Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file

Un modo per controllare la collaborazione tra i documenti consiste nel richiedere l'estrazione dei file, specialmente quando più utenti hanno accesso alla raccolta. Se è richiesto il prestito in una biblioteca, gli altri utenti non possono sovrascriverlo. Si corre tuttavia il rischio di impedire ad altri utenti di visualizzare le modifiche più recenti o di apportare modifiche. Se altri utenti devono lavorare sul documento, è importante che i file vengano archiviati di nuovo rapidamente.

Rendere obbligatoria l'estrazione dei file per la modifica

1. Passare alla raccolta in cui si intende lavorare.
2. Seleziona Impostazionilibreria cloud>.
   Se queste voci di menu non sono visualizzate, sulla barra multifunzione selezionare Libreria e, nel gruppo Impostazioni, selezionare Impostazioni Libreria.
3. Nella pagina Impostazioni selezionare Altre impostazioni della raccolta (per SharePoint classico si trova in Impostazioni generali). Selezionare Impostazioni controllo versioni.
4. Nella sezione Estrazione obbligatoria , in Rendere obbligatoria l'estrazione dei documenti prima di poter essere modificati?, selezionare Sì.
5. Per salvare le impostazioni e tornare alla pagina Impostazioni libretto , selezionare OK.

Cosa succede quando è richiesta l'estrazione in una biblioteca?

Se fai questo...	Questo è quello che succede...
Creare o aggiungere un file a una raccolta	Il file viene inizialmente estratto all'utente. È necessario archiviarlo nella raccolta prima che altri utenti possano vederlo e usarlo.
Aprire un file per la modifica	Il file viene estratto automaticamente quando si seleziona Modifica. Una finestra di dialogo di messaggio avvisa che si sta per estrarre il file e offre la possibilità di modificarlo nella cartella bozze locale. Dopo l'estrazione, l'icona del file è coperta da una freccia verde rivolta verso il basso, a indicare che il file è ora estratto. Nessun altro può modificare il file e nessun altro può vedere le modifiche mentre l'utente lo ha estratto.
Apportare modifiche alle informazioni sul file (proprietà)	Se il file non è già estratto, è necessario estrarlo prima di poter apportare modifiche alle relative proprietà, ad esempio il titolo, il nome dell'autore, la data di scadenza, il conteggio parole e così via. Le modifiche non avranno effetto finché non si archivia nuovamente il file.
Provare ad aprire un file estratto da un altro utente	Le opzioni Check Out e Check In non sono disponibili. Non è possibile estrarre un file estratto da un altro utente. Se si tenta di eseguire questa operazione, viene visualizzata una finestra di dialogo che informa che il file è stato estratto da un altro utente. Per scoprire chi ha estratto il file, passare il mouse sull'icona del file. Il nome della persona che ha estratto il file viene visualizzato in una descrizione comando. Se necessario, è possibile contattare questa persona per richiedere l'archiviazione rapida del file.
Effettuare il check nel file	Viene chiesto di immettere un commento sulle modifiche apportate. Se la tua libreria tiene traccia delle versioni, il tuo commento diventa parte della cronologia delle versioni. Se vengono registrate sia le versioni principali che secondarie, viene richiesto di scegliere il tipo di versione da archiviare. Per altre informazioni sul controllo delle versioni, vedere Vedere anche.
Mantenere il file estratto per un lungo periodo di tempo	Nessun altro utente può visualizzare le modifiche o modificare il file mentre è estratto. Sebbene ciò sia utile durante il periodo in cui si apportano modifiche, potrebbe anche impedire ad altri di eseguire le attività assegnate. È buona pratica commerciale e cortesia comune ricontrollare il file il più rapidamente possibile dopo il check-out. In alcune circostanze, un amministratore potrebbe dover forzare l'archiviazione del file.