Usare il modello di database di Access per studenti

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Usare il modello di database degli studenti di Access per tenere traccia delle informazioni sugli studenti, inclusi i contatti di emergenza, le informazioni mediche e le informazioni sui loro tutori. È anche possibile cercare e filtrare gli studenti, tenere traccia delle presenze degli studenti, visualizzare o nascondere colonne e mappare gli indirizzi degli studenti.

Si vuole guardare un video sull'uso di questo modello? Vedere questo articolo, usare il modello di database studenti.

Nota: Il modello di database studenti è stato aggiornato negli ultimi anni. Queste istruzioni si riferiscono alla versione più recente del modello disponibile per il download. Se la procedura riportata di seguito non corrisponde a quella visualizzata, probabilmente si sta usando una versione precedente del modello.

Uso del database

In questo articolo vengono illustrati i passaggi di base per l'uso del modello di database studenti.

Preparare il database per l'uso

  • Quando si apre il database per la prima volta, Access Visualizza il modulo di benvenuto. Per impedire la visualizzazione di questo modulo alla successiva apertura del database, deselezionare la casella di controllo Mostra benvenuto quando il database è aperto .

    Chiudere il modulo di benvenuto per iniziare a usare il database.

  • Per assicurarsi che tutto il contenuto del database sia abilitato, nella barra dei messaggi fare clic su Abilita questo contenuto.

    Per altre informazioni sull'abilitazione del contenuto del database, vedere l'articolo decidere se considerare attendibile un database.

Cercare uno studente

La casella di ricerca rapida consente di trovare rapidamente uno studente nel modulo elenco studenti .

  • Digitare il testo che si vuole cercare nella casella di ricerca rapida e quindi premere INVIO.

    Access filtra l'elenco per visualizzare solo i record che contengono il testo cercato. Per tornare all'elenco completo, fare clic su Cancella la ricerca corrente. (La X è all'interno della casella di ricerca).

Filtrare l'elenco degli studenti

Nel modulo elenco studenti è possibile filtrare l'elenco degli studenti e salvare i filtri preferiti per un uso futuro.

  1. Applicare filtri facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera e selezionando i filtri desiderati.

  2. Fare clic su Salva filtro.

  3. Nella maschera filtri Details immettere un nome e una descrizione di filtro e quindi fare clic su Chiudi.

  4. Usare la casella filtri preferiti per applicare un filtro salvato oppure fare clic su (Cancella filtro) per rimuovere il filtro.

Visualizzare o nascondere colonne

Nella maschera elenco studenti alcuni campi (colonne) sono nascosti per impostazione predefinita. Per modificare i campi visualizzati:

  1. Fare clic su Mostra/Nascondi campi.

  2. Nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare la casella di controllo accanto a ogni colonna che si vuole visualizzare. Deselezionare la casella di controllo per nascondere la colonna.

Visualizzare i dettagli degli studenti

La maschera Dettagli studenti consente di visualizzare e immettere altre informazioni su uno studente, tra cui immagini, tutori, informazioni di emergenza e presenza. Per visualizzare la maschera Dettagli studenti :

  • Nella maschera elenco studenti fare clic su Apri accanto all'elemento che si vuole visualizzare.

aggiungere un'immagine

Nella maschera Dettagli studenti è possibile aggiungere immagini e altri allegati.

  • Nella cornice immagine fare clic su modifica immagine.

  • Nella finestra di dialogo allegati fare clic su Aggiungi.

  • Nella finestra di dialogo Scegli file passare alla cartella che contiene il file.

  • Selezionare il file che si vuole aggiungere e quindi fare clic su Apri.

  • Nella finestra di dialogo allegati fare clic su OK.

Nota: È possibile allegare più file per ogni elemento, inclusi tipi di file diversi, ad esempio documenti o fogli di calcolo.

Aggiungere studenti da Microsoft Outlook

Se si usa Microsoft Outlook, è possibile aggiungere studenti da tale programma senza dover digitare di nuovo le informazioni.

  1. Nel modulo elenco studenti fare clic su Aggiungi da Outlook.

  2. Nella finestra di dialogo selezionare i nomi da aggiungere selezionare i nomi che si desidera aggiungere al database.

  3. Fare clic su Aggiungi e quindi su OK.

Visualizzare una mappa dell'indirizzo di uno studente

Nel modulo Dettagli studenti , se è stato immesso un indirizzo di strada per lo studente, è possibile visualizzare una mappa di tale percorso:

  • Fare clic su fare clic per mappare.

Visualizzare i report

Il database degli studenti include diversi report, inclusi tutti gli studenti, allergie e farmaci, informazioni sui contatti di emergenza, informazioni sul tutoree altro ancora. Per visualizzare un report:

  • Nel riquadro di spostamento, in report, fare doppio clic sul report che si vuole visualizzare.

È possibile creare report personalizzati. Per altre informazioni, vedere l'articolo creare un report semplice.

Modificare il database degli studenti

Per personalizzare il database degli studenti, è possibile aggiungere un nuovo campo alla tabella studenti e quindi aggiungere il campo al modulo elenco studenti, alla maschera Dettagli studenti e al report tutti gli studenti .

Aggiungere un campo alla tabella studenti

  1. Chiudere tutte le schede aperte.

  2. Nel riquadro di spostamento fare doppio clic sulla tabella studenti .

  3. Scorrere verso destra finché non viene visualizzata la colonna denominata Aggiungi nuovo campo. Fare doppio clic sull'intestazione di colonna e digitare il nome del campo.

La prima volta che si immettono dati nella colonna, Access imposta il tipo di dati per l'utente.

Aggiungere un campo a una maschera o a un report

Dopo aver aggiunto un campo a una tabella, è possibile aggiungerlo a una maschera o a un report.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera o sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere visualizzazione layout.

  2. Nel gruppo Strumenti della scheda Struttura fare clic su Aggiungi campi esistenti.

  3. Trascinare il campo desiderato dall'elenco dei campi alla maschera o al report.

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