Cattive notizie

Questo articolo fa parte della nostra raccolta "From the Trenches". Descrive come i project manager possono condividere le cattive notizie sui loro progetti in modo più efficace e con il minor danno a se stessi.

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L'interruzione di Bad... Notizie che sono

A seguito di un articolo (Annullamento di un progetto senza annullare la tua carriera: white paper) ho fatto un po'di tempo fa, ho ricevuto una serie di commenti da project manager che esprimevano la loro preoccupazione di condividere queste brutte notizie con la loro gestione. "Non importa quali potrebbero essere i potenziali benefici", ha detto uno, "sarò licenziato se condividerò notizie così brutte".

Indipendentemente dall'ambiente di lavoro, sembra che alcune persone siano più brave a condividere cattive notizie rispetto ad altre e per i project manager, essere in grado di condividere sia buone notizie che cattive fa parte della descrizione del lavoro. Esaminiamo quindi un momento su come un project manager possa condividere le cattive notizie in modo più efficace e con il minor danno a se stesso.

Ottieni tutte le notizie prima di iniziare a condividere

La prima e più importante lezione è quella di assicurarsi di avere tutte le notizie. Ogni volta che ho un membro del personale che si avvicina a me con alcune notizie sconvolgenti ho inevitabilmente domande. Se non si sono presi il tempo di considerare anche quali domande potrei porre e quali sono le risposte, è irritante. Quindi, prima di correre al tuo manager per esclamare come sta cadendo il cielo, assicurati di fermarti un attimo per ottenere tutti i fatti. Si è certi che le informazioni disponibili siano complete? È accurato? Ci sono circostanze attenuanti? Sai come sono arrivate queste brutte notizie? Si tratta di una condizione temporanea o di qualcosa di più permanente? Avete una valutazione dell'impatto di questa notizia?

Accidenti! Non siamo ancora fuori dal cancello e hai già un elenco di cose da fare. Non c'è niente di più sconvolgente per una persona in gestione che avere un problema scaricato sulla loro scrivania da qualcuno nel loro team, ma non si sa ancora se si tratta di un problema o meno. Dovrebbe essere facile determinare le domande iniziali che possono sorgere da qualunque sia la tua cattiva notizia, in modo da farli rispondere per te prima di iniziare a condividere le tue notizie.

Il pensiero dello struzzo non è produttivo

Come uno struzzo che si infila la testa nella sabbia al primo segno di pericolo nella speranza che se ne vada, alcuni project manager evitano cattive notizie a tutti i costi. Evitare notizie negative è raramente produttivo. Infatti, è perché non tutte le notizie sono buone che i project manager hanno un lavoro in primo luogo. Se tutti i progetti funzionavano sempre esattamente come erano pianificati, perché avremmo dovuto avere i project manager? Quindi, solo perché non sei pronto a condividere quella cattiva notizia non significa che non lo condividerai affatto.

Chi è la colpa?

Questa può essere la domanda meno preziosa e la risposta è quasi certamente di poco valore anche. Eppure, molte persone per impostazione predefinita punteranno un dito a qualcun altro come reazione al turbamento che la cattiva notizia sta per causare. Stare lontano dalla colpa ti permetterà di concentrarti su "Cosa è successo?" e "Cosa dovremmo fare dopo?" invece di "Chi devo mettere le conseguenze di questo problema ai piedi?"

È una brutta notizia? Sei sicuro?

Di recente ho fatto apparire uno dei miei collaboratori nel mio ufficio per informarmi che a causa di vincoli di risorse non saremmo in grado di soddisfare le aspettative di un cliente che facciamo diversi giorni di formazione dopo ore. "Ci siamo impegnati a farlo?" Ho chiesto. C'è stata una lunga pausa. Il membro del personale non era sicuro e si è rivelato essere una domanda chiave. No. Non avevamo mai promesso di fare questa formazione. Il cliente aveva il desiderio che avremmo fatto, ma non era nemmeno passato attraverso i canali appropriati per programmarlo. Si è scoperto che non c'erano davvero brutte notizie da condividere e l'azione appropriata era contattare il client per pianificare un po 'di tempo di training in una data futura.

Problema risolto.

Un problema viene in genere espresso in questo modo: "Questo era previsto, ma questo è quello che è successo". A volte solo la semantica può farti pensare in modo diverso. Provare questo: "Questo era previsto e questo è quello che è successo." Conflitto? Forse no, ma è sano iniziare a vedere se c'era come impegno che è stato rotto. In caso contrario, forse non c'è un problema da affrontare.

Rivestimenti in argento

Quando si verifica qualcosa di imprevisto, si verificano spesso conseguenze o conseguenze. Se si sospende o si annulla un progetto, ad esempio, una cosa che si verifica quasi sempre è che si dispone di risorse aggiuntive non previste che possono essere assegnate ad altri lavori. La sospensione di un progetto può avere il risultato di riorientare più impegno su altri lavori più critici.

Quando hai brutte notizie da condividere, è comune vedere tutto ciò che ti circonda attraverso il filtro "È tutto brutto", ma questo è raramente vero. Un certo impatto dalle tue cattive notizie sarà buono e lo devi alla tua gestione o al tuo cliente o a chiunque tu abbia bisogno di condividere le tue notizie per condividere non solo il cattivo impatto, ma anche il bene.

Mitigazione

Quindi hai delle brutte notizie. Una cosa che vale la pena fare prima di condividerlo sono alcuni fattori di mitigazione. Forse il progetto è in ritardo rispetto alla pianificazione. È una brutta notizia. Tuttavia, se nella pianificazione erano già state nascoste alcune riserve di gestione (come fanno molti buoni project manager), forse è possibile recuperare il ritardo nella pianificazione durante tale periodo. La cattiva notizia è mitigata; Neutralizzato.

La mitigazione consente anche di pensare a potenziali soluzioni al problema prima di condividerlo. I manager apprezzano molto le descrizioni dei problemi fornite contemporaneamente a un elenco di possibili soluzioni. A volte queste soluzioni diventano opportunità per aprire una nuova linea di pensiero. Un certo numero di anni fa, stavo lavorando con una grande società di software e nel bel mezzo dello sviluppo della loro prossima versione importante, hanno determinato che avrebbero dovuto tagliare una funzione marchese dall'ambito. È stata una brutta notizia. Se non fossero state intraprese altre azioni, avrebbero rilasciato la loro versione successiva e sarebbero già molto meno funzionali rispetto a molti dei loro concorrenti. L'azienda ha selezionato uno dei diversi piani di mitigazione e si è recata sul mercato e ha acquistato una società che aveva esattamente le funzionalità che mancavano. Il risultato finale? L'azienda ha fatto la data di consegna del mercato, aveva le funzionalità appropriate e, inoltre, a causa dell'acquisizione, aveva un team di personale altamente qualificato che ha permesso loro di sfruttare tale funzionalità per saltare avanti nel marketplace.

Problema risolto.

La presentazione è Power

Come project manager spesso ci lamentiamo di avere tutte le responsabilità e nessuna autorità. Dopo tutto, è raro che un project manager abbia tutte le risorse del progetto che segnalano direttamente a loro, ma è il responsabile del progetto a cui ci rivoliamo per chiedere informazioni sullo stato del progetto.

Anche se il responsabile del progetto può avere poca autorità, controlla una cosa che ha un impatto ancora maggiore; controllano la presentazione delle informazioni e il controllo della presentazione è fondamentale.

C'è da meravigliarsi se lo chiamiamo "Power"Point? Il modo in cui si visualizza qualcosa può fare la differenza. Alcuni anni fa, i registi Stephen Spielberg e George Lucas hanno acquistato un vecchio simulatore di volo e sono rimasti stupiti nel determinare che il corpo umano può rilevare un cambiamento di passo (l'angolo su cui ti stai trovando) di meno di 1/2 di un grado. Se aumentata da segnali visivi, la mente riempirà le lacune e il corpo reagirà come se un evento stesse effettivamente accadendo anche se si tratta solo di un pavimento inclinato e di un film con un suono.

I piloti in allenamento che usano un simulatore di volo avranno le stesse reazioni del corpo (frequenza cardiaca, respirazione, adrenalina e così via) in un simulatore di emergenza come in una vera e propria emergenza.

Il risultato dell'indagine di Spielberg e Lucas? Il giro di Star Tours a Disney World.

Con lo stesso token, un project manager controlla la visualizzazione visiva. Mostra una linea di tendenza invece di un indice di figure e l'occhio segue la tendenza tutto da solo e la mente trae le proprie conclusioni.

I project manager controllano in genere tutti gli elementi della modalità di visualizzazione dei dati. La visualizzazione di dati del dashboard, dati analitici o dati in un formato grafico insieme a semplici punti elenco in una diapositiva può fare un'enorme differenza.

In un recente impegno ho dovuto spiegare al cliente che il carico di lavoro corrente era quasi due volte superiore a quello della forza lavoro e che nessuna quantità di priorità avrebbe determinato l'esecuzione di tutto il lavoro in tempo. Prima di presentare questa cattiva notizia, tuttavia, ho trascorso qualche altro tempo scavando nei dati di ciò che il lavoro era effettivamente in corso. Sono stati estratti volumi di dati della scheda attività in Excel e sono stati avviati i grafici. Infine, un grafico a torta mostrava una pepita principale d'oro. Una percentuale incredibilmente elevata di lavoro è stata sacrificata nella manutenzione IT. Un ulteriore approfondimento ha determinato che gran parte di questo lavoro era evitabile tramite decisioni strategiche (ad esempio, sostenendo un numero insolitamente elevato di prodotti e versioni di database) o limitando la pratica di consentire la suddivisione dei progetti in mandati così piccoli da poter essere gestiti operativamente tramite una richiesta di supporto tecnico. L'organizzazione era stata così sfidata a portare a termine il lavoro che molti dirigenti del team aziendale avevano imparato a suddividere i progetti di 30, 40 o addirittura 60 giorni in segmenti di 3 giorni che avrebbero ottenuto tramite una chiamata all'help desk. Questo era così prevalente che c'era tanto lavoro di progetto non autorizzato in corso questo era come c'era attraverso l'ufficio di gestione del progetto effettivo. L'arresto di questa procedura ha fornito al PMO nuove informazioni sulle richieste di progetto e il volume delle richieste è diminuito in modo significativo.

I dati erano sempre stati lì. La pratica era nota a molti, ma fino a quando non abbiamo mostrato la sezione del grafico a torta in un grafico, nessuno era a conoscenza di quanto fosse diventata impattante la pratica. In effetti, la direzione è rimasta scioccata dai numeri.

Conteggi delle prospettive

È importante non lasciare che l'urgenza del momento o la preoccupazione per il modo in cui condividere la tua cattiva notizia nuvoli la tua prospettiva. È facile rimanere intrappolati nel turbamento del momento, ma se non lo fai, se tieni il fresco, puoi diventare la voce della ragione in una giornata altrimenti sconvolgente. Ho usato i due grafici seguenti per anni per dimostrare la differenza di prospettiva tra il Chief Financial Officer e il Project Manager e l'impatto potenzialmente drammatico di non ampliare la tua visione delle informazioni.

Ecco la visualizzazione CFO:

Ecco la visualizzazione del project manager:

Il primo grafico è di un progetto che ha superato il budget previsto fino ad oggi. Il bilancio pianificato è stato concordato da tutte le parti e, a partire da oggi, il Chief Financial Officer sta avendo una giornata molto brutta. Il progetto supera chiaramente il budget previsto a partire da oggi. Vorrebbe intervenire immediatamente e chiede una revisione del progetto, una sospensione del progetto, il taglio del personale e altre misure drastiche per cercare di riportare questo treno in fuga sotto i controlli

Se si estende la prospettiva e si includono le proiezioni del project manager, l'immagine cambia notevolmente. Sì, l'importo speso per il progetto a partire da oggi è superiore al progetto originale a partire da oggi. Questo è inaspettato e a prima vista sembra una cattiva notizia. Tuttavia, se si include la previsione previsionale, si noterà che il progetto dovrebbe effettivamente terminare in tempo o in precedenza e che il progetto terminerà in base al budget. Intervenire per "salvare" questo progetto sarebbe la peggiore rotta possibile.

Problema risolto.

È fondamentale esaminare qualsiasi cosa pensi possa essere una cattiva notizia da più di un punto di vista prima di intraprendere un'azione terribile. Stiamo solo esaminando un progetto e solo da una visualizzazione dei costi per volta e già è chiaro che solo una prospettiva storica non fornisce un quadro completo. Che dire di altre prospettive come pianificazione, utilizzo delle risorse, qualità, impatto sul mercato e altro ancora? Forse finire il budget, ma in precedenza sarebbe così impatto dal punto di vista del mercato che sarebbe più che costituire la spesa aggiuntiva non pianificata. Questo è impossibile da scoprire se non si fa una pausa per considerare le notizie che si sta per consegnare da più di un punto di vista.

Wrapping up (È che la fine delle cattive notizie?)

Le cattive notizie fanno parte della vita ed è certamente parte della vita di un project manager. Se speravi di essere un project manager solo per le notizie felici, dovrai riprovare. In qualità di project manager è necessario essere in grado di affrontare le cattive notizie ed essere in grado di comunicare in modo da fornire il massimo valore ed evitare i danni peggiori possibili.

Un project manager è in genere il centro di un'ampia rete di informazioni sul progetto e sull'organizzazione. Sono quasi sempre nella posizione migliore per condividere notizie sgradite in un modo che evita il dramma e lascia le persone in azione. Un project manager in grado di comunicare in modo efficace questo tipo di notizie è un asset per qualsiasi organizzazione.

Informazioni sull'autore

Chris Vandersluis è il presidente e fondatore di Montreal, HMS Software, un partner microsoft certificato. Ha una laurea in economia presso la McGill University e oltre 30 anni di esperienza nell'automazione dei sistemi di controllo del progetto. È un membro di lunga data del Project Management Institute (PMI) e ha contribuito a fondare i capitoli di Montreal, Toronto e Quebec del Microsoft Project Users Group (MPUG). Le pubblicazioni per le quali Chris ha scritto includono Fortune, Heavy Construction News, computing Canada magazine, e PMNetwork di PMI, ed è un giornalista regolare per Project Times. Insegna Advanced Project Management alla McGill University e spesso parla alle funzioni dell'associazione di gestione dei progetti in America del Nord e in tutto il mondo. HMS Software è l'editore del sistema timekeeping orientato al progetto TimeControl ed è partner di Microsoft Project Solution dal 1995.

Chris Vandersluis può essere contattato via e-mail all'indirizzo: chris.vandersluis@hms.ca

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