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Il flusso di lavoro di tre stati tiene traccia lo stato di una voce di elenco attraverso tre stati (fasi). Può essere utilizzato per gestire processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia di una quantità elevata di questioni o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead o attività di progetto. Ad esempio, potrebbe essere tre stati per un'attività di progetto, non è stato avviato, In corso e completato.
In questo articolo
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Impostare un elenco da utilizzare con un flusso di lavoro di tre stati
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Avviare manualmente un flusso di lavoro di tre stati in un elemento
Come funziona il flusso di lavoro di tre stati
Il flusso di lavoro di tre stati supporta processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia dello stato di un problema o un elemento attraverso tre stati e due transizioni tra gli stati. Con ogni transizione tra stati, il flusso di lavoro assegna un'attività a una persona e invia a questa tramite posta elettronica un avviso relativo all'attività. Quando l'attività è completata, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'elemento e passa alla fase successiva. Il flusso di lavoro di tre stati funziona con il modello di elenco Gestione problemi . Tuttavia, può essere utilizzato con qualsiasi elenco sia configurato per includere una colonna di scelta con tre o più valori. I valori nella colonna scelta fungono da stati che tiene traccia del flusso di lavoro.
Un elenco può contenere più di una colonna di scelta e la colonna scelta può includere più di tre valori. Tuttavia, il flusso di lavoro di tre stati solo può essere configurato per utilizzare una delle colonne scelta e solo tre dei valori nella colonna scelta selezionata. Quando si aggiunge un flusso di lavoro di tre stati all'elenco o alla raccolta, si seleziona una colonna di scelta e tre i valori specificare in base alla colonna. Per informazioni su come usare le colonne in un elenco, vedere creare una colonna in un elenco o una raccolta o eliminare una colonna in un elenco o raccolta.
Il flusso di lavoro di tre stati può essere usato per gestire processi aziendali che impongono alle organizzazioni di tenere traccia di una quantità elevata di questioni o elementi, ad esempio problemi di supporto tecnico, lead o attività di progetto. Un flusso di lavoro di tre stato personalizzato per gestire molte attività correlate agli eventi che stanno pianificando, ad esempio, dipendenti di un evento small pianificazione della società possono utilizzare un elenco di problemi. Il flusso di lavoro di tre stati tiene traccia delle attività di pianificazione degli eventi attraverso tre stati: attivo, pronto per la revisionee completamento. Tutte le attività di preparazione eventi correlate a un evento specifico vengono compilate in un elenco di problemi che è stato creato per l'evento e contrassegnato come attivo. Il coordinatore di eventi assegna singole attività ai membri del team e quindi avvia il flusso di lavoro di tre stati questi elementi per avviare lavoro sulle attività dell'evento.
Quando si avvia il flusso di lavoro, viene creata un'attività per il partecipante designato. Quando un membro del team riceve un'attività, lui esegue le operazioni necessarie per completare l'attività. Può trattarsi di lavoro che si verifica all'esterno di elenco o sito in cui si trova l'elenco di problemi. Ad esempio, se un membro del team riceve un'attività del flusso di lavoro per sviluppare un piano ristorazione, lui una società ristorazione dei contatti e quindi funzionano con cui collaborare a un piano. Quando viene compilato il piano di ristorazione, il membro del team contrassegna la propria attività del flusso di lavoro come completata. A questo punto, il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività dell'evento nell'elenco di problemi da attivo per pronto per la revisionee crea una seconda attività per il coordinatore di eventi rivedere il piano ristorazione. Dopo il coordinatore di eventi rivede e approva il piano di ristorazione, contrassegna la sua attività di flusso di lavoro come completata e il flusso di lavoro aggiorna lo stato dell'attività da pronto per la revisione su completata.
Nota: Un partecipante del flusso di lavoro può completare un'attività del flusso di lavoro in tre stati in due modi. Un partecipante può modificare l'attività del flusso di lavoro per contrassegnare come completata o un partecipante può modificare lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco (se il partecipante dispone dell'autorizzazione per modificare questo elenco). Se un partecipante Aggiorna manualmente lo stato del flusso di lavoro elemento nell'elenco, l'attività del flusso di lavoro. Se il partecipante modifica l'attività del flusso di lavoro per contrassegnare come completata, lo stato dell'elemento del flusso di lavoro nell'elenco viene aggiornato su completata.
Le azioni del flusso di lavoro di tre stati dell'esempio precedente utilizzano la procedura seguente:
Impostare un elenco da utilizzare con un flusso di lavoro di tre stati
Prima di utilizzare un flusso di lavoro di tre stati, è necessario impostare un elenco da utilizzare il flusso di lavoro. In questo elenco deve contenere gli elementi che si intende per tenere traccia o gestire utilizzando il flusso di lavoro. Il modello di elenco Gestione problemi funziona con il flusso di lavoro di tre stati. Tuttavia, è anche possibile creare un elenco personalizzato da utilizzare con i flussi di lavoro. Se si crea un elenco personalizzato da utilizzare con il flusso di lavoro di tre stati, è necessario assicurarsi che l'elenco contiene almeno una colonna di scelta che include tre o più valori. Quando si configura un flusso di lavoro di tre stati per l'utilizzo con l'elenco, è necessario specificare la colonna scelta che contiene i valori di stato che tiene traccia del flusso di lavoro.
Creare un elenco di problemi per l'utilizzo con un flusso di lavoro di tre stati
Per impostazione predefinita, è possibile utilizzare un flusso di lavoro di tre stati con qualsiasi elenco creato dal modello di elenco Gestione problemi .
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Nel menu Azioni sito fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.
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Nella pagina tutto il contenuto del sito fare clic su Crea.
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Nella finestra di dialogo Crea fare clic su Gestione problemie digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è obbligatorio.
Nota: Il nome dell'elenco verrà visualizzato nella parte superiore della pagina di elenco, diventa parte dell'indirizzo Web per la pagina di elenco e negli elementi di spostamento che consentono di individuare e aprire l'elenco.
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Se si desidera fornire una descrizione per l'elenco o specificare se nella barra di avvio veloce viene visualizzato un collegamento all'elenco, l'impostazione predefinita è Sì, fare clic su Altre opzioni.
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Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.
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Per aggiungere un collegamento all'elenco sulla barra di avvio veloce, fare clic su Sì nella sezione Struttura.
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Nella parte inferiore della finestra di dialogo Crea, fare clic su Crea.
Creare un elenco personalizzato da utilizzare con un flusso di lavoro di tre stati
Se si desidera creare un elenco personalizzato da utilizzare con un flusso di lavoro di tre stati, è necessario aggiungere almeno una colonna di scelta che contiene almeno tre valori di stato che tiene traccia del flusso di lavoro.
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Nel menu Azioni sito fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.
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Nella pagina tutto il contenuto del sito fare clic su Crea.
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Nella finestra di dialogo Crea, fare clic su Elenco personalizzatoe digitare un nome per l'elenco. Il nome dell'elenco è obbligatorio.
Nota: Il nome dell'elenco verrà visualizzato nella parte superiore della pagina di elenco, diventa parte dell'indirizzo Web per la pagina di elenco e negli elementi di spostamento che consentono di individuare e aprire l'elenco.
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Se si desidera fornire una descrizione per l'elenco o specificare se nella barra di avvio veloce viene visualizzato un collegamento all'elenco, l'impostazione predefinita è Sì, fare clic su Altre opzioni.
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Nella casella Descrizione digitare una descrizione dello scopo dell'elenco. La descrizione è facoltativa.
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Per aggiungere un collegamento all'elenco sulla barra di avvio veloce, fare clic su Sì nella sezione Struttura.
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Nella parte inferiore della finestra di dialogo Crea, fare clic su Crea.
Personalizzare un elenco personalizzato per l'utilizzo con un flusso di lavoro di tre stati
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Dall'elenco personalizzato nella barra multifunzione fare clic sulla scheda elenco e quindi fare clic su Impostazioni elenco.
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In colonnefare clic su Crea colonna.
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Nella sezione nome e tipo , sotto il nome di colonna, digitare il nome della colonna che si desidera utilizzare per specificare i valori di stato del flusso di lavoro.
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In tipo di informazioni nella colonna, selezionare scelta (menu).
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Nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna , in Descrizionedigitare una descrizione facoltativa per la colonna.
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In questa colonna deve contenere informazioni, fare clic su Sì.
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Nella casella di riepilogo digitare ogni scelta in una riga separata, digitare tre o più valori che desidera per la colonna. Tali valori verranno utilizzati gli stati del flusso di lavoro.
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In Visualizza scelte con: selezionare Menu a discesa o Pulsanti di opzione.
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In Consenti ' scelte, fare clic su No.
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Specificare se si desidera un valore predefinito specifico per la colonna o se si desidera aggiungere alla visualizzazione predefinita per l'elenco.
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Fare clic su OK.
Aggiungere un flusso di lavoro di tre stati a un elenco
Prima di poter usare sulle voci di elenco, è necessario aggiungere un flusso di lavoro di tre stati a un elenco. Quando si aggiunge un flusso di lavoro di tre stati a un elenco, specificare la colonna nell'elenco contiene i valori di stato che si desidera tenere traccia del flusso di lavoro. È inoltre possibile specificare informazioni si desidera che venga eseguita ogni fase del flusso di lavoro. Ad esempio, è possibile specificare l'oggetto e il testo per gli avvisi di posta elettronica di ricevere i destinatari delle attività.
Il flusso di lavoro di tre stati è attivata per impostazione predefinita nella maggior parte dei tipi di siti. Tuttavia, un amministratore della raccolta siti possa disattivare la caratteristica. Se il flusso di lavoro di tre stati non è disponibile, contattare l'amministratore della raccolta siti.
Importante: È necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere un flusso di lavoro a un elenco.
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Aprire l'elenco a cui si desidera aggiungere un flusso di lavoro di tre stati. Dall'elenco personalizzato nella barra multifunzione, fare clic sulla scheda elenco e quindi fare clic su Impostazioni elencoo fare clic su impostazioni per il tipo di raccolta che desidera aprire. In una raccolta documenti, ad esempio, fare clic su Impostazioni raccolta documenti.
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In autorizzazioni e gestionefare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
Se i flussi di lavoro sono già stati aggiunti all'elenco, una raccolta o tipo di contenuto, questo passaggio consente di passare direttamente alla pagina Impostazioni flusso di lavoro ed è necessario fare clic su Aggiungi flusso di lavoro per passare a aggiungere una pagina del flusso di lavoro. Se nessun flusso di lavoro sono state aggiunte in questo elenco, una raccolta o un tipo di contenuto, questo passaggio consente di accedere direttamente a Aggiungi flusso di lavoro.
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Se esiste già un flusso di lavoro per l'elenco, nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.
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Nella pagina Aggiungi un flusso di lavoro nella sezione flusso di lavoro , fare clic su tre stati in selezionare un modello di flusso di lavoro.
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Nella sezione Nome digitare un nome univoco per il flusso di lavoro.
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Nella sezione Elenco attività specificare un elenco di attività da utilizzare con il flusso di lavoro.
Note:
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È possibile utilizzare l'elenco attività predefinito o è possibile crearne uno nuovo. Se si utilizza l'elenco attività predefinito, i partecipanti del flusso di lavoro saranno possibile trovare e visualizzare rapidamente le attività del flusso di lavoro tramite la visualizzazione attività personali dell'elenco attività.
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Creare un nuovo elenco di attività se le attività del flusso di lavoro implicano informazioni sensibili o riservate che si desidera mantenere distinte dall'elenco attività generale.
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Creare un nuovo elenco di attività se nell'organizzazione sono numerosi i flussi di lavoro o se i flussi di lavoro comporta molte attività. In questo caso, è consigliabile creare gli elenchi di attività per ogni flusso di lavoro.
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Nella sezione Elenco cronologia selezionare un elenco di cronologia da utilizzare con il flusso di lavoro corrente. Nell'elenco della cronologia verranno visualizzati tutti gli eventi verificatisi durante ogni istanza del flusso di lavoro.
È possibile utilizzare l'elenco Cronologia predefinito o crearne uno nuovo. Se nell'organizzazione sono numerosi i flussi di lavoro, è consigliabile creare un elenco di cronologia separato per ogni flusso di lavoro.
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Nella sezione Opzioni di avvio, eseguire una delle operazioni seguenti:
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Se si desidera consentire il flusso di lavoro per l'avvio manuale, selezionare la casella di controllo Consenti questo flusso di lavoro per l'avvio manuale da un utente autenticato con autorizzazioni partecipa . Se si vuole richiedere autorizzazioni aggiuntive per avviare il flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Richiedi Gestione elenchi di autorizzazioni per l'avvio del flusso di lavoro .
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Se si desidera il flusso di lavoro per l'avvio automatico quando vengono creati nuovi elementi, selezionare la casella di controllo Avvia flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento .
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Fare clic su Avanti.
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Nella sezione Stati flusso di lavoro , in Selezionare un campo 'Scelta', selezionare la colonna scelta dall'elenco che contiene i valori che si desidera utilizzare per gli stati del flusso di lavoro e quindi selezionare i valori della colonna desiderata per il Stato iniziale, secondo statoe stato finale del flusso di lavoro.
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Due sezioni specificare cosa succede quando si avvia un flusso di lavoro (opzioni per la prima attività del flusso di lavoro) e specificare cosa accade quando viene modificato un flusso di lavoro allo stato intermedio (opzioni per la seconda attività del flusso di lavoro) specificare le informazioni seguenti:
Dettagli attività
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Descrizione attività: |
Digitare le informazioni che si desidera includere nella descrizione dell'attività. Se si seleziona la casella di controllo Includi campo elenco , il campo selezionato viene aggiunto alla fine del messaggio. Se si seleziona la casella di controllo Inserisci collegamento all'elemento di elenco , nella descrizione è incluso un collegamento alla voce di elenco. |
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Scadenza attività Data: |
Se si desidera specificare una data di scadenza per l'attività, selezionare la casella di controllo Includi campo elenco e quindi selezionare la colonna di data dall'elenco che contiene le informazioni sulla data che si desidera utilizzare per la data di scadenza. |
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Attività assegnata a: |
Per assegnare l'attività a una persona che ha specificata nell'elenco, fare clic su Includi campo elencoe quindi selezionare la colonna nell'elenco che contiene le informazioni utente che si desidera utilizzare. Quando viene avviato il flusso di lavoro, alla prima attività è assegnata all'utente il cui nome visualizzato in questa colonna per la voce del flusso di lavoro. Per assegnare l'attività in tutte le istanze del flusso di lavoro a una persona che si specifica, fare clic su personalizzatae quindi digitare o selezionare il nome della persona a cui si desidera assegnare l'attività. |
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Se si desidera che i partecipanti del flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica sulle attività del flusso di lavoro, selezionare la casella di controllo Invia messaggio di posta elettronica .
Nota: Se si desidera verificare che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica e promemoria sulle attività del flusso di lavoro dopo l'avvio dei flussi di lavoro, contattare l'amministratore della raccolta siti per verificare che sia attivata la posta elettronica per il sito.
Dettagli messaggio di posta elettronica
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Per |
Digitare il nome della persona a cui si desidera un avviso tramite posta elettronica sull'attività del flusso di lavoro da inviare. Se si desidera inviare l'avviso di posta elettronica al proprietario dell'attività, selezionare la casella di controllo Includi attività assegnata a . |
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Subject |
Digitare la riga dell'oggetto che si desidera utilizzare per l'avviso di posta elettronica. Selezionare la casella di controllo Usa titolo attività se si desidera aggiungere il titolo dell'attività per l'oggetto del messaggio di posta elettronica. |
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Body |
Digitare le informazioni che si desidera visualizzare nel corpo del messaggio di avviso tramite posta elettronica. Se si desidera includere un collegamento alla voce di elenco nel messaggio, selezionare la casella di controllo Inserisci collegamento alla voce di elenco . |
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Fare clic su OK.
Avviare manualmente un flusso di lavoro di tre stati in un elemento
Un flusso di lavoro di tre stati prima deve essere aggiunta a un elenco per renderla disponibile per l'uso sulle voci di elenco. Vedere le sezioni precedenti per altre informazioni.
Un flusso di lavoro di tre stati può essere configurato per l'avvio automatico quando vengono aggiunti nuovi elementi a un elenco o può essere configurato per consentire agli utenti che dispongono di autorizzazioni specifiche per avviare manualmente il flusso di lavoro. Alcuni flussi di lavoro può consentire a entrambe le opzioni.
Per avviare manualmente un flusso di lavoro di tre stati in una voce di elenco, seguire questa procedura. È necessario disporre dell'autorizzazione di modifica voci per l'elenco. Alcuni flussi di lavoro potrebbe essere necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi.
Nota: Se si desidera verificare che i partecipanti al flusso di lavoro ricevano avvisi tramite posta elettronica e promemoria sulle attività del flusso di lavoro dopo l'avvio di un flusso di lavoro, contattare l'amministratore della raccolta siti per verificare che sia attivata la posta elettronica per il sito.
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Aprire l'elenco contenente l'elemento su cui si desidera avviare un flusso di lavoro di tre stati.
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Selezionare l'elemento su cui si desidera avviare un flusso di lavoro, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su flussi di lavoro.
Nota: Comando flussi di lavoro è disponibile solo quando l'elemento è in un elenco o raccolta a cui è associato almeno un flusso di lavoro.
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Nel menu Azioni sito fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito.
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In avvio di un nuovo flussodi lavoro fare clic sul nome del flusso di lavoro di tre stati che si desidera avviare.
Il flusso di lavoro verrà avviato immediatamente.
Completare un'attività del flusso di lavoro in tre stati
Per completare un'attività del flusso di lavoro in tre stati che è necessario disporre almeno dell'autorizzazione Modifica elementi per le attività sono elencati in cui sono registrate le attività del flusso di lavoro.
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Aprire l'elenco di attività per il sito e quindi scegliere Attività personali dal menu Visualizza per individuare l'attività del flusso di lavoro.
Nota: Se il flusso di lavoro non utilizza l'elenco attività predefinito, le attività del flusso di lavoro non venga visualizzata nell'elenco attività . Per individuare l'attività del flusso di lavoro, passare all'elenco o alla raccolta in cui è stato salvato l'elemento del flusso di lavoro. Scegliere il nome dell'elemento che si desidera completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su flussi di lavoro. Nella pagina Stato flusso di lavoro in Esecuzione flussi di lavoro, fare clic sul nome del flusso di lavoro in cui si è un partecipante. Nell'elenco attività, individuare l'attività del flusso di lavoro.
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Aprire l'elenco contenente l'elemento su cui si desidera contrassegnare come completato.
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Scegliere il nome dell'attività che si desidera completare, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi fare clic su Modifica elemento.
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Nella finestra di dialogo attività digitare o selezionare le informazioni necessarie per completare l'attività e quindi fare clic su Salva.
