Usare i gruppi di Office 365 anziché le cassette postali del sito

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Le cassette postali del sito sono state usate da molte organizzazioni come strumento di collaborazione scelto. È stato fornito con una cassetta postale comune che consente di coordinare e archiviare i messaggi di posta elettronica correlati al team o al progetto in un'unica posizione e in un sito di SharePoint per archiviare tutti i file comuni. Tuttavia, dato che il modo in cui gli utenti hanno collaborato è cambiato nel corso degli anni, i clienti hanno chiesto una soluzione che promuova una forma di collaborazione più attiva. Di conseguenza, le cassette postali del sito sono deprecate e consigliamo di trasferirsi in gruppi di Office 365 che garantiscono un'esperienza di collaborazione molto più ricca.

Per altre informazioni su tale decisione, vedere deprecazione delle cassette postali del sito.

I gruppi in Office 365 permettono di scegliere un gruppo di persone con cui si vuole collaborare e di configurare facilmente una raccolta di risorse che queste persone possono condividere. Non è necessario concedere manualmente le autorizzazioni per tutte le risorse, perché ai membri aggiunti al gruppo vengono assegnate automaticamente le autorizzazioni necessarie per gli strumenti disponibili nel gruppo.

I gruppi di Office 365 superano le cassette postali del sito e includono:

  • Accesso Guest: con le cassette postali del sito non è possibile consentire agli utenti esterni all'organizzazione di accedere. Con i gruppi invece è possibile offrire accesso guest alle conversazioni tramite posta elettronica, ai file e persino al blocco appunti di OneNote condiviso.

  • Posta in arrivo condivisa-dove avvengono le conversazioni tradizionalmente presenti nella cassetta postale. Questa posta in arrivo condivisa è interamente disponibile per la ricerca, pertanto crea un archivio dinamico dei messaggi del gruppo. I nuovi arrivati al gruppo possono cercare o scorrere indietro nella cronologia per velocizzare rapidamente le comunicazioni con il gruppo in precedenza.

  • Raccolta di file condivisi: il gruppo ha una raccolta di file di SharePoint in cui gli utenti possono archiviare, condividere e collaborare su documenti, cartelle di lavoro, presentazioni, immagini o qualsiasi altro tipo di file su cui è necessario lavorare.

  • Calendario condiviso - Il gruppo ottiene un calendario condiviso in cui pubblicare gli eventi pertinenti. Ogni membro che ha effettuato la sottoscrizione al gruppo viene invitato automaticamente agli eventi pubblicati nel calendario in modo che questi eventi possano essere visualizzati anche nei calendari di Office 365, se lo desiderano.

  • Blocco appunti di OneNote condiviso - Il gruppo ottiene automaticamente un blocco appunti di OneNote condiviso in cui i membri del gruppo possono raccogliere informazioni e collaborare. Molti gruppi usano il blocco appunti per creare un wiki con domande frequenti e altre risorse.

  • Il contenuto è individuabile: i gruppi in Outlook sono pubblici all'interno dell'organizzazione per impostazione predefinita, il che significa che è facile per gli altri utenti dell'organizzazione individuare e partecipare o rivedere i materiali del gruppo. Se il contenuto del gruppo è più riservato, è possibile impostare il gruppo come privato, in modo che il contenuto non sia visibile ai non membri e che le richieste di iscrizione debbano essere approvate dal proprietario del gruppo.

  • Creazione self-service-gli amministratori non devono essere bloccati dalle richieste degli utenti per creare gruppi. Ogni utente può creare autonomamente il gruppo adatto alle sue esigenze. Se si vuole controllare quali utenti dell'organizzazione possono creare gruppi, vedere controllare chi può creare gruppi di Office 365.

Gestione directory

Mantenere la directory sotto controllo è una preoccupazione di ogni amministratore. Ecco alcuni degli strumenti offerti da Office 365 Groups per semplificare la semplificazione:

  • Criteri di denominazione: i criteri di denominazione consentono di definire i nomi e gli elementi non accettabili per i gruppi. In questo modo si impedisce agli utenti di assegnare ai gruppi nomi volgari o vietati. Inoltre, puoi applicare i prefissi standard aziendali o i suffissi ai nomi dei gruppi.

  • Appartenenza dinamica - L'appartenenza dinamica consente di impostare l'appartenenza ai gruppi in base a una regola, aggiungendo o rimuovendo membri sulla base dei metadati (come il reparto o il ruolo) nella directory attiva.

  • Appartenenza al gruppo nascosta: se si vuole che l'elenco dei membri del gruppo sia riservato, ad esempio se sono studenti, è possibile nascondere l'elenco dei membri da parti esterne.

  • Autorizzazioni di creazione - All'interno dell'organizzazione potrebbero essere presenti persone a cui non si vuole consentire di creare nuovi gruppi. È possibile gestire le autorizzazioni di creazione nella directory in diversi modi.

  • Log di controllo - Ora è possibile consentire agli utenti di creare gruppi e gestire l'appartenenza ai gruppi con maggiore tranquillità, poiché i log di controllo di Gruppi di Office 365 permettono di tenere traccia di chi ha creato o eliminato un determinato gruppo o ha apportato modifiche all'appartenenza al gruppo.

Gestione del recapito

Gestione recapito offre alcuni metodi per gestire il modo in cui i messaggi devono essere inviati o ricevuti dal gruppo. Sono inoltre disponibili strumenti per monitorare il flusso di tali messaggi.

  • Invia come o Invia per conto di - Queste impostazioni consentono agli utenti specificati di inviare messaggi di posta elettronica come se il mittente fosse il gruppo o fossero inviati per conto del gruppo.

  • Limitazioni per il mittente - Queste impostazioni consentono di controllare chi può inviare messaggi al gruppo. Il gruppo può essere configurato in modo da accettare posta elettronica da parti esterne, ma è consigliabile limitare a parti specifiche.

  • Supporto di utenti esterni - Invitando utenti guest a partecipare al gruppo è possibile includerli nelle conversazioni tramite posta elettronica del gruppo.

  • Regole di trasporto: le regole di trasporto funzionano per i gruppi così come per Exchange. Le regole possono cercare messaggi che soddisfano condizioni specifiche e quindi possono agire in questi messaggi.

  • Suggerimenti messaggio - I suggerimenti messaggio sono messaggi informativi visualizzati agli utenti durante la composizione di un messaggio. Possono contribuire a ridurre i rapporti di mancato recapito avvisando l'utente se il suo messaggio è indirizzato a parti esterne o supera la quota consentita.

  • Più indirizzi proxy - Un gruppo può avere più alias esattamente come la cassetta postale di un utente. Può essere utile avere indirizzi proxy aggiuntivi per accettare i messaggi inviati a questi altri alias o per facilitare l'individuazione di un gruppo che ha un nome lungo o complesso.

  • Dimensioni massime di invio/ricezione - Queste quote possono ridurre i problemi relativi alla ricezione (o all'invio) di messaggi estremamente grandi per gestire meglio i requisiti di archiviazione e larghezza di banda del gruppo.

Criteri per il contenuto

Office 365 offre anche alcuni strumenti che consentono di gestire i tipi di contenuto condivisi nel gruppo.

Linee guida per l'utilizzo - È possibile definire linee guida per l'utilizzo di Gruppi di Office 365, per insegnare agli utenti le procedure ottimali da eseguire per garantire l'efficienza del proprio gruppo e impartire loro una formazione sui criteri per il contenuto interno.

Classificazione dei dati - È possibile creare un sistema di classificazione dei dati personalizzabile per Gruppi di Office 365 che consenta di separare i gruppi per tipo di criterio (ad esempio "non classificato", "informazioni riservate aziendali" o "top secret"). In questo modo i gruppi possono presentare i criteri di altri contenuti nell'organizzazione. I criteri estendibili consentono all'organizzazione di configurare un endpoint che viene chiamato ogni volta che un gruppo viene creato o modificato, quindi è possibile implementare criteri personalizzati per la creazione o la modifica di gruppi.

Perché è stata apportata questa modifica?

Le cassette postali del sito hanno favorito una forma passiva di collaborazione. Con la collaborazione che diventa sempre più critica per i team moderni, i clienti hanno sempre più richiesto soluzioni che garantiscono un'esperienza di collaborazione più attiva. Pertanto, abbiamo deciso di ritirare le cassette postali del sito e promuovere l'utilizzo dei gruppi.

Per iniziare a usare i gruppi è facile e si può essere operativi in pochi minuti.

Creare un sito del team di SharePoint Online che include un gruppo di Office 365 seguendo questa procedura:

  1. Accedere a SharePoint Online. È possibile accedervi accedendo al portale di Office 365 su https://www.Office.com e quindi facendo clic sull'icona di avvio delle app nell'angolo in alto a destra del browser.

  2. Fare clic su + Crea sito nella Home page di SharePoint e scegliere sito del team

  3. Immettere il nome del nuovo sito del team e la descrizione nel riquadro visualizzato. Compilare tutti gli altri campi richiesti dall'organizzazione e fare clic su Avanti.

  4. Aggiungere proprietari e membri al sito nel riquadro seguente e fare clic su fine. È possibile scegliere di aggiungere gli stessi membri che appartengono al sito del team di esperienza classica.

Il sito del team di SharePoint Online appena creato è ora pronto per l'uso. Per altri dettagli, vedere creare un sito del team in SharePoint Online .

Per accedere ai gruppi, fare clic sull'icona di avvio delle app e scegliere posta. Si troverà una scheda gruppi in cartelle e verrà creato un gruppo con lo stesso nome del nome del sito in SharePoint. Questo gruppo ospita la cassetta postale condivisa sotto forma di spazio di conversazione, la scheda file che fornisce una visualizzazione rapida della pagina documenti dal sito di SharePoint, un calendario di gruppo e un blocco appunti che può essere visualizzato anche dal sito di SharePoint.

Ora si è pronti per l'uso del gruppo.

Informazioni sulle cassette postali esistenti del sito

Ci rendiamo conto che alcuni di voi potrebbero avere dati critici nelle cassette postali del sito, che sarà necessario per la continuità delle operazioni. Le cassette postali esistenti del sito continueranno a funzionare come prima per il momento.

Cosa fare se si usa Project online?

Se si è un cliente di Project Online , non sarà possibile connettersi al sito del team di SharePoint Online. Tuttavia, puoi continuare a usare il sito del team di progetto esperienza classica che continuerà a funzionare, meno la possibilità di creare una nuova cassetta postale del sito. Se si ha bisogno di una soluzione di spedizione insieme al sito, è consigliabile creare un nuovo gruppo di Office 365 e usarlo per la posta elettronica. Per altri dettagli, vedere creare un gruppo in Outlook .

Stiamo lavorando a una soluzione a lungo termine e la comunicheremo quando avremo una risoluzione.

Altre informazioni

Abbiamo iniziato a implementare gli strumenti di amministrazione del tenant per connettere i siti del team di SharePoint esistenti ai nuovi gruppi di Office 365. Per altre informazioni, Vedi questo post.

Altre informazioni

Feedback

Questo articolo è stato aggiornato l'ultima volta il 10 luglio 2018 in seguito ai commenti. Se sono state trovate queste informazioni utili e, soprattutto, se non è stato possibile, usare i controlli di feedback riportati di seguito per comunicare come migliorare la procedura.

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

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