Approccio in diverse fasi per l'implementazione di Enterprise Project Management (EPM)

Questo articolo descrive le varie sfide che è possibile affrontare durante la pianificazione della distribuzione della soluzione Di gestione dei progetti aziendali nell'ambiente. Vengono inoltre illustrati diversi scenari di distribuzione che è possibile utilizzare, oltre a importanti prerequisiti che è necessario considerare.

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Approccio graduale alla distribuzione della gestione di progetti aziendali

Questo articolo fornisce ai decision maker aziendali, agli amministratori di rete e agli amministratori di Project Server indicazioni sulle varie sfide che è possibile affrontare durante la pianificazione della distribuzione della soluzione Gestione progetti aziendali nell'ambiente. Vengono inoltre illustrati diversi scenari di distribuzione che è possibile utilizzare, oltre a importanti prerequisiti che è necessario considerare.

Introduzione

Sono proprietario di una società che esegue distribuzioni della soluzione Enterprise Project Management (EPM) di Microsoft. Ad essere onesti, HMS Software fa di più. Siamo anche un ISV, ma dedico una buona parte del mio tempo a lavorare con organizzazioni di medie e grandi dimensioni su come possono distribuire EPM. Alcune delle sfide sono specifiche della tecnologia Microsoft, ma molte di esse sono simili a quelle che ho visto affrontare le aziende da quando ho iniziato nel business del software di gestione dei progetti nel 1983. Verrà illustrato come pianificare la distribuzione di EPM qui.

Una delle maggiori sfide che dobbiamo affrontare quando avviiamo una distribuzione EPM è stabilire una roadmap credibile per produrre il risultato previsto. Anche se abbiamo distribuito sistemi di gestione dei progetti aziendali qui per oltre 24 anni, una cosa che non è cambiata è il desiderio del senior management di avere tutti i risultati ieri.

La sfida è aggravata da un paio di fattori che sono quasi sempre presenti:

1. Il team sales ha mostrato al cliente il risultato finale senza spiegare lo sforzo necessario per riprodurre gli effetti in un ambiente di produzione o anche quanto sforzo è stato fatto nella creazione dell'immagine virtuale e dei dati coinvolti nella dimostrazione di vendita (in genere diversi mesi-uomo).

2. Microsoft ha una legacy di facilità di distribuzione. Persone si sono abituati a infilare un DVD nel pc, in attesa fino a quando non si apre e quindi ottenere i vantaggi del software che hanno acquistato immediatamente. Oh, ci può essere qualche nozione di formazione facoltativa, ma raramente c'è l'aspettativa che ciò che viene intrapreso sia un esercizio che cambia l'organizzazione.

Che cos'è Enterprise Project Management?

Questo sarebbe abbastanza sfida, ma ci sono altri aspetti che sono spesso trascurati dal cliente durante un acquisto, a partire da 'Che cos'è esattamente EPM?' Si tratta di una breve domanda con una risposta potenzialmente lunga. Nelle prime fasi di una distribuzione di EPM si esegue un workshop di previsione con il senior management del cliente. Una diapositiva che uso sempre è simile alla seguente:

"Che cos'è EPM dal tuo punto di vista?" Glielo chiedo. Le risposte si trovano spesso in uno dei cerchi sulla diapositiva. Le risposte potrebbero essere:

• Gestione dei progetti di base. "Per noi, la gestione dei progetti aziendali comporterebbe che tutti avrebbero eseguita la gestione dei progetti nello stesso modo e usando gli stessi strumenti."

• Gestione progetti organizzazione. "Non sarebbe sufficiente per noi", potrebbe dire qualcuno. "Per noi, la gestione dei progetti aziendali comporterebbe l'integrazione dei dati di gestione dei progetti. Sarebbe possibile ottenere report che mostrino le pianificazioni in un report integrato e riepilogato e che siano in grado di gestire l'impatto da un progetto a un altro.

• Project Portfolio Management (PPM). "Si tratta della gestione del portfolio di progetti per noi", potrebbe dire qualcuno. "Per noi, la gestione dei progetti aziendali comporterebbe la gestione di un livello superiore a livello di progetto. È necessario raggruppare i progetti in portfolio o gruppi di progetti e analizzarli e riferirli insieme. È necessario essere in grado di tenere traccia dello stato di avanzamento a questo livello riepilogato e di implementare la fase di avanzamento."

• Gestione risorse. "Per noi, la gestione dei progetti aziendali comporterebbe la pianificazione della capacità delle risorse. È necessario sapere non solo se è possibile intraprendere un nuovo progetto e quale potrebbe essere l'impatto sugli impegni esistenti, ma è anche necessario sapere qual è lo stato della gestione del lavoro a cui ci siamo già impegnati in base allo stato di avanzamento del progetto e alla disponibilità delle risorse.

• Analisi dei report. "Per noi, la gestione dei progetti aziendali si verificherebbe nei report", potrebbe dire qualcuno. "Abbiamo bisogno di un report che eserciti dalla gestione dei progetti, dalla finanza, dalle risorse umane e da altri sistemi interni per creare report di roll-up per la gestione e il processo decisionale. Mentre si parla di report, sono necessari anche dashboard dinamici, scorecard e altri sistemi visibili."

• Gestione dei budget e dei costi. "Per noi, la gestione dei progetti aziendali è tutta una questione di denaro. Il nostro bilancio è all'inizio dell'anno. Abbiamo quindi preventivato per ogni progetto e l'unica cosa che conta per noi è tenere traccia del denaro rispetto al piano, mese dopo mese."

• Schede attività. "Non importa la pianificazione. Se potessi solo dirmi su cosa la mia gente trascorre effettivamente il loro tempo, saremmo così avanti rispetto a dove siamo ora, potremmo chiamarlo un successo EPM", dice spesso qualcuno.

• Comunicazione e collaborazione. "Non si tratta degli algoritmi fantasiosi. Dobbiamo facilitare la comunicazione con la nostra gente. Puoi aiutarci a connettere i nostri team di progetto che ora includono non solo i pianificatori, ma anche i senior management, i clienti, gli utenti, i subappaltatori, gli outsourcer e i membri del team?"

• Integrazione con applicazioni esterne. "Abbiamo un grande sistema ERP/Finance che è ottimo, tranne per il fatto che non abbiamo alcuna delle proiezioni future per risultati finali e costi che derivano dalla gestione dei progetti. Se fosse possibile connettere uno strumento di gestione dei progetti con il nostro sistema ERP/Finance, sarebbe una grande quantità di gestione dei progetti aziendali per noi!"

• Flusso di lavoro. "Prevediamo un sistema che tiene traccia non solo delle attività, ma delle procedure in modo automatizzato. Vorremmo che i project manager compilassero un modulo online per richiedere il finanziamento del progetto, che sarebbe poi andato al responsabile che, in modo automatizzato, accetterebbe o rifiuterebbe la richiesta. Se approvato, il progetto verrà immediatamente incluso nel sistema EPM. Si vuole fare lo stesso con tutti i documenti del progetto. In effetti, si vuole automatizzare tutte le procedure di gestione dei progetti in questo modo tramite la gestione del flusso di lavoro. Questa sarebbe davvero la gestione di progetti aziendali."

• Business Intelligence. "Ciò di cui abbiamo bisogno è scorecarding, dashboarding e data mining dei dati del progetto", ci diranno alcuni utenti. Questo sarebbe l'ambiente di gestione dei progetti aziendali definitivo."

• Modello di maturità di Gestione progetti. "Stiamo lavorando per migliorare il livello di maturità misurato dal "Modello di maturità di Project Management".

Allora, qual è la risposta giusta? Stanno bene. In effetti, probabilmente non è un elenco completo. EPM può significare così tante cose per così tante persone ed è altamente dipendente dalla prospettiva da cui si sta esaminando il problema.

Quando lo facciamo con i dirigenti senior, ciò che accade spesso è che non c'è nessuno di questi aspetti che non è desiderato. Sì, la gente li vuole tutti. E, quando chiedono se tutto questo è possibile in una distribuzione della soluzione Microsoft EPM, la risposta onesta è"Sì". Il problema è che ognuno di questi aspetti di EPM può essere considerato come un vettore o una direzione in cui è possibile eseguire il push dell'ambiente EPM. Se decidiamo di eseguire il push su tutti questi vettori il primo giorno, le dimensioni del progetto che finiremo per progettare saranno così grandi, così potenzialmente dirompenti, così complesse e coinvolgeranno così tanti altri sistemi aziendali che avrà poche probabilità di successo.

Tenere presente che una distribuzione di Enterprise Project Management non è solo una tecnologia. In caso affermativo, l'implementazione sarebbe finita tra pochi giorni. No, una distribuzione EPM prevede strategia, Persone, processo e tecnologia. Le distribuzioni di soluzioni Microsoft EPM di successo considerano praticamente sempre il progetto un progetto di gestione delle modifiche anziché un progetto tecnologico. Quello che stiamo cercando di fare è cambiare il modo in cui funziona l'azienda. Come? Beh, a seconda della direzione in cui va un esercizio di previsione, la direzione potrebbe essere molto diversa.

Se cerchiamo di implementare contemporaneamente ogni aspetto e ogni direzione, potremmo finire per creare un progetto enorme che è complesso e molto difficile da comprendere e che rende la distribuzione molto più rischiosa.

Approcci per la distribuzione di EPM

Parliamo per un attimo del numero di persone che si avvicinano a una distribuzione EPM. Esistono un paio di scenari possibili: Big Bang, Instant Bang e Phase Approach.

Big Bang

La teoria del Big Bang dice "Facciamo tutto!" L'idea è quella di dedicare un'eccessiva quantità di tempo alla progettazione, alla compilazione, alla riscrittura e alla programmazione dell'ambiente di gestione dei progetti aziendali definitivo. Ci vorrà una falange di programmatori e, un giorno, qualche volta in futuro, in un determinato fine settimana, faremo capovolgere un interruttore e tutti avranno la gestione del progetto aziendale. Se si trattasse di un grafico come ritorno sull'investimento nel tempo, l'aspetto sarà simile a quello riportato a destra.

Ci sono più e meno per usare la teoria del Big Bang. Sul lato più, c'è una possibilità migliore rispetto ad altri tipi di approcci che il risultato finale sarà più vicino alla finalità originale. Dopo tutto, il team non si riposa finché non ha verificato tutti i desideri creati all'inizio del progetto.

Sul lato negativo, tuttavia, ci sono alcune grandi sfide. Prima di tutto, l'organizzazione non riceve alcun ritorno sull'investimento fino al completamento del progetto al 100%. Che può essere mesi o un anno o più lungo la strada. Ogni giorno che il progetto è incompleto è un giorno in cui qualcuno può vagare per l'edificio con un'idea "migliore". Inoltre, la natura della vita è che cambia. Qualsiasi cambiamento del team, cambiamento di gestione, cambiamento nella missione o nella strategia aziendale, cambiamento nell'architettura tecnologica fondamentale, cambiamento nella proprietà aziendale può comportare la ristrutturazione o l'annullamento del progetto. In questo caso, l'organizzazione non riceve nulla per i propri sforzi.

Bang istantaneo

Quando parliamo dell'eredità di gratificazione immediata che segue Microsoft, vediamo un fenomeno diverso. Alcuni client presuppongono che la distribuzione della soluzione Microsoft EPM sia simile a un gioco Microsoft. Carichiamo nel DVD e pochi istanti dopo, stiamo facendo progetti in modo coordinato e collaborativo. Il ritorno sull'investimento sembra buono per alcuni giorni o anche settimane, mentre il gruppo pilota con il maggior entusiasmo per il nuovo sistema inizia a usarlo. Tuttavia, senza l'investimento dei dirigenti senior è estremamente difficile, se non impossibile, applicare la cultura o il cambiamento comportamentale e il progetto raramente si estende. Il sistema rimane in uso per un breve periodo di tempo e quindi viene abbandonato o lasciato in uso da un piccolo numero di utenti che sono spesso frustrati dal fatto che non sono stati in grado di invogliare il resto dell'organizzazione a collaborare.

Approccio in più fasi

Nel corso degli anni è stato rilevato che un approccio in più fasi è il metodo più efficace per distribuire un ambiente di gestione dei progetti aziendali. Ci sono un sacco di motivi per questo. Di seguito sono riportati alcuni elementi:

• In primo luogo, l'organizzazione inizia a ricevere un ritorno sull'investimento nelle prime fasi del processo. Ciò serve a salvaguardare l'implementazione e convalida la gestione della decisione di eseguire una distribuzione EPM in primo luogo.

• In secondo luogo, la distribuzione affronta le sfide tecniche in ondate anziché tutte in una volta. Man mano che la complessità del sistema aumenta, anche la maturità dell'organizzazione nella gestione di tale complessità.

• In terzo luogo, la distribuzione semplifica il cambiamento di cultura nell'organizzazione nel tempo, il che è sempre più semplice. È un truismo che il cambiamento causa turbamento. Il fatto che si sia verificato un cambiamento di questo tipo nella gestione dei progetti è una certezza. La distribuzione dell'intera visione nel tempo consente agli utenti di adattarsi al diverso modo di fare affari.

• Infine, indipendentemente dal tempo che l'organizzazione dedica alla progettazione originale, è destinata a cambiare idea non appena vede il sistema in funzione. La prima fase della distribuzione nell'ambiente di produzione in precedenza consente all'organizzazione di imparare da questa fase man mano che procede.

L'elemento più critico di questo piano è la prima fase. Incarichiamo i nostri consulenti di determinare "la distribuzione più minima possibile che restituirà un continuo ritorno positivo sull'investimento". L'ho detto con molta attenzione. Si vuole trovare una prima fase della distribuzione che possa essere inserita nell'ambiente di produzione che fornisca risultati e che ogni settimana restituisca più vantaggio rispetto allo sforzo necessario per produrli. In questo caso, la distribuzione durerà per sempre. Nessuno rimuoverebbe la distribuzione perché dirà: "Oh, non possiamo rimuoverla, ne otteniamo "questo" ogni settimana. Se si riesce a creare questo tipo di distribuzione, sarà possibile usarlo nei mesi a venire. In caso contrario, il progetto e la distribuzione sono ancora molto a rischio.

Introduzione alla strategia di distribuzione di EPM

Se ho fatto riflettere due volte sull'esecuzione di una distribuzione EPM, probabilmente è una buona cosa. Non che non si dovrebbe farlo, ma una distribuzione EPM di successo inizia sempre con un po 'di pensiero in più. Quindi, come si deve procedere per la distribuzione? Iniziamo con alcuni prerequisiti.

1. Project Management Office

Se si intende distribuire un ambiente di gestione dei progetti aziendali, non esiste alcun modo per avere un'organizzazione di gestione dei progetti aziendali. Questo viene comunemente definito Project Management Office o PMO. È possibile chiamarlo come si vuole, ma deve esistere una gestione centrale di un sistema come la soluzione Microsoft EPM. Chi dichiarerà i modelli come modello "ufficiale"? Chi determinerà chi ha l'autorità per modificare le priorità delle risorse? Chi determinerà l'aspetto di un report e chi potrà accedervi? Chi deciderà se gestire i rischi e, in caso affermativo, quale processo deve circondarlo? E così via, e così via... No, un PMO è essenziale. Se non si ha un'organizzazione di questo tipo (anche se si tratta di una sola persona), sarà necessario iniziare da qui come uno dei primi passaggi verso l'ambiente EPM.

2. Sponsorizzazione executive

Successivamente, ottenere sponsorizzazione e supporto dal senior management. Chiunque supporti questo progetto dalla suite executive deve sapere non solo quali sono gli obiettivi della distribuzione, ma per quanto tempo sarà necessario fornire supporto. Di solito diciamo ai dirigenti di pianificare un minimo di un anno completo di compiti di sponsorizzazione. Un insidia che spesso vediamo è un piccolo gruppo di middle management o project manager che desiderano un ambiente di Gestione progetti aziendali, ma non supportano i dirigenti e decidono che proveranno a eseguire la distribuzione da soli per ottenere tale supporto. È l'approccio Field of Dreams "Build it and they will come" e non ha quasi mai successo. Il problema è che gli stessi vantaggi che sarebbero interessanti per la gestione (ad esempio la conformità della metodologia PM, la creazione di report sui progetti globali, la pianificazione della capacità delle risorse e la gestione collaborativa dei progetti) sono i vantaggi che possono essere ottenuti solo con la partecipazione della gestione.

3. Siamo project manager- non abbiamo bisogno di gestione dei progetti!

Se si vuole evitare l'insidia più comune di una distribuzione EPM, creare un piano di progetto. Lo so, sembra stranamente semplice, ma è incredibile quanti progetti di distribuzione EPM non hanno, infatti, un piano di progetto. Uno dei consigli più semplici che è possibile offrire alle organizzazioni che intendono distribuire la soluzione Microsoft EPM è quello di renderlo un progetto e di applicare tutta la stessa metodologia che già usano per qualsiasi altro progetto. C'è una pianificazione del progetto; un bilancio; uno sponsor esecutivo; una carta del progetto; Risorse; metriche di successo? Queste cose possono essere trovate in tutti gli altri progetti dell'organizzazione, ma, proprio come i bambini del calzolaio che vanno a piedi nudi, i project manager spesso dimenticano di applicare le loro competenze ai propri progetti.

4. Impostare gli obiettivi

Lavorare all'inizio del progetto per determinare quali saranno le misure per il successo in ogni fase. La presenza di un set chiaro di metriche delle prestazioni consente di aiutare non solo il team del progetto, ma anche il team di gestione a completare una fase del progetto.

Introduzione

Se ti stai chiedendo come iniziare, ecco alcuni suggerimenti.

Concezione

Iniziare con una sessione di visione facilitata con i dirigenti. Se si usa l'assistenza esterna in nessun altro aspetto del progetto, sarà più utile qui. Avere qualcuno che è stato coinvolto in diverse altre distribuzioni di EPM è la chiave per il successo. Non si tratta solo di un utente di un sistema EPM, ma di un utente che ha lavorato ad alcuni dei problemi descritti in precedenza e che ha una buona comprensione delle funzionalità della soluzione Microsoft EPM e del processo di gestione dei progetti in un'organizzazione.

Chi è chi?

Una delle cose che dovrai decidere presto è chi è l'"azienda"? Ho usato questo termine diverse volte in questo articolo, ma l'azienda potrebbe significare qualsiasi cosa decidiate. È il tuo reparto, la tua divisione, tutta la tua azienda? Un errore comune commesso dalle persone che eseguono una distribuzione consiste nel fare un piano per un'intera azienda, ma avere solo l'autorità sulla propria divisione. La speranza è che altri vengano a bordo se il sistema è disponibile. Si tratta di una variante dell'approccio Field of Dreams e rende una soluzione che non è attraente per quelle altre divisioni e non utile per quelli su cui si ha autorità. Quindi, decidi presto chi sarà coinvolto e assicurati che siano inclusi nella pianificazione.

Creare un piano di progetto

Proprio come faresti con qualsiasi altro progetto, prenditi il tempo necessario per creare un piano di progetto appropriato. Ci sono numerosi piani disponibili online che ti forniranno linee guida su alcuni degli argomenti che devi trattare. Sono un buon punto di partenza, ma quasi certamente si dispone di tutte le competenze necessarie per creare un piano di progetto appropriato per una distribuzione EPM.

Conclusione

Se si sta valutando o si è avviata una distribuzione della soluzione Microsoft EPM, concentrare la distribuzione prendendo in considerazione questi tre punti:

1. Considerare questo progetto come un progetto. Usare tutte le competenze già disponibili per la gestione dei progetti per gestire il progetto di distribuzione Microsoft EPM. Tenere presente che si tratta principalmente di un progetto di gestione delle modifiche, non di un progetto tecnologico.

2. Suddividere il progetto in parti gestibili e considerare ogni fase del progetto come un sottoprogetto con le proprie metriche di successo, pianificazione, budget e risorse. Si otterranno alcuni dei vantaggi del sistema complessivo più velocemente e ciò servirà per ottenere un supporto ancora maggiore dalla gestione.

3. Tenere presente che il ritorno sull'investimento deve funzionare a tutti i livelli. Non è sufficiente creare un sistema che funzioni per i dirigenti, ma non funzioni per le persone che devono gestirlo. In alternativa, un sistema che funziona per i project manager ma non fornisce i report richiesti dal senior management. In alternativa, un sistema che funziona per i project manager e i senior management, ma è troppo difficile o troppo impegnativo per i singoli utenti. Ogni persona che deve investire tempo ed energia nell'uso del sistema deve essere considerata in termini di rendimento dell'investimento.

Se si progetta una distribuzione che segue un approccio in più fasi e usa la metodologia di gestione dei progetti di base già disponibile per altri progetti, si hanno grandi probabilità di successo. Buona fortuna e pianificazione felice!

Informazioni sull'autore

Chris Vandersluis è il presidente e fondatore di Montreal, HMS Software, un partner microsoft certificato. Ha una laurea in economia presso la McGill University e oltre 30 anni di esperienza nell'automazione dei sistemi di controllo del progetto. È un membro di lunga data del Project Management Institute (PMI) e ha contribuito a fondare i capitoli di Montreal, Toronto e Quebec del Microsoft Project Users Group (MPUG). Le pubblicazioni per le quali Chris ha scritto includono Fortune, Heavy Construction News, computing Canada magazine, e PMNetwork di PMI, ed è un giornalista regolare per Project Times. Insegna Advanced Project Management alla McGill University e spesso parla alle funzioni dell'associazione di gestione dei progetti in America del Nord e in tutto il mondo. HMS Software è l'editore del sistema timekeeping orientato al progetto TimeControl ed è partner di Microsoft Project Solution dal 1995.

Chris Vandersluis può essere contattato via e-mail all'indirizzo: chris.vandersluis@hms.ca

Per altre informazioni sugli articoli correlati a EPM di Chris Vandersluis, vedere il sito guida EPM di HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).