Se si usa un account di Microsoft 365 o Microsoft Exchange con Outlook, è possibile pianificare eventi o riunioni e usare Assistente Pianificazione e Ricerca sala per pianificarli più facilmente.
Creazione di un nuovo evento o di una riunione
- Fare clic sul menu a discesa accanto a Nuovo messaggio e selezionare Nuovo evento.
- Nella finestra Nuovo evento è possibile assegnare un nome all'evento, aggiungere le persone necessarie, impostare l'ora, impostarla come evento/riunione ricorrente, aggiungere un luogo, impostare un promemoria e aggiungere un messaggio.
- Al termine, fare clic su Salva per salvare un appuntamento o su Invia per inviare l'invito a tutti gli utenti aggiunti. Verrà visualizzato nel calendario all'ora e alla data scelte.
Usare Assistente Pianificazione
Quando si invitano più persone, può risultare complicato gestire i calendari di tutti per trovare un orario adatto a tutti. L'Assistente Pianificazione semplifica questa operazione.
Fare clic sul menu a discesa accanto a Nuovo messaggio e selezionare Nuovo evento.
Nella finestra Nuovo evento selezionare Visualizza altri elementi (...) sulla barra degli strumenti e quindi selezionare Assistente Pianificazione.
Verrà visualizzata una riga per ogni destinatario immesso in precedenza, oltre alla disponibilità del luogo selezionato (se disponibile) e sarà anche possibile aggiungere partecipanti necessari o facoltativi direttamente dall'Assistente Pianificazione.
- Gli orari in cui i partecipanti sono occupati vengono visualizzati in rosso. Gli orari in cui i partecipanti hanno un appuntamento provvisorio vengono visualizzati in strisce diagonali rosse e bianche, le volte in cui i partecipanti lavorano altrove vengono visualizzate con un contorno rosso e gli orari al di fuori dell'orario di lavoro dei partecipanti vengono visualizzati in strisce diagonali bianche e grigie.
- Gli orari in cui i partecipanti sono occupati vengono visualizzati in rosso. Gli orari in cui i partecipanti hanno un appuntamento provvisorio vengono visualizzati in strisce diagonali rosse e bianche, le volte in cui i partecipanti lavorano altrove vengono visualizzate con un contorno rosso e gli orari al di fuori dell'orario di lavoro dei partecipanti vengono visualizzati in strisce diagonali bianche e grigie.
Fare clic su un orario per inserire una casella blu che consente di visualizzare eventuali conflitti. È anche possibile fare clic e trascinare i bordi della casella blu per aumentare o ridurre la lunghezza dell'evento o della riunione.
Al termine, fare clic su Fine nella parte superiore dello schermo per tornare alla finestra Nuovo evento con le modifiche apportate. Verificare che tutto sia corretto e fare clic su Salva per inviarlo.
Usare Ricerca sala
In un nuovo evento o riunione, selezionare Visualizza altri elementi (...) nella barra degli strumenti e quindi Selezionare Assistente Pianificazione.
Fare clic su Aggiungi una posizione e quindi su Sfoglia con Ricerca sala , se disponibile.
Nota
Se l'opzione Ricerca sala non è visualizzata, è possibile che non si sia connessi a un account con accesso alle informazioni sulla posizione. Contattare l'amministratore IT per assistenza.
Ricerca sala consente di scegliere l'edificio, il tipo di sala, la capacità, il piano e le caratteristiche (ad esempio se la sala è dotata di audio, video, proiettore e così via).
Dopo aver selezionato una delle opzioni disponibili, la sezione Suggeriti nella parte inferiore individua i gruppi. Se una sala è disponibile al momento della riunione, sarà indicato Disponibile in testo verde e, se è già prenotata o chiusa, sarà indicato Non disponibile in rosso.
Conferma di partecipazione a eventi o riunioni
- Quando si fa clic su un messaggio di posta elettronica con un invito a un evento o a una riunione, fare clic su di esso per visualizzare una finestra di conferma di partecipazione.
- Se si fa clic su Accetta, Provvisorio o Rifiuta , la conferma di partecipazione viene inviata immediatamente, quindi se si vuole aggiungere un messaggio facoltativo o proporre una pianificazione alternativa, eseguire prima questa operazione. Se non si vuole inviare un messaggio di conferma, è anche possibile fare clic sulla casella di controllo Email organizzatore.
- Se è necessario modificare la conferma di partecipazione, passare al calendario, trovare l'evento o la riunione e fare doppio clic su di esso per aprirla.
- Fare clic sul pulsante Modifica conferma di partecipazione per visualizzare la finestra Conferma di partecipazione e modificare la scelta.
