Annullare un progetto senza danneggiare la propria carriera professionale
Questo articolo fa parte della nostra raccolta "From the Trenches". Vengono descritte le procedure consigliate per riconoscere quando un progetto deve essere arrestato, i vantaggi di tale operazione e le considerazioni da tenere in considerazione quando si annulla il progetto.
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Annullamento di un progetto (senza annullare la carriera)
In qualità di project manager, siamo hard-wired per non uscire. Persone che abbandonano facilmente qualcosa non trovano interessante il ruolo di project manager. I project manager sono, per natura, ottimisti. Siamo il tipo di persone orientate ai risultati, motivate alla sfida, mai say-die, make-it-happen, see-the-glass-half-full. Dopo tutto, quando il progetto è agli inizi, dove non c'è niente da mostrare per esso, ma una buona idea, il project manager porta con sé la visione del progetto completato. Lei è l'evangelista per il completamento del progetto.
Anche ora, non stai leggendo questo articolo e pensi: "Spero che mi dirà come salvare quel progetto che davvero non voglio annullare"?
Non saresti sola.
Come cultura, i project manager sono cheerleader naturali. Non so di te, ma quando ho visto il film The Perfect Storm, quando la nave stava salendo dritto sul muro d'acqua, stavo tifando silenziosamente, "C'mon. Si sta andando a fare. Sorpreso? (Avviso spoiler: La barca non ce l'ha fatto, e lo sapevo prima dell'inizio del film. Non mi ha impedito di fare il tifo).
A volte, è solo il momento di fermarsi
Gli indiani Dakota hanno un detto: "Se il cavallo muore, smonta". I responsabili di progetto preferirebbero fare qualsiasi cosa, ma. Invece di scendere da un cavallo morto... è più probabile che i responsabili del progetto cambino pilota (project manager), mettano insieme due cavalli morti (progetti) per vedere se tirano il carrello più velocemente come team. Preferiremmo rinominare il cavallo, inviare il cavaliere per più allenamento, aggiungere finanziamenti al cavallo o semplicemente aspettare tranquillamente sopra di esso sperando che nessuno si accorse che non respira ed evitando una dichiarazione di ciò che tutti già sanno. Il cavallo non sta andando più avanti.
Tuttavia, in un mondo moderno di gestione dei progetti, è probabile che l'attenzione si estenda oltre un singolo progetto e nella gestione del portfolio e quando i progetti devono competere per le stesse risorse, potrebbe arrivare un momento in cui l'annullamento di un progetto è il percorso migliore per l'intera organizzazione.
L'arresto di un progetto inizia con l'identificazione del fatto che sarebbe inappropriato continuare. Potrebbe non essere ovvio. Alcune organizzazioni hanno adottato processi di gestione temporanea come parte dell'ambiente di gestione del portfolio di progetti. La fase di esecuzione configura revisioni formali tra ogni fase del progetto e assicura che il progetto sia pronto e degno di andare avanti. Eppure, anche in questa struttura, c'è resistenza all'arresto di un progetto. Non è affatto insolito trovare un ambiente di fase definito e implementato, ma anche scoprire che non vi è alcuna volontà politica di fermare un progetto una volta avviato. C'è stage-gating, ma tutti i cancelli sono aperti.
Se non è possibile rallentare, sospendere o annullare un progetto, il passaggio a fasi ha un valore minimo.
Il motivo per cui il progetto non deve andare avanti potrebbe non essere colpa di nessuno. Ci sono un numero illimitato di possibili motivi. Forse l'economia del progetto è cambiata. Il ritorno previsto sull'investimento non si verificherà perché il prezzo che pensavamo di ottenere per il prodotto finito non è più fattibile. Forse l'economia stessa è cambiata. Un progetto di beni di lusso forse non ha posto in una regione in cui il lusso non è più vendibile. Forse un concorrente ha cambiato il panorama rilasciando un prodotto concorrente prima del previsto e prima di essere pronto. Forse hai perso personale chiave con conoscenze e competenze critiche necessarie per il successo del progetto; o forse il progetto ha superato una soglia di budget, pianificazione, rischio, qualità o complessità che rende discutibile continuare con esso.
Il progetto è già iniziato, quindi come lo fermiamo?
Indipendentemente dal fatto che si usi un processo di fase formale o un processo di revisione aziendale ad hoc, esistono diversi metodi per determinare che un progetto non deve andare avanti.
Il primo e più ovvio è quello di eseguire un business case "refresh". Qualsiasi metrica del driver aziendale usata al momento dell'avvio del progetto deve essere esaminata. Il progetto ha ancora la possibilità di realizzare il ritorno sugli investimenti previsto? Il risultato finale del progetto è ancora auspicabile? L'uso della stessa struttura usata per valutare il progetto prima dell'avvio consente di confrontare la situazione corrente.
Un altro metodo possibile consiste nell'utilizzare le 10 aree di conoscenza del Project Management Institutes PM Body of Knowledge: Valutare lo stato del progetto da ognuna di queste aree e confrontare tale valutazione con le aspettative all'inizio del progetto:
Gestione integrazione progetti
Gestione dell'ambito del progetto
Project Time Management
Gestione costi progetto
Gestione della qualità del progetto
Project Human Resource Management
Project Communications Management
Project Risk Management
Project Procurement Management
Gestione degli stakeholder del progetto
Prendiamo il numero 8, Gestione dei rischi, come esempio. Il progetto dovrebbe avere il rischio maggiore nel primo giorno. Questo è il momento in cui si hanno più "sconosciuti". L'ultimo giorno, il rischio dovrebbe essere zero perché il progetto è stato appena consegnato. Ora sai come si è rivelato. Ci si aspetterebbe naturalmente che, man mano che il progetto procede, la quantità di rischio diminuisca. Davvero? Se il rischio continua ad aumentare, potrebbe essere un segno che l'ambito del progetto deve essere rivisitato.
Se si esegue un'analisi del ritorno sugli investimenti (ROI) (sempre una buona cosa a cui pensare quando si sospende un progetto per una revisione aziendale), non dimenticare che l'"I" in Investimento non è zero. Hai già speso parte di quei soldi, quindi l'investimento che devi prendere in considerazione sono le risorse rimanenti e il denaro che costerebbe per completare il progetto. Se si annulla il progetto, la "R", come in Return, può essere zero, ma almeno "I" non diventerà più grande.
Mentre stai facendo la tua recensione aziendale, è anche una buona cosa pensare al costo opportunità. Se non spendessi più per questo progetto e le tue risorse non fossero legate a questo progetto, potrebbero fare qualcosa su un altro progetto che sarebbe così prezioso, che l'investimento perso qui sarebbe stato superato?
Termina a destra
Se è necessario annullare un progetto, assicurarsi di farlo consapevolmente. Basta terminare un progetto con una tirata emotiva può causare più danni che mantenerlo in corso.
Assicurarsi di occuparsi dei membri del team che si trovano nel progetto che sta per essere annullato. Comunicare in modo eccessivo e assicurarsi che il personale abbia l'opportunità di fornire feedback durante la revisione aziendale. Forse hanno una prospettiva che non hai considerato e tutto l'input in questo momento è probabilmente benvenuto.
Adottare alcune procedure consigliate chiave per la fine del progetto e assicurarsi di applicarle in questa situazione. Possono includere:
Incontro con il personale per verificare cosa può essere recuperato dal lavoro in corso. Ci potrebbero essere alcuni grandi vantaggi che non si sa nemmeno di avere.
Stare lontano dalla colpa è una grande idea qui. La colpa è generalmente inutile comunque, ma concentrarsi su chi incolpare invece di cosa fare può derubarvi di qualsiasi opportunità di ottenere risultati positivi da questo risultato altrimenti infelice.
Eseguire una riunione di chiusura per chiudere il progetto e ringraziare tutti i membri del team per la loro partecipazione. Assicurarsi che tutte le lezioni apprese e la documentazione del progetto vengano registrate e archiviate insieme a qualsiasi prodotto di lavoro.
Assicurarsi che sia presente una contabilità finale del progetto in modo da poter calcolare il costo reale e il vantaggio. Assicurati anche di non dimenticare i tuoi subappaltatori. Assicurarsi che tutte le fatture in sospeso siano risolte e che non vi siano elementi in sospeso con i fornitori, ad esempio le sottoscrizioni a lungo termine. Dopo tutto, si potrebbe lavorare di nuovo con loro sul progetto successivo presto.
I vantaggi dell'arresto del progetto ora
Non sono tutte brutte notizie. Come parte della tua revisione aziendale, potrebbero esserci alcuni rendimenti sull'investimento del progetto fino ad oggi che vale la pena sottolineare.
Il primo e più ovvio vantaggio è la nuova disponibilità dei membri del team di progetto. Se non stanno lavorando a questo progetto, saranno immediatamente disponibili per altri progetti.
Il prossimo è il salvataggio. È spesso sorprendente per le persone quanto lavoro in corso può essere adattato ad altri scopi. In alcuni casi, questo può essere un prodotto completo (ma più modesto). In altre situazioni possono essere presenti moduli recuperabili immediatamente utili per altri progetti. Buttare via tutto ciò che è stato fatto è spesso un grosso errore. Includere nel tuo pensiero di salvataggio cose come hardware, software, sottoscrizioni e servizi che sono stati prepagati per. Forse un'altra parte dell'organizzazione potrebbe usare tali licenze per qualcosa di produttivo.
Un vantaggio morbido è quasi sempre il morale migliorato. Quasi tutti coloro che lavorano su un progetto che deve essere arrestato sanno che deve essere arrestato prima che si verifichi. C'è quasi sempre un senso di sollievo che la questione è aperta piuttosto che qualcosa di temuto, e la consapevolezza che la fine del progetto non significa la fine del loro lavoro è di solito una grande notizia per il personale che ora può lavorare su qualcosa di più produttivo.
E la mia carriera? Ora sono associato a un errore?
Nel 2005 KPMG ha condotto un sondaggio di gestione IT globale. In esso hanno discusso di progetti che dovevano essere arrestati, e un commentatore ha detto: "L'annullamento di un progetto improbabile per offrire i benefici previsti non dovrebbe essere visto come un fallimento - non riuscire ad annullare tale progetto dovrebbe essere." Ha perfettamente senso. Se sei un cheerleader per un progetto che non dovrebbe continuare, allora sei appena diventato parte del problema, non la soluzione.
Un vantaggio collaterale di questo processo imprevisto di fine progetto è che si diventa un "broker onesto". Siete stati disposti a stare in piedi e condividere le brutte notizie e la vostra credibilità con la gestione di conseguenza sarà quasi certamente aumentare. Se hai fatto un buon lavoro di chiusura del progetto, hai anche molti dati e vantaggi da offrire. C'è la contabilità di ciò che è stato recuperato e una vera contabilità sia dell'investimento che del rendimento. I vantaggi per il resto dell'organizzazione devono essere sottolineati anche perché si vuole che la direzione sappia che l'annullamento di un progetto non è sempre una catastrofe. Dopo tutto, liberare la disponibilità dei membri del team ha reso più probabile il successo di altri progetti.
Nessun project manager vuole uscire da un progetto. Non è nella nostra natura. Ma è una parte naturale dell'essere un project manager e qualcosa che ogni project manager deve essere pronto ad affrontare.
Informazioni sull'autore
Chris Vandersluis è il presidente e fondatore di Montreal, HMS Software, un partner microsoft certificato. Ha una laurea in economia presso la McGill University e oltre 30 anni di esperienza nell'automazione dei sistemi di controllo del progetto. È un membro di lunga data del Project Management Institute (PMI) e ha contribuito a fondare i capitoli di Montreal, Toronto e Quebec del Microsoft Project Users Group (MPUG). Le pubblicazioni per le quali Chris ha scritto includono Fortune, Heavy Construction News, computing Canada magazine, e PMNetwork di PMI, ed è un giornalista regolare per Project Times. Insegna Advanced Project Management alla McGill University e spesso parla alle funzioni dell'associazione di gestione dei progetti in America del Nord e in tutto il mondo. HMS Software è l'editore del sistema timekeeping orientato al progetto TimeControl ed è partner di Microsoft Project Solution dal 1995.
Chris Vandersluis può essere contattato via e-mail all'indirizzo: chris.vandersluis@hms.ca
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