Il piano file è il documento principale di pianificazione della gestione dei record in SharePoint. Anche se i piani file possono variare a seconda delle organizzazioni, in genere:
- Descrivere i tipi di elementi che l'organizzazione riconosce come record.
- Descrivere la categoria più ampia di record a cui appartengono gli elementi.
- Indicare dove sono archiviati i record.
- Descrivere i periodi di conservazione per i record.
- Delineare chi è responsabile della gestione dei vari tipi di record.
Questo articolo descrive il contenuto di un piano file e riepiloga come creare un piano file per l'organizzazione. L'articolo indirizza anche a un foglio di lavoro in cui è possibile registrare il piano file.
Identificare i tipi di record
Per determinare quali documenti attivi nell'organizzazione possono essere dichiarati come record, è necessaria la collaborazione di responsabili dei record, avvocati, responsabili della conformità e responsabili del contenuto. Si noti che, anche se l'azienda non è in un settore altamente regolamentato, ci sono leggi generali che potrebbero obbligare l'azienda a tenere traccia. Oltre alle leggi aziendali generali, è necessario valutare i requisiti legali specifici dell'azienda.
Non rientra nell'ambito di questo articolo fornire informazioni più generali su come determinare che cos'è un record nell'organizzazione. Molto probabilmente l'azienda sta già eseguendo una qualche forma di gestione dei record e ha ricoperto la maggior parte dei ruoli di gestione dei record necessari e potrebbe essere già disponibile una tassonomia dei record.
In generale, per determinare quali sono i record nell'organizzazione:
Comprendere le obbligazioni legali e le esigenze aziendali dell'azienda.
In una collaborazione tra le divisioni dell'organizzazione, analizzare il modo in cui vengono usati i documenti attivi.
Sviluppare un elenco dei tipi di documenti che devono diventare record. Ad esempio, è possibile determinare che i record seguenti devono essere conservati come record:
- Contratti per la locazione di spazio aziendale.
- Documenti relativi ai benefici dei dipendenti.
- Documenti relativi alla ricerca e allo sviluppo di prodotti.
Categorizzare i record. I record nella stessa categoria hanno spesso gli stessi periodi di conservazione e potrebbero richiedere un trattamento simile in altri modi.
Registrare le informazioni raccolte. Registrare il tipo di record, la categoria a cui appartengono i record di questo tipo e una breve descrizione del tipo di record.
Di seguito è riportato un foglio di lavoro di esempio:
| Tipo di record | Categoria di record | Descrizione |
|---|---|---|
| Piani di prestazioni, piani assicurativi, piani pensionistici | Descrizione dell'indennità per i dipendenti | Descrizioni di tutti i piani di indennità per i dipendenti. |
| Schede attività retribuzioni, informazioni supplementari sulle retribuzioni | Record Retribuzioni | Riepiloghi delle ore lavorate, del lavoro straordinario e dello stipendio pagato. |
| Fatture fornitore | Fatture | Record di beni o servizi acquistati dai fornitori. |
| Sondaggi sui prodotti, questionari, manuali di formazione, video di formazione | Materiale didattico | Fornisce formazione interna o esterna. |
| Moduli di spedizione, rapporti di spedizione | Record di spedizione | Documenta la spedizione dei materiali. |
| Comunicati stampa, articoli di giornale | Comunicati | Informazioni sulle relazioni pubbliche su prodotti e servizi. |
| Schede di contatto di emergenza, moduli di iscrizione a un piano medico, curriculum, relazioni sullo stato dei benefici | Record del personale | Registrazioni delle storie di impiego degli individui e delle relative azioni del personale. |
Completare il piano file
Dopo aver determinato quali documenti devono essere conservati come record e dopo aver creato un set di categorie di record, completare il piano file fornendo informazioni aggiuntive su ogni tipo di record. Indicare quanto segue:
- Per quanto tempo ogni tipo di record deve essere conservato.
- Modalità di eliminazione dei record alla scadenza del periodo di conservazione.
- Chi è il principale responsabile dei record di questo tipo.
- In che tipo di file multimediali sono archiviati record di questo tipo.
Di seguito è riportato un piano file di esempio completo:
| Record | Descrizione | Elementi multimediali | Categoria di record | Conservazione | Disposizione | Contatto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Piani 401k | Descrizione del piano di indennità per i dipendenti. | Pagine Web | Piani di benefit per i dipendenti | X anni | Nessuno | Diluvio di Kathi |
| Piani assicurativi | Descrizione del piano di assicurazione dei dipendenti. | Stampa | Piani di benefit per i dipendenti | X anni | Nessuno | Reshma Patel |
| Piani pensionistici | Descrizione del piano pensionistico per dipendenti. | Stampa | Piani di benefit per i dipendenti | X anni | Nessuno | Reshma Patel |
| Schede attività retribuzioni | Riepiloghi delle ore lavorate, del lavoro straordinario e delle retribuzioni pagate. | Documenti elettronici | Record Retribuzioni | X anni | Distruggere | Reshma Patel |
| Informazioni supplementari sulle retribuzioni | Riepiloghi di malattia, ferie e altre voci relative alle retribuzioni non salariali. | Documenti elettronici | Record Retribuzioni | X anni | Distruggere | Reshma Patel |
| Fatture fornitore | Record di beni o servizi acquistati dai fornitori. | Stampa | Fatture | X anni | Distruggere | Eric Lang |
| Sondaggi sui prodotti | Sondaggio sulla soddisfazione dei clienti. | Pagine Web | Materiale del sondaggio | X anni | Archivio | Valeria Romano |
| Questionari | Questionario per determinare i dati demografici dei clienti. | Stampa | Materiale del sondaggio | X anni | Archivio | Valeria Romano |
| Manuali di formazione | Contenuto di formazione su copia cartacea. | Stampa | Materiale didattico | X anni | Distruggere | Valeria Romano |
| Video di formazione | Contenuto video di formazione. | Video | Materiale didattico | X anni | Distruggere | Valeria Romano |
| Moduli di spedizione | Configurazione delle spedizioni di materiali | Stampa | Materiali di spedizione | X anni | Distruggere | Eric Lang |
| Rapporti di spedizione | Documentazione della spedizione dei materiali. | Fogli di calcolo elettronici | Materiali di spedizione | X anni | Distruggere | Eric Lang |
| Comunicati | Rilasci su prodotti e servizi. | Documenti elettronici | Informazioni sulle relazioni pubbliche | X anni | Archivio | Valeria Romano |
| Articoli di giornale | Novità su prodotti e servizi. | Stampa | Informazioni sulle relazioni pubbliche | X anni | Archivio | Valeria Romano |
| Schede di contatto per gli interventi di emergenza | Informazioni sui dipendenti. | Documenti elettronici | Record del personale | X anni | Distruggere | Reshma Patel |
| Moduli di iscrizione a un piano medico | Moduli di iscrizione dei dipendenti ai piani sanitari. | Documenti elettronici | Record del personale | X anni | Distruggere | Reshma Patel |
| Curriculum | Curriculum ricevuti. | Misto | Record del personale | X anni | Distruggere | Reshma Patel |
Nota
L'esempio riportato in precedenza in questa sezione è un esempio. Non è consigliabile usare impostazioni specifiche del piano file. Per ribadire che si tratta di un esempio e non di un suggerimento di qualsiasi criterio di gestione dei record, non viene fornito alcun periodo di conservazione.