Sommare i dati tramite una query

Immettere manualmente i dati di esempio

1. Nel gruppo Tabelle della scheda Crea fare clic su Tabella.

   Access aggiunge una nuova tabella vuota al database.

   Nota: Non è necessario eseguire questo passaggio se si apre un nuovo database vuoto, mentre è invece necessario se bisogna aggiungere una tabella al database.

2. Fare doppio clic nella prima cella della riga di intestazione e immettere il nome del campo della tabella di esempio.

   Per impostazione predefinita, Access contrassegna i campi vuoti nella riga di intestazione con il testo Aggiungi nuovo campo, come indicato di seguito:

   

3. Usare i tasti di direzione per passare alla successiva cella di intestazione vuota e digitare il nome del secondo campo (è anche possibile premere TAB o fare doppio clic sulla nuova cella). Ripetere questo passaggio fino a immettere tutti i nomi dei campi.

4. Immettere i dati nella tabella di esempio.

   Mentre si immettono i dati, Access imposta automaticamente il relativo tipo per ogni campo. Se non si è esperti di database relazionali, è consigliabile impostare un tipo di dati specifico, ad esempio Numero, Testo o Data/ora per ogni campo delle tabelle. Impostando i tipi di dati ci si assicura un'immissione accurata e si evitano errori, ad esempio l'uso di un numero di telefono in un calcolo. Per queste tabelle di esempio, consentire ad Access di impostare il tipo di dati.

5. Dopo aver immesso tutti i dati, fare clic su Salva.

   Scelta rapida da tastiera: premere MAIUSC+F12.

   Verrà visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome.

6. Nella casella Nome tabella immettere il nome della tabella di esempio e quindi fare clic su OK.

   Usare i nome di ogni tabella di esempio perché nelle query delle sezioni illustrative vengono usati questi nomi.

7. Ripetere questi passaggi fino a creare ogni tabella di esempio elencata all'inizio di questa sezione.

Se non si vogliono immettere i dati manualmente, seguire i passaggi successivi per copiarli in un file di foglio di calcolo e quindi importarli in Access.

Creare i fogli di calcolo di esempio

1. Avviare il foglio di calcolo e creare un nuovo file vuoto. Se si usa Excel, viene creata per impostazione predefinita una nuova cartella di lavoro vuota.

2. Copiare la prima tabella di esempio specificata sopra e incollarla nel primo foglio di lavoro, a partire dalla prima cella.

3. Usando la tecnica fornita dal foglio di calcolo, rinominare il foglio di lavoro. Assegnare al foglio di lavoro lo stesso nome della tabella di esempio. Ad esempio, se la tabella di esempio è denominata Categorie, assegnare lo stesso nome al foglio di lavoro.

4. Ripetere i passaggi 2 e 3 per copiare ogni tabella di esempio in un foglio di lavoro vuoto e rinominarlo.

   Nota: Può essere necessario aggiungere fogli di lavoro al file del foglio di calcolo. Per informazioni su come eseguire questa operazione, vedere la Guida del foglio di calcolo.

5. Salvare la cartella di lavoro in un percorso facile da ricordare nel computer o nella rete e passare alla serie successiva di passaggi.

Creare tabelle di database dai fogli di lavoro

1. Nel gruppo Importa & collegamento della scheda Dati esterni fare clic su Nuova origine dati > Da file > Excel.

   Viene visualizzata la finestra di dialogo Carica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel .

2. Fare clic su Sfoglia, aprire il foglio di calcolo creato nei passaggi precedenti e quindi fare clic su OK.

   Viene avviata l'Importazione guidata Foglio di calcolo.

3. Per impostazione predefinita, la procedura guidata seleziona il primo foglio della cartella di lavoro (Clienti, se sono stati seguiti i passaggi della sezione precedente) e i dati del foglio vengono visualizzati nella sezione inferiore della pagina. Fare clic su Avanti.

4. Nella pagina successiva della procedura guidata fare clic su Intestazioni di colonne nella prima riga e quindi su Avanti.

5. Facoltativamente, nella pagina successiva usare le caselle di testo e gli elenchi di Opzioni per i campi per cambiare i nomi dei campi e i tipi di dati oppure per omettere alcuni campi dall'operazione di importazione. In caso contrario, fare clic su Avanti.

6. Lasciare selezionata l'opzione Chiave primaria aggiunta automaticamente e fare clic su Avanti.

7. Per impostazione predefinita, Access applica il nome del foglio di lavoro alla nuova tabella. Accettare il nome o immetterne un altro e quindi fare clic su Fine.

8. Ripetere i passaggi da 1 a 7 fino a creare una tabella da ogni foglio di lavoro della cartella di lavoro.

Rinominare i campi di chiave primaria

1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse su ogni tabella creata nei passaggi precedenti e scegliere Visualizzazione Struttura.

2. Per ogni tabella, identificare il campo di chiave primaria. Per impostazione predefinita, Access assegna a ogni campo il nome ID.

3. Nella colonna Nome campo di ogni campo di chiave primaria aggiungere il nome della tabella.

   Ad esempio, rinominare il campo ID della tabella Categorie in "ID categoria" e il campo della tabella Ordini in "ID ordine". Per la tabella Dettagli ordine, rinominare il campo in "ID dettaglio". Per la tabella Prodotti, rinominare il campo in "ID prodotto".

4. Salvare le modifiche apportate.

Ogni volta che vengono usate in questo articolo, le tabelle di esempio includono il campo di chiave primaria, rinominato come descritto nei passaggi precedenti.

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Creare una query di selezione di base

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare doppio clic sulla tabella o sulle tabelle da usare nella query.

   La tabella o le tabelle selezionate vengono visualizzate come finestre nella sezione superiore della finestra di progettazione query.

3. Fare doppio clic sui campi della tabella da usare nella query.

   È possibile includere campi contenenti dati descrittivi, come nomi e descrizioni, ma è necessario includere un campo che contiene dati numerici o di valuta.

   Ogni campo compare in una cella della griglia di struttura.

4. Fare clic su Esegui per eseguire la query.

   Il set di risultati della query viene aperto in visualizzazione Foglio dati.

5. Facoltativamente, passare in visualizzazione Struttura e modificare la query. A questo scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento per la query e quindi scegliere Visualizzazione Struttura. È quindi possibile modificare la query in base a specifiche esigenze, aggiungendo o rimuovendo campi di tabella. Per rimuovere un campo, selezionare la colonna nella griglia di struttura e quindi premere CANC.

6. Salvare la query.

Aggiungere una riga Totale

1. Verificare che la query sia aperta in visualizzazione Foglio dati. A questo scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento per la query e quindi scegliere Visualizzazione Foglio dati.

   Oppure

   Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla query. La query viene eseguita e i risultati vengono caricati in un foglio dati.

2. Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

   Nel foglio dati viene visualizzata una nuova riga Totale.

3. Nella riga Totale fare clic sulla cella del campo da sommare e quindi selezionare Somma nell'elenco.

Nascondere una riga Totale

• Nel gruppo Record della scheda Home fare clic su Totali.

Per altre informazioni sull'uso di una riga Totale, vedere l'articolo Visualizzare totali di colonna in un foglio dati.

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Calcolare un totale complessivo semplice

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare doppio clic sulla tabella da usare nella query.

   Se si usano i dati di esempio, fare doppio clic sulla tabella Ordini.

   La tabella viene visualizzata in una finestra nella sezione superiore della finestra di progettazione query.

3. Fare doppio clic sul campo da sommare. Assicurarsi che sia impostato sul tipo di dati Numero o Valuta. Se si prova a sommare i valori di campi non numerici, ad esempio un campo di testo, Access visualizza il messaggio di errore Tipi di dati non corrispondenti nell'espressione criterio quando si tenta di eseguire la query.

   Se si usano i dati di esempio, fare doppio clic sulla tabella Costi spedizione.

   È possibile aggiungere altri campi numerici alla griglia se si vogliono calcolare i totali complessivi di questi campi. Una query di totalizzazione può calcolare i totali complessivi di più di una colonna.

4. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura query fare clic su Totali.

   Nella griglia di struttura viene visualizzata la riga Totale e nella cella della colonna Costi spedizione l'opzione Raggruppa per.

5. Sostituire il valore della cella nella riga Totale con Somma.

6. Fare clic su Esegui per eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

   Suggerimento: Si noti che Access aggiunge "SommaDi" all'inizio del nome del campo da sommare. Per sostituire l'intestazione della colonna con un nome più significativo, ad esempio Totale spedizione, tornare in visualizzazione Struttura e fare clic nella riga Campo della colonna Costi spedizione nella griglia di struttura. Posizionare il cursore accanto a Costi spedizione e digitare le parole Totale spedizione seguite da due punti, in questo modo: Totale spedizione: Costi spedizione.

7. Facoltativamente, salvare la query e chiuderla.

Calcolare un totale complessivo che esclude alcuni record

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare doppio clic sulla tabella Ordini e sulla tabella Dettagli ordine.

3. Aggiungere il campo Data ordine della tabella Ordini alla prima colonna nella griglia di struttura della query.

4. Nella riga Criteri della prima riga digitare Date() -1. Questa espressione esclude i record della data corrente dal totale calcolato.

5. Creare quindi la colonna che calcola l'importo delle vendite per ogni transazione. Nella riga Campo della seconda colonna della griglia digitare l'espressione seguente:

   Totale valore vendite: (1-[Dettagli ordine].[Sconto]/100)*([Dettagli ordine].[Prezzo unitario]*[Dettagli ordine].[Quantità])

   Assicurarsi che l'espressione faccia riferimento ai campi impostati sui tipi di dati Numero o Valuta. Se l'espressione fa riferimento a campi impostati su altri tipi di dati, Access visualizza il messaggio Tipi di dati non corrispondenti nell'espressione criterio quando si prova a eseguire la query.

6. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura query fare clic su Totali.

   Nella griglia di struttura viene visualizzata la riga Totale e nella prima e nella seconda colonna l'opzione Raggruppa per.

7. Nella seconda colonna sostituire il valore della cella nella riga Totale con Somma. La funzione Somma aggiunge le singole cifre sulle vendite.

8. Fare clic su Esegui per eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

9. Salvare la query come Vendite giornaliere.

   Nota: La volta successiva che si apre la query in visualizzazione Struttura, si potrebbe notare una leggera variazione nei valori specificati nelle righe Campo e Totale della colonna Totale valore vendite. L'espressione compare racchiusa all'interno della funzione Somma e la riga Totale visualizza Espressione invece di Somma.

   Se ad esempio si usano i dati di esempio e si crea la query come illustrato nei passaggi precedenti, si ottiene:

   Totale valore vendite: Somma((1-[Dettagli ordine].Sconto/100)*([Dettagli ordine].PrezzoUnitario*[Dettagli ordine].Quantità))

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Creare una query di totalizzazione

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Selezionare le tabelle da usare e quindi fare clic su Aggiungi.

   Ogni tabella viene visualizzata in una finestra nella sezione superiore della finestra di progettazione query.

   Se si usano le tabelle di esempio descritte in precedenza, aggiungere le tabelle Prodotti e Dettagli ordine.

3. Fare doppio clic sui campi della tabella da usare nella query.

   Di norma, si aggiunge solo il campo gruppo e il campo valore alla query. È tuttavia possibile usare un calcolo invece di un campo valore, come illustrato nei passaggi seguenti.

   1. Aggiungere il campo Categoria della tabella Prodotti alla griglia di struttura.

   2. Creare la colonna che calcola l'importo delle vendite per ogni transazione digitando l'espressione seguente nella seconda colonna della griglia:

      Totale valore vendite: (1-[Dettagli ordine].[Sconto]/100)*([Dettagli ordine].[Prezzo unitario]*[Dettagli ordine].[Quantità])

      Assicurarsi che i dati dei campi a cui si fa riferimento nell'espressione siano di tipo Numero o Valuta. Se si fa riferimento a campi di altri tipi di dati, Access visualizza il messaggio Tipi di dati non corrispondenti nell'espressione criterio quando si prova a passare in visualizzazione Foglio dati.

   3. Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Struttura query fare clic su Totali.

      Nella griglia di struttura viene visualizzata la riga Totale e nella prima e nella seconda colonna di questa riga l'opzione Raggruppa per.

   4. Nella seconda colonna sostituire il valore della riga Totale con Somma. La funzione Somma aggiunge le singole cifre sulle vendite.

   5. Fare clic su Esegui per eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

   6. Mantenere aperta la query per usarla nella sezione successiva.

      Usare criteri con una query di totalizzazione

      La query creata nella sezione precedente include tutti i record delle tabelle sottostanti. Non esclude alcun ordine quando calcola i totali e visualizza i totali per tutte le categorie.

      Se è necessario escludere alcuni record, è possibile aggiungere criteri alla query. È ad esempio possibile ignorare le transazioni di importo inferiore a € 100 o calcolare i totali solo per alcune categorie di prodotti. I passaggi di questa sezione spiegano come usare tre tipi di criteri:

   7. Criteri che ignorano determinati gruppi per il calcolo dei totali.    Ad esempio, verranno calcolati i totali solo per le categorie Videogiochi, Arte e cornici e Sport.

   8. Criteri che nascondono determinati totali dopo averli calcolati.    È ad esempio possibile visualizzare solo i totali maggiori di € 150.000.

   9. Criteri che escludono singoli record dal totale.    È ad esempio possibile escludere singole transazioni di vendita in cui il valore (Prezzo unitario * Quantità) scende al di sotto di € 100.

      I passaggi seguenti illustrano come aggiungere i criteri uno alla volta e descrivono l'impatto sul risultato della query.

      Aggiungere criteri alla query

   10. Aprire la query della sezione precedente in visualizzazione Struttura. A questo scopo, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda documento per la query e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

       Oppure

       Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla query e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

   11. Nella riga Criteri della colonna ID categoria digitare =Bambole Or Sport O Arte e cornici.

   12. Fare clic su Esegui per eseguire la query e visualizzare i risultati in visualizzazione Foglio dati.

   13. Tornare in visualizzazione Struttura e, nella riga Criteri della colonna Totale valore vendite, digitare >100.

   14. Eseguire la query per vedere i risultati, quindi tornare in visualizzazione Struttura.

   15. Ora aggiungere i criteri per escludere singole transazioni di vendita di importo inferiore a € 100. A questo scopo, è necessario aggiungere un'altra colonna.

       Nota: Non è infatti possibile specificare il terzo criterio nella colonna Totale valore vendite. I criteri specificati in questa colonna si applicano al valore totale, non ai singoli valori.

   16. Copiare l'espressione della seconda colonna nella terza colonna.

   17. Nella riga Totale della nuova colonna selezionare Dove e quindi, nella riga Criteri, digitare >20.

   18. Eseguire la query per vedere i risultati, quindi salvare la query.

       Nota: La volta successiva che si apre la query in visualizzazione Struttura, si potrebbero notare leggere variazioni nella griglia di struttura. Nella seconda colonna l'espressione della riga Campo compare racchiusa all'interno della funzione Somma e il valore della riga Totale visualizza Espressione invece di Somma.

       Totale valore vendite: Somma((1-[Dettagli ordine].Sconto/100)*([Dettagli ordine].PrezzoUnitario*[Dettagli ord ine].Quantità))

       Verrà inoltre visualizzata una quarta colonna. Questa colonna è la copia della seconda colonna, ma i criteri specificati nella seconda colonna vengono in realtà visualizzati come parte della nuova colonna.

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Creare una query a campi incrociati

1. Nel gruppo Query della scheda Crea fare clic su Struttura query.

2. Fare doppio clic sulle tabelle da usare nella query.

   Ogni tabella viene visualizzata in una finestra nella sezione superiore della finestra di progettazione query.

   Se si usano le tabelle di esempio, fare doppio clic sulla tabella Ordini e sulla tabella Dettagli ordine.

3. Fare doppio clic sui campi da usare nella query.

   Ogni nome di campo viene visualizzato nella cella vuota della riga Campo della griglia di struttura.

   Se si usano le tabelle di esempio, aggiungere i campi Città spedizione e Data spedizione della tabella Ordini.

4. Nella cella vuota successiva della riga Campo copiare e incollare o digitare l'espressione seguente: Totale vendite: Somma(CCur([Dettagli ordine].[Prezzo unitario]*[Quantità]*(1-[Sconto])/100)*100)

5. Nel gruppo Tipo di query della scheda Struttura query fare clic su A campi incrociati.

   Nella griglia di struttura vengono visualizzate le righe Totale e A campi incrociati.

6. Fare clic sulla cella della riga Totale nel campo Città e selezionare Raggruppa per. Eseguire la stessa operazione nel campo Data spedizione. Sostituire il valore della cella Totale del campo Totale vendite con Espressione.

7. Nella riga A campi incrociati impostare la cella del campo Città su Intestazione riga, il campo Data spedizione su Intestazione colonna e il campo Totale vendite su Valore.

8. Nel gruppo Risultati della scheda Struttura query fare clic su Esegui.

   I risultati della query vengono aperti in visualizzazione Foglio dati.

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