Creare e aggiornare una colonna di dati esterni in un elenco o in una raccolta

È possibile aggiungere un tipo speciale di colonna a un elenco o a una raccolta nativa denominata colonna di dati esterni. Questa colonna consente di combinare una colonna di dati di un'origine dati esterna con altre colonne di un elenco o di una raccolta nativa. Poiché una colonna di dati esterna viene aggiunta a un elenco o a una raccolta nativa, tutte le funzionalità dell'elenco o della raccolta correlate funzionano, tra cui controllo delle versioni, approvazioni, archiviazione ed estrazione e allegati di file.

Per altre informazioni, vedere Trovare contenuto sui dati esterni.

Per saperne di più

• Prima di iniziare,
• Esempi di utilizzo delle colonne di dati esterni
• Creare una colonna di dati esterni in un elenco o in una raccolta
• Aggiornare una colonna di dati esterni
• Aggiornare una colonna di dati esterna

Prima di iniziare

L'uso di dati esterni richiede diverse attività preliminari per consentire l'accesso sicuro ai dati. Le informazioni seguenti possono aiutarti a pianificare i passaggi successivi. Inoltre, se si verificano problemi durante il tentativo di usare dati esterni, queste informazioni possono aiutare a identificare il problema. Per accedere ai dati esterni, l'utente o un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti:

Preparare l'origine dati esterna Un amministratore potrebbe dover creare un account e fornire le autorizzazioni all'origine dati per garantire che le persone giuste abbiano accesso ai dati e che i dati non finiscano nelle mani sbagliate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.

Configurare account e servizi di SharePoint Un amministratore deve attivare Servizi di integrazione applicativa dei dati e Servizio di archiviazione sicura.

Configurare i servizi di archiviazione sicura Un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti: determinare la modalità di accesso migliore per l'origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e impostare le credenziali per l'applicazione di destinazione.

Configurare i servizi di integrazione applicativa dei dati Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea il tipo di contenuto esterno disponga dell'autorizzazione per l'archivio metadati di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno su cui si basa l'elenco esterno.

Creare un tipo di contenuto esterno Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno che contenga informazioni su connessioni, accesso, metodi di funzionamento, colonne, filtri e altri metadati utilizzati per recuperare i dati dall'origine dati esterna.

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Esempi di utilizzo delle colonne di dati esterni

Le sezioni seguenti descrivono alcuni usi pratici dell'aggiunta di una colonna di dati esterna a un elenco o una raccolta.

Contratti con i clienti e informazioni di contatto Si dispone di una raccolta documenti che contiene i contratti dei clienti. Tuttavia, tutte le informazioni sui clienti vengono gestite in un'applicazione line-of-business (come SAP o Microsoft CRM) con un'origine dati esterna ai prodotti SharePoint. Si desidera tenere traccia dei contratti del cliente nella raccolta documenti, ma assicurarsi che le informazioni relative al cliente siano aggiornate e non duplicate inutilmente. A tale scopo, è possibile aggiungere una o più colonne di dati esterni alla libreria per associare il nome del cliente e il numero di telefono appropriati a ogni contratto archiviato nella libreria. La colonna dati esterni semplifica l'immissione o l'aggiornamento delle informazioni corrette e recupera automaticamente le informazioni sui clienti dall'origine dati esterna. In questo scenario è anche possibile creare un documento di Word strutturato che alzi di livello i valori delle colonne di dati esterni a un documento di Word in modo da poter modificare i valori nel riquadro informazioni documento o usando i controlli contenuto di Word.

Dati di base del prodotto con immagini È stata creata una raccolta immagini contenente foto dei prodotti venduti dall'organizzazione. Si aggiunge una colonna di dati esterni alla raccolta che accede al nome del prodotto, al codice prodotto e al prezzo corrente da un database esterno. Tuttavia, è necessario assicurarsi che quando viene creato il tipo di contenuto esterno, i dati esterni siano di sola lettura. Le regole e i processi aziendali richiedono che le modifiche apportate alle informazioni sui prodotti vengano apportate tramite il sistema di database. Ora più persone nell'organizzazione possono ora visualizzare facilmente tutte le informazioni comuni sui prodotti in un'unica visualizzazione raccolta.

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Creare una colonna di dati esterni in un elenco o in una raccolta

1. Passare al sito di SharePoint e quindi all'elenco o alla raccolta.

   Nota

   Non è possibile aggiungere una colonna di dati esterni a un elenco esterno.

2. Fare clic su Elenco o Libreria,>Impostazioni elenco o Impostazioni libreria.

3. Nella sezione Colonne fare clic su Crea colonna.

4. Immettere il nome della colonna, ad esempio Cliente, quindi in Tipi di colonna fare clic su Dati esterni.

5. In Tipo di contenuto esterno fare clic sulla selezione Tipo di contenuto esterno e quindi selezionare l'elemento appropriato dall'elenco dei tipi di contenuto esterno, ad esempio CustomerCRM.

6. Decidere come gestire le azioni definite per il tipo di contenuto esterno effettuando una o più delle operazioni seguenti:

   • Per visualizzare un menu di una o più azioni, fare clic su Visualizza il menu delle azioni.
   • Per fare in modo che la colonna di dati esterni esegua l'azione predefinita quando selezionata, fare clic su Collega questa colonna all'azione predefinita del tipo di contenuto esterno.

7. In Aggiungi una colonna per visualizzare ciascuno di questi campi aggiuntivi, fare clic su Seleziona tutti i campi o selezionare uno o più nomi di campo specifici, ad esempio NomeCliente e NumeroTelefono.

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Aggiornare una colonna di dati esterni

1. Passare al sito di SharePoint e quindi all'elenco o alla raccolta.
2. Aggiungere o modificare un elemento nell'elenco o nelle proprietà della raccolta documenti.
3. Nella casella di testo della colonna dati esterni, ad esempio nome cliente, fare clic sulla selezione elementi dati esterni.
   L'autore del tipo di contenuto esterno deve definire il funzionamento della selezione elementi di dati esterni selezionando un campo di identità appropriato e creando uno o più filtri in modo da poter individuare rapidamente il valore corretto. In caso contrario, contattare l'autore del tipo di contenuto esterno o l'amministratore per assistenza.
4. Nella finestra di dialogo selezionare la voce appropriata, ad esempio Nancy Davolio, e quindi fare clic su OK.

I dati vengono aggiornati nell'elenco esterno e nell'origine dati esterna.

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Aggiornare una colonna di dati esterna

Per motivi di prestazioni, i dati in una colonna di dati esterni vengono memorizzati nella cache di un server o di un servizio e potrebbero non visualizzare i valori più recenti del sistema dati esterno. Per assicurarsi che i dati esterni visualizzati siano aggiornati, è possibile aggiornare la colonna di dati esterni. Tuttavia, prestare attenzione durante l'operazione di aggiornamento poiché potrebbe richiedere molto tempo a seconda di come sono configurati i dati esterni.

1. Passare al sito di SharePoint e quindi all'elenco o alla raccolta.
2. Nell'intestazione della colonna dei dati esterni, fare clic su Aggiorna.
3. Nella pagina Aggiorna decidere se aggiornare solo la cartella corrente o la cartella corrente e tutte le relative sottocartelle.
4. Fare clic su OK.

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