Applicare etichette di riservatezza ai file e alla posta elettronica in Office

Nota: Questa caratteristica richiede un abbonamento a Microsoft 365 ed è disponibile per utenti e organizzazioni i cui amministratori hanno configurato etichette di riservatezza. Per gli amministratori che desiderano iniziare a usare le etichette di riservatezza, vedere Introduzione alle etichette di riservatezza.

È possibile applicare le etichette di riservatezza ai file e messaggi di posta elettronica per mantenerli conformi alle politiche di protezione delle informazioni della propria organizzazione.

I nomi di queste etichette, le descrizioni visualizzate quando si passa il mouse su di esse e quando usare ogni etichetta verranno personalizzati automaticamente dall'organizzazione. Per altre informazioni sull'etichetta da applicare e su quando, contattare il reparto IT dell'organizzazione.

Come vengono applicate le etichette di riservatezza?

Le etichette di riservatezza vengono applicate manualmente o automaticamente.

Nota: Anche se l'amministratore non ha configurato l'etichetta automatica, potrebbe aver configurato il sistema in modo da richiedere un'etichetta in tutti i file e i messaggi di posta elettronica di Office e potrebbe anche aver selezionato un'etichetta predefinita come punto di partenza. Se sono necessarie etichette, non sarà possibile salvare un file di Word, Excel o PowerPoint o inviare un messaggio di posta elettronica in Outlook, senza selezionare un'etichetta di riservatezza. 

Per applicare, modificare o rimuovere manualmente un'etichetta, seguire questa procedura:

  1. Nella scheda Home selezionare Riservatezza.

    Pulsante Riservatezza

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5, se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e ha abilitato la caratteristica oppure se il client Azure Information Protection non è in esecuzione in Office.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al file o alla posta elettronica.

    Menu a discesa Etichetta di riservatezza

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per altre informazioni sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni.

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla dal menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

  1. Nella scheda Home selezionare Riservatezza.

    Icona riservatezza

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale con una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 assegnata o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e ha abilitato la caratteristica automaticamente.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al file o alla posta elettronica.

    Pulsante Riservatezza con le opzioni di riservatezza visualizzate

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per altre informazioni sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni.

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla dal menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Word, Excel e PowerPoint

  1. Nel tablet Android selezionare la scheda Home (se non è già selezionata), quindi selezionare Riservatezza.

    Nel telefono Android selezionare l'icona Icona Modifica nella parte superiore dello schermo per espandere la barra multifunzione. Nella scheda Home scorrere verso il basso e quindi selezionare Riservatezza.

    Screenshot del pulsante Riservatezza in Office per Android

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e ha abilitato la caratteristica automaticamente.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al file.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Office per Android

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per altre informazioni sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni.

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla dal menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Outlook

  1. Quando si scrive un messaggio di posta elettronica, selezionare Icona Mostra altro in Outlook Mobile.

  2. Selezionare Aggiungi riservatezza o Modifica riservatezza.

    Screenshot del pulsante Aggiungi riservatezza in Outlook per Android

  3. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al messaggio di posta elettronica.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Outlook per Android

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un messaggio di posta elettronica, selezionare Modifica riservatezza e quindi rimuovi. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Word, Excel e PowerPoint

  1. Nell'iPad selezionare la scheda Home (se non è già selezionata), quindi selezionare Riservatezza.

    Nell'iPhone selezionare l'iconaIcona Modifica nella parte superiore dello schermo per espandere la barra multifunzione. Nella scheda Home scorrere verso il basso e quindi selezionare Riservatezza.

    Screenshot del pulsante Riservatezza in Office per iOS

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale a cui è assegnata una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e ha abilitato la caratteristica automaticamente.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al file.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Office per iOS

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per saperne di più sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzato anche il messaggio Altre informazioni... .

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla dal menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Outlook

  1. Quando si scrive un messaggio di posta elettronica, selezionare Menu di overflow di Outlook Mobile.

  2. Selezionare Aggiungi riservatezza o Modifica riservatezza.

    Modificare la riservatezza in Outlook Mobile

  3. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al messaggio di posta elettronica.

    Screenshot delle etichette di riservatezza in Outlook per iOS

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un messaggio di posta elettronica, selezionare Modifica riservatezza e quindi rimuovi. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Outlook

  1. Quando si scrive un messaggio di posta elettronica, selezionare Riservatezza.

    Pulsante Riservatezza in Outlook per il Web

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale e se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e ha abilitato la caratteristica automaticamente. 

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al messaggio di posta elettronica.

    Pulsante Riservatezza con opzioni di riservatezza in Outlook per il Web

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per altre informazioni sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni.

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un messaggio di posta elettronica, deselezionarla dal menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Word, Excel, PowerPoint

  1. Nella scheda Home selezionare Riservatezza.

    Pulsante Riservatezza in Office sul Web

    Importante:  La riservatezza non è visibile se l'account di Office non è un account aziendale con una licenza di Office 365 Enterprise E3 o Office 365 Enterprise E5 assegnata o se l'amministratore non ha configurato etichette di riservatezza e ha abilitato la caratteristica automaticamente.

  2. Scegliere l'etichetta di riservatezza applicabile al file.

    Pulsante Riservatezza e menu a discesa in Office sul Web

    Nota: Se l'organizzazione ha configurato un sito Web per altre informazioni sulle etichette di riservatezza, verrà visualizzata anche l'opzione Altre informazioni.

Per rimuovere un'etichetta di riservatezza già applicata a un file, deselezionarla dal menu Riservatezza. Naturalmente, se l'organizzazione richiede etichette per tutti i file, non sarà possibile rimuoverli.

Etichette applicate automaticamente (o consigliate)

Se l'amministratore ha configurato l'etichetta automatica, i file o i messaggi di posta elettronica che contengono determinati tipi di informazioni, ad esempio numeri di previdenza sociale, numeri di carta di credito o altre informazioni riservate, possono avere automaticamente un'etichetta specificata consigliata o applicata automaticamente.  

Se un'etichetta è stata applicata automaticamente, sotto la barra multifunzione di Office verrà visualizzata una notifica simile alla seguente.

Screenshot di un suggerimento per i criteri per un'etichetta di riservatezza applicata automaticamente

L'avviso per quando un'etichetta è stata consigliata, ma non applicata automaticamente, ha un aspetto simile.

Per altre informazioni, vedere Applicare o consigliare automaticamente etichette di riservatezza per i file e i messaggi di posta elettronica in Office 

Come si fa a sapere quale etichetta è attualmente applicata?

Il modo in cui visualizzare l'etichetta attualmente applicata, se presente, varia leggermente a seconda che si sia sul desktop o sul dispositivo mobile.

Nelle app desktop (in Office per il Web ) osservare la barra di stato nella parte inferiore della finestra.

È stata applicata la barra di stato di Excel con un'etichetta di riservatezza "Generale"

Nelle app di Office per dispositivi mobili selezionare Icona con tre puntini menu.

Cosa accade quando viene applicata un'etichetta di riservatezza?

Quando si applica un'etichetta di riservatezza, le informazioni sull'etichetta vengono mantenute con il file o la posta elettronica, anche se vengono condivise tra dispositivi, applicazioni e servizi cloud. L'applicazione di un'etichetta di riservatezza può anche comportare modifiche al file o alla posta elettronica in base alla configurazione dell'organizzazione, ad esempio:

  • La crittografia con Information Rights Management può essere applicata al file o alla posta elettronica

  • Nel file o nel messaggio di posta elettronica potrebbe essere visualizzata un'intestazione o un piè di pagina

  • Nel file potrebbe essere visualizzata una filigrana

Nota: Se non si è autorizzati a modificare o rimuovere un'etichetta di riservatezza, non sarà possibile farlo con un messaggio di errore nella maggior parte delle app. In alcune app, come Outlook mobile, le etichette di riservatezza verranno semplicemente disabilitate.

Non tutte le app su tutte le piattaforme supportano lo stesso comportamento, quindi i risultati esatti dell'applicazione di un'etichetta di riservatezza possono variare leggermente. Per altre informazioni sulle funzionalità supportate in ogni piattaforma, vedere Supporto per le funzionalità delle etichette di riservatezza nelle app.

Giustificare le modifiche apportate all'etichetta di riservatezza

L'amministratore può avere una politica che richiede di fornire una giustificazione prima di modificare l'etichetta di sensibilità da alta sensibilità a bassa sensibilità. In questa configurazione, potrebbe essere necessario scegliere un motivo di giustificazione oppure specificare il proprio quando si seleziona un'etichetta meno sensibile.

Nota: Verrà chiesto di giustificare le modifiche una sola volta dopo l'apertura di un documento o la risposta all'inoltro di un messaggio di posta elettronica. Sarà necessario giustificare le modifiche una sola volta, infatti le modifiche successive non richiederanno la giustificazione fino a quando tale documento o messaggio di posta elettronica non verrà chiuso e riaperto.

Giustificare le modifiche apportate all'etichetta di riservatezza in Word per Mac

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