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7 modi per supportare la l'adozione della soluzione PPM dopo l'implementazione

  • Articolo

Gli strumenti di gestione di progetti e portfolio (PPM) causano quasi sempre un drastico cambiamento nel modo in cui i progetti vengono gestiti, monitorati e segnalati nell'intera organizzazione. Tuttavia, per le organizzazioni si perde la necessità di concentrarsi tanto sull'adozione continua quanto sull'implementazione degli strumenti. In questo white paper verranno esaminate alcune delle aree principali su cui è possibile concentrarsi per sostenere l'adozione, dopo l'implementazione, fino a quando l'uso dei nuovi strumenti PPM non diventa parte della cultura organizzativa.

Per scaricare la versione Word di questo articolo, vedere il white paper 7 Ways to Sustain Adoption of your PPM Solution, Post-Implementation: (7 modi per sostenere l'adozione della soluzione PPM, post-implementazione: white paper).

Per altri articoli, vedere white paper "From the Trenches".

7 modi per supportare la l'adozione della soluzione PPM dopo l'implementazione

Introduzione

Sei mai stato coinvolto in un progetto in cui la nuova idea o l'innovazione sembrava essere la prossima cosa migliore, ottiene un forte supporto in tutto, viene eseguita, e poi entro pochi mesi dall'implementazione, nessuno la usa più? Se avete risposto sì, sarete anche d'accordo con me che in questi progetti, non c'era carenza di sforzi di gestione del cambiamento, sforzi di formazione, e così via. Perché le persone smettono di usare determinati strumenti, che sono stati considerati le idee più grandi al momento dell'implementazione?

Potrebbero esserci molte risposte alla domanda precedente. Potrebbe essere che lo strumento sia obsoleto a causa di condizioni di mercato, o forse la strategia organizzativa è cambiata. Tuttavia, se si guarda con attenzione, il più delle volte, il vero motivo è che non sono stati fatti sforzi per sostenere l'adozione che è stata raggiunta durante l'implementazione del progetto. Non è sufficiente gestire il cambiamento durante il ciclo di vita del progetto; la modifica deve essere gestita oltre la chiusura del progetto. Questo vale per qualsiasi progetto, ma soprattutto nel contesto dell'implementazione della soluzione PPM, perché gli strumenti PPM causano quasi sempre un drastico cambiamento nel modo in cui i progetti vengono gestiti, monitorati e segnalati nell'intera organizzazione.

In questo white paper verranno esaminate alcune delle aree principali su cui è possibile concentrarsi per sostenere l'adozione post-implementazione e non si lascerà passare la limitazione fino a quando l'uso del nuovo strumento PPM non diventa parte della cultura organizzativa.

7 modi per sostenere l'adozione

Si supponga che l'organizzazione implementerà la soluzione PPM (o eseguirà l'aggiornamento a una versione più recente) nel prossimo futuro. Si supponga anche che sia disponibile il supporto completo per la formazione e gestione delle modifiche durante il ciclo di vita del progetto. In questo contesto, ecco le aree chiave che richiedono un'attenzione reale al termine dell'implementazione.

1) Stabilire obiettivi di 30-60-90 giorni

Prima di implementare la soluzione PPM, la prima cosa da fare è determinare gli obiettivi di 30-60-90 giorni per l'implementazione. L'hai letto correttamente. Questa operazione deve essere eseguita PRIMA dell'implementazione e non DOPO. Iniziare con elementi semplici da misurare, ad esempio % delle schede attività inviate in base all'ora o al numero di progetti creati e così via, e misurarli in modo coerente e segnalarli. Questi "obiettivi" ti aiuteranno come segue:

  • Prima di tutto, gli obiettivi e le metriche ti diranno quanto bene viene usato lo strumento. Se le metriche hanno un aspetto negativo, è possibile passare immediatamente all'azione e fornire il supporto necessario per aumentare l'utilizzo dello strumento.

  • Gli obiettivi forniscono elementi specifici con cui lavorare, anziché essere generici sull'esito positivo o negativo del progetto.The goals will give specific things to work with, instead of being generic about the success or failure of the project. Consentono di mostrare il valore della soluzione PPM alla gestione.

    E infine, questo aiuterà a celebrare le piccole vittorie. Anche se la soluzione PPM avrebbe potuto essere implementata per apportare cambiamenti radicali all'interno dell'organizzazione, è importante ottenere vittorie rapide e celebrarle, per mantenere l'interesse e la positività intorno alla soluzione.

E tra l'altro, non fermarsi a 30-60-90 gol di giorno. Assicurarsi di stabilire anche alcuni obiettivi a lungo termine e di monitorarli.

2) Mostra loro il valore!

Prima dell'implementazione della soluzione PPM, è quasi garantito che sia stata eseguita un'analisi dei vantaggi, che elencava il monitoraggio e la manutenzione dei progetti più semplici, la collaborazione migliorata, una migliore visibilità e controllo e così via. Tuttavia, il grande elefante nella stanza di cui nessuno parla è che, tutti questi sono possibili solo se tutti gli utenti della soluzione PPM eseguono il lavoro necessario per generare e gestire i dati. La conseguenza di ciò è che l'utente finale non ha idea del valore che porta all'organizzazione semplicemente inviando le schede attività in tempo o in che modo un Resource Manager può essere utile monitorando le allocazioni delle risorse.

Se si vuole un'adozione utente reale a lungo termine, il primo obiettivo dovrebbe essere quello di mostrare a ogni utente il valore che portano allo strumento e all'organizzazione. Visualizzare i report e il dashboard generati. Usando i dati inviati nello strumento. Coinvolgere i dirigenti per usare effettivamente i report e i dashboard e comunicare con i propri gruppi, in relazione al valore che li sta portando. Proprio come una pianta cresce solo quando il Sole brilla su di esso, gli utenti finali sentono l'importanza dello strumento, solo quando sanno che i leader dell'organizzazione hanno la loro attenzione su di esso.

3) Modificare le metodologie di apprendimento

Pensateci. Mentre guidi nella tua auto, ascoltando la radio, improvvisamente arriva una canzone che ti piaceva davvero da bambino, ma non l'ho sentito da molto tempo. Posso scommettere su questo, anche se potresti non ricordare i testi esatti della canzone, puoi praticamente canticchiare lungo la canzone. Perché pensi che sia così? Per due motivi:

  1. Hai sentito quella canzone molte, molte volte.

  2. Mentre i testi erano 'informazioni', la canzone aveva un 'sentimento' collegato ad esso. Come esseri umani, tendiamo a ricordare i sentimenti meglio delle sole informazioni.

Quindi, come si applica alla nostra discussione qui?

La formazione tradizionale per le soluzioni PPM tende a concentrarsi sulla ricerca di molti dati o informazioni in lezioni, sessioni di formazione, manuali e così via. Tuttavia, non vi è alcuna sensazione o emozione associata a tali informazioni, quindi le persone non lo conservano una volta che queste sessioni sono completate. In effetti, è necessario presupporre che gli utenti non manterranno più del 20% di ciò che apprendono per la prima volta. Allora, come risolviamo questo problema? Proprio come abbiamo gestito la canzone che ci è piaciuta.

  • Fornire altre vie per ottenere la formazione. Tutti gli utenti non capiscono le cose allo stesso modo. Alcune persone sono più sintonizzate verso la lettura di materiale, mentre altre amano watch video. Assicurarsi quindi che le persone abbiano più di un modo per ottenere informazioni e formazione.

  • Consentire agli utenti di allegare una sensazione alle informazioni. Ciò può includere elementi come il pull degli utenti in sessioni di pranzo e apprendimento per piccoli gruppi, che consentono agli utenti di porre domande in un'impostazione di gruppo, aprire forum di discussione e così via. Sono abbastanza sicuro che lei ricordi ancora ciò che un determinato oratore ha detto in risposta a una delle sue domande. Lo stesso vale anche per tutti gli utenti.

  • Premia le buone idee, le domande e la partecipazione. Il Progetto TechCenter e i Forum ne sono ottimi esempi, in cui tutte le risposte corrette vengono premiate dalla community stessa, favorendo così una condivisione più attiva di conoscenze e competenze.

4) Rivalutare e riconfermare

Una volta, quando lavoravo con un client in un'implementazione PPM, abbiamo deciso che tutti i report della soluzione PPM sarebbero stati eseguiti usando cubi OLAP. Se non si ha familiarità con la funzionalità dei cubi OLAP, ai fini di questa storia, è possibile comprendere che i dati vengono aggiornati solo in base a una pianificazione predefinita. Nel nostro caso, eravamo d'accordo che sarebbe stato quotidiano. Tuttavia, una volta implementata la soluzione, si è iniziato a ricevere reclami per il fatto che i report non erano corretti e non mostravano i dati durante l'immissione da parte degli utenti e così via. Mentre si analizzava più a fondo il problema, si è scoperto che i dirigenti esaminavano i dati quasi ogni ora (in attesa di dati in tempo reale) e che gli utenti aggiornavano i dati in base alle esigenze. Poiché i dati OLAP erano un aggiornamento notturno, i report non sono stati ovviamente aggiornati. Pertanto, dopo aver valutato le opzioni, questi report sono stati riscritti per eseguire direttamente il pull dei dati dal database, rendendoli in tempo reale.

La morale della storia? Ciò che il team del progetto ha pensato, trovato, assunto e progettato durante la fase di progettazione del progetto potrebbe non funzionare sempre nel mondo reale. Quindi, essere aperti ad apportare modifiche. Se si scopre che l'implementazione iniziale della soluzione non è allineata a ciò che gli utenti stanno effettivamente facendo nel loro lavoro quotidiano, non essere rigidi e forzare la progettazione sulle persone. Questo è un modo sicuro per perdere l'interesse dell'utente.

5) Stabilire la governance

Stabilire un modello di governance per mantenere la soluzione PPM, incluse le modifiche e così via, è, a mio parere, fondamentale. Questo argomento è stato trattato in dettaglio nel white paper Beat the Half-life (t 1/2): Governance della soluzione PPM, post-implementazione. Anche se la strategia di governance consente di mantenere la soluzione PPM stessa, mostra anche agli utenti che non è necessario associare ogni singolo aspetto dell'implementazione. Mostra loro che la richiesta di una modifica è OK. Questo stesso porterà un'apertura al tavolo, che aiuta gli utenti a diventare i driver. Parlare attivamente di ciò che può essere migliorato della soluzione è molto meglio per l'adozione che solo supponendo che tutti siano allineati a ciò che è stato implementato.

6) Fornire supporto fanatico

In questi giorni sembra che si può ottenere uno strumento gratuito per qualsiasi tipo di lavoro si vuole fare sul vostro PC. Non fraintendetemi: adoro assolutamente le cose gratuite. Tuttavia, l'unica cosa che non mi piace degli strumenti gratuiti è la mancanza di supporto. Se si verificano problemi, si cerca e si cerca una soluzione, si provano diverse soluzioni e si spera che funzioni. Non inserire gli utenti della soluzione PPM in questa situazione.

A mio parere, tutti noi dovremmo essere fanatici nel sostenere i nostri utenti, indipendentemente dall'applicazione o dal processo che supportiamo. Rispondi sempre il più velocemente possibile, anche se non è sempre con una soluzione. Una volta che l'utente sa che qualcuno sta prestando attenzione al suo problema, nella maggior parte dei casi che è sufficiente per metterli a proprio agio. E assicurarsi di eseguire il follow-up con una soluzione, o almeno puntare alla giusta direzione. Ricorda sempre che lo strumento PPM che stai supportando è uno dei tanti strumenti che l'utente usa ogni giorno per svolgere il proprio lavoro e più velocemente puoi semplificarne la vita risolvendo il problema, più gli utenti sono felici.

Fidati di me; senza un supporto efficace dopo l'implementazione, posso garantire che l'implementazione PPM verrà eseguita molto rapidamente. Inoltre, sii intelligente sul processo di supporto e risoluzione. Quando si forniscono soluzioni agli utenti, creare un knowledge base, in modo che per i problemi futuri sia sufficiente reindirizzare gli utenti per una soluzione self-help.

7) Il comportamento che viene ricompensato verrà ripetuto!

Se hai figli, lo capirai subito: premi un bambino con una faccia felice quando fanno qualcosa, e continueranno a farlo, fino a quando non inizierà a metterti sui nervi. Qualsiasi comportamento premierai verrà ripetuto fino a quando non fai qualcosa per cambiarlo. Per ogni adottante riluttante che stai cercando di attirare, ci sono almeno altri 3 early adopter che stanno effettivamente cercando di imparare, comprendere e usare lo strumento.

Non dimenticate di questi sostenitori non celebrati. Sono quelli che effettivamente abbracciano il cambiamento, usano lo strumento e alla fine guidano gli altri aiutandoli. Fornire loro tutto il supporto possibile. Riconoscere e premiare le cose che stanno facendo in modo che continuino a farlo, e altri possono imparare da loro. Renderli utenti con privilegi avanzati e consentire loro di creare bozze di articoli della Guida. La linea di fondo è, incoraggiare comportamenti desiderabili in modo che alla fine sostituiscono quelli indesiderati.

Conclusione

Le tecniche elencate in precedenza non sono le uniche che possono essere utili per l'adozione da parte dell'utente finale e l'elenco può essere sicuramente aggiunto a. Il punto chiave che deve essere compreso è che non è sufficiente concentrarsi solo sull'adozione degli utenti e sulla gestione delle modifiche durante l'implementazione o pochi mesi dopo l'implementazione. Si tratta di un processo standard e continuo che non finisce mai e richiede attenzione e attenzione costanti.

Informazioni sull'autore

Prasanna Adavi (PMP, MCTS, MCITP, MCT) è consulente e formatore senior di Enterprise Project Management (EPM) specializzato nelle piattaforme Microsoft Project, Microsoft Project Server e Microsoft SharePoint. Il suo obiettivo principale è quello di creare e abilitare soluzioni aziendali per aiutare le organizzazioni a ottenere il miglior ritorno sui propri investimenti.

Ha anche una vasta esperienza nei progetti leader end-to-end in un'ampia gamma di domini e verticali, tra cui IT, ERP (SAP), Produzione, Sviluppo di applicazioni, Automotive e Servizi creativi. È un relatore abituale di vari eventi di Project Server, EPM e SharePoint in tutto il paese/area geografica e collabora regolarmente alla community di SharePoint ed EPM.

Prasanna è un blogger regolare (https://www.prasannaadavi.com) e gestisce anche un podcast bi-settimanale (https://www.msprojectpodcast.com), incentrato principalmente sulle soluzioni Microsoft Project e Project Server. Prasanna è senior consultant presso EPMA (https://www.epmainc.com).