I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint sono funzionalità che consentono di automatizzare i processi aziendali, rendendoli più coerenti ed efficienti. È possibile usare un flusso di lavoro Raccolta feedback di SharePoint per indirizzare documenti e altri elementi archiviati nei prodotti SharePoint a una o più persone per ottenere il loro feedback. E con un flusso di lavoro di SharePoint che gestisce il processo per te, hai più tempo per tutte le altre cose che devi fare.
Nota
- I flussi di lavoro di SharePoint 2010 sono stati ritirati dal 1° agosto 2020 per i nuovi tenant e rimossi dai tenant esistenti il 1° novembre 2020. Se si usano flussi di lavoro di SharePoint 2010, è consigliabile eseguire la migrazione a Power Automate o ad altre soluzioni supportate. Per altre informazioni, vedere Ritiro del flusso di lavoro di SharePoint 2010.
- Il flusso di lavoro di SharePoint 2013 è deprecato da aprile 2023 e verrà disattivato per i nuovi tenant a partire dal 2 aprile 2024. Sarà rimosso dai tenant esistenti e verrà completamente ritirato a partire dal 2 aprile 2026. Se si usa il flusso di lavoro di SharePoint 2013, è consigliabile eseguire la migrazione a Power Automate o ad altre soluzioni supportate. Per altre informazioni, vedere Ritiro del flusso di lavoro di SharePoint 2013 in Microsoft 365.
Per altre informazioni, vedere Panoramica dei flussi di lavoro inclusi in SharePoint.
Importante
Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Raccolta feedback non è attivato e non è elencato nella casella di riepilogo Selezionare un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderla disponibile per l'uso, un amministratore del sito deve attivarli a livello di raccolta siti.
Se è sufficiente completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta feedback Basta scorrere verso il basso fino al segmento COMPLETO ed espanderlo. Per il momento potresti non aver bisogno di altri segmenti.
I flussi di lavoro di SharePoint sono:
- Efficiente e coerente Un flusso di lavoro Raccolta feedback indirizza automaticamente il documento o l'elemento, assegna attività di revisione e tiene traccia dello stato di avanzamento e invia promemoria e notifiche quando necessario. L'attività in un flusso di lavoro può essere monitorata e modificata da una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi in un flusso di lavoro in esecuzione viene mantenuta per 60 giorni dopo il completamento.
- Meno lavoro per te Un flusso di lavoro Collect Feedback consente a te e ai tuoi colleghi di risparmiare tempo e fatica e, allo stesso tempo, semplifica e standardizza il processo di feedback.
Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro Raccolta feedback.
Suggerimenti per l'uso di questo articolo
Le informazioni contenute in questo articolo sono presentate in dieci segmenti espandibili.
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Se è sufficiente completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta feedback Basta scorrere verso il basso fino al segmento COMPLETO ed espanderlo. Per il momento potresti non aver bisogno di altri segmenti.
Se si desidera aggiungere, avviare, monitorare e gestire i flussi di lavoro Se non si ha già familiarità con queste attività, potrebbe essere utile lavorare su questo articolo, segmento per segmento, la prima volta che si progetta e si aggiunge un flusso di lavoro. Una volta acquisita familiarità con le informazioni e il layout dell'articolo, sarai in grado di andare direttamente al segmento di cui hai bisogno in caso di visite ulteriori.
Una nota sulla grafica Le immagini di schermata e i diagrammi concettuali in questa serie di articoli sui flussi di lavoro sono generalmente basati sul tipo di flusso di lavoro di approvazione. Se necessario, per chiarezza concettuale o didattica, tuttavia, le immagini e i diagrammi in questo articolo sono stati personalizzati per i flussi di lavoro di Raccolta feedback.
Una parola sulla stampa di questo articolo Questo è un lungo articolo. Se si desidera stampare solo i segmenti selezionati, assicurarsi che solo tali segmenti vengano espansi durante la stampa. Inoltre, se si desidera includere la grafica completa nella copia stampata, stampare con orientamento orizzontale e non verticale.
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Per saperne di più
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ALTRE informazioni sui flussi di lavoro Raccolta feedback |
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Scopri di più sui flussi di lavoro Raccolta feedback
Un flusso di lavoro Raccolta feedback è una funzionalità di SharePoint che indirizza un documento o un altro elemento archiviato in un elenco o in una raccolta di SharePoint a uno o più utenti per ottenere il loro feedback. Il flusso di lavoro automatizza, semplifica e standardizza l'intero processo.
Il flusso di lavoro di base Raccolta feedback incluso nei prodotti SharePoint funziona come modello. Con questo modello, è possibile aggiungere più flussi di lavoro Raccolta feedback ai siti. Ogni flusso di lavoro aggiunto è una versione unica del flusso di lavoro Raccolta feedback di base, ognuno con un modo di lavorare specifico, in base alle impostazioni specificate al momento dell'aggiunta.
Sezioni di questo segmento
- Cosa può fare per me un flusso di lavoro Raccolta feedback?
- Cosa non può fare un flusso di lavoro Raccolta feedback?
- Chi può utilizzare questo tipo di flusso di lavoro?
- Come si pianifica, si aggiunge, si esegue e si gestisce questo tipo di flusso di lavoro?
1. Cosa può fare per me un flusso di lavoro Collect Feedback?
- Quando si aggiunge un flusso di lavoro Raccolta feedback all'elenco, alla raccolta o alla raccolta siti per la prima volta, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le rispettive attività vengono assegnate una dopo l'altra (in serie) o tutte in una volta (in parallelo). Puoi anche decidere se dividere le attività dei partecipanti in due o più fasi separate, nonché specificare una data di scadenza finale e/o il tempo concesso per il completamento di ciascuna attività. Ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro su un elemento, è possibile modificare queste impostazioni.
- Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra diverse risposte possibili: inviare un feedback sull'elemento, richiedere una modifica nell'elemento, riassegnare l'attività o eliminare l'attività.
- Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione, è possibile monitorare lo stato di avanzamento e apportare modifiche (se necessario) da un'unica pagina centrale dello stato del flusso di lavoro.
- Per 60 giorni dopo il completamento del flusso di lavoro, l'elenco di tutti gli eventi del flusso di lavoro che si sono verificati nel corso di questa esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro è ancora disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, per riferimento informale.
2. Cosa non può fare un flusso di lavoro Raccolta feedback?
Il flusso di lavoro Raccolta feedback non è progettato per raccogliere le approvazioni e i rifiuti di un elemento o per controllare la pubblicazione di pagine Web per un sito Web. Se si desidera aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti approvano o rifiutano l'elemento da rivedere, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro di approvazione nella sezione Vedere anche .
Inoltre, i flussi di lavoro Raccolta feedback non sono progettati per raccogliere firme. Se si desidera utilizzare un flusso di lavoro per raccogliere le firme in un documento di Microsoft Word, in una cartella di lavoro di Microsoft Excel o in un modulo di Microsoft InfoPath, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta firme nella sezione Vedere anche.
Per informazioni su come utilizzare Microsoft SharePoint Designer 2013 per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint, vedere la Guida di Microsoft Software Developer Network (MSDN).
3. Chi può utilizzare questo tipo di flusso di lavoro?
Per aggiungere un flusso di lavoro Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere un flusso di lavoro. Il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e il gruppo Visitatori non ce l'hanno.
Per avviare un flusso di lavoro Inoltre, per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro già aggiunto. Sia il gruppo Membri che il gruppo Proprietari dispongono dell'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Visitatori non ce l'ha.
In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare flussi di lavoro specifici in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. A tale scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni per la gestione degli elenchi per avviare il flusso di lavoro , nella prima pagina del modulo di associazione.
4. Come si pianifica, si aggiunge, si esegue e si gestisce questo tipo di flusso di lavoro?
Queste sono le tappe fondamentali:
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PRIMA dell'esecuzione del flusso di lavoro (pianificazione, aggiunta, avvio)
Prima di aggiungere un flusso di lavoro, pianificare dove si vuole aggiungerlo (per un singolo elenco o raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli del suo funzionamento. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro per un elemento specifico. Il flusso di lavoro può anche essere impostato per l'esecuzione automatica. Le esecuzioni automatiche possono essere attivate in base a uno o entrambi i due eventi che l'attivano, ovvero quando un elemento viene aggiunto o creato in un elenco o in una raccolta oppure quando viene modificato un elemento in un elenco o in una raccolta. -
MENTRE il flusso di lavoro è in esecuzione (completa, monitora, regola)
Durante l'esecuzione del flusso di lavoro, i singoli partecipanti completano le attività assegnate. Vengono inviati promemoria automatici ai partecipanti che non rispettano le scadenze delle attività. Nel frattempo, l'avanzamento del flusso di lavoro può essere monitorato da una pagina centrale dello stato del flusso di lavoro per quella particolare istanza del flusso di lavoro. Le modifiche al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere apportate dalla stessa pagina; e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminato da lì. -
DOPO l'esecuzione del flusso di lavoro (revisione, report, modifica)
Una volta completato il flusso di lavoro, l'intera cronologia dell'esecuzione (o dell'istanza) può essere esaminata per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Dalla stessa pagina è possibile creare report statistici sulle prestazioni di questa versione del flusso di lavoro. Infine, in caso di modifiche al funzionamento del flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completato quando è stato aggiunto il flusso di lavoro per la prima volta.
Il diagramma di flusso seguente illustra queste fasi dal punto di vista della persona che aggiunge un nuovo flusso di lavoro.
Passaggi successivi
Prima di pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta feedback, esaminare innanzitutto il segmento CONSENTI di questo articolo, quindi passare al segmento PIANIFICA .
Inizio segmento | Inizio articolo
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CONSENTI il feedback solo sotto forma di attività o anche nell'elemento |
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Consenti il feedback solo sotto forma di attività o anche nell'elemento
Le due domande seguenti possono aiutarti a prendere una decisione fondamentale sul tuo flusso di lavoro:
- I partecipanti possono inviare feedback solo nel campo Commenti del modulo attività o possono anche inserire revisioni e commenti nell'elemento stesso?
- Se i partecipanti possono inserire revisioni e commenti nell'elemento stesso, lo fanno in un ambiente collaborativo , in cui più partecipanti possono modificare il documento contemporaneamente, o ogni partecipante estrae il documento e ha i diritti esclusivi di modifica per la durata della propria revisione?
Ecco un diagramma che potrebbe aiutare a chiarire queste alternative.
Mentre continui a leggere, tieni a mente questi punti:
- Non è possibile avviare alcun flusso di lavoro su un elemento attualmente estratto.
- Il tipo di flusso di lavoro Raccolta feedback include un'opzione per annullare immediatamente il flusso di lavoro se viene apportata una modifica all'elemento in fase di revisione.
- È possibile inserire revisioni e commenti in un elemento solo quando è aperto nella versione installata del programma in cui è stato creato e non quando è aperto in una versione di un'applicazione Web di tale programma.
Sezioni di questo segmento
- Consenti feedback solo nel modulo attività
- Consente il feedback sia nel modulo dell'attività che nell'elemento (versione collaborativa)
- Consente il feedback sia nel modulo attività che nell'elemento (versione con accesso esclusivo)
1. Consenti feedback solo nel modulo attività
Questa disposizione ha il vantaggio di essere la più semplice meccanicamente. I partecipanti hanno solo due modi per suggerire cambiamenti, entrambi i quali coinvolgono la forma del compito:
- Invia commenti.
- Richiedere che venga apportata una modifica all'elemento mentre il flusso di lavoro è ancora in esecuzione.
Lo svantaggio principale, ovviamente, è che i partecipanti non possono indicare modifiche specifiche direttamente nell'elemento. Maggiore è il numero di modifiche suggerite, maggiore sarà la probabilità che i partecipanti vogliano essere in grado di lavorare direttamente nell'elemento.
Nota sulla protezione degli elementi dalle modifiche Il modo più semplice per assicurarsi che i partecipanti non apportino modifiche all'oggetto stesso è quello di estrarre l'oggetto per tutta la durata della corsa. Tuttavia, come detto poco fa, i flussi di lavoro non possono iniziare su nessun elemento attualmente estratto.
Esistono due modi per risolvere questo problema:
- È possibile attendere l'avvio del flusso di lavoro e quindi estrarre l'elemento per tutta la durata dell'esecuzione. Se il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, assicurati di essere elencato nel campo CC nella seconda pagina del modulo di associazione. Quindi, quando si riceve la notifica che il flusso di lavoro è stato avviato su un elemento, estrarre quell'elemento.) Una limitazione di questo metodo è che nessun altro flusso di lavoro sarà in grado di avviare lo stesso elemento mentre è estratto.
- In alternativa, puoi lasciare l'elemento archiviato, ma assicurati che i partecipanti sappiano che è importante non estrarre l'elemento né apportare modifiche. È una buona idea, naturalmente, includere questa istruzione tra le note che includi nelle notifiche delle attività. Se i partecipanti non hanno familiarità con i flussi di lavoro Raccolta feedback, potrebbe essere una buona idea chiarire ulteriormente il punto, magari inviando un'e-mail separata prima dell'inizio del flusso di lavoro o parlando con i partecipanti di persona.
2. Consente il feedback sia nel modulo dell'attività che nell'elemento (versione collaborativa)
Questa disposizione mantiene l'oggetto a disposizione di tutti i partecipanti in ogni momento. Nessuno deve aspettare che qualcun altro finisca la propria revisione prima di iniziare la propria. Questa flessibilità è resa possibile dalle caratteristiche di collaborazione nei prodotti SharePoint.
Assicurati solo che i tuoi partecipanti sappiano che devono fare quanto segue:
- Lasciare l'elemento archiviato mentre apportano le modifiche.
- Aprire l'elemento nella versione installata del programma in cui è stato creato e non in una versione dell'applicazione Web di tale programma.
- Attivare il rilevamento delle modifiche prima di apportare modifiche o inserire commenti.
- Salvare le modifiche nel server.
Tenere presente che il tipo di flusso di lavoro Raccolta feedback include un'opzione per annullare immediatamente il flusso di lavoro se viene apportata una modifica all'elemento in fase di revisione. Se questa opzione è selezionata, la prima volta che un partecipante salva le modifiche all'elemento, anche le revisioni e/o i commenti, il flusso di lavoro verrà annullato immediatamente.
Inoltre, se si intende consentire modifiche nell'elemento stesso, assicurarsi che nelle impostazioni Controllo delle versioni per l'elenco o la raccolta l'opzione Richiedi estrazione dei documenti prima di poter essere modificati sia impostata su No.
3. Consente il feedback sia nel modulo attività che nell'elemento (versione con accesso esclusivo)
In questa disposizione, solo un partecipante può prendere in prestito l'elemento e apportare modifiche in qualsiasi momento:
- Se le attività nel flusso di lavoro vengono assegnate una alla volta (in serie), questo probabilmente non sarà un problema.
- Se le attività vengono assegnate tutte contemporaneamente (in parallelo), a volte i partecipanti potrebbero dover attendere l'accesso all'elemento mentre un altro partecipante finisce di lavorarci.
Poiché il flusso di lavoro non può iniziare su un elemento quando questo viene estratto, è necessario assicurarsi che gli elementi vengano archiviati prima di eseguirvi il flusso di lavoro.
Comunicare ai partecipanti che devono eseguire le operazioni seguenti:
- Estrarre l'elemento prima che lo apra.
- Aprire l'elemento nella versione installata del programma in cui è stato creato e non in una versione dell'applicazione Web di tale programma.
- Attivare il rilevamento delle modifiche prima di apportare modifiche o inserire commenti.
- Salvare le modifiche sul server e archiviare nuovamente l'elemento non appena hanno finito di usarlo.
Anche in questo caso, ricorda che il tipo di flusso di lavoro Raccogli feedback include un'opzione per annullare immediatamente il flusso di lavoro se viene apportata una modifica all'elemento in fase di revisione. Se questa opzione è selezionata, la prima volta che un partecipante salva le modifiche all'elemento, anche le revisioni e/o i commenti, il flusso di lavoro verrà annullato immediatamente.
Passaggi successivi
Se si è pronti per pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta feedback, passare al segmento PLAN di questo articolo.
Inizio segmento | Inizio articolo
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PIANIFICARE un nuovo flusso di lavoro Raccolta feedback |
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Pianificare un nuovo flusso di lavoro Raccolta feedback
In questo segmento, identifichiamo le decisioni che è necessario prendere e le informazioni che è necessario raccogliere prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro Raccolta feedback.
Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e occorre solo un promemoria sui passaggi specifici, si può passare direttamente al segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.
Sezioni di questo segmento
I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint fungono da modelli master su cui si basano i singoli flussi di lavoro specifici aggiunti agli elenchi, alle raccolte e alla raccolta siti.
Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro Raccolta feedback, ad esempio, si aggiunge in realtà una versione del modello di flusso di lavoro Raccolta feedback generale. A ogni versione vengono assegnati il proprio nome e le proprie impostazioni, che vengono specificate nel modulo di associazione quando si aggiunge quella particolare versione. In questo modo, è possibile aggiungere più flussi di lavoro, tutte le versioni basate sul modello master flusso di lavoro Raccolta feedback, ma ogni versione denominata e personalizzata in base al modo specifico in cui verrà utilizzata.
In questa figura sono stati aggiunti tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione, uno per tutti i tipi di contenuto di una singola raccolta, uno per un singolo tipo di contenuto in un'unica raccolta e uno per un singolo tipo di contenuto in un'intera raccolta siti.
2. Presentazione del modulo di associazione
Ogni volta che si aggiunge una nuova versione del flusso di lavoro in base a uno dei modelli di flusso di lavoro inclusi, è possibile compilare un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che la nuova versione funzioni.
Nella sezione seguente troverai un elenco di domande che ti prepareranno a compilare il modulo di associazione. Prima, però, prenditi un momento o due per esaminare il modulo e i suoi campi.
Prima pagina del modulo di associazione
Seconda pagina del modulo di associazione
Nota
I campi nel riquadro rosso di questa seconda pagina vengono visualizzati anche nel modulo di avvio, che viene visualizzato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e può essere modificato per quella singola esecuzione.
3. Dodici domande a cui rispondere
Non appena hai le risposte a tutte le domande in questa sezione, sei pronto per aggiungere il tuo flusso di lavoro.
- È il tipo di flusso di lavoro corretto?
- Un elenco o una raccolta oppure l'intera raccolta siti? (e) Un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?
- Qual è un buon nome?
- Elenchi attività ed elenchi cronologia: esistenti o nuovi?
- Come (e da chi) può essere avviato questo flusso di lavoro?
- Anche i tipi di contenuto che ereditano da questo tipo ottengono questo flusso di lavoro?
- Partecipanti: Quali persone, in quale ordine?
- Di quali informazioni aggiuntive hanno bisogno i partecipanti?
- Feedback solo nel modulo attività o anche nell'elemento?
- Quando scadono le attività?
- Quando termina questo flusso di lavoro?
- Chi deve essere avvisato?
01. È il giusto tipo di flusso di lavoro?
Questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro visualizzato nel menu come Raccolta feedback - SharePoint 2010. Se non sei sicuro che questo tipo di flusso di lavoro sia la scelta migliore per te, fai riferimento al segmento LEARN di questo articolo. Per ulteriori informazioni sugli altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint nella sezione Vedere anche .
02. Un elenco o una raccolta oppure l'intera raccolta siti? (e) Un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?
È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro Raccolta feedback in un solo elenco o in una sola raccolta oppure nell'intera raccolta siti.
- Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo in modo che venga eseguito su tutti i tipi di contenuto o su un solo tipo di contenuto.
- Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, è tuttavia necessario configurarlo in modo che venga eseguito in un solo tipo di contenuto del sito.
Che cos'è un tipo di contenuto?
Ogni documento o altro elemento archiviato in un elenco o una raccolta di SharePoint appartiene all'uno o all'altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere semplice e generico come un documento o un foglio di calcolo di Excel oppure altamente specializzato come un contratto legale o una specifica di progettazione del prodotto. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili nei prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzarli e aggiungerne altri creati dall'utente.
Assegnare alla versione del flusso di lavoro un nome che:
- Indica chiaramente a cosa serve.
- Lo distingue chiaramente da altri flussi di lavoro.
Esempio
Immagina di essere un membro di un gruppo di redattori. Il gruppo vuole usare due diversi flussi di lavoro di Raccolta feedback:
- Si eseguirà il primo flusso di lavoro su ogni documento inviato da un membro del proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie i feedback solo dal responsabile del gruppo.
- Si eseguirà il secondo flusso di lavoro su ogni documento inviato da persone esterne al proprio gruppo. Questo flusso di lavoro raccoglie il feedback di ogni membro del gruppo.
Il primo flusso di lavoro può essere chiamato Feedback sull'invio interno e il secondo Feedback sull'invio esterno.
Suggerimento
Come di consueto, è consigliabile stabilire convenzioni di denominazione coerenti e assicurarsi che tutte le persone coinvolte nei flussi di lavoro conoscano tali convenzioni.
04. Elenchi attività ed elenchi cronologia: esistenti o nuovi?
Per il flusso di lavoro è possibile usare l'elenco attività predefinito e l'elenco cronologia del sito, usare altri elenchi esistenti o richiedere nuovi elenchi solo per questo flusso di lavoro.
- Se il sito prevede numerosi flussi di lavoro o se alcuni di essi includono numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. (La gestione di elenchi troppo lunghi è uno degli elementi che possono rallentare le prestazioni. È più veloce e più facile per il sistema mantenere diversi elenchi più brevi di uno molto lungo.)
- Se le attività e la cronologia per questo flusso di lavoro conterranno dati sensibili o riservati che si vorrà mantenere separati dagli elenchi generali, è assolutamente necessario indicare che si vogliono nuovi elenchi separati per questo flusso di lavoro. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, assicurarsi che siano state impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.
05. Come (e da chi) può essere avviato questo flusso di lavoro?
Un flusso di lavoro può essere impostato per l'avvio solo manuale, solo automatico o in entrambi i casi:
- Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro Raccolta feedback su un documento o un elemento specifico, viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene la maggior parte delle impostazioni della seconda pagina del modulo di associazione . In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro desidera modificare una di queste impostazioni (solo per l'istanza corrente), può farlo prima di fare clic su Avvia.
- Con un avvio automatico, naturalmente, non c'è la possibilità di presentare un modulo di iniziazione, quindi le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione vengono utilizzate senza alcuna modifica.
La figura seguente mostra la differenza tra avviamenti manuali e avviamenti automatici.
Tutte le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono applicate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni permanenti e predefinite del flusso di lavoro, modificare il modulo di associazione originale, come descritto nel segmento MODIFICA di questo articolo.
Avvio manuale
Se si consente l'avvio manuale, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi elemento idoneo in qualsiasi momento.
I vantaggi di un avvio manuale sono che tu e i tuoi colleghi potete eseguire il flusso di lavoro solo quando e se lo desiderate, e che ogni volta che lo eseguite avrete la possibilità di modificare alcune impostazioni utilizzando il modulo di avvio.
Un rapido esempio Se si desidera eseguire il flusso di lavoro solo su elementi creati da un autore esterno al team, avviandolo solo manualmente si impedirà l'esecuzione automatica su elementi creati da se stessi e dai membri del team. (Una soluzione alternativa: mantenere un elenco o una raccolta per gli elementi degli autori nel team e un elenco o una raccolta separata per gli elementi di tutti gli altri autori. In questo modo, è possibile eseguire il flusso di lavoro automaticamente, ma solo nell'elenco di autori esterni.)
Lo svantaggio principale degli avvii manuali è che qualcuno deve ricordarsi di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato farlo.
Avviamenti automatici
È possibile configurare il flusso di lavoro in modo che venga avviato automaticamente da uno degli eventi seguenti:
- Un nuovo elemento viene creato o caricato nell'elenco o nella raccolta.
- Un elemento già memorizzato nell'elenco o nella raccolta viene modificato.
Il vantaggio di un avvio automatico è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro. Viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.
Un rapido esempio Si supponga che il contabile dell'organizzazione debba rivedere ogni budget caricato o creato nella libreria Budget. Puoi aggiungere un flusso di lavoro Raccolta feedback a tale libreria e specificare il tuo contabile come unico partecipante. È possibile impostare il flusso di lavoro in modo che venga avviato automaticamente ogni volta che un nuovo elemento viene aggiunto ("creato") all'elenco. In questo modo, il tuo commercialista sarà sempre aggiornato.
Due svantaggi degli avviamenti automatici:
- Non è possibile interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro ogni volta che si verifica un evento di attivazione.
- Non è possibile modificare le impostazioni all'inizio di una singola istanza.
06. Anche i tipi di contenuto che ereditano da questo tipo ottengono questo flusso di lavoro?
Quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti, viene offerta la possibilità di aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto della raccolta siti che ereditano dal tipo di contenuto a cui si sta aggiungendo il flusso di lavoro. Se si aggiunge un flusso di lavoro per un singolo elenco o una singola raccolta, questa opzione non verrà visualizzata nel modulo di associazione.
Note
- L'operazione che esegue tutte le aggiunte aggiuntive può richiedere molto tempo per essere completata.
- Se l'ereditarietà è stata interrotta per i siti o i siti secondari in cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro ai tipi di contenuto ereditari, prima di eseguire l'operazione è necessario essere un membro del gruppo Proprietari di ognuno di questi siti o siti secondari.
07. Partecipanti: Quali persone, in quale ordine?
È necessario specificare il nome o l'indirizzo di posta elettronica di ogni persona a cui verranno assegnate le attività di revisione.
Una fase o più fasi? È possibile scegliere di avere una sola fase di attività di revisione o più fasi. Se hai più di una fase, le fasi verranno eseguite una dopo l'altra.
Recensioni parallele o recensioni seriali ? Per i partecipanti a una fase, è possibile scegliere se assegnare i compiti di revisione tutti contemporaneamente (in parallelo) o se assegnare i compiti di revisione uno dopo l'altro (in serie) nell'ordine indicato. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio, si imposta il flusso di lavoro in modo che termini dopo il primo rifiuto o se si desidera che i partecipanti più avanti siano in grado di esaminare i commenti dei partecipanti precedenti come parte del contesto delle loro revisioni.
Esempio
Questo semplice scenario illustra alcuni dei vantaggi sia delle fasi multiple che delle revisioni seriali:
Si supponga che Frank aggiunga un nuovo flusso di lavoro Raccolta feedback. Vuole che i suoi colleghi Anna e Sean esaminino ogni elemento per primi, prima che lui stesso lo riveda. In questo modo, può vedere i loro commenti prima di iniziare la sua revisione. Frank può impostare questa impostazione in due modi:
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Utilizzando una revisione seriale , Frank imposta una revisione seriale in un'unica fase in cui Anna e Sean sono i primi due partecipanti e lui è il terzo.
In questo accordo, Anna deve inviare il suo feedback prima che il compito di Sean venga assegnato; e poi Sean deve inviare il suo feedback prima che il compito di Frank venga assegnato.
Ecco come Frank imposta la sua revisione seriale in un'unica fase.
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Usando due fasi Se Frank vuole che ad Anna e Sean vengano assegnate le loro revisioni contemporaneamente, in modo che Sean non debba aspettare che Anna finisca prima che possa iniziare, può impostare due fasi nel flusso di lavoro: la prima una fase parallela per le revisioni di Anna e Sean e la seconda una fase separata solo per la propria revisione. Se la prima fase non viene completata, la seconda fase non inizia mai.
Ecco come Frank imposta la sua revisione parallela in due fasi.
Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni.
Partecipanti esterni Esiste una procedura speciale per l'inclusione dei partecipanti che non sono membri dell'organizzazione di SharePoint. In questo processo, un membro del sito funge da proxy per il partecipante esterno.
Ecco un diagramma di questo processo:
Assegnare un'attività a ciascun gruppo o una a ogni membro del gruppo? Se si include un indirizzo di gruppo o una lista di distribuzione tra i partecipanti al flusso di lavoro, è possibile fare in modo che il flusso di lavoro assegni un'attività a ogni membro del gruppo o assegni una sola attività all'interogruppo , inviando comunque una notifica di quella singola attività a ogni membro. Quando viene assegnata una sola attività all'intero gruppo, qualsiasi membro del gruppo può richiedere e completare quella singola attività. (Troverai le istruzioni per rivendicare un'attività di gruppo nel segmento COMPLETO di questo articolo.)
08. Di quali informazioni aggiuntive hanno bisogno i partecipanti?
Nel modulo di associazione è presente un campo di testo in cui è possibile fornire istruzioni, dettagli su requisiti, risorse e così via.
Domande a cui potresti rispondere in questo campo di testo:
- Se i partecipanti hanno difficoltà o domande, chi devono contattare?
- I revisori possono inviare feedback solo nel modulo attività o possono anche inserire revisioni e commenti nell'elemento stesso?
- Se i revisori possono inserire revisioni e commenti nell'elemento stesso, devono estrarre l'elemento prima di apportare modifiche o devono lasciarlo archiviato in modo che più revisori possano lavorarci contemporaneamente?
- Se il flusso di lavoro prevede l'assegnazione di una sola attività a ogni gruppo o lista di distribuzione, indicare che un singolo membro di ogni gruppo deve richiedere l'attività prima di completarla. In questo modo, gli altri membri del gruppo non perdono tempo iniziando la stessa attività. (Troverai le istruzioni per rivendicare un'attività di gruppo nel segmento COMPLETO di questo articolo.)
09. Feedback solo nel modulo attività o anche nell'elemento?
Ci sono diverse considerazioni relative a questa importante domanda. Se non è già stato fatto, aprire e leggere il segmento ALLOW di questo articolo per altre informazioni.
10. Quando scadono le attività?
È possibile indicare la scadenza delle attività del flusso di lavoro in uno o entrambi i modi seguenti:
Per data di calendario È possibile specificare un'unica data del calendario entro la quale tutte le attività devono essere eseguite.
- Se si imposta il flusso di lavoro per l'avvio automatico, in genere non si consiglia di utilizzare questa opzione. Ciò è dovuto al fatto che il valore di data specificato non verrà adattato automaticamente alla data corrente ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato automaticamente.
In base alla durata dell'attività È possibile specificare un numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività, a partire dalla data di assegnazione.
- Una data di scadenza del calendario sostituisce la durata di un'attività specificata. Ovvero: se oggi è il 10 giugno e oggi mi viene assegnata un'attività che ha una durata di tre giorni, ma che ha anche una data di scadenza del calendario dell'11 giugno, l'attività sarà in scadenza l'11 giugno (data di scadenza del calendario) e non il 13 giugno (l'ultimo giorno della durata di tre giorni).
11. Quando termina questo flusso di lavoro?
Per evitare di perdere tempo in revisioni non necessarie, è possibile scegliere di annullare immediatamente il flusso di lavoro se vengono apportate modifiche all'elemento.
Se si seleziona questa opzione, i partecipanti possono fornire feedback solo nei moduli delle attività. In altre parole, non possono inserire revisioni e commenti nell'elemento stesso, perché ciò modificherebbe l'elemento, annullando a sua volta il flusso di lavoro. Se selezioni questa opzione, assicurati di includere una nota nel campo Richiesta , indicando ai partecipanti di non apportare modifiche direttamente nell'elemento per la revisione.
Nota
Non è possibile avviare un flusso di lavoro con un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, l'elemento per la revisione può essere estratto per proteggerlo dalle modifiche. Tuttavia, durante l'estrazione dell'elemento, non è possibile avviare altri flussi di lavoro.
Nella seconda pagina del modulo di associazione nel campo CC è possibile immettere i nomi o gli indirizzi di tutti gli utenti a cui inviare una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.
- L'immissione di un nome qui non comporta l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro a tale persona.
- Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.
- Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto in origine riceve le notifiche di avvio e arresto senza dover essere specificata in questo campo.
Passaggi successivi
Quando si è pronti per aggiungere il nuovo flusso di lavoro Raccolta feedback all'elenco, alla raccolta o alla raccolta siti, passare al segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.
Inizio segmento | Inizio articolo
|
AGGIUNGERE un flusso di lavoro Raccolta feedback (per un solo elenco o raccolta) |
|---|
Aggiungere un flusso di lavoro Raccolta feedback
(per un solo elenco o raccolta)
Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può essere utile esaminare i segmenti LEARN,ALLOW e PLAN precedenti in questo articolo prima di procedere con i passaggi in questo segmento.
Sezioni di questo segmento
Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario disporre di due aspetti:
Email Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche e promemoria tramite posta elettronica, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito di SharePoint. Se non si è certi che questa operazione sia già stata eseguita, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.
Autorizzazioni Le impostazioni predefinite richiedono l'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Per impostazione predefinita, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Il gruppo Membri e i gruppi Visitatori non ce l'hanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento LEARN di questo articolo.)
2. Aggiungere il flusso di lavoro
Effettuare questi passaggi:
Aprire l'elenco o la raccolta in cui si vuole aggiungere il flusso di lavoro.
Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.
Nota
Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o di raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.
Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, specificare un singolo tipo di contenuto per l'esecuzione del flusso di lavoro o Tutti (per tutti i tipi di contenuto), quindi fare clic su Aggiungi un flusso di lavoro.
Compila la prima pagina del modulo di associazione.
(Le istruzioni seguono l'illustrazione.)
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Tipo di contenuto Mantenere la selezione predefinita come Tutti o selezionare un tipo di contenuto specifico. |
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Flusso di lavoro Selezionare il modello Raccolta feedback - SharePoint 2010 . Nota: Se il modello Raccolta feedback - SharePoint 2010 non compare nell'elenco, contattare l'amministratore di SharePoint per informazioni sull'attivazione per la raccolta siti o l'area di lavoro. |
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Name Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti di questo elenco o raccolta. Per suggerimenti sull'assegnazione di un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Elenco attività Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su Attività (nuovo) per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di un nuovo elenco attività (invece di sceglierne uno esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Elenco cronologia Selezionare un elenco di cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente o fare clic su Nuovo elenco della cronologia per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di una nuova lista di cronologia (invece di sceglierne una esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Opzioni di avvio Specificare il modo o i modi in cui è possibile avviare il flusso di lavoro. Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
Quando tutte le impostazioni di questo modulo sono quelle desiderate, fare clic su Avanti.
Compilare la seconda pagina del modulo di associazione.
(Le istruzioni seguono l'illustrazione.)Nota
Prodotti SharePoint presenta le prime opzioni in questa seconda pagina del modulo di associazione, ovvero i numeri da uno a sette nella figura seguente, da Assegna aa a CC, ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro, in modo da poter apportare modifiche a tali opzioni solo per tale istanza.
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Assegna a Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni le attività.
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Ordine Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo). Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre alla prima appena configurata.
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Espandere i gruppi
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Richiesta Il testo eventualmente incluso verrà incluso in ogni notifica delle attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero aver bisogno, tra cui:
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Scadenze e durate delle attività Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dal momento in cui viene assegnata.
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CC Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.
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Fine del flusso di lavoro Per arrestare e annullare il flusso di lavoro non appena viene apportata una modifica all'elemento in fase di revisione, selezionare questa opzione. Tenere presente che, se si seleziona questa opzione, i revisori non possono aggiungere revisioni e commenti nell'elemento senza terminare il flusso di lavoro. |
- Quando tutte le impostazioni della pagina sono desiderate, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.
Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.
Passaggi successivi
Se si è pronti, passare al segmento START di questo articolo e avviare la prima istanza per testare il nuovo flusso di lavoro.
Inizio segmento | Inizio articolo
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AGGIUNGERE un flusso di lavoro Raccolta feedback (per un'intera raccolta siti) |
|---|
Aggiungere un flusso di lavoro Raccolta feedback
(per un'intera raccolta siti)
Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può essere utile esaminare i segmenti LEARN,ALLOW e PLAN precedenti in questo articolo prima di procedere con i passaggi in questo segmento.
Sezioni di questo segmento
Prima di poter aggiungere un flusso di lavoro, è necessario disporre di due aspetti:
Email Per consentire al flusso di lavoro di inviare notifiche e promemoria tramite posta elettronica, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito. Se non si è certi che questa operazione sia già stata eseguita, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.
Autorizzazioni Le impostazioni predefinite di SharePoint richiedono che si disponga dell'autorizzazione Gestisci elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi, raccolte o raccolte siti. Per impostazione predefinita, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Il gruppo Membri e i gruppi Visitatori non ce l'hanno. Per altre informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento LEARN di questo articolo.)
2. Aggiungere il flusso di lavoro
Effettuare questi passaggi:
Passare alla home page della raccolta siti (non alla home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).
Fare clic sull'icona Impostazioni ,
e quindi su Impostazioni sito.Nella pagina Impostazioni sito, in Raccolte Web Designer, fare clic su Tipi di contenuto del sito.
Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per cui si vuole aggiungere un flusso di lavoro.
Nota
Un flusso di lavoro aggiunto all'intera raccolta siti deve essere aggiunto solo per gli elementi di un singolo tipo di contenuto.
- Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni, fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
- Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiungi un flusso di lavoro .
- Compila la prima pagina del modulo di associazione.
(Le istruzioni seguono l'illustrazione.)
- Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni, fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
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Flusso di lavoro Selezionare il modello Approvazione - SharePoint 2013 . Nota: Se il modello Approvazione - SharePoint 2013 non compare nell'elenco, contattare l'amministratore di SharePoint per informazioni sull'attivazione per la raccolta siti o l'area di lavoro. |
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Name Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti di questa raccolta siti. Per suggerimenti sull'assegnazione di un nome al flusso di lavoro, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Elenco attività Selezionare un elenco attività da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente o fare clic su Attività (nuovo) per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di un nuovo elenco attività (invece di sceglierne uno esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Elenco cronologia Selezionare un elenco di cronologia da usare con questo flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco della cronologia esistente o fare clic su Nuovo elenco della cronologia per creare un nuovo elenco. Per informazioni sui motivi per la creazione di una nuova lista di cronologia (invece di sceglierne una esistente), vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Opzioni di avvio Specificare il modo o i modi in cui è possibile avviare il flusso di lavoro. Per informazioni sulle varie opzioni, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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È stato aggiornato l'elenco e i tipi di contenuto del sito? Specificare se questo flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto del sito e dell'elenco che ereditano da questo tipo di contenuto.
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Quando tutte le impostazioni di questa pagina sono come desideri, fai clic su Avanti.
Compilare la seconda pagina del modulo di associazione.
(Le istruzioni seguono l'illustrazione.)Nota
I prodotti SharePoint presentano le prime opzioni in questa seconda pagina del modulo di associazione, ovvero i numeri da uno a sette nell'illustrazione seguente, da Revisori a CC , ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro, in modo da poter apportare modifiche a tali opzioni solo per tale istanza.
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Assegna a Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni le attività.
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Ordine Specificare se le attività in questa fase devono essere assegnate una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo). Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre alla prima appena configurata.
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Espandere i gruppi
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Richiesta Il testo eventualmente incluso verrà incluso in ogni notifica delle attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero aver bisogno, tra cui:
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Scadenze e durate delle attività Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dal momento in cui viene assegnata.
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CC Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica delle persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato o terminato.
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Fine del flusso di lavoro Per arrestare e annullare il flusso di lavoro non appena viene apportata una modifica all'elemento in fase di revisione, selezionare questa opzione. Tenere presente che, se si seleziona questa opzione, i revisori non possono aggiungere revisioni e commenti nell'elemento senza terminare il flusso di lavoro. |
- Quando tutte le impostazioni della pagina sono desiderate, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.
Prodotti SharePoint crea la nuova versione del flusso di lavoro.
Passaggi successivi
Se si è pronti, passare al segmento START di questo articolo e avviare la prima istanza per testare il nuovo flusso di lavoro.
Inizio segmento | Inizio articolo
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AVVIARE un flusso di lavoro Raccolta feedback |
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Avviare un flusso di lavoro Raccolta feedback
Un flusso di lavoro può essere impostato per l'avvio solo manuale, solo automatico o in entrambi i casi:
- Manualmente in qualsiasi momento, da chiunque abbia le autorizzazioni necessarie.
-
Automaticamente ogni volta che si verifica un evento di attivazione specificato, ad esempio ogni volta che un elemento viene aggiunto all'elenco o alla raccolta e/o ogni volta che un elemento già presente nell'elenco viene modificato in qualsiasi modo.
L'evento o gli eventi di attivazione vengono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'aggiunta e la configurazione originali del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento PLAN di questo articolo.)
Nota
Non è possibile avviare un flusso di lavoro per un elemento attualmente estratto. Un elemento può essere estratto dopo l'avvio di un flusso di lavoro. In seguito, tuttavia, non è possibile avviare altri flussi di lavoro su tale elemento finché non viene archiviato nuovamente.
Sezioni di questo segmento
- Avviare il flusso di lavoro automaticamente
- Avviare manualmente il flusso di lavoro
- Avvio manuale dall'elenco o dalla raccolta
- Avvio manuale dall'interno di un'applicazione di Microsoft Office
1. Avviare il flusso di lavoro automaticamente
Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione, il flusso di lavoro viene eseguito sull'elemento che lo ha attivato.
All'avvio, il flusso di lavoro assegna la prima o più attività e invia una notifica di attività a ogni assegnatario. Nel frattempo, invia anche notifiche di avvio (distinte dalle notifiche delle attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a chiunque sia elencato nel campo CC della seconda pagina del modulo di associazione.
Nota
Quando si aggiunge per la prima volta un nuovo flusso di lavoro che verrà avviato automaticamente, il campo Data di scadenza per tutte le attività (nella seconda pagina del modulo di associazione) deve in genere essere lasciato vuoto, perché qualsiasi valore di data esplicito specificato non si adatterà automaticamente in relazione alla data di avvio del flusso di lavoro ogni volta. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento PLAN di questo articolo.
2. Avviare manualmente il flusso di lavoro
Una nota sulle autorizzazioni In genere, per avviare un flusso di lavoro è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi. Per impostazione predefinita, sia il gruppo Membri che il gruppo Proprietari dispongono di questa autorizzazione, mentre il gruppo Visitatori no. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, flusso di lavoro per flusso di lavoro, di richiedere l'autorizzazione Gestisci elenchi per gli utenti che avviano il flusso di lavoro. Scegliendo questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che solo loro e altri proprietari possono avviare un particolare flusso di lavoro. Per altri dettagli, vedi il segmento Scopri di questo articolo.)
Due punti da cui partire
È possibile avviare un flusso di lavoro manualmente da una delle due posizioni seguenti:
- Dall'elenco o dalla raccolta in cui è archiviato l'elemento
- Dall'interno dell'elemento, aperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Si noti che deve essere il programma completo installato e non una versione dell'applicazione Web.
Le altre due sezioni di questo segmento forniscono istruzioni per entrambi i metodi.
3. Avvio manuale dall'elenco o dalla raccolta
Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento in cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.
Fare clic sull'icona che precede il nome dell'elemento per selezionarlo, quindi nel gruppo Flussi di lavoro della scheda File sulla barra multifunzione fare clic su Flussi di lavoro.
Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento , in Avvia nuovo flusso di lavoro, fare clic sul flusso di lavoro che si desidera eseguire.
Nel modulo di avvio, apportare le modifiche che si desidera applicare all'istanza specifica del flusso di lavoro.
Nota
Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono utilizzate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si desidera apportare le modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito o se si desidera modificare le impostazioni del flusso di lavoro non visualizzate in questo modulo, vedere il segmento MODIFICA di questo articolo.
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Assegna a Apportare le modifiche desiderate all'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.
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Ordine Assicurati che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ciascun segmento una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo) siano quelle desiderate. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre a una o più fasi attualmente configurate.
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Espandere i gruppi
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Richiesta Il testo eventualmente incluso verrà incluso in ogni notifica delle attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero aver bisogno, tra cui:
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Scadenze e durate delle attività Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dal momento in cui viene assegnata. Per altre informazioni su quando utilizzare le date di scadenza e le durate delle attività, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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CC Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che:
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- Una volta inserite tutte le impostazioni nel modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.
Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e nel frattempo invia notifiche di avvio a te e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.
4. Avvio manuale dall'interno di un'applicazione di Microsoft Office
Aprire l'elemento nell'applicazione di Office installata nel computer.
Nell'elemento aperto fare clic sulla scheda File , scegliere Salva & Invia e quindi fare clic sul flusso di lavoro che si desidera eseguire sull'elemento.
Se viene visualizzato il messaggio seguente che indica che il flusso di lavoro richiede l'archiviazione del file, fare clic sul pulsante Check-In.
Fai clic sul pulsante Avvia flusso di lavoro .
Nella pagina Modifica flusso di lavoro, nel modulo di avvio, apportare le modifiche che si desidera applicare a questa istanza specifica del flusso di lavoro.
Nota
Le modifiche apportate qui, nel modulo di avvio, vengono utilizzate solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si desidera apportare le modifiche che verranno applicate ogni volta che il flusso di lavoro viene eseguito o se si desidera modificare le impostazioni del flusso di lavoro non visualizzate in questo modulo, vedere il segmento MODIFICA di questo articolo.
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Assegna a Apportare le modifiche desiderate all'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.
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Ordine Assicurati che le specifiche relative all'assegnazione delle attività in ciascun segmento una alla volta (in serie) o tutte in una volta (in parallelo) siano quelle desiderate. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di stadi seriali e paralleli, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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Aggiungere una nuova fase Aggiungere le fasi desiderate, oltre a una o più fasi attualmente configurate.
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Espandere i gruppi
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Richiesta Il testo eventualmente incluso verrà incluso in ogni notifica delle attività inviata dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero aver bisogno, tra cui:
Le istruzioni per richiedere un'attività di gruppo sono disponibili nel segmento COMPLETO di questo articolo. |
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Scadenze e durate delle attività Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi consentiti per il completamento di ogni attività dal momento in cui viene assegnata. Per altre informazioni su quando utilizzare le date di scadenza e le durate delle attività, vedere il segmento PLAN di questo articolo. |
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CC Apportare le aggiunte o le rimozioni desiderate. Tenere presente che:
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- Quando nel modulo di avvio sono presenti le impostazioni desiderate, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.
Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e nel frattempo invia notifiche di avvio a te e a chiunque sia elencato nel campo CC del modulo di avvio.
Passaggi successivi
- Se è la prima volta che questo flusso di lavoro viene eseguito, gli altri partecipanti avranno bisogno di informazioni e assistenza per completare le attività assegnate? (Potrebbero trovare utile il segmento COMPLETO di questo articolo.)
- Inoltre, è una buona idea controllare se i partecipanti ricevono le notifiche e-mail e, in particolare, che le notifiche non vengano gestite in modo improprio dai filtri della posta indesiderata.
- Naturalmente, potrebbe essere necessario completare una o più attività del flusso di lavoro. Vai al segmento COMPLETO di questo articolo per i dettagli.
- Nel frattempo, per scoprire come tenere traccia dell'avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento MONITOR di questo articolo.
Inizio segmento | Inizio articolo
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COMPLETARE un'attività del flusso di lavoro Raccolta feedback |
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Completare un'attività del flusso di lavoro Raccolta feedback
Se è la prima volta che viene assegnata un'attività in un flusso di lavoro Raccolta feedback, può essere utile rivedere integralmente questa parte dell'articolo prima di completare l'attività. In questo modo, sarai a conoscenza di tutte le opzioni che potrebbero essere disponibili.
Nota
Se si sa che è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro, ma il messaggio di notifica non è stato visualizzato nella cartella Posta in arrivo di posta elettronica, assicurarsi che la notifica non sia stata indirizzata in modo errato dal filtro della posta indesiderata. In caso affermativo, modificare le impostazioni del filtro di conseguenza.
Innanzitutto, assicurati di avere l'articolo giusto
Tipi diversi di flussi di lavoro richiedono azioni attività diverse.
Quindi, prima di iniziare, assicurati che l'attività che ti è stata assegnata sia effettivamente un'attività del flusso di lavoro Raccogli feedback e non un'attività per un altro tipo di flusso di lavoro.
Cerca il testo Rivedi in uno dei seguenti luoghi:
- Nella riga Oggetto della notifica dell'attività
- Nella barra dei messaggi nell'elemento da rivedere
- Nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro
Se il testo Rivedere non è presente in queste posizioni, verificare con la persona che ha avviato o aggiunto originariamente il flusso di lavoro per scoprire su quale modello di flusso di lavoro si basa o se si tratta di un flusso di lavoro personalizzato. Nella sezione Vedere anche di questo articolo sono disponibili collegamenti ad articoli su come usare gli altri tipi di flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.
Se l'attività è un'attività Raccolta feedback, tuttavia, continua a leggere!
Sezioni di questo segmento
- Panoramica del processo
- Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività
- Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta
- Recensisci l'elemento
- Completare e inviare il modulo dell'attività
- Notifiche scadute
- Richiedi un'attività di gruppo prima di completarla (facoltativo)
- Richiedere una modifica all'elemento (facoltativo)
- Riassegnare l'attività a un altro utente (facoltativo)
- Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)
1. Una panoramica del processo
Quando si viene assegnati a un'attività in un flusso di lavoro, in genere si scopre l'attività in uno dei tre modi seguenti:
- Si riceve una notifica dell'attività tramite posta elettronica.
- Si apre un documento di Microsoft Office e viene visualizzata una barra dei messaggi che informa che è stata assegnata un'attività correlata.
- Si controlla il sito di SharePoint e si scopre che una o più attività sono attualmente assegnate.
Quando scopri che ti è stata assegnata un'attività del flusso di lavoro Raccolta feedback, in genere fai due cose:
- Recensisci l'elemento Si apre e si esamina l'elemento.
- Completa l'attività Usare il modulo attività per inviare i risultati della revisione.
Spesso, quindi, i tre elementi seguenti sono coinvolti nel completamento dell'attività:
- Il messaggio di notifica (che riceverai come e-mail)
- L'elemento inviato per la revisione (che apri e rivedi)
- Il modulo dell'attività (che si apre, si completa e si invia)
Ecco come appaiono questi tre elementi.
Nota
Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.
2. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività
Effettuare questi passaggi:
- Nel messaggio di notifica dell'attività, nelle istruzioni Per completare l'attività , fare clic sul collegamento all'elemento.
- Nell'elemento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.
Nota
Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo quando il messaggio viene aperto nella versione completa installata di Outlook e non quando viene aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.
3. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta
Effettuare questi passaggi:
- Nell'elenco o nella raccolta in cui è archiviato l'elemento da rivedere fare clic sul collegamento In corso associato all'elemento e al flusso di lavoro.
- Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.
- Nel modulo attività, nella barra dei messaggi Questa attività del flusso di lavoro si applica a , fare clic sul collegamento all'elemento.
In questo esempio l'elemento è un documento di Microsoft Word.
Suggerimento
Se si tratta di un'attività di gruppo, ovvero una singola attività assegnata a un intero gruppo o lista di distribuzione in modo che un singolo membro del gruppo possa completare l'attività per l'intero gruppo, è consigliabile richiedere l'attività prima di rivedere l'elemento. In questo modo, riduci la possibilità che anche un altro membro del tuo gruppo esamini l'articolo. Per istruzioni, vedi Sezione 7 in questo segmento, Rivendicare un'attività di gruppo prima di completarla.
Si notino le due barre dei messaggi gialle nella parte superiore del documento:
Lettura server-Solo Questo documento è aperto in modalità di sola lettura, ovvero è possibile leggere il documento, ma non è possibile modificarlo.
La persona che esegue il flusso di lavoro può scegliere se consentire il feedback solo nel modulo attività o anche se consentire le revisioni e i commenti nell'elemento stesso. In caso di dubbi sul fatto che si debba lavorare sull'elemento stesso, contattare la persona che ha avviato il flusso di lavoro o la persona che lo ha aggiunto in origine. Se si desidera inserire revisioni e commenti, fare clic sul pulsante Modifica documento .
Alcune cose di cui essere sicuri:
- Assicurarsi di sapere se si desidera estrarre il documento prima di inserire revisioni e commenti oppure se si desidera lasciarlo archiviato in modo che più revisori possano lavorarci contemporaneamente.
- Assicurarsi di attivare il rilevamento delle modifiche prima di inserire modifiche o commenti. Per altre informazioni, vedi il segmento ALLOW in questo articolo.
- Assicurati di salvare le modifiche sul server quando hai finito di lavorare sull'elemento. Se l'elemento è stato estratto, effettuare di nuovo il check in.
Flusso di lavoro Attività Quando si è pronti per completare e inviare il modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività .
5. Completare e inviare il modulo dell'attività
Il modulo per un'attività del flusso di lavoro Raccolta feedback ha un aspetto simile al seguente.
Si noti che i primi due controlli (Elimina elemento e Questa attività del flusso di lavoro si applica al titolo dell'elemento) non vengono visualizzati nel modulo dell'attività quando viene aperto dall'interno dell'elemento per la revisione.
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Elimina elemento Per eliminare questa attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento qui.
Nota: Se questa istanza del flusso di lavoro non è stata avviata, è consigliabile contattare la persona che l'ha avviata prima di eliminare l'attività. |
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Questa attività del flusso di lavoro si applica a Titolo elemento Per aprire l'articolo per la revisione, fai clic sul link qui. |
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stato, richiesto da, commenti consolidati, data di scadenza Non è possibile modificare le voci in questi quattro campi, ma le informazioni in essi contenute possono risultare utili. Si noti che la casella Commenti consolidati contiene non solo istruzioni aggiuntive su come completare l'attività, ma anche tutti i commenti inviati nel modulo dai partecipanti che hanno già completato le loro attività nella stessa istanza del flusso di lavoro. Allo stesso modo, dopo aver inviato il tuo modulo, qualsiasi testo che includi nella casella Commenti (4) apparirà anche nella casella Commenti consolidati per i partecipanti successivi. |
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Commenti Digita o incolla qui il tuo feedback. Qualsiasi testo immesso qui verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato anche nel campo Commenti consolidati (3) per i partecipanti successivi. |
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Invia feedback Dopo aver digitato un feedback che si vuole fornire nel campo Commenti (4) e/o aver inserito le revisioni e i commenti nell'elemento stesso, fare clic su questo pulsante per inviare il feedback e completare l'attività. Nota:Prima di apportare modifiche all'elemento stesso, assicurarsi di doverlo fare. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione 4 in questo segmento,Rivedi l'elemento. |
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Annulla Per chiudere il modulo attività senza salvare le modifiche o le risposte, fare clic su questo pulsante. L'attività rimarrà incompleta e assegnata all'utente. |
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Richiedere modifiche Per richiedere una modifica all'articolo che stai esaminando, fai clic su questo pulsante. Per un'illustrazione del modulo in cui immettere i dettagli della richiesta e per altre istruzioni, passare alla sezione 8 di questo segmento, Richiedere una modifica all'elemento. Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro. |
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Riassegna attività Per riassegnare l'attività a un altro utente, fare clic su questo pulsante. Per un'illustrazione della pagina in cui immettere i dettagli della riassegnazione e per altre istruzioni, passare alla sezione 9 di questo segmento, Riassegnare l'attività a un altro utente. Nota: Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro. |
Se un'attività o un'intera istanza del flusso di lavoro è in ritardo per il completamento, le notifiche vengono inviate automaticamente a:
- La persona a cui è assegnata l'attività.
- La persona che ha avviato il flusso di lavoro (o, se l'avvio è stato automatico, la persona che ha aggiunto il flusso di lavoro originale).
7. Richiedi un'attività di gruppo prima di completarla (facoltativo)
Se una sola attività viene assegnata a un intero gruppo a cui appartieni, qualsiasi membro del gruppo può richiedere e completare quella singola attività per conto dell'intero gruppo.
Richiedi l'attività prima di rivedere l'elemento. Non appena rivendichi l'attività, ti viene assegnata e nessun altro membro del gruppo può completarla. (In questo modo, solo una persona fa il lavoro necessario.)
- Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia.
- Fare clic sulla freccia, scegliere Modifica elemento e quindi, nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Richiedi attività .
Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, è possibile notare che l'attività non è più assegnata al gruppo, ma specificamente all'utente.
In seguito, se si desidera rilasciare nuovamente l'attività al gruppo senza completarla, utilizzare gli stessi passaggi per tornare al modulo dell'attività, ma ora fare clic sul pulsante Rilascia attività .
8. Richiedere una modifica all'elemento (facoltativo)
Prima di iniziare questo processo, tenere presente che il flusso di lavoro potrebbe essere impostato per terminare immediatamente se viene apportata una modifica all'elemento. Potrebbe essere una buona idea verificare con la persona che ha avviato o aggiunto originariamente il flusso di lavoro per assicurarsi che sia possibile apportare una modifica e che il flusso di lavoro termini a quel punto.
Per dimostrare l'opzione di richiesta di modifica viene illustrata in uno scenario:
Per prima cosa, immagina di chiamarti Frank.
Si supponga quindi che una collega di nome Anna abbia avviato un flusso di lavoro Raccolta feedback in un documento da lei creato.
Quando si esamina il nuovo documento di Anna, si ha l'impressione che l'introduzione sia troppo lunga.
Fare clic sul pulsante Richiedi modifica nella parte inferiore del modulo delle attività del flusso di lavoro e quindi completare il modulo.
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Richiedi modifica da Immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona a cui si richiede la modifica. Per inviare la richiesta alla persona che ha avviato questa esecuzione del flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, alla persona che ha aggiunto originariamente il flusso di lavoro Raccolta feedback, è anche possibile lasciare questo campo vuoto. |
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Nuova richiesta Descrivere la modifica che si desidera apportare e fornire tutte le informazioni necessarie alla persona che apporta la modifica. (Tutto il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati .) |
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Nuova durata Eseguire una di queste tre operazioni:
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Nuove unità di durata Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo Nuova durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane). |
Quando tutte le voci del modulo sono state inserite nel modo desiderato, fare clic su Invia e l'attività corrente viene contrassegnata comecompletata. (Ma non hai ancora finito. Dopo che Anna avrà completato l'attività di modifica, ti verrà assegnata di nuovo un'attività di revisione.
Nel frattempo, Anna riceve la seguente notifica via e-mail:
Anna capisce dopo una semplice occhiata alla riga dell'oggetto (numero 1 nell'illustrazione) che non si tratta di una normale notifica di Raccolta feedback, ma piuttosto di una richiesta di modifica di qualcosa sull'elemento. Trova le informazioni sulla modifica specifica che è stata richiesta nel testo Modifica richiesta ( numero 2).
Anna estrae l'elemento, apporta le modifiche richieste (o meno), quindi salva le sue modifiche (se presenti) e archivia nuovamente l'elemento. Tenere presente che se il flusso di lavoro è impostato per terminare non appena viene apportata una modifica all'elemento, questa azione causerà l'interruzione del flusso di lavoro.
Anna passa quindi alla pagina Stato flusso di lavoro e apre l'attività di richiesta di modifica dall'area Attività .
Anna aggiunge tutte le informazioni desiderate nel campo Commenti , quindi fa clic su Invia risposta. Il flusso di lavoro esegue due azioni:
- Contrassegna l'attività di richiesta di modifica di Anna come completata.
- Assegna una nuova attività di revisione (con i commenti di Anna aggiunti nell'area Commenti consolidati ) e invia una notifica relativa a tale attività.
A questo punto è possibile completare la revisione dell'elemento modificato.
Nel frattempo, tutte queste azioni vengono rilevate e sono visibili nella sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato nella figura seguente.
Ecco un diagramma dell'intero processo.
9. Riassegnare l'attività a un altro utente (facoltativo)
Se si desidera che qualcun altro completi un'attività del workflow che è stata assegnata all'utente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo dell'attività del flusso di lavoro.
Viene visualizzato questo modulo.
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Riassegna attività a Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare questa attività. Per assegnare questa attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro è stato avviato automaticamente, alla persona che ha aggiunto il flusso di lavoro originale, lasciare questo campo vuoto. |
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Nuova richiesta Fornisci tutte le informazioni che la persona a cui stai assegnando l'attività avrà bisogno per completare l'attività. (Tutto il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati .) |
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Nuova durata Eseguire una di queste tre operazioni:
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Nuove unità di durata Se si specifica una nuova durata dell'attività, usare questo campo insieme al campo Nuova durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane). |
Una volta completato il modulo, fare clic su Invia. L'attività viene contrassegnata come Completata, una nuova attività viene assegnata alla persona ora responsabile dell'attività e viene inviata una notifica dell'attività.
Tutte le nuove informazioni fornite vengono incluse nel testo Delegato da nella notifica della nuova attività (numero 1 nella figura seguente).
Nel frattempo, tutte queste modifiche vengono rilevate e sono visibili nelle sezioni Attività e Cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato di seguito.
10. Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)
Esiste una procedura speciale per l'inclusione dei partecipanti che non sono membri dell'organizzazione di SharePoint. In questo processo, un membro del sito funge da rappresentante per il partecipante esterno:
- Includi l'indirizzo e-mail del partecipante esterno nella fase Assegna a appropriata nella seconda pagina del modulo di associazione.
- Il flusso di lavoro assegna effettivamente l'attività del partecipante esterno al membro del sito che avvia il flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, al membro che ha aggiunto il flusso di lavoro in origine. Questa persona a cui è effettivamente assegnato il compito funge da rappresentante per il partecipante esterno.
- Questo membro del sito riceve una notifica dell'attività, con le istruzioni per inviare una copia dell'elemento per la revisione al partecipante esterno. (Nel frattempo, il partecipante esterno riceve una copia della notifica dell'attività, che può funzionare come un utile avviso o avvertimento.)
- Il membro del sito a cui è assegnata l'attività invia una copia dell'elemento al partecipante esterno.
- Il partecipante esterno esamina l'elemento e invia la risposta al membro del sito.
- Quando arriva la risposta del partecipante esterno, il membro del sito completa l'attività nei prodotti SharePoint per conto del partecipante esterno.
Ecco un diagramma del processo.
Inizio segmento | Inizio articolo
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MONITORARE, modificare o interrompere un flusso di lavoro Raccolta feedback in esecuzione |
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Monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro Raccolta feedback in esecuzione
La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o arrestare un flusso di lavoro in esecuzione è la pagina Stato flusso di lavoro per tale istanza del flusso di lavoro.
Per prima cosa verrà illustrato come accedere a tale pagina, quindi verrà illustrato come usare le opzioni e le informazioni disponibili. Infine, verranno visualizzate altre due pagine in cui è possibile ottenere ulteriori informazioni sul monitoraggio.
Sezioni di questo segmento
- Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro
- Utilizzare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare lo stato del flusso di lavoro
- Modificare le attività attive (attività già assegnate)
- Modificare le attività future (attività non ancora assegnate)
- Annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro
- Individuare i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento
- Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti
1. Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro
Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento In corso relativo all'elemento e al flusso di lavoro desiderati.
In questo esempio, l'elemento è il documento denominato Bozza Keynote e il flusso di lavoro è Approvazione 3.
Viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.
Nota
- Se l'elenco o la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento e/o i filtri per trovare più rapidamente l'elemento desiderato. Se le operazioni di ordinamento e/o filtro vengono ripetute nello stesso modo, può essere utile creare una visualizzazione personalizzata che automatizzi quella particolare disposizione.
- Per accedere alla pagina Stato flusso di lavoro, è anche possibile fare clic sul collegamento Visualizza lo stato del flusso di lavoro in una notifica e-mail "è stato avviato" o sul collegamento Visualizza cronologia flusso di lavoro in una notifica e-mail "è stato completato" per l'istanza specifica a cui si è interessati.
2. Utilizzare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare lo stato del flusso di lavoro
Qui, sotto l'illustrazione di ciascuna sezione della pagina Stato flusso di lavoro, sono disponibili le domande di monitoraggio a cui la sezione risponde.
Sezione Informazioni flusso di lavoro
Domande con risposta:
- Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?
- Quando è stata avviata questa istanza?
- Quando si è verificata l'ultima azione in questa istanza?
- Su quale elemento è in esecuzione questa istanza?
- Qual è lo stato attuale di questa istanza?
Sezione Attività
Domande con risposta:
- Quali attività sono già state create e assegnate e qual è il loro stato attuale?
- Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato per ognuna di esse?
- Qual è la data di scadenza per ogni attività già creata e assegnata?
Le attività eliminate e quelle non ancora assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.
Sezione Cronologia flusso di lavoro
Domande con risposta:
- Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?
- Tieni presente che le attività scadute e le notifiche delle attività scadute non vengono visualizzate in quest'area .
3. Modificare le attività attive (attività già assegnate)
Esistono due modi per modificare le attività già assegnate ma non ancora completate:
- Modificare una singola attività attiva
- Modificare tutte le attività attive
Modificare una singola attività attiva
Autorizzazioni Per apportare modifiche a una singola attività assegnata a un utente diverso da se stessi, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Per impostazione predefinita, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Il gruppo Membri e i gruppi Visitatori non ce l'hanno. È quindi possibile, ad esempio, avere autorizzazioni che consentono di avviare un flusso di lavoro ma non di apportare modifiche all'attività di un altro partecipante.)
Se si dispone delle autorizzazioni necessarie:
- Nella pagina Stato flusso di lavoro, fare clic sul titolo dell'attività nell'elenco Attività .
- Usare il modulo dell'attività per completare, eliminare o riassegnare l'attività o per richiedere una modifica all'elemento.
Per istruzioni più dettagliate su come usare il modulo attività, vedere il segmento COMPLETO di questo articolo.
Modificare tutte le attività attive
Autorizzazioni Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque disponga dell'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamentoTermina flusso di lavoronon viene visualizzato a meno che tale persona non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e i gruppi Visitatori non ce l'hanno.
Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiorna attività attive di Raccogli feedback .
Apportare le modifiche nel modulo visualizzato, quindi fare clic su OK.
- I messaggi che riflettono le modifiche apportate vengono inviati alle persone a cui sono attualmente assegnate attività in questa esecuzione.
- Le attività già completate o eliminate e le attività non ancora assegnate non sono interessate dalle modifiche apportate in questo modulo.
- Se vuoi apportare modifiche alle attività non ancora assegnate, vedi la sezione seguente in questo segmento, Modificare le attività future.
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Durata per attività, unità di durata Per mantenere la data di scadenza esistente , lasciare vuoto il campo Durata per attività e non apportare modifiche alle unità di durata. Per rimuovere la data di scadenza in modo che non sia presente Digitare il numero 0 in Durata per attività. Per spostare la data di scadenza estendendo la durata dell'attività Utilizzare entrambi i campi durata per specificare il numero e il tipo di unità di cui si desidera estendere la durata. |
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Richiesta Per modificare il testo della richiesta , apportare le modifiche desiderate nella casella di testo. |
- Quando tutti i campi del modulo sono presenti nel modo desiderato, fare clic su OK.
Tutte le attività attive nell'istanza corrente vengono aggiornate.
4. Modificare le attività future (attività non ancora assegnate)
Autorizzazioni Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque disponga dell'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamentoTermina flusso di lavoronon viene visualizzato a meno che tale persona non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e i gruppi Visitatori non ce l'hanno.
Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiungi o aggiorna revisori di Raccogli feedback .
Apportare le modifiche nel modulo visualizzato, quindi fare clic su AGGIORNA.
Nota
Le attività già create e assegnate non sono interessate dalle modifiche apportate in questo modulo.
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Partecipanti, ordine, espansione dei gruppi
Nota: È possibile utilizzare la casella di controlloEspandi gruppi per specificare se ai gruppi di distribuzione elencati deve essere assegnata una sola attività per l'intero gruppo o una attività per membro. Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di questi campi, vedere il segmento PLAN e il segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo. |
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Richiesta
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Scadenza per tutte le attività, durata per attività, unità di durata
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- Quando tutti i campi del modulo sono nel modo desiderato, fare clic su OK.
Tutte le attività future nell'istanza corrente rifletteranno le modifiche apportate.
5. Annullare o terminare l'esecuzione del flusso di lavoro
Esistono due modi per arrestare un'istanza del flusso di lavoro in esecuzione prima del suo normale completamento:
- Annullare il flusso di lavoro Tutte le attività vengono annullate, ma vengono conservate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro.
- Terminare il flusso di lavoro Tutte le attività vengono annullate ed eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. Tuttavia, si riflettono ancora nell'area Cronologia flusso di lavoro.
Di seguito sono riportate le istruzioni per entrambi i metodi.
Annulla (tutte le attività annullate ma mantenute sia nell'elenco attività che nella cronologia)
Autorizzazioni Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque disponga dell'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamentoTermina flusso di lavoronon viene visualizzato a meno che tale persona non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e i gruppi Visitatori non ce l'hanno.
Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria o desiderata, può essere arrestata.
- Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area immediatamente sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività Raccolta feedback .
Tutte le attività correnti vengono annullate e il flusso di lavoro termina con lo stato Annullato. Le attività annullate sono ancora elencate sia nell'area Attività che nell'area Cronologia flusso di lavoro .
Termina (tutte le attività eliminate dall'elenco attività ma conservate nella cronologia)
Autorizzazioni Tutti e quattro i collegamenti di comando nella figura seguente vengono visualizzati nella pagina Stato flusso di lavoro di chiunque disponga dell'autorizzazione Gestisci elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma il collegamentoTermina flusso di lavoronon viene visualizzato a meno che tale persona non disponga anche dell'autorizzazione Gestisci elenchi. Anche in questo caso, il gruppo Proprietari dispone dell'autorizzazione Gestisci elenchi per impostazione predefinita, mentre il gruppo Membri e i gruppi Visitatori non ce l'hanno.
Se si verifica un errore o se il flusso di lavoro si interrompe e non risponde, può essere terminato.
- Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area appena sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Termina flusso di lavoro .
Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate ed eliminate dall'area Attività nella pagina Stato flusso di lavoro, sebbene siano ancora riflesse nell'area Cronologia flusso di lavoro . Il flusso di lavoro termina con lo stato Annullato.
6. Individuare i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento
Nella pagina Flussi di lavoro per qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in esecuzione in tale elemento.
- Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.
- Fare clic sull'icona che precede il nome dell'elemento per selezionarlo, quindi nel gruppo Flussi di lavoro della scheda File sulla barra multifunzione fare clic su Flussi di lavoro.
- Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento , in Flussi di lavoro in esecuzione, è disponibile un elenco delle istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sull'elemento.
Nota
Tenere presente che più istanze di una versione del flusso di lavoro non possono essere eseguite contemporaneamente sullo stesso elemento. Ad esempio: sono stati aggiunti due flussi di lavoro, entrambi basati sul modello Raccolta feedback. Uno è denominato Feedback piano e l'altro è denominato Feedback budget. Su qualsiasi elemento alla volta, è possibile eseguire un'istanza di feedback sul piano e una di feedback sul budget, ma non due istanze di entrambi i flussi di lavoro.
7. Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti
Gli amministratori delle raccolte siti possono visualizzare a colpo d'occhio:
- Numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente presenti nella raccolta siti.
- Indica se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o inattivo nella raccolta siti.
- Numero di istanze delle versioni del flusso di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in esecuzione nella raccolta siti.
Ecco come:
- Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).
- Fare clic sull'icona Impostazioni , e quindi su Impostazioni sito.
- Nella pagina Impostazioni sito, in Amministrazione sito, fare clic su Flussi di lavoro.
Viene visualizzata la pagina Flussi di lavoro, in cui sono visualizzate le informazioni.
Passaggi successivi
Se è la prima volta che viene eseguita questa versione del flusso di lavoro, è consigliabile usare le istruzioni nel segmento REVISIONE di questo articolo per visualizzare gli eventi nell'istanza e scoprire se il flusso di lavoro funziona come desiderato.
Inizio segmento | Inizio articolo
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REVISIONE: raccogliere i risultati del flusso di lavoro Raccogliere feedback e creare report |
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Rivedere i risultati del flusso di lavoro Raccolta feedback e creare report
Al termine dell'istanza del flusso di lavoro, è possibile esaminare gli eventi registrati nella cronologia. È possibile accedere al record per qualsiasi istanza per un massimo di 60 giorni dopo il completamento dell'istanza.
Importante
Si noti che la cronologia del flusso di lavoro viene fornita solo per riferimento informale. Non può essere utilizzato per audit ufficiali o per qualsiasi altro scopo legale e probatorio.
È inoltre possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro tra le istanze.
Sezioni di questo segmento
- Rivedere gli eventi nell'istanza più recente
- Accedere alla cronologia delle istanze per un massimo di 60 giorni
- Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro
1. Rivedere gli eventi nell'istanza più recente
Finché un elemento rimane nello stesso elenco o nella stessa raccolta e finché lo stesso flusso di lavoro non viene eseguito di nuovo sullo stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.
Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro per l'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su un elemento:
- Nell'elenco o nella raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento di stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderato.
In questo esempio, l'elemento è il documento intitolato Bozza di Keynote e il flusso di lavoro è Approvazione nuovo documento.
Nella pagina Stato flusso di lavoro, la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.
2. Accedere alla cronologia delle istanze per un massimo di 60 giorni
Cosa succede se si desidera rivedere la cronologia di un'istanza dopo aver eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro sullo stesso elemento?
In realtà, è possibile farlo per un massimo di 60 giorni, da uno dei due punti di ingresso: l'elenco o la raccolta oppure la notifica di completamento del flusso di lavoro. Sessanta giorni è il tempo di conservazione della cronologia attività dei prodotti SharePoint per i flussi di lavoro.
Dall'elenco o dalla raccolta
- Passare all'elenco o alla raccolta in cui è archiviato l'elemento.
- Fare clic sull'icona che precede il nome dell'elemento per selezionarlo, quindi nel gruppo Flussi di lavoro della scheda File sulla barra multifunzione fare clic su Flussi di lavoro.
- Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento , in Flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o sullo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si desidera rivedere.
Viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per tale istanza.
Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro
- Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza che si desidera esaminare, quindi fare clic sul collegamento Visualizza cronologia flusso di lavoro .
Viene visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro per tale istanza.
Per conservare tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Impostare la regola per copiare in una cartella separata tutti i messaggi in arrivo il cui testo è stato completato nella riga Oggetto . Assicurarsi che la regola di Outlook copi i messaggi in arrivo e non li sposti semplicemente, altrimenti non verranno visualizzati nella cartella Posta in arrivo. Per altre informazioni sulla creazione di regole di Outlook, vedere l'articolo Gestire i messaggi di posta elettronica con le regole.
3. Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro
Per conoscere le prestazioni generali di una delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e su più istanze, è possibile creare uno o entrambi i due report predefiniti:
- Rapporto Durata attività Usare questa relazione per visualizzare le medie del tempo necessario per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per ogni esecuzione completa o istanza del flusso di lavoro per il completamento.
- Segnalazione annullamento ed errori Utilizzare questa relazione per verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano errori prima del completamento.
Creare i report disponibili per un flusso di lavoro
- Nella colonna Stato del flusso di lavoro dell'elenco o della raccolta fare clic su un collegamento alle informazioni sullo stato.
- Nella pagina Stato flusso di lavoro, in Cronologia flusso di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
- Individuare il flusso di lavoro per cui si desidera visualizzare un report, quindi fare clic sul nome del report che si desidera visualizzare.
- Nella pagina Personalizza, mantenere o modificare il percorso in cui verrà creato il file di report, quindi fare clic su OK.
Il rapporto viene creato e salvato nel percorso specificato. - Una volta completato il report, è possibile fare clic sul collegamento mostrato nella figura seguente per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per terminare e chiudere la finestra di dialogo. In seguito, quando si sarà pronti a visualizzare il report, lo si troverà nella posizione specificata nel passaggio precedente.
Passaggi successivi
Se il flusso di lavoro funziona nel modo desiderato, puoi iniziare a usarlo.
Se c'è qualcosa che vuoi cambiare sul funzionamento, vedi il segmento CAMBIA di questo articolo.
Inizio segmento | Inizio articolo
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MODIFICARE, disabilitare o eliminare un flusso di lavoro Raccolta feedback |
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Modificare, disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro Raccolta feedback
Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro Raccolta feedback e aver esaminato i risultati, è possibile apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato il flusso di lavoro.
Inoltre, in futuro potresti voler apportare ulteriori modifiche alla configurazione.
Infine, a un certo punto potresti voler disabilitare il flusso di lavoro per un periodo più o meno lungo, ma non rimuoverlo - o potresti, in effetti, scegliere di rimuoverlo del tutto.
Sezioni di questo segmento
- Modificare le impostazioni permanenti per un flusso di lavoro
- Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro
1. Modificare le impostazioni permanenti per un flusso di lavoro
Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione utilizzato in origine per aggiungerlo.
Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta
Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta .
Nota
Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o di raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.
Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per il quale si desidera modificare le impostazioni.
Nota
Se il flusso di lavoro Raccolta feedback desiderato non viene visualizzato nell'elenco, potrebbe essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati nell'elenco sono controllati dal controllo Mostra associazioni flusso di lavoro di questo tipo , che si trova appena sopra l'elenco. (Vedi l'illustrazione.) Fare clic tra le opzioni del tipo di contenuto nel menu a discesa per individuare quella che visualizza il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato nell'elenco, fare clic sul nome del flusso di lavoro.
Nella stessa maschera di associazione di due pagine usata in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.
Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento PLAN e il segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.
Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte della raccolta siti
- Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).
- Fare clic sull'icona Impostazioni , e quindi su Impostazioni sito.
- Nella pagina Impostazioni sito, in Gallerie, fare clic su Tipi di contenuto del sito.
- Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
- Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, inImpostazioni, fare clic suImpostazioni flusso di lavoro.
- Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni), fare clic sul nome del flusso di lavoro per il quale si desidera modificare le impostazioni.
- Nella stessa maschera di associazione di due pagine usata in origine per aggiungere il flusso di lavoro, apportare e salvare le modifiche desiderate.
Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli nel modulo di associazione, vedere il segmento PLAN e il segmento ADD appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.
2. Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro
Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta
Aprire l'elenco o la raccolta in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta .
Nota
Il nome della scheda può variare a seconda del tipo di elenco o di raccolta. Ad esempio, in un elenco di calendari questa scheda è denominata Calendar.
Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Rimuovi un flusso di lavoro .
Utilizzare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, abilitare o rimuovere flussi di lavoro.
Il formato contiene cinque colonne:
- Flusso di lavoro Nome del flusso di lavoro.
- Istanze Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione su elementi.
- Consenti Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.
- Nessuna nuova istanza Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro non rendendolo disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. (Questa azione è reversibile. Per riabilitare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.)
- Remove (Rimuovi ) Opzione che rimuove completamente il flusso di lavoro dall'elenco o dalla raccolta. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente terminate e la colonna relativa al flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. (Questa azione non è reversibile.)
Se il flusso di lavoro viene eseguito in tutti gli elenchi e le raccolte della raccolta siti
- Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario della raccolta).
- Fare clic sull'icona Impostazioni , e quindi su Impostazioni sito.
- Nella pagina Impostazioni sito, in Gallerie, fare clic su Tipi di contenuto del sito.
- Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito in cui viene eseguito il flusso di lavoro.
- Nella pagina per il tipo di contenuto selezionato, inImpostazioni, fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
- Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Rimuovi un flusso di lavoro .
- Utilizzare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, abilitare o rimuovere flussi di lavoro.
Il formato contiene cinque colonne:
- Flusso di lavoro Nome del flusso di lavoro.
- Istanze Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione su elementi.
- Consenti Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.
- Nessuna nuova istanza Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disabilita il flusso di lavoro non rendendolo disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. (Questa azione è reversibile. Per riabilitare il flusso di lavoro in un secondo momento, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.)
- Remove (Rimuovi ) Opzione che elimina completamente il flusso di lavoro dalla raccolta siti. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente terminate e la colonna relativa al flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o della raccolta. (Questa azione non è reversibile.)
Passaggi successivi
Se sono state apportate modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per verificare gli effetti delle modifiche.
Personalizzazione ulteriore
È possibile personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint in diversi modi.
Puoi anche creare flussi di lavoro personalizzati da zero.
È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:
- Microsoft SharePoint Designer 2013 Personalizza moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.
- Microsoft Visual Studio Creare azioni del flusso di lavoro personalizzate.
Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di Microsoft Software Developer Network (MSDN).