Supporto all'adozione di Project Online con Project Management Office (PMO)
Che cos'è un PMO?
Quindi stai pianificando di adottare Project Online nella tua azienda. Come si prevede di usarlo, o un modo migliore per metterlo, qual è il problema aziendale che si sta cercando di risolvere? Alcuni esempi potrebbero essere:
I dirigenti vogliono una maggiore visibilità sullo stato del progetto.
È necessario un modo migliore per gestire le risorse e assegnarle ai progetti.
Voglio tenere traccia facilmente del tempo che le persone stanno spendendo per le loro attività.
Si vuole un modo più affidabile per tenere traccia dei dati del progetto rispetto all'uso di fogli di calcolo di Excel.
Le organizzazioni che hanno avuto maggior successo nell'uso di Project Online nell'affrontare problemi aziendali come questi sono quelle che creano un set di standard, processi e procedure consigliate per il modo in cui i progetti vengono gestiti nella loro organizzazione. La persona o il gruppo che crea e gestisce queste regole di gestione dei progetti viene talvolta definito Project Management Office (PMO).
Che cosa fa un PMO?
Nelle aziende più grandi, un PMO può essere costituito da un reparto che gestisce i problemi di gestione dei progetti nell'intera organizzazione, ad esempio la governance della gestione dei progetti, l'implementazione, la formazione, la ricerca delle esigenze di gestione dei progetti o la determinazione del modo migliore per creare report utili. Nelle piccole o medie imprese, un PMO può variare da una singola persona a un piccolo gruppo di persone, ma può anche essere ridimensionato per cercare di affrontare gli stessi problemi delle grandi imprese. Gli obiettivi comuni di tutti i PMO, tuttavia, includono:
Guidare e evangelizzare l'adozione del sistema di gestione del progetto.
Semplificare la gestione dei progetti per gli utenti dell'organizzazione automatizzando i processi nello strumento.
Creazione di criteri, procedure e procedure consigliate per le funzioni di gestione dei progetti.
Essere gli esperti in materia di gestione del progetto fungendo da "Centro di eccellenza" per tutti gli aspetti della gestione dei progetti e fornendo formazione sulle procedure consigliate e sugli strumenti di gestione dei progetti.
Essere autorizzati dalla sponsorizzazione dei dirigenti a fare e applicare il cambiamento attraverso le loro raccomandazioni.
Ancora confuso? Facciamo un passo indietro e usiamo un esempio a cui le persone possono relazionarsi: come un capofamiglia potrebbe prendersi cura della propria famiglia:
| Bisogno | Pmo | Famiglia |
|---|---|---|
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Il PMO consente di stabilire un modo efficiente per fornire informazioni agli stakeholder del progetto tramite i report sullo stato del progetto e sull'integrità. Ciò potrebbe comportare la ricerca di esigenze di creazione di report, lo spostamento dei dati necessari nel sistema e la definizione di flussi di lavoro per garantire che i dati necessari per i report ricorrenti vengano trasferiti al sistema in tempo. |
I capi della famiglia avranno bisogno di informazioni su come stanno andando le cose: - Rapporti trimestrali sugli studi per bambini. -Rendiconti bancari mensili per mostrare lo stato delle finanze. - Visite mediche annuali per determinare la salute del membro della famiglia. |
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Il PMO crea processi per ottenere i dati corretti al sistema di gestione del progetto per fornire lo stato a livello di progetto ai project manager. Fornisce anche indicazioni e procedure consigliate per la gestione delle risorse. |
Persone in famiglia dovrà sapere chi sta facendo cosa. Ciò può includere: -Chi prenderà i bambini da scuola oggi, camminare il cane la sera, cucinare la cena, ecc. -Se qualcuno non riesce a svolgere il suo solito compito, devi sapere chi è disponibile per prendere il suo posto. Consente di mostrare l'orario di lavoro e dell'istituto di istruzione e la disponibilità di tutti in un calendario familiare centrale. In questo modo è facile sapere chi può essere pianificato per cosa. |
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Il PMO consente di creare siti di collaborazione di progetto e personalizzarli in base alle esigenze degli utenti del sito. |
I membri della famiglia avranno bisogno di un forum in cui collaborare, ad esempio: -Pubblicazione di eventi importanti su un calendario a parete in cucina - Parlare tra loro ogni giorno al tavolo della cena. |
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Il PMO è responsabile della configurazione di un sistema per gestire la gestione dei rischi. |
I capi famiglia potrebbero dover pianificare per ridurre il rischio: -Determinare le esigenze di assicurazione per la salute. Acquistare un abbonamento al club sanitario. - Aumentare l'importo che stanno risparmiando per il ritiro. |
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Il PMO esamina i processi e i flussi di lavoro correnti e trova un metodo per automatizzarli tramite lo strumento di gestione dei progetti implementato. Uno di questi potrebbe comportare la determinazione dei driver per la selezione dei progetti da portare avanti in base a un budget definito (analisi del portfolio). |
I capifamiglia stabiliranno regole e processi per la famiglia, ad esempio: -Impostare le ore di coprifuoco o di sonno dei bambini -Esaminare i fattori per determinare quali acquisti effettuare (ad esempio, "Dovremmo comprare un'auto, fissare il tetto o andare in vacanza quest'anno?"). -Configurare gli sprinkler del prato su un timer automatico. - Scegli un orario della settimana per la spesa e le commissioni. |
Un PMO indirizza un'azienda a una gestione dei progetti più efficiente, eseguendo operazioni come:
Raccolta di informazioni per definire i requisiti di gestione dei progetti per l'organizzazione. Ad esempio, l'analisi delle esigenze aziendali delle organizzazioni, la progettazione di processi per soddisfare tali esigenze e quindi il mapping di tali processi a impostazioni o flussi di lavoro in Project Online.
Determinare quali dati è importante esaminare in modo continuativo e collaborare con l'amministratore del progetto per condividere tali dati con gli stakeholder. Ad esempio, determinare i dati necessari e il processo per ottenere i dati nel sistema per creare un report settimanale sullo stato del progetto per fornire agli stakeholder un rollup dell'integrità dei progetti in corso.
Creazione di regole per processi e flussi di lavoro. Ad esempio, stabilire un flusso di lavoro in cui le idee di progetto passano attraverso un processo di approvazione per diventare progetti in Project Online.
Migrazione dei dati esistenti dal sistema di gestione dei progetti corrente in uno nuovo. Ad esempio, trovare il modo più semplice per eseguire la migrazione dei dati di risorse e progetti da fogli di calcolo di Microsoft Excel a Project Online o da Project Professional nel computer di ogni persona a un ambiente Project Online centralizzato.
Supporto della gestione del portfolio di progetti per facilitare la definizione delle priorità e la previsione dei progetti. Come la maggior parte delle aziende, ci sono molti progetti che si desidera fare, ma hanno un budget limitato e risorse per eseguirli tutti. È necessario un modo per determinare quali progetti devono essere spostati. I PMO possono guidare il processo di selezione del progetto e del programma per garantire che gli investimenti futuri siano in linea con gli obiettivi strategici e la visione di crescita dell'organizzazione.
La gestione dei cambiamenti emotivi che gli utenti potrebbero affrontare nel passaggio dal sistema di gestione dei progetti corrente a cui sono collegati. Ad esempio, influenzare in modo tatto i project manager per passare dal vecchio processo di salvataggio dei file di progetto ai dischi rigidi e condividerli mostrando loro i vantaggi di pubblicarli in Project Online. Il PMO potrebbe farlo dedicando più tempo a convincere prima i responsabili di progetto più senior e sperando che la loro influenza sugli altri project manager aiuti a guidare il cambiamento.
Gestire le sfide tecniche del cambiamento offrendo ottime opzioni di formazione.
Perché è necessario un PMO?
Nell'esempio familiare, le conseguenze di non affrontare alcuni dei bisogni possono essere terribili. Ad esempio, la mancata revisione della scheda report di un bambino al primo arrivo potrebbe comportare il presupposto che le cose stiano bene, quando potrebbe essere necessario un tempo di studio superiore o un tutor. Allo stesso modo, la distribuzione di Project Online senza creare un'entità per facilitare la standardizzazione e l'adozione può anche avere circostanze terribili. La creazione di un PMO consentirà di aumentare le probabilità di successo per la distribuzione Project Online. A seconda degli obiettivi, questo può tradursi in una migliore efficienza nella gestione dei progetti (ad esempio, un maggior numero di progetti completati in tempo), che in genere è associato a costi inferiori per la gestione dei progetti (ad esempio, un maggior numero di progetti completati in o sotto budget).
Quali sono i primi passaggi per la creazione di un pmo?
I primi passaggi per la creazione di un pmo probabilmente sono già stati eseguiti se si è fatto uno sforzo per trovare questo articolo. Se si è interessati a passare a Project Online, è più che probabile che si abbia già un'idea di come potrebbe migliorare l'efficienza o risolvere un problema nell'azienda. Per creare un percorso per formalizzare l'oggetto PMO, è necessario considerare quanto segue:
Definire le operazioni da eseguire per il PMO
L'obiettivo principale del pmo sarà quello di risolvere un problema aziendale specifico? Ad esempio, è possibile implementare un sistema di scheda attività per ottenere un controllo più rigoroso dell'analisi dei costi. In alternativa, è possibile che i dati del progetto siano distribuiti in due o anche tre applicazioni diverse e che si voglia consolidare i dati in un unico sistema, in modo da fornire informazioni più approfondite sull'esecuzione dei progetti. In alternativa, potrebbe essere necessario fornire linee guida per la gestione dei progetti in corso e soddisfare le esigenze di formazione dei project manager. Una volta compreso il motivo per cui è necessario l'oggetto PMO, sarà molto più semplice definire i requisiti per la definizione e la gestione.
Ottenere la sponsorizzazione dei dirigenti
Assicurarsi che qualcuno in alto ti supporti. È importante che il tuo PMO abbia una sponsorizzazione esecutiva, poiché la mancanza di supporto esecutivo è uno dei motivi principali per cui le PMO hanno esito negativo. Se hai già un dirigente che conosce i vantaggi e l'importanza di ciò che stai cercando di fare, grande! In caso contrario, uno dei modi migliori per portarli dalla tua parte è mostrare loro i vantaggi del passaggio a un sistema di gestione dei progetti come Project Online. È possibile eseguire questa operazione mostrando loro il problema aziendale che verrà risolto. Si potrebbe aver già fatto questo in una certa misura quando si stava valutando per la prima volta Project Online, ma è davvero possibile trovare alleati nei ranghi esecutivi se si è in grado di mostrare loro come funziona con i propri dati in un ambiente pilota. L'acquisizione dei vantaggi è essenziale per ottenere la sponsorizzazione dei dirigenti.
Una forte sponsorizzazione dei dirigenti può essere utile per affrontare la resistenza che gli utenti potrebbero avere nel passare da ciò che hanno familiarità con, a un nuovo sistema di gestione dei progetti, ad esempio Project Online. L'evangelizzazione e la promozione dei vantaggi per altre parti interessate influenti, ad esempio i responsabili di progetto senior, possono anche aiutare a rompere eventuali allegati emotivi che altri utenti potrebbero avere per il sistema da cui ci si sta spostando.
Creare il team
Indipendentemente dal fatto che si stia tentando di stabilire un PMO in un'azienda di grandi o piccole dimensioni, di seguito sono riportate le responsabilità che devono essere affrontate dai ruoli nell'oggetto pmo:
| Ruolo | Descrizione |
|---|---|
| Guidare il piano di adozione Project Online |
Se si sta implementando Project Online, il piano complessivo richiede che qualcuno lo guidi. Proprio come qualsiasi progetto, il piano di adozione ha bisogno di un proprietario per garantire che le attività necessarie siano gestite e completate. |
| Esigenze di gestione dei progetti di ricerca |
Questa persona valuterà i requisiti di gestione dei progetti dell'organizzazione. Questa persona dovrà comunicare con gli utenti in tutta l'azienda e tra i reparti per scoprire come attualmente gestiscono i progetti, quali saranno i loro requisiti e come questi potrebbero essere migliorati attraverso l'implementazione di Project Online. Questi requisiti dovranno essere espressi all'amministratore di Project in modo che possano essere implementati correttamente in Project Online. Questa persona deve avere buone capacità di gestione del progetto, ma deve anche essere una persona che è un buon comunicatore. È abbastanza possibile che le persone in azienda possano essere emotivamente attaccate al processo da cui si sta cercando di spostarli, quindi questa persona dovrà essere in grado di affrontare questo mostrando come il nuovo sistema renderà la vita più facile per loro. |
| Formazione, documentazione e supporto |
Questa persona dovrà valutare il livello di competenza degli utenti e sarà responsabile di fornire le risorse di formazione necessarie per usare correttamente il prodotto. Ciò può includere la creazione di formazione basata sui ruoli per gli amministratori del progetto, i project manager, i responsabili del team e i membri del team. Anche se la maggior parte degli sforzi potrebbe essere quella di mettere insieme la formazione per project manager o amministratori, i responsabili del team e i membri del team potrebbero trovare schede di riferimento rapide, fogli di trucchi, elenchi di controllo o brevi esercitazioni per essere i più efficaci. Sarà anche necessario trovare un modo per fornire supporto interno agli utenti e un metodo per inoltrare problemi più complessi attraverso le route appropriate. |
| Collegamento al reparto IT |
La collaborazione con il reparto IT è essenziale per coinvolgerli per facilitare l'iscrizione, la configurazione e la configurazione di Project Online. Se si sta valutando solo Project Online, questa operazione può essere eseguita in genere da un utente del reparto IT senza troppi problemi esaminando la documentazione Introduzione a Project Online. Il PMO dovrà collaborare con il reparto IT per risolvere queste due aree: -Office 365 amministrazione: il PMO dovrà collaborare con l'amministratore Office 365 per l'assegnazione di utenti e licenze. -Project Online amministrazione: il PMO dovrà anche collaborare con un amministratore Project Online su elementi quali campi personalizzati, risorse e configurazione della scheda attività. Potrebbe anche essere necessario usare il PMO per implementare i processi in Project Online tramite flussi di lavoro. |
Alcune PMO in aziende più grandi hanno anche project manager che possono essere assegnati per fornire indicazioni per progetti specifici che richiedono assistenza. Questo può variare dalla consulenza al proprietario del progetto, fino all'acquisizione effettiva della proprietà, data l'ambito del progetto.
Creare una dichiarazione di missione per il pmo
Tutte le PMO devono avere una dichiarazione di missione. Se hai già valutato la necessità del tuo PMO, sarà molto più facile da creare. Esaminare la dichiarazione di missione esistente dell'azienda e provare a crearne una che sia in linea con essa. Non è necessario che sia eccessivamente complesso, ma sufficiente per fornire tutte le informazioni di base sul motivo per cui l'oggetto pmo esiste e quale sia il suo ruolo nell'azienda.
Creare un piano per compilare l'oggetto PMO
Dopo aver eseguita l'ambito delle attività necessarie per compilare l'oggetto PMO, potrebbe essere necessario creare un piano di progetto di alto livello. Considerare la creazione dell'oggetto pmo come un unico grande progetto, con attività, durate e assegnazioni associate. Il piano di progetto diventerà più definito man mano che si eseguono alcune delle attività iniziali, ad esempio la valutazione dell'ambiente. Il piano di progetto consente di assegnare al PMO una pianificazione di compilazione per tenere traccia delle operazioni eseguite, delle operazioni eseguite e delle operazioni ancora da eseguire nella creazione dell'oggetto pmo. Ecco, ad esempio, il numero di attività di compilazione PMO in un piano di progetto Project Online:
Altre informazioni sui PMO
Se non si dispone già di un PMO, si può essere intimiditi un po 'al pensiero di iniziare uno. Anche se le esigenze e i requisiti dell'azienda guideranno il PMO, è necessario imparare a creare il framework per stabilire ed evolvere l'oggetto PMO. A seconda degli obiettivi, è possibile cercare i vari processi PMO e le metodologie di settore oppure vedere con quale modello DI PMO è possibile allinearsi strettamente. Sono disponibili numerosi libri, corsi di formazione e risorse online sulla creazione e la gestione di oggetti PMO che possono essere utili per le proprie attività.
Se si sta tentando di configurare un PMO e si ha bisogno di assistenza, è possibile contattare un partner certificato Microsoft o Microsoft Consulting Services. Microsoft offre anche consulenti interni con un'eccellente esperienza nella creazione di pmo per piccole, medie e grandi aziende.
E adesso?
Quindi, sei pronto per avviare il tuo PMO? Si spera che, dopo aver letto questo articolo, si sia capito che l'avvio di un PMO è un investimento che vale la pena di tempo e fatica. Richiederà molta collaborazione con le persone della tua azienda e avere un "campione" esecutivo è essenziale. Richiederà anche un investimento nella ricerca di ulteriori informazioni sulla configurazione di un PMO attraverso le numerose risorse disponibili. Se hai bisogno di assistenza, puoi rivolgersi a Microsoft Certified Partners e a Microsoft Consulting Services.
Se si è in una società più piccola, l'ambito di tutto questo può sembrare travolgente. È possibile che non siano disponibili le risorse per assumere persone per ogni ruolo PMO indicato nella tabella "Compilare il team" e non è necessario. Basta essere consapevoli che si tratta di responsabilità che probabilmente dovranno essere affrontate in un certo momento, e in una misura che soddisfa le vostre esigenze. Si noti anche che lo sforzo necessario può essere ridimensionato in base alle dimensioni e agli obiettivi dell'azienda. Un PMO in un'azienda più piccola potrebbe dover soddisfare solo alcuni responsabili di progetto senior nella propria azienda per valutare le proprie esigenze, rispetto a più reparti con requisiti diversi in un'azienda più grande.
La creazione di un PMO può contribuire a favorire il successo della Project Online e l'uso di Project Online può favorire il successo del PMO. Buona fortuna nell'implementazione.