Il rapporto con i dirigenti

Questo articolo fa parte della nostra raccolta "From the Trenches". Descrive l'importanza del coinvolgimento dei dirigenti per una distribuzione di successo di Enterprise Project Management (EPM). Sono descritti i motivi per cui una società potrebbe scegliere di non coinvolgere un dirigente nell'implementazione, le modalità di coinvolgimento consigliate e suggerimenti su come rendere partecipe un dirigente in modo efficace.

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Connessione esecutiva

Nel corso degli anni le distribuzioni EPM di maggior successo con cui sono stato coinvolto hanno sempre avuto una forte connessione con i dirigenti. In confronto, le distribuzioni che sono state le più difficili sono state quelle in cui la connessione con i dirigenti è stata mantenuta a portata di mano. Mi ha fatto pensare a cosa fa sì che i dirigenti siano più o meno coinvolti e quali raccomandazioni posso fare alle organizzazioni nelle prime fasi di una distribuzione EPM per quanto riguarda il tipo di coinvolgimento dei dirigenti che deve essere richiesto.

Nessun dirigente? Com'è possibile?

Parliamo prima di tutto di come potrebbe accadere che i dirigenti non siano intimamente coinvolti in una distribuzione EPM. Dopotutto, EPM è l'acronimo di Enterprise Project Management. Non dovrebbe esserci qualcuno che rappresenta l'organizzazione nel progetto? Ci penseresti così. Ma, in molte organizzazioni ci sono numerosi motivi per cui i dirigenti non sarebbero coinvolti.

Mancanza di conoscenze esecutive di EPM

Il primo e più probabile motivo è la mancanza di comprensione di ciò che riguarda la gestione dei progetti. I dirigenti della vecchia scuola a volte hanno poca esperienza di progetto e l'esperienza che hanno li porta a pensare alla gestione dei progetti come a un tipo di esercizio molto tattico e sul campo e non affatto a un esercizio strategico. Quando si presenta la necessità di gestire i progetti aziendali, sono spesso sorpresi che le iniziative consigliate richiedano molto tempo, un grande sforzo e molti soldi e certamente non pensano che il loro coinvolgimento personale debba essere richiesto.

I progetti di infrastruttura di Project Management sono spesso considerati come un sovraccarico e, sebbene la gestione superiore abbia spesso un grande desiderio per i risultati di tali sistemi e processi, raramente sono desiderosi di investire in essi. Questo non è aiutato dal modo in cui il settore della gestione dei progetti deve "vendere" tali progetti internamente. In un esempio di produzione di controllo della qualità (QA), è comune recitare i risparmi in dollari per ciò che si può ottenere migliorando la qualità di un paio di punti percentuali. Project Management non ha questo lusso. I risparmi di Project Management sono sempre un risparmio sui costi e molto più difficile da dimostrare direttamente. Di conseguenza, i progetti di gestione dei progetti richiedono molto più sforzo interno per vendere rispetto ad altri.

EPM: si tratta di un progetto tecnologico

Un altro inconveniente comune consiste nel considerare un progetto EPM come un progetto tecnologico primario. "Se acquistiamo questo software, avremo la gestione dei progetti aziendali." Come ho detto nella mia colonna prima e come è stato ripreso praticamente da tutti nel settore della gestione dei progetti, questo semplicemente non è vero. I prodotti di gestione dei progetti aziendali come Microsoft Project Server e i prodotti associati che costituiscono la soluzione Microsoft EPM sono una piattaforma da cui può verificarsi l'automazione della gestione dei progetti aziendali. Possono essere considerati come gli strumenti o il mezzo attraverso il quale arriveranno i vantaggi di EPM, ma non sono, in sé e per sé, la soluzione. Una soluzione di gestione di progetti aziendali di successo deve essere realizzata con processi, competenze del personale, procedure e procedure, standard e, spesso, con tecnologia progettata per consentire a tali processi, persone e procedure di renderlo più efficiente. Tuttavia, ci sono molti fornitori di software di gestione dei progetti sul mercato e il loro messaggio parla dei vantaggi ottenuti dai clienti durante l'uso degli strumenti EPM acquistati, quindi forse non è sorprendente che alcuni dirigenti ritengono che lo strumento sia la soluzione.

Certamente sono impegnato (per circa 10 minuti)

Alcuni dirigenti accedono come sponsor esecutivo per i progetti EPM e sono generalmente turbati quando arriva qualcuno come me per annunciare che il progetto richiederà il loro impegno per 6-24 mesi. "Come potrebbe questo non richiedere più di pochi giorni di formazione?", chiedono. Questo spesso deriva da un completo malinteso sulla natura fondamentale di un progetto EPM. Una volta compreso che la distribuzione di un ambiente EPM funzionante includerà modifiche nel processo, nelle procedure quotidiane, nel modo in cui le risorse vengono allocate e anche nel modo in cui vengono selezionati i progetti, non è raro che la direzione senior prenda un passo indietro per raggruppare di nuovo. Più volte sono stato chiamato in una società un anno o più dopo averli incontrati per la prima volta per scoprire che l'azienda ha un nuovo rispetto per quello che hanno bisogno di fare e ora hanno schierato le loro forze intorno a fare una distribuzione EPM completamente e correttamente.

Non l'abbiamo detto ai dirigenti

Questo è tutto troppo comune. Ogni anno ricevi numerose chiamate da personale all'interno di un'organizzazione che lavora in una capacità di gestione del progetto e che può vedere un'urgente e significativa necessità di gestione dei progetti aziendali, ma che non hanno alcun supporto esecutivo per il progetto. Sperano di poter lavorare sotto il radar e creare rapidamente un ambiente di gestione del progetto aziendale prima che qualcuno se ne accorgi e poi presentare questo nuovo processo e sistema alla gestione ben avvolta con un arco. Questo è il metodo "gettalo sul muro e vedi se si attacca" e quasi mai ha successo.

Coloro che cercano di stabilire un ambiente di gestione dei progetti aziendali senza il supporto della loro gestione corrono a capofitto in tutte le cose che richiedono la gestione senior prima di essere fuori dal gate. EPM, dopo tutto, viene spesso fatto per migliorare la pianificazione della capacità delle risorse, migliorare la gestione del portfolio, migliorare l'impatto tra progetti e migliorare la collaborazione all'interno del progetto. Quasi niente di tutto questo può essere modificato senza l'intervento della gestione. Inoltre, coloro che sono più interessati a questo tipo di approccio hanno sfide significative di gestione dei progetti che stanno cercando di affrontare. È inevitabile che queste sfide di gestione dei progetti siano incentrate su altri reparti e personale che hanno un interesse acquisito a non cambiare.

In un'organizzazione matrice, ad esempio, è comune riscontrare conflitti tra i responsabili delle risorse e i project manager. "Se solo potessimo essere più proiettati", diventa il grido di battaglia dei project manager ed è a questo punto che qualcuno come me riceve una chiamata che chiede se potremmo rapidamente (nell'ordine di pochi giorni) aiutarli a creare un ambiente di gestione del progetto aziendale. Questi esercizi sono a volte etichettati come progetti "Proof of Concept" e la prima cosa che tendiamo a chiedere è: "Cosa stai cercando di dimostrare?" La cosa migliore da fare con questi tipi di progetti consiste nell'inserire la gestione nella conversazione in anticipo ed esporre le cause della gestione dei progetti che non sono il più efficaci possibile e nel pianificare insieme la distribuzione di una gestione di progetti aziendali.

Vorrei che qualcuno fosse responsabile di questo (ma io)

Alcuni dirigenti possono vedere la profondità che un'implementazione di gestione di progetti aziendali può rappresentare e considerarlo un rischio di carriera per coinvolgere se stessi. Quindi, quando l'ufficio di gestione del progetto o il middle management che ha avuto il compito di creare un EPM vengono alla suite executive in cerca di supporto, può essere difficile da trovare. Questo è spesso il risultato di una mancanza di comprensione del modo in cui il coinvolgimento dei dirigenti chiave è nel rendere questo tipo di distribuzione un successo.

Come devono essere coinvolti i dirigenti?

Non c'è una risposta giusta a questa domanda. Ogni organizzazione che ho incontrato ha una struttura diversa, personalità diverse e requisiti diversi. Ciò che funziona in un'organizzazione a volte non funziona al successivo. Quindi, è impossibile dire "È il Chief Information Officer che deve sempre essere lo sponsor esecutivo." e avere che essere precisi per ogni azienda. Ecco alcune cose sul coinvolgimento dei dirigenti nei progetti EPM che ho trovato negli anni comuni tra la maggior parte, se non tutte le organizzazioni che ho incontrato.

Parlo a nome delle persone coinvolte

Quando si definiscono le risorse che verranno coinvolte nell'esercizio di gestione dei progetti aziendali, è fondamentale avere un impegno esecutivo da parte di un utente con autorità su tutti gli utenti coinvolti. Ho un sacco di esempi di questo sia nei tentativi di successo che non riusciti.

In una distribuzione EPM in cui sono stato coinvolto molti anni fa, abbiamo lavorato con la benedizione di un direttore senior di una società di ingegneria ad alta tecnologia. È iniziato con grande entusiasmo sia da noi che dall'ufficio di gestione dei progetti del cliente. Avremmo dovuto essere meno eccitati e più insistenti su chi è stato implicato nell'intero esercizio, come abbiamo scoperto circa a metà strada attraverso la distribuzione che questo direttore senior, mentre si è molto impegnato, era solo uno dei cinque direttori che controllavano il personale implicato nella distribuzione. Quando abbiamo sottolineato che avevamo bisogno del consenso e del supporto di tutti e cinque i direttori, il progetto si è imbattuto rapidamente in problemi. Il tentativo di presentare una petizione al VP delle operazioni si è rivelato infruttuoso perché tre dei cinque direttori ritenevano che avrebbero perso il controllo dei loro gruppi se il progetto EPM dovesse andare avanti e presentasse una petizione al VP nello stesso momento in cui eravamo. Alla fine, abbiamo dovuto accontentarci di un ambito ridotto e di un periodo molto più lungo prima che l'azienda potesse iniziare a godere dei risultati dell'ambiente di gestione dei progetti aziendali che avevamo creato insieme. Il client alla fine sarebbe soddisfatto, ma non lo eravamo. E 'stata una buona lezione di non essere troppo coinvolto nel vostro entusiasmo.

In un altro progetto in cui sono ancora coinvolto, stavamo lavorando all'ambiente EPM nel reparto IT dell'organizzazione. Ho incontrato il CIO durante la nostra prima riunione e ha capito subito cosa gli sarebbe stato richiesto. Nel giro di poche settimane, le prime fasi di un ambiente EPM sono state stabilite nel reparto IT che controlla. Ha iniziato subito a produrre alcuni risultati e l'organizzazione ha ampliato lo sforzo negli ultimi cinque anni per rendere il sistema sempre più prezioso. Ora l'organizzazione si sta muovendo verso la selezione del portfolio e stiamo lavorando di nuovo con loro ai livelli di gestione più alti. C'era preoccupazione da parte dell'ufficio di gestione del progetto e persino del CIO che ci potesse essere resistenza da parte dei dirigenti senior a coinvolgere se stessi nel processo quando abbiamo pianificato la nostra prima riunione, ma le preoccupazioni erano infondate. Si scopre che i dirigenti erano pronti ad accettare le responsabilità che ho delineato loro. Consideriamo questo cliente una grande storia di successo e sono stati riferimenti per noi per molti anni.

Capisco cosa mi serve

Il tentativo di ridurre o ridurre al minimo gli effetti di una distribuzione EPM non è in definitiva produttivo. Ho visto molte persone provare a ridurre al minimo le implicazioni di una distribuzione EPM per la gestione per ottenere almeno un certo supporto. Questo è spesso dovuto al fatto che le persone che stanno cercando di ottenere il sostegno della suite esecutiva sono preoccupate che il progetto apparirà troppo complesso, troppo costoso o troppo rischioso per ottenere alcun supporto a tutti. La teoria è quella di ottenere un certo supporto per fare qualcosa, indipendentemente da quanto minimo e quindi sperare che l'ambiente possa essere espanso nel tempo. Ho sempre scoperto che lavorare con i dirigenti per mostrare loro esattamente ciò che è necessario per loro e, se necessario, educarli su ciò che sarà interessato è molto più produttivo. Dopotutto, i dirigenti in genere non diventano dirigenti se sono stupidi. Per tutta la preoccupazione che ho sentito nel corso degli anni su come quando incontro qualche dirigente o un altro potrebbero non capire quello che sto cercando di dire, non è mai successo. I dirigenti che tendo ad incontrare sono interessati, altamente intelligenti e pronti ad agire. Ciò che non sono è dotato di tempo illimitato. Quindi, mi assicuro di fare il mio punto conciso, chiedere ciò di cui abbiamo bisogno e non porre richieste all'esecutivo che possono essere gestite altrove. Tuttavia, anche io non tirare pugni in termini di quanto tempo potrebbe richiedere per ottenere ritorno sull'investimento o quanto tempo fino a quando non vengono raggiunti gli obiettivi finali. Nella mia esperienza, quando i dirigenti sanno cosa è richiesto da loro, tendono a salire fino all'occasione.

Operazioni successive

Si sta lavorando a una distribuzione EPM in questo momento? Ci si sta chiedendo come si potrebbe coinvolgere i propri dirigenti nella distribuzione della gestione dei progetti aziendali? Forse si è un senior executive e ci si sta chiedendo cosa si può fare per garantire una distribuzione EPM di successo. Ecco alcuni suggerimenti che possono essere preziosi.

Trova il dirigente giusto

Trovare il dirigente più cordiale non è sempre dove la ricerca dovrebbe fermarsi. Cerchiamo un paio di criteri per assicurarci di avere il giusto coinvolgimento esecutivo. In primo luogo, cerchiamo la persona che ha autorità sulle risorse che saranno implicate. Se il progetto EPM è destinato al reparto IT, si tratta in genere del CIO. Se si parla con un'organizzazione matrice, è possibile che si stia cercando il direttore operativo o il CEO. Un "comitato" di dirigenti è in genere una bandiera rossa a meno che non vi sia una chiara catena di comando su chi otterrà decisioni all'interno di quel gruppo. Se il gruppo è costituito da diversi dirigenti che sono tutti pari, chiederemo anche a qualcuno che gestisce il gruppo di partecipare. Quindi, l'autorità sufficiente è prima di tutto. Successivamente, questo utente deve comprendere e impegnarsi per i vantaggi che il progetto EPM rappresenta e gli effetti che possono risultare. Se non si vuole modificare il modo in cui le risorse vengono allocate, il desiderio di modificare l'allocazione delle risorse in modo che sia più efficace è variato. Quindi, è importante immetterlo immediatamente sul tavolo.

Si tratta di un progetto di gestione delle modifiche

Questo potrebbe essere il singolo fattore più importante per la riuscita di una distribuzione EPM. Ciò non significa che la tecnologia non sia importante. Ma vogliamo che la direzione comprenda che quello che stiamo per fare è cambiare il comportamento dell'organizzazione e che alcuni dei fattori coinvolti possono comprendere in modo approfondito il funzionamento di tutti i tipi di aspetti dell'organizzazione. Quando il management lo capisce, otteniamo un enorme livello di rispetto per il progetto e un supporto molto migliore. Dopo tutto, se EPM è auspicabile, è perché è necessario modificare il modo in cui vengono prese alcune decisioni aziendali fondamentali. Queste decisioni possono includere la modalità di assunzione delle risorse o il modo in cui vengono selezionati i progetti e quasi certamente la priorità dei progetti. In un'organizzazione che esegue progetti (come sarebbe qualsiasi organizzazione interessata a EPM), ciò influisce in definitiva su quasi tutto.

Usare una linea di vita - telefona a un amico

Proprio come i concorsi popolari, a volte la cosa migliore che puoi fare è raggiungere fuori di te stesso per sfruttare gli altri che potrebbero avere una prospettiva che sarebbe apprezzata. Abbiamo sempre scoperto che una delle cose più produttive che possiamo fare con un dirigente è quella di configurarli per incontrare altri dirigenti della loro statura. I dirigenti in genere apprezzano molto la possibilità di parlare con altri come loro che hanno o che si trovano ad affrontare sfide simili. Ci sono restrizioni in alcuni casi, naturalmente. In genere non è possibile avere alti dirigenti di concorrenti diretti parlare e quelli in determinati settori come la difesa hanno alcune restrizioni, ma in quasi tutti i casi è possibile trovare altri dirigenti che prenderanno la chiamata dal vostro dirigente su ciò che ha funzionato in una distribuzione EPM. Non sai dove trovare queste persone? Il capitolo pmi (o organizzazione simile) locale è un buon inizio. Ascolta le storie di coloro che hanno completato distribuzioni EPM di successo e chiedi se il tuo VP potrebbe parlare con il proprio VP. Sarete sorpresi di quanto sono cooperative la maggior parte delle persone. Se si sta già esaminando la tecnologia, ad esempio Microsoft Project Server, chiedere al fornitore di configurare una chiamata con una distribuzione corretta. Ovviamente hanno un interesse acquisito a far entrare i tuoi dirigenti in contatto con i dirigenti che hanno completato con successo un'implementazione. Se si esegue questa operazione, non si ottiene troppo appeso su quale versione di quali strumenti sono stati implementati. È il processo complessivo di coinvolgimento dei dirigenti che deve essere comunicato.

Non sono solo gli strumenti

Cercare di evitare l'insidia di pensare che solo gli strumenti senza il processo risolveranno le sfide di gestione dei progetti aziendali. Alcuni dirigenti che incontro sono affascinati dal pensare che la distribuzione di software di gestione del progetto costituisce la soluzione funzionante. A quelle persone di solito chiedo questo:

"Se andassi al negozio Do-It-Yourself locale e chiedessi una cucina", dirò, "e qualcuno dovesse portare fuori una grande scatola di legno, unghie, colla, vernice e strumenti che avrebbero consegnato?" Non credo. Potrebbero aver offerto il potenziale per una cucina, ma non sarei in grado di prepararmi immediatamente un panino. A tale scopo ho bisogno di legno, chiodi, colla, vernice e strumenti, ma ho anche bisogno di alcune competenze, alcune conoscenze, un piano e un po 'di tempo. Ora, potrei capire come fare una cucina? Certo, dato il tempo e un sacco di pazienza. Ma, se voglio una cucina un po 'più veloce, potrei prendere in considerazione di lavorare con un appaltatore per aiutare.

In definitiva, avere il supporto esecutivo di un dirigente con l'autorità e l'impegno a rendere la distribuzione di gestione dei progetti aziendali un successo è un fattore di successo fondamentale, ma lo si sapeva già. Dopo tutto, in qualsiasi progetto principale dell'organizzazione si avrebbe lo sponsor esecutivo come parte naturale della gestione dei progetti. È facile dimenticarlo solo perché si tratta di un progetto interno e in tanti casi si dimentica di applicare ciò che sappiamo sulla gestione dei progetti ai propri progetti interni. In questo caso, creare un'eccezione e ottenere l'onboarding dei dirigenti corretti mentre si procede con la propria distribuzione EPM.

Informazioni sull'autore

Chris Vandersluis è il presidente e fondatore di Montreal, HMS Software, un partner microsoft certificato. Ha una laurea in economia presso la McGill University e oltre 30 anni di esperienza nell'automazione dei sistemi di controllo del progetto. È un membro di lunga data del Project Management Institute (PMI) e ha contribuito a fondare i capitoli di Montreal, Toronto e Quebec del Microsoft Project Users Group (MPUG). Le pubblicazioni per le quali Chris ha scritto includono Fortune, Heavy Construction News, computing Canada magazine, e PMNetwork di PMI, ed è un giornalista regolare per Project Times. Insegna Advanced Project Management alla McGill University e spesso parla alle funzioni dell'associazione di gestione dei progetti in America del Nord e in tutto il mondo. HMS Software è l'editore del sistema timekeeping orientato al progetto TimeControl ed è partner di Microsoft Project Solution dal 1995.

Chris Vandersluis può essere contattato via e-mail all'indirizzo: chris.vandersluis@hms.ca

Per altre informazioni sugli articoli correlati a EPM di Chris Vandersluis, vedere il sito guida EPM di HMS (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).