È possibile usare le applicazioni di Office per salvare o convertire i file in formato PDF, in modo da poterli condividere o stampare tramite servizi di stampa esterni. Non sono necessari altri software o componenti aggiuntivi.
Usare il formato PDF se si vuole un file con le caratteristiche seguenti:
- Aspetto identico nella maggior parte dei computer
- Dimensioni del file ridotte
- Conformità con un formato standard
Gli esempi includono curriculum, documenti legali, newsletter, file destinati a essere letti (non modificati) e stampati e file destinati alla stampa professionale.
Importante
- Molti programmi, tra cui Microsoft Word, sono in grado di aprire e modificare file PDF. La semplice condivisione di un elemento in formato PDF non è sufficiente per garantire che il destinatario non possa modificare il file.
- Quando si converte il foglio di calcolo in un PDF, i collegamenti interni al foglio di calcolo andranno persi durante la conversione, quindi i collegamenti dovranno essere verificati. I collegamenti esterni ad altre fonti, tuttavia, andranno bene.
Per visualizzare istruzioni dettagliate, selezionare un'applicazione di Office nell'elenco a discesa.
Quale applicazione Office si usa?
Access
Aprire la tabella o il report che si desidera pubblicare in formato PDF.
Nel gruppo Esportadella scheda Dati esterni selezionare PDF o XPS.
Nel campo Nome file digitare o selezionare un nome per il documento.
Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).
- Se per il documento è richiesta una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa).
- Se la dimensione del file è più importante della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).
Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Selezionare OK.
Scegliere Pubblica.
Excel
Nota
Non è possibile salvare i fogli di Power View come file PDF.
Selezionare la scheda File .
Seleziona Salva con nome o Salva una copia.
Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.
Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).
- Se si desidera aprire il file nel formato selezionato subito dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Apri il file dopo la pubblicazione.
- Se per il documento è richiesta una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa).
- Se la dimensione del file è più importante della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).
Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Per altre informazioni sulla finestra di dialogo Opzioni di Excel, vedere Altre informazioni sulle opzioni PDF. Seleziona OK al termine.
Selezionare Salva.
OneNote
- Selezionare la scheda File .
- Selezionare Esporta.
- In Esporta corrente selezionare la parte del blocco appunti che si vuole salvare come PDF.
- In Seleziona formato , selezionare PDF (*.pdf) e quindi selezionare Esporta.
- Nel campo Nome file nella finestra di dialogo Salva con nome immettere un nome per il blocco appunti.
- Selezionare Salva.
PowerPoint
Selezionare la scheda File .
Selezionare Esporta.
Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.
Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).
- Se si desidera aprire il file nel formato selezionato subito dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Apri il file dopo la pubblicazione.
- Se per il documento è richiesta una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa).
- Se la dimensione del file è più importante della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).
Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Seleziona OK al termine.
Selezionare Salva.
Project
- Nella scheda File scegliere Esporta.
- Scegliere Crea documento PDF/XPS e selezionare Crea PDF/XPS.
- Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.
- Nell'elenco Tipo file (Save as type), scegliere PDF Files (*.pdf)o XPS Files (*.xps), quindi selezionare OK.
- Nella finestra di dialogo Opzioni di esportazione documento, selezionare un intervallo di pubblicazione, se includere informazioni non stampabili e la conformità ISO 19500-1 (PDF/A).
Suggerimenti sulla formattazione
Project non supporta tutte le caratteristiche di formattazione PDF o XPS, ma è comunque possibile usare alcune opzioni di stampa per modificare l'aspetto del documento finale.
Scegliere Stampa file> e quindi modificare una di queste opzioni:
- Date
- Orientamento
- Formato della carta
- Imposta pagina
Nella finestra di dialogo Imposta pagina è possibile modificare le opzioni in queste schede:
- Margini
- Legenda
- Visualizzazione
Publisher
Selezionare la scheda File .
Selezionare Salva con nome.
Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.
Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).
Se si desidera modificare la modalità di ottimizzazione del documento, selezionare Modifica. (Selezionare le opzioni in Publisher 2013 o Publisher 2016.)
- Apportare le modifiche necessarie alla risoluzione delle immagini e alle informazioni non stampabili.
- Selezionare Opzioni di stampa per apportare modifiche alle opzioni di stampa del documento.
- Seleziona OK al termine.
Se si desidera aprire il file nel formato selezionato subito dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Apri il file dopo la pubblicazione.
Selezionare Salva.
Visio
Nella scheda File scegliere Esporta.
Scegliere Crea documento PDF/XPS e selezionare Crea PDF/XPS.
Nella casella Nome file immettere un nome per il file, se non è già stato fatto.
Nell'elenco Tipo file selezionare PDF (*.pdf).
- Se si vuole aprire il file nel formato selezionato subito dopo il salvataggio, selezionare la casella di controllo Visualizza file automaticamente dopo il salvataggio.
- Se per il documento è richiesta una qualità di stampa elevata, selezionare Standard (pubblicazione online e stampa).
- Se la dimensione del file è più importante della qualità di stampa, selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online).
Selezionare Opzioni per impostare la pagina da stampare, scegliere se stampare o meno i commenti e selezionare le opzioni di output. Selezionare OK.
Scegliere Pubblica.
Word
- Se il file è stato salvato in precedenza, selezionare Salva file>una copia.
Se il file non viene salvato, selezionare Salva file>con nome o Salva una copia. - Selezionare Sfoglia per scegliere il percorso nel computer in cui salvare il file.
- Nell'elenco a discesa, selezionare PDF.
- Selezionare Salva.
Selezionare Altre opzioni>Opzioni per personalizzare il PDF.
- Per creare un file PDF da una selezione di pagine del documento, scegliere un'opzione in Intervallo pagine.
- Per includere le revisioni nel PDF, in Elementi da pubblicare selezionare l'opzione Documento con commenti. Altrimenti verificare che sia selezionata l'opzione Documento.
- Per creare un set di segnalibri nel file PDF, selezionare Crea segnalibri con. Poi, scegliere Intestazioni o, se sono stati aggiunti segnalibri al documento, Segnalibri di Word.
- Per includere le proprietà del documento nel PDF, verificare che l'opzione Proprietà documento sia selezionata.
- Per semplificare la lettura del documento con un'utilità per la lettura dello schermo, selezionare Tag per la struttura del documento per l'accessibilità.
- Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A) Questa opzione restituisce il risultato del documento PDF come PDF versione 1.7, ovvero uno standard di archiviazione. PDF/D consente di assicurare che un documento abbia lo stesso aspetto quando viene aperto in un secondo momento in un altro computer.
- Testo bitmap quando i tipi di carattere potrebbero non essere incorporati Se i tipi di carattere non possono essere incorporati nel documento, il PDF usa immagini bitmap del testo in modo che il PDF abbia lo stesso aspetto del documento originale. Se questa opzione non è selezionata e il file usa un tipo di carattere che non può essere incorporato, il lettore PDF potrebbe sostituirlo con un altro tipo di carattere.
- Crittografare il documento con una password Per limitare l'accesso in modo che solo le persone con la password possano aprire il PDF, seleziona questa opzione. Quando si seleziona OK, Word apre la finestra di dialogo Crittografa documento PDF, in cui è possibile digitare e immettere di nuovo una password.
Aprire e copiare il contenuto di un PDF con Word
È possibile copiare qualsiasi tipo di contenuto di un file PDF aprendolo in Word.
Vai a Apri file>e sfoglia il file PDF. Word apre il contenuto del PDF in un nuovo file. Da qui è possibile copiare qualsiasi tipo di contenuto, tra cui immagini e diagrammi.
Il formato PDF (Portable Document Format) mantiene la formattazione del documento e consente la condivisione dei file. Quando il file in formato PDF viene visualizzato online o stampato, mantiene il formato desiderato. Il formato PDF è utile anche per i documenti che verranno riprodotti con i metodi di stampa commerciali. Il PDF è accettato come formato valido da molti organismi e organizzazioni e, inoltre, i visualizzatori sono disponibili su più piattaforme rispetto all’XPS.
XPS (XML Paper Specification) è un formato di file che mantiene la formattazione del documento e consente di condividere i file. Il formato XPS garantisce che quando il file viene visualizzato online o stampato, mantiene esattamente il formato previsto e i dati in esso contenuti non possono essere facilmente modificati.
Importante
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