Le opzioni predefinite Skype for Business sono appropriate per riunioni informali con i colleghi. È consigliabile modificare le opzioni se inviti più di 10-15 persone, se vuoi controllare le autorizzazioni delle riunioni o se sono presenti invitati di altre società.
Se si usa Outlook, è possibile modificare le opzioni per tutte le Skype for Business riunioni configurate facendo clic su Nuova Skype for Business Riunione nel Calendario di Outlook, su Opzioni riunione sulla barra multifunzione e quindi selezionando le opzioni da usare.
Suggerimento
Indipendentemente dal fatto che si usi o meno Outlook, o di essere i relatori di una riunione, è possibile modificare alcune delle opzioni relative alla riunione stessa, come l'attivazione del video, o il relatore durante la riunione, facendo clic sull'icona Persone nella finestra di conversazione e usando quindi le opzioni delle schede Partecipanti e Azioni.
Persone che non devono attendere di essere ammesse
È possibile scegliere le persone che accedono direttamente alla riunione e quelle che devono attendere l'autorizzazione. Se ci sono persone in attesa, all'avvio della riunione, viene visualizzato un elenco delle persone in attesa e sarà possibile concedere o negare l'accesso.
| Chi entra direttamente? | Effetto | Utilizzo consigliato |
|---|---|---|
| Solo io, l'organizzatore della riunione | Solo l'organizzatore della riunione accede direttamente. Tutti gli altri devono attendere l'autorizzazione. | Quando si vuole garantire una maggiore sicurezza della riunione e delle informazioni riservate. |
| Persone invitate appartenenti alla società | Solo le persone invitate alla riunione accedono direttamente alla riunione. Tutti gli altri devono attendere l'autorizzazione. | Quando si devono presentare informazioni riservate e si vuole che partecipino solo persone specifiche. |
| Tutti gli utenti dell'organizzazione | Tutti gli utenti dell'organizzazione possono accedere direttamente alla riunione anche se non sono stati invitati. | Quando non ci sono partecipanti esterni e non si prevede di dover presentare informazioni riservate. |
| Tutti gli utenti (senza restrizioni) | Tutti gli utenti che hanno il collegamento alla riunione possono accedere direttamente. | Quando si invitano partecipanti esterni e non si prevede di dover presentare informazioni riservate. |
Nota
Per Skype for Business utenti dei servizi di conferenza telefonica con accesso esterno online che usano Microsoft come provider, le conferenze telefoniche sono bloccate solo quando L'opzione Persone che non devono attendere nella sala d'attesa è impostata su Solo io, l'organizzatore della riunione nelle opzioni di invito alla riunione di Outlook o sull'organizzatore della riunione nel Skype for Business opzioni della riunione durante la riunione.
Gli account delle risorse, ad esempio le sale riunioni, le sale riunioni e gli account di sistema, hanno un comportamento leggermente diverso per le opzioni della sala di attesa.
| Opzione | Cosa accade |
|---|---|
| Solo io, l'organizzatore della riunione | Gli account delle risorse devono attendere l'autorizzazione nella sala di attesa. |
| Persone invitate appartenenti alla società | Gli account delle risorse devono attendere l'autorizzazione nella sala di attesa. |
| Tutti gli utenti dell'organizzazione | Gli account delle risorse devono attendere l'autorizzazione nella sala di attesa. |
| Tutti gli utenti (senza restrizioni) | Gli account delle risorse accedono direttamente alla riunione. |
Nota
Se l'account consente di creare convocazioni riunioni con dettagli per la chiamata, ricordare di impostare anche le opzioni per coloro che accedono tramite telefono. Selezionare:
- Accesso diretto per i chiamanti in modo che le persone che accedono tramite telefono vengano connesse automaticamente.
- Annuncia l'entrata o l'uscita dei partecipanti in modo che il nome dei partecipanti che accedono o abbandonano la riunione venga annunciato pubblicamente. Non consigliato per riunioni con un numero elevato di partecipanti.
Chi è un relatore?
È possibile scegliere chi svolge il ruolo di relatore nella riunione. Ricordare che tutti i relatori dispongono di controllo completo sulla riunione possono condividere i contenuti, registrare la riunione, modificare le opzioni della riunione, disattivare l'audio dei partecipanti e così via.
Limitare la partecipazione?
Se si sta configurando un evento di grandi dimensioni o si vogliono eliminare le interruzioni, è possibile disattivare l'audio di tutti i partecipanti, disabilitare la messaggistica istantanea della riunione o impedire loro di usare la webcam selezionando queste caselle:
- Disabilita messaggistica istantanea
- Disattiva l'audio di tutti i partecipanti
- Blocca video partecipanti
Queste opzioni si applicano solo ai partecipanti. Il relatore può sempre condividere audio e video nella riunione, se l'account è abilitato.
Telefono
- Da dove chiama la maggior parte delle persone?
Se l'account consente di creare convocazioni riunione che includono i dettagli per la chiamata, ovvero se è configurato per le conferenze telefoniche con accesso esterno, le persone potranno accedere usando il proprio telefono invece dell'audio del computer. Per aiutarli a trovare rapidamente il numero locale ed evitare loro di sostenere spese per chiamate interurbane, scegliere l'area da dove chiama la maggior parte delle persone.
Nelle opzioni della riunione fare clic sulla scheda Telefono e, in Da dove chiama la maggior parte delle persone?, selezionare l'area da usare. Il numero locale viene quindi visualizzato nell'invito per l'area.
Nota
Per altri dettagli sulle conferenze telefoniche con accesso esterno, contattare il supporto tecnico della rete aziendale.
- PIN (Personal Identification Number) di accesso dimenticato
La maggior parte delle volte non è necessario un PIN per partecipare a una riunione chiamando con il telefono. Si viene connessi direttamente e il numero viene visualizzato nell'elenco dei partecipanti. Se però si vuole chiamare in veste di coordinatore o come chiamante autenticato, è necessario immettere il PIN e/o il numero o l'interno dell'ufficio.
Nota
L'accesso come chiamante autenticato significa semplicemente che la riunione è protetta ed è necessario essere identificati prima di partecipare. Dopo l'identificazione, nell'elenco dei partecipanti viene visualizzato il nome al posto del numero.
Se non si ricorda il PIN, fare clic su Richiedi il PIN adesso nella convocazione della riunione e seguire le istruzioni nella pagina per impostarlo o reimpostarlo.