SharePoint offre un'esperienza scalabile e ricca di funzionalità per la gestione del contenuto. Se si dispone di un volume elevato di file da gestire, è consigliabile usare un modello di sito Centro documenti. Questo modello è ottimizzato per la gestione di documenti su larga scala. Può far risparmiare tempo e aiutarti a essere più efficiente. Le versioni, gli ID dei documenti, i set di documenti, lo spostamento dei metadati e i tipi di contenuto sono inclusi nel modello.
Un sito Centro documenti funziona in entrambi gli scenari:
- Ambiente di creazione In un ambiente di creazione di Document Center, gli utenti creano e modificano migliaia di documenti o risorse multimediali archiviati in un archivio centrale.
- Archivio contenuto In un archivio di contenuti, ad esempio una Knowledge Base, gli utenti archiviano o visualizzano documenti.
Questo articolo descrive le caratteristiche di un modello di sito Centro documenti.
Per creare un centro documenti, vedere Uso dei modelli per creare diversi tipi di siti di SharePoint
Cosa c'è in un sito Centro documenti?
Il modello di sito Centro documenti contiene caratteristiche che semplificano ed efficiente la creazione e la gestione di grandi set di documenti. Nella maggior parte dei casi, il proprietario di un sito può aggiungere ognuna di queste funzionalità separatamente. Il modello di sito Centro documenti abilita automaticamente le funzionalità di gestione documenti consigliate. Le sezioni seguenti descrivono brevemente queste funzionalità.
È possibile usare un sito Centro documenti come ambiente di creazione e modifica o come archivio di contenuti. In un ambiente di creazione e modifica gli utenti estraggono e archiviano frequentemente i file e creano strutture di cartelle per tali file. Il controllo delle versioni è abilitato e vengono mantenute le versioni precedenti di ogni documento. Inoltre, i flussi di lavoro possono controllare i cicli di vita dei documenti.
In un archivio di contenuti, invece, viene eseguita pochissima creazione. Gli utenti si limitano a visualizzare o caricare documenti. Il modello di sito Centro documenti supporta la creazione di un tipo di archivio contenuto denominato archivi della Knowledge Base. In genere, le knowledge base contengono singole versioni dei documenti e un sito può essere ridimensionato fino a milioni di file. In uno scenario tipico, come un centro di supporto tecnico per un'organizzazione di grandi dimensioni, migliaia di persone potrebbero accedere al contenuto, principalmente per leggerlo. Solo alcuni caricherebbero nuovi contenuti sul sito.
Gli elementi seguenti descrivono alcune funzionalità di SharePoint che è possibile includere in un sito Centro documenti. Oltre a queste funzionalità, alcune organizzazioni personalizzano l'aspetto e la struttura di spostamento di un Centro documenti. Alcuni aggiungono web part personalizzate.
Navigazione basata su metadati
I metadati gestiti sono un sistema che assegna determinate condizioni ai documenti in SharePoint. Quindi, puoi usare questi termini per classificare i documenti. È anche possibile usare i metadati per creare un potente strumento di spostamento per gli utenti che può aiutarli a trovare rapidamente ciò che desiderano.
Si supponga, ad esempio, che l'azienda disponga di una Knowledge Base contenente articoli che consentono agli utenti di risolvere i problemi relativi ai prodotti. È possibile creare termini di metadati che consentano agli utenti di filtrare le informazioni in base al prodotto, al tipo di problema o ad altre proprietà.
ID documento
In un sito Centro documenti ogni parte di contenuto ottiene un ID univoco non correlato al percorso del documento, ad esempio un collegamento URL. Ciò significa che se si sposta o si rinomina il documento, l'ID rimane invariato. È possibile usare l'ID per creare un collegamento permanente per il documento e ridurre al minimo i collegamenti interrotti.
Versioni
Le versioni vengono abilitate automaticamente in un sito Centro documenti. Ciò significa che hai automaticamente una cronologia di tutte le diverse versioni di un file. In un processo di revisione dei documenti, ad esempio, ciò significa che si dispone di un record di tutti gli aggiornamenti immessi durante il ciclo di revisione. È possibile tenere traccia degli aggiornamenti, contattare i risponditori e così via. Inoltre, se sorge un problema con la versione corrente di un articolo, è possibile ripristinare rapidamente l'ultima versione valida nota.
Tipi di contenuto
Un tipo di contenuto è un tipo specifico di contenuto insieme a un gruppo di impostazioni per il contenuto. Quando un utente crea un documento con un determinato tipo di contenuto, riceve automaticamente tutte le impostazioni appropriate per quel tipo di contenuto. Un Centro documenti può includere una raccolta di tipi di contenuto, ad esempio diversi tipi di documenti, video, modelli e così via.
Content Organizer
Content Organizer non viene incluso automaticamente in un sito Centro documenti, ma viene aggiunto da molti utenti. Raccolta contenuto è una funzionalità di SharePoint che consente di gestire l'organizzazione e la struttura complessive degli elementi. Usando i metadati o i tipi di contenuto, Content Organizer può distribuire automaticamente documenti e altri elementi a posizioni specifiche. In una Knowledge Base, ad esempio, tutti i nuovi invii potrebbero essere indirizzati automaticamente da Content Organizer a una raccolta speciale che raccoglie gli articoli per un prodotto specifico.