È facile gestire appuntamenti, piani e budget con Microsoft 365

Utilizzare Access o Excel per gestire i dati

Microsoft Access e Microsoft Excel presentano molte analogie, che possono rendere difficile decidere quale programma usare. Ad esempio, entrambi i programmi possono archiviare grandi quantità di dati, eseguire query e strumenti di analisi potenti per suddividere e tagliare i dati ed eseguire calcoli sofisticati che restituiscono i dati necessari.

Ogni programma presenta tuttavia vantaggi evidenti, a seconda del tipo di dati che si stanno gestendo e delle operazioni che si desidera eseguire con tali dati. Ad esempio, se è l'obiettivo di mantenere l'integrità dei dati in un formato accessibile da più utenti, Access è la scelta migliore, mentre Excel è più adatto per i dati numerici complessi che si desidera analizzare in modo approfondito.

In molti casi, puoi usare entrambi i programmi, usando ognuno per lo scopo a cui è più adatto. In generale, Access è migliore per la gestione dei dati: consente di mantenerla organizzata, facile da cercare e disponibile per più utenti simultanei. Excel è in genere migliore per l'analisi dei dati: l'esecuzione di calcoli complessi, l'esplorazione di possibili risultati e la produzione di grafici di alta qualità. Se si usa Access per archiviare i dati ed Excel per analizzarli, è possibile ottenere i vantaggi di entrambi i programmi.

Prima di decidere quale programma usare, è consigliabile confrontare i vantaggi di ogni programma, scoprire quando è consigliabile usare uno o l'altro e scoprire come lavorare con entrambi i programmi per ottenere esattamente i risultati desiderati.

Nota: Tutte le suite di Microsoft Office includono Excel, ma non tutte le suite includono Access.

Confrontare i vantaggi di ogni programma

La scelta del programma corretto è fondamentale per accedere e aggiornare le informazioni con le massime prestazioni e precisione. Per scoprire quale programma è più adatto per le attività che si desidera eseguire, può essere utile confrontare i vantaggi offerti da ogni programma per l'archiviazione dei dati, l'analisi dei dati, la collaborazione multiutente e la sicurezza.

Dati flat versus relazionali    Per decidere quale programma è più adatto per archiviare i dati, porsi la seguente domanda: i dati sono relazionali o meno? I dati che possono essere contenuti in modo efficiente in una singola tabella o un foglio di lavoro si chiamano dati piatti o non relazionali . Ad esempio, se vuoi creare un semplice elenco di clienti, con un solo indirizzo e una persona di contatto per ogni cliente, Excel potrebbe essere la scelta migliore. Tuttavia, se si vuole archiviare un elenco di clienti più complesso che contiene gli indirizzi di fatturazione e spedizione per ogni cliente o più persone di contatto per ogni cliente, Access è la soluzione migliore.

In un database relazionale organizzi le informazioni in più tabelle. In un database relazionale ben progettato ogni tabella è piatta e contiene informazioni su un solo tipo di dati. Se ad esempio si crea un database del cliente, i nomi dei clienti devono essere archiviati in una tabella, mentre gli indirizzi di fatturazione e spedizione di tali clienti devono essere archiviati in una tabella separata. L'archiviazione degli indirizzi separatamente dai nomi è una buona idea, perché ogni cliente può avere più di un indirizzo e si vuole essere in grado di immettere più indirizzi per ogni cliente senza dover immettere di nuovo il nome del cliente per ogni indirizzo.

Dati locali e esterni    È possibile usare Access per connettersi ai dati da un'ampia gamma di origini dati esterne, in modo da poter visualizzare, eseguire query e modificare i dati senza doverli importare. Ad esempio, Access fornisce i comandi per la connessione a dati esistenti in un database di Microsoft SQL Server, in un file dBASE o in una cartella di Outlook, insieme a molte altre origini dati. È possibile usare Excel per connettersi a un'ampia gamma di origini dati, inclusi i database di Access, SQL Server e Analysis Services, i file di testo e XML e le origini dati ODBC e OLE DB. Non è tuttavia possibile modificare i dati per modificare i dati di origine tramite l'interfaccia utente di Excel.

Sia Access che Excel includono comandi per la connessione ai dati in elenchi di Windows SharePoint Services. Tuttavia, Excel offre solo una connessione di sola lettura agli elenchi di SharePoint. mentre Access consente di leggere e scrivere dati in elenchi di SharePoint.

Integrità dei dati rispetto alla flessibilità    Gli identificatori univoci consentono di mantenere l'integrità dei dati e assicurano che non ci siano due righe (o record) che contengano esattamente gli stessi dati. Gli identificatori univoci costituiscono anche il modo più rapido per recuperare i dati durante la ricerca o l'ordinamento dei dati. In Access è possibile usare il tipo di dati numerazione automatica per generare automaticamente un identificatore univoco per ogni record. Puoi quindi usare questi identificatori per correlare i record di una tabella a uno o più record in un'altra tabella.

La struttura che Access si applica ai dati consente di garantire l'integrità dei dati. Access può richiedere che i nuovi record in una tabella abbiano un valore corrispondente esistente in una tabella diversa, in modo che non sia possibile creare record "orfani". Ad esempio, non si vuole avere un ordine che non includa informazioni sui clienti. Access può richiedere che ogni nuovo record nella tabella Orders disponga di un valore cliente corrispondente nella tabella Customers. Questa corrispondenza obbligatoria di valori viene chiamata integrità referenziale.

Puoi anche imporre i tuoi vincoli e regole per assicurarti che i dati vengano immessi correttamente. Excel consente di immettere dati in modo più gratuito, ma poiché Excel non supporta i dati relazionali, non può supportare l'integrità referenziale. Tuttavia, puoi usare il comando convalida dati per controllare l'immissione di dati in Excel.

Query    Se spesso è necessario visualizzare i dati in diversi modi, a seconda della modifica di condizioni o eventi, Access potrebbe essere la scelta migliore per archiviare e usare i dati. Access consente di usare query SQL (Structured Query Language) per recuperare rapidamente solo le righe e le colonne di dati desiderate, se i dati sono contenuti in una tabella o in molte tabelle. È anche possibile usare le espressioni nelle query per creare campi calcolati. L'uso di un'espressione in Access è simile al processo di utilizzo delle formule in Excel per il calcolo dei valori. È anche possibile usare le query di Access per riepilogare i dati e presentare valori aggregati, ad esempio somme, medie e conteggi.

Modellazione    In Excel è possibile usare gli strumenti analisi di simulazione per prevedere il risultato di un modello di foglio di lavoro. L'analisi di simulazione consente di eseguire diversi scenari nei dati, ad esempio scenari più adatti e casi peggiori, e confrontare i dati risultanti di diversi scenari in un report di riepilogo. Nessuna caratteristica simile è disponibile in Access.

Pivot e grafici    In entrambi i programmi è possibile creare rapporti di tabella pivot e grafici a tabella pivot. Excel offre tuttavia funzionalità di creazione di report e grafici di tabelle pivot più avanzate rispetto a Access. Se si prevede di creare rapporti di tabella pivot estensivi o di includere regolarmente grafici di aspetto professionale, è consigliabile usare il rapporto di tabella pivot o l'istogramma di tabella pivot in Excel anziché le stesse funzionalità in Access.

Sia Access che Excel possono essere usati in ambienti collaborativi, ad esempio Windows SharePoint Services e condivisioni file di rete, ma esistono differenze nel modo in cui i dati possono essere accessibili da più utenti.

Accesso più utenti ai dati    In funzionamento normale, Access consente a più utenti di aprire contemporaneamente un singolo database; Questo funziona bene perché Access blocca solo i dati che vengono modificati; di conseguenza, gli altri utenti possono modificare record diversi senza conflitti. In Excel è possibile condividere una cartella di lavoro con altri utenti, ma le funzioni di collaborazione multiutente migliorano quando gli utenti lavorano ai dati di tale cartella in orari diversi anziché contemporaneamente. In effetti, gli utenti di un database di Access collaborano a un set di datie gli utenti di una cartella di lavoro di Excel collaborano a un documento.

Uso di Windows SharePoint Services per la collaborazione    Entrambi i programmi si integrano con le tecnologie Microsoft Windows SharePoint Services, ad esempio elenchi e raccolte documenti di SharePoint.

Access offre diversi modi per collaborare con più utenti in un sito di SharePoint. Ad esempio, è possibile caricare un database completo in una raccolta documenti di Windows SharePoint Services, rendere disponibili maschere e report come visualizzazioni di Windows SharePoint Services e collegare un database ai dati archiviati in elenchi di SharePoint.

Excel offre un solo modo per collaborare con più utenti in un sito di SharePoint Services. È possibile caricare una cartella di lavoro in raccolte documenti di Windows SharePoint Services, in cui singoli utenti possono estrarre la cartella di lavoro per apportare modifiche, impedendo ad altri utenti di modificare la cartella di lavoro contemporaneamente. Gli utenti possono modificare una cartella di lavoro senza estrarla dalla raccolta documenti, in questo caso devono coordinarsi con altri utenti per evitare conflitti di dati.

Uso delle cartelle di rete per la collaborazione    Se si archivia un database di Access in una cartella di rete condivisa, più utenti possono aprire il database e usare i relativi dati contemporaneamente. I singoli record vengono bloccati quando un utente li modifica. Se si archivia una cartella di lavoro di Excel in una cartella di rete condivisa, solo un utente può modificare la cartella di lavoro alla volta. Per scopi di visualizzazione, più utenti possono aprire la cartella di lavoro mentre un altro utente la sta modificando, ma gli utenti non possono apportare modifiche ai dati fino a quando l'utente che sta modificando la cartella di lavoro non lo chiude.

Entrambi i programmi offrono caratteristiche simili, ovvero password e crittografia, che consentono di evitare la perdita di dati e proteggere i dati da accessi non autorizzati. Esistono tuttavia alcune differenze tra Access ed Excel in modalità di funzionamento della protezione dei dati a livello di utente.

Prevenzione della perdita dei dati    In Access il lavoro viene salvato continuamente in modo che, in caso di un errore imprevisto, è improbabile che si perda molto lavoro (se presente). Tuttavia, poiché Access salva continuamente il lavoro, è anche possibile apportare modifiche che in seguito si decide di non voler eseguire il commit. Per verificare che sia possibile ripristinare il database nel modo desiderato, è consigliabile creare una copia di backup del file di database in una programmazione adatta alle proprie esigenze. È possibile recuperare un intero database da un backup oppure è possibile ripristinare solo la tabella o un altro oggetto di database necessario. Se si usa un'utilità di backup di file System, è anche possibile usare una copia di un database da un backup di file System per ripristinare i dati. In Excel è possibile salvare le informazioni di salvataggio automatico a intervalli impostati durante l'aggiornamento dei dati.

Protezione dei dati a livello utente    In Excel è possibile rimuovere i dati critici o privati dalla visualizzazione nascondendo le colonne e le righe di dati e quindi proteggere l'intero foglio di lavoro per controllare l'accesso degli utenti ai dati nascosti. Oltre a proteggere un foglio di lavoro e i relativi elementi, è anche possibile bloccare e sbloccare le celle in un foglio di lavoro per impedire ad altri utenti di modificare involontariamente dati importanti.

Sicurezza a livello di file    A livello di file, è possibile usare crittografia in entrambi i programmi per impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare i dati. È anche possibile richiedere che venga immesso un password per aprire un file di database o una cartella di lavoro. Inoltre, puoi proteggere un file di database o una cartella di lavoro usando un firma digitale.

Accesso limitato ai dati    In Excel è possibile specificare le autorizzazioni basate sull'utente per accedere ai dati o impostare diritti di sola lettura che impediscono ad altri utenti di apportare modifiche ai dati a cui hanno accesso. Access non offre funzionalità di sicurezza a livello di utente, ma Access supporta il modello di sicurezza utente di qualsiasi server di database a cui si connette. Ad esempio, se si collega a un elenco di SharePoint, Access tiene conto delle autorizzazioni utente per l'elenco SharePoint. Se si vogliono impedire agli utenti non autorizzati di uscire dai dati di Access, è possibile crittografare il database impostando una password. Gli utenti devono immettere la password per leggere i dati dal database, anche se accedervi usando un altro programma, ad esempio Excel.

Per altre informazioni su come proteggere i dati, vedere impostare o modificare la sicurezza a livello utente di access 2003 in access 2007 o versioni successive e protezione e sicurezza in Excel.

Quando usare Access

In termini generali, Access è la scelta migliore per tenere traccia e registrare i dati regolarmente, quindi visualizzare, esportare o stampare sottoinsiemi di tali dati. I moduli di Access consentono un'interfaccia più comoda rispetto a un foglio di lavoro di Excel per l'uso dei dati. È possibile usare Access per automatizzare le azioni eseguite di frequente e i report di Access consentono di riepilogare i dati in forma cartacea o elettronica. Access offre più struttura per i dati; ad esempio, è possibile controllare quali tipi di dati possono essere immessi, quali valori possono essere immessi ed è possibile specificare il modo in cui i dati di una tabella sono correlati ai dati in altre tabelle. Questa struttura consente di verificare che vengano immessi solo i tipi di dati corretti.

Access archivia i dati in tabelle che hanno un aspetto più simile a quello dei fogli di lavoro, ma le tabelle di Access sono progettate per eseguire query complesse in relazione ai dati archiviati in altre tabelle.

Usare Access quando:

  • Anticipare molte persone che lavorano nel database e si desiderano opzioni robuste in grado di gestire in modo sicuro gli aggiornamenti ai dati, ad esempio il blocco del record e la risoluzione dei conflitti.

  • Anticipare la necessità di aggiungere altre tabelle a un set di dati originato come tabella piatta o non relazionale.

  • Desidera eseguire query complesse.

  • Si vuole produrre una varietà di report o etichette di spedizione.

  • Gestione dei contatti    È possibile gestire i contatti e gli indirizzi di posta elettronica e quindi creare report in Access o unire i dati con Microsoft Office Word per stampare lettere, buste o etichette di posta elettronica.

  • Inventario e Asset Tracking    È possibile creare un inventario di oggetti nella propria abitazione o azienda e archiviare foto o altri documenti correlati insieme ai dati.

  • Controllo degli ordini    È possibile immettere informazioni su prodotti, clienti e ordini e quindi creare report in cui sono indicate le vendite per dipendente, area, periodo di tempo o altri valori.

  • Verifica attività    È possibile gestire le attività per un gruppo di persone e immettere nuove attività mentre altri utenti stanno aggiornando le attività esistenti nello stesso database.

  • Organizzazione delle raccolte di prestito    È possibile usare Access per archiviare i dati relativi a libri e CD e tenere traccia delle informazioni a cui sono stati prestati.

  • Pianificazione eventi    È possibile immettere informazioni sulle date, le sedi e i partecipanti agli eventi, quindi stampare i programmi e i riepiloghi degli eventi.

  • Monitoraggio nutrizionale    Tenere traccia delle ricette e registrare le attività di dieta ed esercizio.

Quando usare Excel

Come programma di foglio di calcolo, Excel può archiviare grandi quantità di dati nelle cartelle di lavoro che contengono uno o più fogli. Tuttavia, invece di fungere da sistema di gestione di database, ad esempio Access, Excel è ottimizzato per l'analisi e il calcolo dei dati. Puoi usare questo programma flessibile per creare modelli per l'analisi dei dati, scrivere formule semplici e complesse per eseguire calcoli su tali dati, ruotare i dati in qualsiasi modo e presentare i dati in diversi grafici di aspetto professionale.

Usare Excel quando:

  • Richiedono una visualizzazione piana o non relazionale dei dati anziché una database relazionale che usa più tabelle e quando i dati sono per lo più numerici.

  • Eseguire spesso i calcoli e i confronti statistici sui dati.

  • Si vogliono usare i rapporti di tabella pivot per visualizzare i dati gerarchici in un layout compatto e flessibile.

  • Pianificare la creazione di grafici con regolarità e usare i nuovi formati di grafico disponibili in Excel.

  • Vuoi enfatizzare i dati usando le icone di formattazione condizionale, le barre dei dati e le scale di colori.

  • Vuole eseguire operazioni di analisi di simulazione sofisticate sui dati, ad esempio analisi statistiche, ingegneristiche e di regressione.

  • Si vuole tenere traccia degli elementi in un elenco semplice, per uso personale o per finalità di collaborazione limitate.

  • Contabilità    È possibile usare le potenti funzionalità di calcolo di Excel in molti rendiconti finanziari, ad esempio un rendiconto del flusso di cassa, un conto economico o un estratto conto profitti e perdite.

  • Definizione del budget    Indipendentemente dal fatto che le proprie esigenze siano personali o aziendali, è possibile creare qualsiasi tipo di preventivo in Excel, ad esempio un piano preventivo di marketing, un budget per l'evento o un preventivo per la pensione.

  • Fatturazione e vendite    Excel è utile anche per la gestione dei dati relativi a fatturazione e vendite e consente di creare facilmente i moduli necessari, ad esempio le fatture di vendita, le buste di imballaggio o gli ordini di acquisto.

  • Creazione di relazioni    È possibile creare vari tipi di report in Excel che riflettono l'analisi dei dati o riepilogano i dati, ad esempio i report che misurano le prestazioni del progetto, le previsioni, riepilogano i dati o presentano i dati della varianza.

  • Pianificazione    Excel è un ottimo strumento per creare piani professionali o progettisti utili, ad esempio un piano di classe settimanale, un piano di ricerca di marketing, un piano fiscale di fine anno o progettisti che aiutano a pianificare pasti settimanali, feste o vacanze.

  • Verifica    È possibile usare Excel per tenere traccia dei dati in un foglio di tempo o in un elenco, ad esempio un foglio di tempo per il monitoraggio del lavoro o un elenco di inventario che tiene traccia delle attrezzature.

  • Uso di calendari    Grazie alla sua natura simile a una griglia, Excel si presta bene a creare qualsiasi tipo di calendario, ad esempio un calendario accademico per tenere traccia delle attività durante l'anno scolastico o un calendario dell'anno fiscale per tenere traccia di eventi aziendali e attività cardine.

Per i modelli di Excel utili in una di queste categorie, vedere modelli per Excel in Microsoft Office Online.

Uso di Access ed Excel insieme

Potrebbe essere necessario sfruttare i vantaggi che entrambi i programmi hanno da offrire. Ad esempio, è stato creato un foglio di lavoro in Excel in cui è possibile calcolare e analizzare i dati, ma il foglio di lavoro è diventato troppo grande e complesso e molti altri utenti devono avere accesso ai dati. A questo punto, potresti voler importare o collegare il foglio di lavoro in Access e usarlo come database anziché usarlo in Excel. In alternativa, è possibile che siano presenti dati in un database di Access per cui si vogliono creare alcuni report di tabella pivot di Excel dettagliati e grafici di Excel dall'aspetto professionale.

Indipendentemente dal programma usato per primo, è sempre possibile trasferire i dati da un programma all'altro, in cui è possibile continuare a lavorarci. Con o senza una connessione dati, è possibile trasferire i dati in Access da Excel (e viceversa) copiando, importando o esportando.

Per altre informazioni su come scambiare dati tra entrambi i programmi, vedere trasferire dati da Excel ad Access.

Serve aiuto?

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×