Stabilire una gerarchia dei codici spese

Questo articolo fa parte della nostra raccolta "From the Trenches". Vengono descritte le procedure consigliate per definire la struttura del codice di addebito dell'organizzazione per il sistema di gestione dei progetti o il sistema della scheda attività.

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Stabilire una gerarchia dei codici spese

Spesso mi viene chiesto di aiutare le organizzazioni a definire la struttura del codice di addebito, sia per il sistema di gestione dei progetti che per il sistema della scheda attività. Anche se è vero che ogni organizzazione è diversa e le esigenze diverse comportano diversi tipi di addebiti, esistono alcune pratiche comuni che abbiamo trovato nel corso degli anni che sono universali.

Chiedi di meno, non di più

A nessuno piace la burocrazia, quindi più è complessa una struttura di codice di addebito, meno è probabile che le persone eservino report accurati. Si supponga, ad esempio, di creare un elenco di 10.000 codici di addebito in un lungo elenco flat tra cui scegliere. Potrebbe essere necessario scorrere per un'ora, esaminando ogni voce possibile in un elenco a discesa prima di trovare la scelta esatta per questo particolare aggiornamento della scheda attività o del progetto. Quindi è necessario scorrere il resto dell'elenco per assicurarsi di non aver trovato qualcosa che non fosse solo un po 'più esatto.

Non siamo sciocchi. Nessuno lo farà. Prenderanno la prima voce che sembra ragionevolmente vicina e lo sceglieranno. In caso contrario, tutte le ore finiranno per essere caricate "999:Miscellaneous".

Quindi, fai la tua lista semplice. Idealmente, non dovrebbe richiedere affatto lo scorrimento, ma dovrebbe essere visibile su un singolo schermo o forse con un altro clic. Ciò significa che si sta scegliendo solo tra 20-30 opzioni possibili al massimo. In questo caso, meno è più.

Se la gestione è determinata a ottenere molto più dettagli, ricorda loro che è meglio ottenere maggiore precisione e meno dettagli rispetto a più dettagli e meno precisione.

Non chiederti quello che sai già

Sono state visualizzate molte strutture di codice di addebito in cui è presente un codice di addebito identico per ogni reparto o progetto. Tuttavia, se agli utenti viene già chiesto di scegliere il progetto e si sta eseguendo una voce per le riunioni, ad esempio, so che l'elemento riga deve essere "riunioni su questo progetto", quindi perché inquinare l'elenco addebiti con più elementi riunione? La stessa logica è valida per i reparti. Se abbiamo un elenco di dipendenti che appartengono a ogni reparto, sappiamo già in quale reparto si trovano. Perché inquinare l'elenco degli addebiti con "Sales department meeting", "Technical department meeting" e "Marketing department meeting". Basta creare un elemento denominato "Riunione" e possiamo dedurre dal reparto del dipendente e dal progetto per cui è stata eseguita la riunione.Just make one item called "Meeting" and we can deduce from the employee's department and the project they're on what the meeting was for.

Essere risolti in modo da migliorare la risoluzione

La selezione di un livello di risoluzione appropriato per il progetto e la scheda attività è una sfida comune. Pensa a quale livello vuoi gestire le cose con queste condizioni: 1) I dati devono avere un valore maggiore rispetto al tempo necessario per raccoglierli, quindi se passi tutto il giorno a creare report durante la giornata, come si farà effettivamente a fare qualcosa? 2) Lavora a un livello su cui sei pronto a prendere decisioni. 3) Più è complessa l'immissione, minore è la probabilità che si ottengano dati accurati. 4) Quando possibile, fare in modo che tutti lavorino allo stesso livello di risoluzione in modo da non gestire un gruppo in attività lunghe 10 minuti e un altro in attività che durano 3 giorni. Per molte persone, essere in grado di segnalare 3-5 righe di dettaglio per un determinato giorno è un sacco di dettagli.

Condizione dei dati

Alcune persone faranno sì che l'utente finale risponda più e più volte alle stesse domande. Ad esempio, sono stati visualizzati sistemi con una colonna per "R&D" che significa che questo addebito è o non è un addebito idoneo per un credito d'imposta R&D. Ma dovremmo essere in grado di associare l'idoneità all'attività stessa anziché a ogni riga della scheda attività di ogni persona. Inoltre, cosa farei se alcuni utenti pensavano che fosse idoneo e alcuni utenti pensavano che non lo fosse? Questo scenario probabile viene riprodotto anche in esempi come "Design-eligible for R&D" e "Design-not-eligible for R&D". In questo modo viene raddoppiato il numero di codici di addebito per nessun valore restituito. È sufficiente che qualcuno in R&D contrassegni ogni valore a discesa come idoneo o meno e non dovrai continuare a chiedere agli utenti finali di provare a capirlo ogni settimana.

Gerarchica

Sistemi di progetto e scheda attività migliori consentono una visualizzazione gerarchica dei dati. Se non si ha scelta se non avere molte opzioni possibili, la creazione di una gerarchia può semplificare la deglutizione di molti dati. Si pensi a 5-10 elementi al massimo tra cui scegliere a ogni livello. E non essere tentati di fare decine di livelli. La creazione di una gerarchia a 3-4 livelli dovrebbe essere in grado di coprire la maggior parte delle opzioni. Dopotutto, 10 elementi per livello in un sistema a 4 livelli sono 10.000 possibili addebiti. Il progetto è più complesso di così?

Mostrami meno

Meno domande e scelte offrirai agli utenti, meglio sarai. Se c'è qualcosa a cui è possibile rispondere in background, provare a non chiedere agli utenti nella scheda attività. L'obiettivo non è quello di raccogliere il maggior numero possibile di dati, ma di raccogliere un'immagine il più accurata possibile e si farà meglio se si isolano gli utenti finali da dati, domande e opzioni che non fanno alcuna differenza per loro.

Cosa si farà con questi dati?

Mi viene spesso detto dai tipi di middle-management che hanno bisogno di "molto più dettagli" di quanto sto suggerendo e la mia risposta è sempre la stessa: "Cosa farai con esso?" Lo scopo della raccolta dei dati della scheda attività è prendere decisioni aziendali migliori, quindi spesso chiederò a quei responsabili intermedi quale decisione aziendale non sono in grado di prendere ora che pensano di fare meglio se avessero più dettagli. Quando si inizia a esaminare le informazioni in questo modo, si scopre che probabilmente è necessario meno di esso. Potrebbe essere sufficiente scoprire solo il numero totale di ore trascorse nelle riunioni o in transito o nelle attività di sovraccarico piuttosto che scoprire qual era ognuna di queste attività.

Eseguire il drill-in più... ma solo quando è necessario

Quando si inizia a eseguire l'analisi della scheda attività per capire dove vanno tutte le ore, è necessario trovare alcuni risultati sproporzionati. Dove si trova una percentuale insolitamente elevata di ore che sfidano le aspettative, eseguire il drill-in un po' più in profondità. Ma non troppo profondo. Aggiungere un altro livello di dettaglio per l'addebito e concedergli alcune settimane per visualizzare i dati che si ottengono. La tentazione sarà quella di espandere un singolo codice di addebito come "riunioni" in 50 nuovi codici di addebito con ogni possibile tipo di riunione che potrebbe verificarsi. Provare a resistere a questa tentazione e modificare invece il codice di addebito 1 in 5 o 6. Se non ottieni i dettagli o hai ancora risultati sproporzionati, approfondisiti.

Mantenere una casa pulita

Gli elenchi di addebiti hanno la tendenza ad aumentare le dimensioni, ma non a diminuire mai. È consigliabile esaminarli regolarmente ed eliminare il gonfiore. In tal caso, è più probabile che continui a ottenere informazioni più accurate e che sia in grado di identificare le aree in cui stai perdendo tempo.

Conclusione

La gestione del codice di addebito, che si tratti della pianificazione del progetto o del sistema della scheda attività, può fare la differenza tra un sistema efficiente su cui è possibile contare i dati o un sistema con una definizione eccessiva e un'accuratezza insufficiente. Quando si progetta la struttura del codice di addebito, è consigliabile iniziare con meno, non più. È molto più semplice aggiungere più dettagli in un secondo momento se è necessario che annullare più dettagli e renderlo più semplice per gli utenti sovraccaricati.

Informazioni sull'autore

Chris Vandersluis è il presidente e fondatore di Montreal, HMS Software, un partner microsoft certificato. Ha una laurea in economia presso la McGill University e oltre 30 anni di esperienza nell'automazione dei sistemi di controllo del progetto. È un membro di lunga data del Project Management Institute (PMI) e ha contribuito a fondare i capitoli di Montreal, Toronto e Quebec del Microsoft Project Users Group (MPUG). Le pubblicazioni per le quali Chris ha scritto includono Fortune, Heavy Construction News, computing Canada magazine, e PMNetwork di PMI, ed è un giornalista regolare per Project Times. Insegna Advanced Project Management alla McGill University e spesso parla alle funzioni dell'associazione di gestione dei progetti in America del Nord e in tutto il mondo. HMS Software è l'editore del sistema timekeeping orientato al progetto TimeControl ed è partner di Microsoft Project Solution dal 1995.

Chris Vandersluis può essere contattato via e-mail all'indirizzo: chris.vandersluis@hms.ca

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