Trovare un messaggio o un elemento con Ricerca immediata

1. Sulla barra di spostamento, nella parte inferiore dello schermo, fare clic su Posta elettronica.

   

   Se non viene visualizzato, è possibile che sia attivato lo "Spostamento compatto" che prevede invece la visualizzazione di icone, come nell'esempio che segue:

   

   Oltre all'attivazione dello "Spostamento compatto", è anche possibile che il riquadro delle cartelle sia ridotto a icona, per cui le icone sono disposte in verticale. Per espandere il riquadro delle cartelle, fare clic sul pulsante Riduci a icona/Espandi, come mostrato di seguito:

   

2. Trovare la casella di ricerca dall'alto.

3. Per individuare una parola sicuramente presente in un messaggio oppure un messaggio proveniente da un determinato utente, digitare la parola o il nome della persona (è possibile usare nome, cognome o nomi parziali) nella casella di ricerca. I messaggi contenenti la parola o il nome specificato verranno visualizzati nei risultati, con il testo di ricerca evidenziato.

4. È possibile limitare ulteriormente i risultati modificando la ricerca. Di seguito sono riportati alcuni esempi comuni:

   • Digitare "note spese" (incluse le virgolette) per trovare i messaggi contenenti esattamente la frase "note spese".

   • Digitare note AND spese (con "AND" in maiuscolo) per trovare i messaggi contenenti entrambe le parole, ma non necessariamente nell'ordine specificato. È anche possibile utilizzare l'operatore "OR".

   • Digitare note NOT spese (con "NOT" in maiuscolo) per trovare i messaggi contenenti la parola note ma non la parola spese.

5. NOTA: per individuare elementi è necessario effettuare la ricerca di una parola completa o della parte iniziale della parola, mentre la ricerca della parte centrale o finale della parola non produrrà alcun risultato. Ad esempio, se l'oggetto del messaggio contiene "E-mail su Office365", l'elemento NON viene trovato nelle ricerche seguenti:

   • "mail", perché è la parte finale della parola "e-mail"

   • "365", perché è la parte finale della parola "Office365"

   • "ice", perché è la parte centrale della parola "Office365"

6. Al termine, è possibile cancellare la ricerca facendo clic sul nella casella di ricerca.

Se non si riesce a trovare quello che si sta cercando, usare gli strumenti di ricerca sulla barra multifunzione per restringere la ricerca. Quando si fa clic sulla casella di ricerca, è possibile selezionare un'opzione di ambito sul lato sinistro della barra multifunzione. Una volta stabilito l'ambito, si può quindi limitare ulteriormente la ricerca selezionando un'opzione come la riga dell'oggetto o il mittente.

Ambito (dove eseguire la ricerca): qui è possibile scegliere di eseguire ricerche in cartelle specifiche, ad esempio tutte le cassette postali, o solo la cartella corrente selezionata, che è la posta in arrivo nella maggior parte dei casi.

Perfezionare (cosa cercare): dopo aver selezionato l'ambito, è possibile aggiungere altri criteri nel gruppo Perfeziona . Dopo la selezione di un'opzione, Outlook aggiunge uno script speciale alla casella di ricerca per limitare la ricerca.

Diamo un'occhiata alle opzioni.

• Da: filtra i risultati della ricerca in modo da visualizzare solo i messaggi inviati da una persona specifica. Ad esempio, è possibile cercare tutti i messaggi inviati da Pierina.

• Oggetto: filtra i risultati della ricerca in base alla riga dell'oggetto nel messaggio. Ad esempio, è possibile cercare tutti i messaggi che contengono la parola chiave "report" nella riga dell'oggetto.

• Con allegati: trova tutti i messaggi che contengono un allegato.

• Categorizzati: scegliere una categoria per visualizzare tutti i messaggi contrassegnati con una categoria specifica.

• Questa settimana: nel menu a discesa scegliere un intervallo di tempo per limitare i risultati della ricerca in base alla data di ricezione di un messaggio.

• Inviato a: nel menu a discesa scegliere un'opzione per filtrare i risultati in base ai destinatari del messaggio, ad esempio i messaggi ricevuti per copia conoscenza o quelli inviati a una persona specifica.

• Da leggere: visualizza tutti i messaggi non letti nella cartella selezionata.

• Contrassegnati: trova tutti i messaggi contrassegnati per il completamento.

• Con priorità alta: visualizza tutti i messaggi contrassegnati con priorità alta.

• Altro: scegliere un'opzione nel menu per limitare ulteriormente i risultati della ricerca. Ad esempio, è possibile filtrare i messaggi in base alla riservatezza o alle dimensioni.

Tenere presente che queste opzioni possono anche essere combinate.

Ecco un esempio: È possibile cercare tutti i messaggi inviati da Sofia il mese scorso, con la parola chiave "report" nella riga dell'oggetto.

Per impostare una ricerca per questo esempio:

1. Verificare che la cartella Posta in arrivo sia selezionata, quindi fare clic sulla scheda Cerca.

2. Selezionare Sottocartelle nel gruppo Ambito.

3. Fare clic su Da e digitare Pierina per sostituire il testo evidenziato nella casella di ricerca.

4. Fare clic su Oggetto e digitare report per sostituire il testo evidenziato nella casella di ricerca.

5. Fare clic sulla freccia a discesa accanto a Questa settimana e selezionare Mese scorso.

   

Può succedere che i risultati visualizzati siano troppi o che non si riesca a trovare ciò che si sta cercando.

1. Fare clic nella casella di ricerca.

2. Nella scheda Cerca fare clic su Strumenti di ricerca > Ricerca avanzata.

   

Nella finestra di dialogo Ricerca avanzata è possibile specificare criteri più complessi e anche eseguire la ricerca nel calendario, nell'elenco contatti, nelle note e nelle attività.

1. Fare clic sulla scheda Avanzate.

2. In Altri criteri fare clic sul pulsante Campo e quindi su Tutti i campi Posta. Verrà visualizzato un menu di campi in cui è possibile eseguire la ricerca, ad esempio Da, A, Ricevuto, Oggetto e molti altri ancora.

   

3. Iniziare scegliendo un campo, quindi scegliere una condizione e un valore da testare. Ad esempio:

   Da/ contiene/ Giorgia cercherà i messaggi inviati da qualcuno il cui nome include"Giorgia". Tenere presente che in questo esempio viene usata la condizione contiene anziché è (esattamente) in modo da non cercare una corrispondenza esatta. Se il nome completo di Giorgia è "Giorgia Fanucci", Da/è (esattamente)/Giorgia non funzionerà perché è necessario specificare il nome completo di Giorgia, ovvero Giorgia Fanucci, per ottenere la corrispondenza esatta. Ecco perché contiene risulta utile come condizione.

4. Aggiungere tutte le altre condizioni necessarie o che si desidera provare. In questo caso ne verranno aggiunte altre tre:

Da | contiene | Giorgia cercherà i messaggi inviati da qualcuno il cui nome include"Giorgia". Tenere presente che in questo esempio viene usata la condizione contiene anziché è (esattamente) in modo da non cercare una corrispondenza esatta. Se il nome completo di Giorgia è "Giorgia Fanucci", Da | è (esattamente) |Giorgia non funzionerà perché è necessario specificare il nome completo di Giorgia, ovvero Giorgia Fanucci, per ottenere la corrispondenza esatta. Ecco perché contiene risulta utile come condizione.

Aggiungere quindi anche le condizioni seguenti:

• Ricevuto | tra | 01/5/13 e 31/5/13

• Messaggio | contiene | budget

• A | contiene | Luca

  

Outlook cercherà i messaggi inviati da un utente il cui nome include "Giorgia", arrivati nel mese di maggio 2013 e contenenti la parola "budget" nel corpo del messaggio e inviati anche a un altro utente il cui nome include "Luca". Ecco l'elenco dei quattro criteri aggiunti.

Infine, fare clic su Trova per eseguire la ricerca.

Se 250 risultati non sono comunque sufficienti, è possibile rimuovere questo limite:

1. Fare clic su File > Opzioni > Ricerca.

2. In Risultati deselezionare la casella di controllo Rendi le ricerche più veloci limitando il numero dei risultati visualizzati.