlo manualmente o sostituirlo con un elemento privo di dati nascosti, ad esempio un'immagine statica.

Controllo documento e dati personali

I dati di rilevamento delle revisioni, introdotti nella build 8403 di PowerPoint 2016 per i partecipanti al programma Office Insider di Microsoft 365, illustrano una limitazione di Controllo documento. Ad esempio, Kelly e Linda collaborano alla presentazione A in Microsoft 365. I dati di rilevamento delle revisioni, ossia i nomi degli utenti e le date e ore in cui hanno apportato modifiche, vengono aggiunti alla presentazione. Se Successivamente Mohammed apre la presentazione A in una versione precedente di PowerPoint ed esegue Controllo documento sul file per rimuovere i dati personali, Controllo documento in tale versione di PowerPoint non sarà in grado di rilevare e rimuovere i dati di rilevamento delle revisioni aggiunti alla presentazione dalla versione più recente di Microsoft 365 di PowerPoint usata da Kelly e Gior giornale. Mohammed non può rimuovere i dati di rilevamento delle revisioni senza eseguire l'aggiornamento alla versione corrente di PowerPoint e quindi eseguire Controllo documento

In Visio è possibile rimuovere le informazioni nascoste e personali prima di condividere una copia di un documento di Visio con altri utenti.

Le informazioni personali e nascoste possono essere rimosse dalle aree di funzionalità seguenti in Visio:

• Commenti inseriti nelle pagine del documento
• Proprietà file (Autore, Manager e Società)
• Nomi dei revisori, iniziali e commenti
• Percorsi dei file di stencil
• Percorso e nome dei file di modello

Per trovare e rimuovere informazioni nascoste nelle presentazioni di Visio, seguire questa procedura.

1. Nella scheda File selezionare Informazioni.

2. Selezionare Verifica documento e scegliere Rimuovi informazioni personali.

3. Nella scheda Informazioni personali selezionare Rimuovi questi elementi dal documento.

   Suggerimento

   Selezionare la casella di controllo Avvisa in caso di tentativo di reinserimento di queste informazioni se si vuole visualizzare un avviso ogni volta che si cerca di reinserire informazioni personali.

4. Per rimuovere dati potenzialmente riservati da origini dati esterne, selezionare Rimuovi dati da origini esterne archiviate nel documento.

   Nota

   La selezione di questa casella di controllo non rimuove i dati collegati a una forma. Rimuove l'origine dati dal diagramma, ma se il diagramma contiene dati dell'origine dati, occorre rimuoverli manualmente.