Che cos'è EPM?
Questo articolo fa parte della nostra raccolta "From the Trenches". Viene illustrata l'evoluzione dei sistemi di gestione dei progetti, l'uso di Enterprise Project Management e l'importanza di comprendere quale soluzione di gestione dei progetti è più adatta all'utente.
Per scaricare la versione Word di questo articolo, vedere Il white paper di EPM contiene alcuni elementi di EPM.
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Che cos'è EPM?
Nel mio ufficio di recente uno dei nostri dipendenti più esperti è venuto da me con una domanda strana.
"Come si fa a sapere se si tratta di un sistema di gestione dei progetti?"
Ho aperto la bocca per rispondere poi in pausa ... per molto tempo. La risposta non è ovvia.
Nei primi anni '80 i primi pacchetti di pianificazione dei percorsi critici sono diventati disponibili per i personal computer. In effetti, trovo interessante che la storia mostri che il software di pianificazione dei percorsi critici è stata una delle prime applicazioni commerciali pubblicate in ogni ondata di calcolo a partire dai primi mainframe commerciali negli anni '60. Il mio inizio nel settore del software di gestione dei progetti risale ai primi anni '80 e avremmo usato i termini "software di gestione del progetto" e "software di pianificazione dei percorsi critici" sinonimo.
Nel 1983 se qualcuno mi avesse mostrato altro che un sistema di pianificazione del percorso critico e avesse chiesto se si trattasse di un sistema di gestione del progetto, probabilmente avrei scosso la testa e ho detto di no.
Microsoft Project è al centro di un sistema di pianificazione dei percorsi critici e usiamo ancora i termini software di gestione del progetto per descriverlo. Quindi, se qualcuno dovesse chiedermi "Microsoft Project project management software?" Mi sentirei abbastanza a mio agio nel rispondere affermativamente.
Ma che mi dici del software di contabilità? Diversi prodotti Dynamics ese vano il budget dei progetti e il rilevamento dei costi. È la gestione del progetto? Devo dire che lo è.
I prodotti SharePoint consentono di gestire i documenti e il flusso di lavoro dei documenti e di creare elenchi di problemi in sospeso. Si tratta di un software di gestione dei progetti? Sembra proprio così.
Microsoft Dynamics CRM consente di collegare attività e risorse alle iniziative client. Non è la gestione del progetto? Certamente potrebbe esserlo.
Che ne dite della gestione dei contratti, della gestione della scheda attività, della pianificazione della forza lavoro, del consumo dei materiali e della gestione dell'utilizzo delle attrezzature e del rilevamento del valore di produzione? C'è una di queste attività di gestione dei progetti? Sì. Qualcuno di loro potrebbe esserlo.
Anni fa ho lavorato con uno specialista nella gestione di progetti di costruzione il cui strumento principale era qualcosa che gestiva il ritmo di lavoro di diversi mestieri contemporaneamente. Questo singolo report grafico ha tracciato falegnami, idraulici ed elettricisti e molti altri mestieri. Questa gestione del progetto molto esperta mi ha mostrato come solo la gestione del ritmo di lavoro da un team a un altro evitasse l'arrivo di squadre elettriche in un'area prima che il muro a secco venisse eretto e impediva al team idraulico di sovraccaricare il team elettrico. Questo singolo report per questo particolare tipo di progetto ha consentito a questo project manager di essere notevolmente efficace. Era un sistema di gestione dei progetti? Scommetto che lo era.
Per rendere le cose più complesse, sono disponibili entrambi gli strumenti di gestione dei progetti che rendono efficaci i singoli project manager e altri strumenti più appropriati per l'organizzazione. Immettere il software "Enterprise Project Management". Ad essere onesti, il concetto non è così nuovo. I primi sistemi di gestione dei progetti negli anni '60 e '70 erano tutti strumenti aziendali, anche se l'accesso ai sistemi informatici in generale era molto più limitato rispetto alla maggior parte delle organizzazioni.
Come tutte le cose buone, Enterprise Project Management si risolve in un acronimo di tre lettere: EPM. Se si esegue una ricerca internet per EPM, tuttavia, è possibile trovare Enterprise Project Management. Potrei anche trovare Enterprise Performance Management, Enlisted Personnel Management, Electric Propulsion Motor, Exchange Permission Manager o una qualsiasi delle altre 40 definizioni. Assicurati di cercare quello giusto perché è improbabile che un motore di propulsione ti aiuti con la pianificazione dei progetti.
Se abbiamo difficoltà a definire un sistema di gestione dei progetti, è certo che avremo ancora più difficoltà a definire ciò che rende un sistema di gestione dei progetti un sistema di gestione dei progetti "aziendale".
Alla fine, è così importante?
Si sa da tempo che preferisco sempre definire il problema prima di iniziare a cercare la soluzione. Il nostro ufficio riceve spesso chiamate che chiedono aiuto per la distribuzione di un "sistema di gestione dei progetti aziendali" e inevitabilmente devo chiedere cosa significano per "azienda" e cosa significano con "gestione del progetto". Ci vuole un minuto o due per alcuni per superare dover spiegare se stessi. Dopo tutto ho una certa conoscenza della gestione dei progetti e sono certi che devo sapere cosa significano questi termini.
A volte scondo che l'"impresa" è in realtà una manciata di persone. Non c'è niente di male in questo. Gestisco una piccola azienda e nessuna dimensione è troppo piccola. Ma non chiedere potrebbe avermi consigliato software che è stato progettato per la società di 1.000 persone, e mentre sono sicuro che sarebbe bello, sarebbe una disconnessione completa tra strumenti e requisiti. Inoltre, il ritorno sull'investimento di una tale distribuzione sarebbe probabilmente terribile a causa della difficoltà di restituire un investimento sproporzionato con efficienza di un piccolo team.
Se vuoi dare consigli sulla selezione degli strumenti, non solo è importante ottenere la scalabilità corretta, ma è fondamentale determinare quali sono le sfide aziendali.
Alcuni anni fa, ho visitato un'autorità di potere molto grande dove avevamo costruito una buona reputazione per l'assistenza nella distribuzione di software di gestione dei progetti. Durante questa visita, ho incontrato il responsabile di un nuovo reparto che voleva distribuire "software di gestione dei progetti aziendali". Mi sono seduto con lui e ho superato le sue esigenze.
"Quanti progetti hai?" Ho chiesto.
"Da dieci a dodici alla volta", rispose.
"E quante attività avresti in questi progetti?" Ho continuato.
"Oh, è sempre lo stesso. Sei compiti", rispose.
"Sei", ripetevo. "Quindi, stiamo parlando di 60-70 attività da gestire alla volta?"
"Sì, questo è giusto. È molto complesso", ha detto.
"Capisco", dissi. "E quanti utenti saranno coinvolti nella gestione di queste attività.
"Sarebbe solo io", rispose.
Puoi vederlo arrivare, ne sono sicuro. Non c'era alcun percorso critico, nessuna gestione dei problemi, nessuna gestione dei documenti, nessun livellamento delle risorse, nessuna gestione dei rischi e nessuna gestione dei costi necessaria. Tutto ciò di cui aveva bisogno era una guida visibile ai compiti in sospeso per se stesso in modo che non lasciasse cadere qualcosa attraverso le crepe inavvertitamente. La quantità di denaro per questi progetti era davvero enorme, in milioni di dollari, in realtà, ma il tipo unico di progetto significava che la gestione era relativamente semplice.
"Perché non metterli su una lavagna bianca qui nel cubo? Ho suggerito. È possibile usare un nastro di contrassegno permanente per creare righe, ad esempio 15 progetti e quindi usare marcatori a secco colorati per aggiornare la pianificazione e sarebbe proprio di fronte a te. È possibile usare un marcatore rosso, ad esempio, per prendere nota di importanti attività cardine e un marcatore verde per le attività con un lungo lead time."
Sembrava piuttosto turbato e sconvolto anche che non potevo raccomandare un software di grandi dimensioni aziendali per gestire i suoi progetti. Aveva sentito da altri membri dell'azienda che c'erano grandi pacchetti di gestione dei progetti aziendali là fuori ed era sicuro che sarei venuto da lui con una raccomandazione di distribuirne uno.
L'incontro si è concluso poco dopo e ero sicuro di aver lasciato un nuovo contatto infelice alle spalle. Con mia sorpresa ha chiamato il mio cellulare mezz'ora dopo mentre stavo tornando a casa.
"Grazie mille per l'incontro", ha iniziato. "Ho già ordinato una lavagna bianca dal reparto di fornitura dell'ufficio, ma se potessi risparmiare un minuto, potresti andare di nuovo con me quale colore dovrei usare per quale tipo di attività?"
Quindici minuti dopo aveva preso note copiose ed era un camper felice.
È stata una grande lezione per me che ho portato a molti altri impegni. Cerco di prendere quel minuto in più presto in un impegno per determinare cosa si intende con termini che apparentemente suonano come uno standard universale.
Il software di gestione dei progetti potrebbe essere rappresentato da numerose categorie. Se si inizia con le aree di conoscenza di Project Management Institute per la gestione dei progetti, si finirebbe con:
Gestione dell'integrazione
Gestione costi
Gestione delle comunicazioni
Gestione ambito
Gestione della qualità
Gestione dei rischi
Gestione dell'ora
Gestione delle risorse umane
Gestione degli approvvigionamento
È facile immaginare una varietà di strumenti, pacchetti e tecniche per la gestione di una di queste aree e, a seconda della situazione specifica, una qualsiasi di queste categorie potrebbe produrre il miglioramento più significativo nella gestione dei progetti o nella gestione dei progetti in tutta l'azienda.
Si supponga che un'organizzazione abbia problemi di comunicazione del progetto; forse le sue risorse sono distribuite in numerosi fusi orari, paesi/regioni e anche aziende. In tal caso, sarebbe facile vedere come distribuire Lync e SharePoint per migliorare notevolmente le comunicazioni.
Se un'organizzazione si occupa di molti subappaltatori nel suo progetto o se ha un componente di acquisto di grandi dimensioni nel suo progetto, una forte gestione degli approvvigionamento con dynamics ERP e SharePoint potrebbe fare la differenza maggiore.
Se l'organizzazione è complessa o di dimensioni maggiori e la sfida del progetto è la priorità e la pianificazione della capacità delle risorse, project server è forse il percorso più veloce per un ritorno sugli investimenti.
Ricordate che la persona del personale che chiede come si fa a sapere se un particolare pacchetto è software di gestione del progetto? La mia risposta era questa: "È software? Si applica alla gestione dei progetti? Si tratta quindi di software di gestione dei progetti. Ora torna indietro e scopri qual è la sfida aziendale di gestione dei progetti del cliente."
L'articolazione della sfida del progetto prima della distribuzione della soluzione di progetto produrrà sempre risultati migliori.
Informazioni sull'autore
Chris Vandersluis è il presidente e fondatore di Montreal, HMS Software, un partner microsoft certificato. Ha una laurea in economia presso la McGill University e oltre 30 anni di esperienza nell'automazione dei sistemi di controllo del progetto. È un membro di lunga data del Project Management Institute (PMI) e ha contribuito a fondare i capitoli di Montreal, Toronto e Quebec del Microsoft Project Users Group (MPUG). Le pubblicazioni per le quali Chris ha scritto includono Fortune, Heavy Construction News, computing Canada magazine, e PMNetwork di PMI, ed è un giornalista regolare per Project Times. Insegna Advanced Project Management alla McGill University e spesso parla alle funzioni dell'associazione di gestione dei progetti in America del Nord e in tutto il mondo. HMS Software è l'editore del sistema timekeeping orientato al progetto TimeControl ed è partner di Microsoft Project Solution dal 1995.
Chris Vandersluis può essere contattato via e-mail all'indirizzo: chris.vandersluis@hms.ca
Per altre informazioni sugli articoli correlati a EPM di Chris Vandersluis, vedere il sito guida EPM di HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).