Creare un piano di distribuzione per EPM
Questo articolo fa parte della nostra raccolta "From the Trenches". Descrive come creare un piano di distribuzione Enterprise Project Management (EPM). Vengono infatti identificate le diverse fasi con i punti principali di tale piano e vengono stimati i tempi per ogni fase in base a un'organizzazione di medie dimensioni con diverse centinaia di utenti del sistema EPM. Vengono inoltre identificati i fattori che possono incidere sui tempi di durata stimati per le singole fasi.
Per scaricare la versione Word di questo articolo, vedere Creazione di un piano di distribuzione EPM.
Per altri articoli, vedere white paper "From the Trenches".
Creare un piano di distribuzione per EPM
"Puoi aiutarci a installare il sistema EPM e renderlo operativo in pochi giorni?" è una delle richieste più comuni che le aziende di distribuzione EPM ricevono. E indipendentemente dalle dimensioni dell'organizzazione, la risposta breve, purtroppo, è "No". La sfida non è la tecnologia; si tratta di una serie di domande di criteri, processi, procedure e pratiche che hanno il potenziale per creare un cambiamento organizzativo di vasta portata.
Si esaminerà ora cosa deve includere un piano di distribuzione EPM e come è possibile crearne uno personalizzato. Ho identificato i punti principali e anche messo in tempi stimati per quanto tempo ogni fase potrebbe richiedere in un'organizzazione di medie dimensioni con diverse centinaia di utenti del sistema EPM. Prima di ignorare ogni volta che la stima è troppo breve o troppo lunga, è necessario considerare le operazioni necessarie nella specifica organizzazione per eseguire tale sezione. Le durate non sono stime di lavoro, sono stime del calendario, quindi tieni presente quanto tempo ci vuole per assemblare determinati tipi di persone per il tipo di lavoro di cui avrai bisogno.
1. Stabilire il team di distribuzione del sistema EPM
Se non è disponibile alcun team di progetto, il progetto non andrà lontano. Diverse persone dovranno essere assemblate per portare questo progetto dalla fase dell'idea fino alla produzione. Con un piano di panoramica già in mente, sarà necessario pensare alle persone che saranno con il progetto fino a un paio di anni.
I passaggi principali in questa prima fase sono:
Identificare gli stakeholder principali
C'è spesso un stakeholder chiave prima ancora dell'avvio del progetto. Di solito è qualcuno a livello esecutivo che sente il dolore di non avere questo tipo di sistema. Questo è un ottimo inizio, ma non sarà quasi sufficiente per portare a buon fine un progetto di questo tipo. L'identificazione del proprietario dell'azienda del sistema è fondamentale per una distribuzione EPM riuscita e deve essere eseguita quasi immediatamente. Il proprietario dell'azienda sarà la persona che usa i vantaggi del sistema completato e vede il valore nel passare attraverso ciò che ci vorrà per completarlo. Possono esserci anche uno o più sponsor esecutivi. Gli sponsor esecutivi potrebbero essere personale a livello di gestione che hanno un certo uso per i risultati finali, ma potrebbero anche essere persone che lavoreranno al progetto fino al suo completamento e poi andare avanti con pochi investimenti nel funzionamento finale dell'ambiente EPM. Puoi vivere senza uno sponsor esecutivo. Non puoi vivere senza un proprietario di un'azienda.
Identificare le risorse di competenza interne
Dopo aver stabilito chi sia il proprietario dell'azienda e possibilmente gli sponsor esecutivi, il team di progetto deve determinare quali competenze interne sono necessarie e disponibili per portare avanti il progetto. Spesso si riscontra una mancanza di competenze in una particolare tecnologia, ad esempio la versione corrente del software EPM, ma non è l'unico tipo di esperienza necessaria. La conoscenza interna dei processi, delle procedure, delle procedure, dei ruoli e delle responsabilità dell'organizzazione e della posizione dei dati per guidare il processo sarà essenziale.
Coinvolgere competenze esterne (se necessario)
È comune determinare che nel team di progetto esiste un gap di conoscenze o competenze per passare dalla gestione di progetti non aziendali alla gestione dei progetti aziendali. Se questo è il caso, allora non c'è alcun sostituto per trovare qualcuno con know-how. Indipendentemente dalla misura in cui le risorse interne non sono disponibili, è necessario che siano coinvolte dall'esterno. Queste persone potrebbero essere coinvolte come parte di un contratto di consulenza o esternalizzazione o assunti per uso a lungo termine nell'ambiente che aiuteranno a sviluppare. La formazione per questo tipo di esperienza dall'interno ha raramente successo. La sfida più comune che vediamo in questo settore è scoprire che le risorse interne hanno ricevuto la responsabilità, ma non hanno la conoscenza o hanno solo una conoscenza limitata. "Ho usato il software EPM una volta e ora mi viene chiesto di distribuirlo", è un grido che sentiamo troppo spesso.
Le dimensioni del team dipenderanno dall'ampiezza dell'ambito del progetto. Non è raro trovare alcune persone con il progetto per diversi mesi che vengono poi sostituite con altre come fasi del cambiamento del progetto. Anche l'autorità del team e il supporto della gestione sono fondamentali per stabilire in questo momento.
Oh, e devo dirlo? Considera questo progetto come un progetto! Per quanto possa sembrare sorprendente, le distribuzioni di EPM sono il progetto più probabile nell'organizzazione da distribuire senza gli elementi che si inseriscono in qualsiasi altro piano di distribuzione (qualcosa sui figli di un calzolaio che vanno a piedi nudi). Creare quindi una pianificazione del progetto, un budget, una carta, allocare risorse sufficienti e così via.
È ora di farlo: quattro settimane.
2. Identificare gli obiettivi aziendali
Ok, abbiamo la squadra insieme. È ora di farlo funzionare! È ora necessario identificare l'ambito del progetto, suddividerlo in fasi se è grande e quindi creare un piano per il lavoro.
Ecco cosa è necessario eseguire in questa fase:
Workshop per dirigenti e stakeholder
Non c'è modo di aggirare questo problema. Lo scopo della creazione di un ambiente EPM è consentire agli utenti finali e alla gestione di prendere decisioni aziendali. Il personale di gestione interessato dovrà quindi investire un po' di tempo all'inizio del processo per identificare le decisioni che verranno prese usando il sistema. Ho scritto su come condurre tali workshop in passato (vedi Essere un acquirente di soluzioni: white paper) ma come vengono fatti è meno importante di quello che hanno fatto.
Questa è l'opportunità per il team di distribuzione di ottenere altre due cose molto, molto importanti mentre hanno l'attenzione della gestione. In primo luogo, l'impegno della direzione per il processo, lo sforzo e i vantaggi finali. Secondo (e molto più importante), le aspettative gestite dal management. L'aspettativa di gestione più comune è che questa operazione possa essere eseguita in pochi giorni o poche settimane. Quando comprendono l'impatto di ciò che è coinvolto, il supporto di gestione può evaporare. È preferibile che ciò accada immediatamente piuttosto che iniziare a usare qualcosa che non può essere fornito con tempo o risorse insufficienti.
I risultati di questi workshop (sì, potrebbero richiedere più di uno) saranno gli obiettivi aziendali che costituiscono l'ambito e in definitiva determineranno la pianificazione.
Identificare l'impatto del ruolo di gestione
Una volta che gli obiettivi aziendali sono stati concordati dalla direzione, ci sarà una o due sessioni che identificano l'impatto sui ruoli e le responsabilità della gestione. Un esempio comune viene spesso visualizzato con la pianificazione della capacità delle risorse. Nelle aziende ad alta tecnologia, la pianificazione della capacità delle risorse è quasi sempre una richiesta di gestione del sistema EPM, ma chi dovrà ottenere l'autorità in tale processo per allocare risorse, gestire i conflitti e assegnare priorità al lavoro di persone in reparti diversi? A questo punto non sarà possibile risolvere questi problemi perché non si dispone di un processo definito, ma identificare chi nella suite di dirigenti sarà interessato è importante in questo caso, in modo da poter essere in grado di tornare indietro per includerli nel processo al momento opportuno.
Assegnare priorità agli obiettivi aziendali e creare un piano di distribuzione master
È quasi certo che il piano debba essere suddiviso in fasi. Con praticamente ogni distribuzione EPM, i desideri di gestione sui vantaggi che il sistema EPM deve offrire sono enormi. La definizione delle priorità degli obiettivi da perseguire per primi è un elemento essenziale del successo a questo punto. Ottenere i primi due o forse tre obiettivi messi in una fase e spingere tutto il resto a valle. Ogni fase deve offrire un ambiente EPM funzionante e di produzione utile a sé stante.
Stabilire attività cardine e metriche
Siamo project manager, vero? Verranno ora inserite alcune attività cardine nel progetto e verrà eseguito il commit di alcune metriche misurabili. Con qualsiasi distribuzione di sistema aziendale, assicurarsi che sia sempre in pista è una parte importante del processo.
Dovremmo disporre ora di informazioni sufficienti per sviluppare il nostro programma complessivo con dettagli per la prima fase.
Tempo per questo lavoro: quattro settimane
Fase 1
Per ogni fase ci saranno alcune attività che devono essere ripetute. I passaggi da 3 a 9 fanno tutti parte di una fase.
3. Processi di inventario
Prima di avvicinarsi agli strumenti, è necessario determinare quali processi dovranno essere automatizzati in questa fase.
Quali processi esistono e possono essere adottati?
Si inizia con l'esaminare i processi, le procedure e le procedure già esistenti nell'organizzazione per gli obiettivi aziendali identificati in questa fase e si determina quale può essere adottato all'interno del nuovo ambiente EPM. C'è un vantaggio a due lati per trovare processi esistenti che possono essere adattati con poco o nessun lavoro. Prima di tutto, sono già stati creati e noti agli utenti. In secondo luogo, l'adozione di essi fa un amico della persona che li ha creati. Ora possono essere denominate come esperti in materia in tale processo e ciò semplifica la distribuzione.
Quali processi devono essere progettati
Non troviamo mai tutti i processi, le procedure e le procedure di cui abbiamo bisogno, ma dobbiamo identificare ciò che manca. Questo può essere più difficile rispetto all'individuazione di processi già esistenti. Stai cercando ciò che non c'è e che prende un occhio esperto.
Workshop sulla lavagna di elaborazione
Per i processi che richiedono l'adattamento del lavoro o per i processi che devono essere creati da zero, è necessario avviare alcune sessioni di workshop con una lavagna bianca. Camminare attraverso il processo e tutte le sue implicazioni è meglio fare con le persone che vivranno una volta che è fatto. Documentare tutto.
Risolvere i ruoli di gestione interessati
Ricordi quando abbiamo identificato quali dirigenti o manager potrebbero essere implicati nelle modifiche che si verificherebbero? È ora di richiamarli. Per uno dei processi appena progettati che influiscono su ruoli, autorità, gerarchie o responsabilità esistenti, è necessario organizzare le riunioni per risolverle.
Il risultato finale è la bozza di una guida al processo.
Tempo per eseguire l'esercizio dei processi: quattro settimane.
4. Adottare, adattare e progettare processi
Esaminare, adattare e accettare processi progettati
Non tutti saranno stati parte di ogni esercizio di processo che si è verificato nell'ultimo set di attività. È quindi essenziale pubblicare la bozza della nuova guida al processo agli stakeholder, ai manager e alle parti interessate. È abbastanza comune che questa guida esamini diverse recensioni e anche che vengano pianificati workshop aggiuntivi per risolvere i conflitti nei processi.
L'output di questo documento è un documento di processo completato e accettato. Non fatevi ingannare, l'aspetto "accettato" può richiedere diversi round e anche richiedere l'intervento esecutivo dal più alto livello prima che sia completo, ma senza un processo accettato, non c'è nulla da automatizzare. La buona notizia è che, anche se il processo di distribuzione è stato interrotto qui, questo è già di grande valore. È inevitabile che coloro che lavorano attraverso questi processi vedano internamente elementi dell'organizzazione che non avevano mai considerato. Saranno più efficaci di conseguenza a partire quasi immediatamente.
Tempo per completare la guida al processo completata: otto settimane
5. Valutare e selezionare strumenti EPM
Preparare i documenti "problem statement" per i fornitori
Se hai letto altri articoli che ho fatto, sai che credo fortemente nel dare ai potenziali fornitori una descrizione dei tuoi problemi EPM e nel lasciarti dire come li risolverebbero. Dopo tutto, dicono di essere nel business delle soluzioni? Ottimo, fare in modo che progettino la soluzione. Questo è un po'più difficile che creare un foglio di calcolo di tutte le funzioni desiderate, ma è importante.
Richiedere le risposte del fornitore
Non fare mai una sola cosa. Potresti già sapere chi è il tuo fornitore preferito, ma anche se pensi che sia quello giusto, ottieni qualcosa da confrontare. Nessun fornitore cercherà di risolvere il problema allo stesso modo, quindi preparati a essere sorpreso e a tenere una mente aperta.
Elenco breve
Anche se si sta esaminando un prodotto ma diversi implementatori, ottenere fino a chi si vuole incontrare di persona.
Presentazioni di fornitori e implementatore
Ahhh, demo day. Ci sono molte cose di valore da avere guardando una dimostrazione, ma rimanere intrappolati nel flash di esso non è uno di loro. Le dimostrazioni di vendita vengono orchestrate con attenzione da tutti i fornitori. Se si è particolarmente entusiasti di una visualizzazione, di un report o di un dashboard, chiedere in particolare: "Quanto tempo occorre per sviluppare tale visualizzazione esatta?"
Selezione e acquisizione degli strumenti
Ok, è ora di fare il grande acquisto. Lo so, hai pensato che fosse il punto di partenza, all'inizio di questo articolo. Beh, non preoccuparti. Finalmente siamo qui. Fai la tua selezione del sistema EPM e ottieni l'ordine di acquisto in arrivo!
Il risultato finale di questa fase è un nuovo prodotto EPM lucido seduto sulla scrivania.
Tempo per completare questa fase: otto settimane.
6. Progettazione e configurazione dell'automazione
Applicare il documento di progettazione del processo allo strumento EPM selezionato
Ora che sappiamo qual è lo strumento, possiamo iniziare a creare documenti di progettazione di sistema che iniziano con il documento di processo e finiscono in specifiche funzionali. È probabile che sia installata un'istanza di sviluppo del nuovo sistema EPM in modo da poter testare o verificare determinati criteri di progettazione. Per la prima volta, è necessario un esperto di sistema nella configurazione del sistema effettivo a bordo.
Progettare e implementare gli standard
Ci sono numerosi standard che dovranno essere stabiliti. Ognuno di questi standard comporta implicazioni nell'architettura e nella progettazione del sistema. Il calendario, ad esempio, viene spesso trascurato. Avremo un calendario o molti? I calendari delle risorse saranno disponibili? Chi avrà l'autorità di cambiarli? Si conoscono gli effetti sulla pianificazione e sui dati di avanzamento della modifica di un calendario delle risorse? E così via... Ecco alcuni degli elementi del sistema EPM per i quali saranno necessari standard:
Calendari
Convenzioni di denominazione
Gerarchia delle risorse
Standard di carico delle risorse per il lavoro di progetto e non di progetto
Tariffe e standard di determinazione costi
Ruoli e responsabilità
Strutture di approvazione
Gerarchie di progetti e attività
WBS e altre strutture di codifica
Gestione dei documenti
Modelli di comunicazione
Modelli di progetto
Abbiamo anche bisogno di un altro progetto e anche di un possibile codice per gli elementi che sono usciti dai nostri obiettivi aziendali di fase 1. Alcuni degli elementi che potrebbero dover essere considerati sono:
Progettare e implementare codice personalizzato
Progettare e implementare il dashboard
Progettare e creare collegamenti a sistemi esterni
Progettare e creare un flusso di lavoro
Progettare e implementare la creazione di report
Progettare e creare il training degli strumenti EPM
Rivedere la progettazione con tutte le parti interessate
Il risultato è uno strumento EPM pronto per essere portato fuori per una corsa. Deve avere tutta la configurazione necessaria per passare a un ambiente di lavoro.
Il tempo necessario per questa fase può variare notevolmente a seconda della quantità di lavoro personalizzato richiesto, ma diremo dodici settimane dato che ci siamo limitati alla prima fase.
7. Strumento pilota EPM
Ora che il sistema è pronto, è necessario identificare il gruppo pilota e farli lavorare su di esso.
Fase 1: installare/configurare/eseguire la migrazione dei dati
Sarà necessario installare il sistema appena configurato in un'istanza pilota ,non nell'istanza di sviluppo. Continueremo a usarlo per le fasi future e come sistema di supporto e formazione). Sarà anche necessario aggiornare la configurazione in modo che corrisponda all'istanza di sviluppo ed eseguire la migrazione dei progetti pilota da qualsiasi cosa si trovano ora nel nuovo sistema.
Formazione
Il training è il figlioccio povero delle distribuzioni di progetto. Viene spesso dimenticato in un piano di distribuzione. Assicurarsi che il personale pilota ottenga la formazione necessaria per usare correttamente il sistema.
Eseguire progetti attivi
A questo punto, fare in modo che tali progetti pilota vengano gestiti in base ai processi, alle procedure, alle procedure e all'automazione che hai dedicato così tanto tempo a definire. Il progetto pilota deve disporre di un programma che sia spesso orientato alla durata di questi progetti.
Lezioni apprese e documento
Una volta completato il progetto pilota, è il momento di riassemblare e vedere come ciò che è stato creato ha risolto le sfide che sono state impostate per esso. Se sono presenti modifiche, correzioni o modifiche di base da apportare, ora è il momento.
Tempo per un progetto pilota completo e revisione: dodici settimane.
8. Implementare la fase 1 nella produzione
Go-live
È il momento. Implementare l'uso del nuovo sistema agli utenti appropriati ed eseguire la migrazione dei dati appropriati. Non dimenticare la formazione, il supporto e il completamento man mano che il sistema diventa operativo.
Il tempo necessario per l'implementazione dipende fortemente dal numero totale di utenti: quattro settimane.
9. Rivedere e adattare il piano di distribuzione master
Rivedere e modificare il piano master in preparazione alla fase successiva Il piano master probabilmente non è stato esaminato da mesi. È ora di rispolverarlo e vedere cosa era stato originariamente pianificato per la fase 2. È inevitabile che gli occhi che guardano la fase successiva vedranno le cose in modo diverso. Dopo tutto, ora hanno tutta l'esperienza della prima fase.
È ora di completare questa fase: due settimane.
10. Fase 2: eseguire di nuovo i passaggi da 3 a 9
È stata completata solo la prima fase e, quando si esaminano le fasi future, è necessario rielaborare i passaggi da 3 a 9 (ad eccezione del passaggio 5). Tenere presente che ogni fase dovrebbe comportare una produzione EPM funzionante che lascia l'organizzazione più efficace di prima.
Sono state conteggiate le durate per ognuno dei passaggi per la prima fase? Aggiunge fino a 58 settimane. Ecco una pianificazione dei passaggi di riepilogo definiti in precedenza:
Ora, ogni organizzazione è diversa. Esistono molti fattori che influiscono sulla durata totale di un progetto. Il più significativo di questi è la misura in cui i processi di gestione dei progetti aziendali esistenti sono maturi. Di seguito sono incluse le dimensioni dell'organizzazione e la relativa complessità. È ovviamente più semplice distribuire un sistema EPM in un'organizzazione che si trova in un unico edificio rispetto a un'organizzazione distribuita in numerose divisioni, uffici, città e persino paesi/aree geografiche.
In ogni distribuzione la pianificazione avrà un aspetto diverso e non sempre più breve. C'è praticamente sempre una pressione per fare una pianificazione che può essere eseguita in giorni o addirittura settimane, ma è fondamentale che più che solo l'installazione del software EPM sia presa in considerazione per garantire una distribuzione corretta.
Informazioni sull'autore
Chris Vandersluis è il presidente e fondatore di Montreal, HMS Software, un partner microsoft certificato. Ha una laurea in economia presso la McGill University e oltre 30 anni di esperienza nell'automazione dei sistemi di controllo del progetto. È un membro di lunga data del Project Management Institute (PMI) e ha contribuito a fondare i capitoli di Montreal, Toronto e Quebec del Microsoft Project Users Group (MPUG). Le pubblicazioni per le quali Chris ha scritto includono Fortune, Heavy Construction News, computing Canada magazine, e PMNetwork di PMI, ed è un giornalista regolare per Project Times. Insegna Advanced Project Management alla McGill University e spesso parla alle funzioni dell'associazione di gestione dei progetti in America del Nord e in tutto il mondo. HMS Software è l'editore del sistema timekeeping orientato al progetto TimeControl ed è partner di Microsoft Project Solution dal 1995.
Chris Vandersluis può essere contattato via e-mail all'indirizzo: chris.vandersluis@hms.ca
Per altre informazioni sugli articoli correlati a EPM di Chris Vandersluis, vedere il sito guida EPM di HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).