Ricerca e uso di parole chiave nel centro eDiscovery

Articolo
03/08/2023

SI APPLICA A: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint in Microsoft 365

Le parole chiave consentono di restringere il contenuto specifico prodotto tramite l'esportazione per un caso di eDiscovery. Creando ricerche mirate, si aumenta la probabilità che il contenuto sia applicabile a un caso e si riduce la quantità di contenuto che è necessario gestire.

L'organizzazione può creare un caso di eDiscovery se riceve una richiesta di potenziali prove per supportare il contenzioso, un controllo o un'indagine.

Informazioni su eDiscovery (Standard) per SharePoint.

Filtri e query

Dopo aver creato un caso, è possibile aggiungervi set di individuazione. I set di individuazione contengono le origini di contenuto, ad esempio i siti secondari di SharePoint, che possono essere rilevanti per un caso. I filtri consentono di limitare l'origine, ad esempio per parole chiave, un intervallo di date di inizio e fine, domini o per autore o mittente.

Dopo aver identificato le potenziali origini, le query consentono di perfezionare ulteriormente il contenuto che si desidera esportare per la revisione o per fornire a consulenti e/o alla parte richiedente. È possibile costruire il filtro usando parole chiave, intervalli di date, autore/destinatari, domini e ricerche di prossimità.

Nota

Per poter individuare il contenuto, è necessario eseguirne la ricerca per indicizzazione tramite ricerca per indicizzazione. Per altre informazioni sui tipi di file predefiniti sottoposti a ricerca per indicizzazione, vedere l'articolo Default crawled file name extensions and parsed file types in SharePoint Server 2013 .For more information about the default file types that are crawled, see the article Default crawled file name extensions and parsed file types in SharePoint Server 2013.

Operatori e prossimità nelle parole chiave

È possibile utilizzare particolari operatori, come quelli booleani e di prossimità, per creare delle relazioni tra più parole chiave. Gli operatori devono essere scritti in lettere maiuscole. Se devi utilizzare più operatori, puoi raggrupparli tra parentesi per determinare l'ordine in cui sono applicati.

Ad esempio, si potrebbe cercare contenuto con il termine executive, ma non si vuole trovare il termine quando viene visualizzato nel titolo di un report frequente nell'organizzazione denominato Riepilogo esecutivo. Quando si usa la frase executive NOT summary, è possibile limitare il numero di elementi restituiti da 300 a 188, poiché si stanno eliminando tutti i documenti che contengono la parola Riepilogo.

Nota

Quando vengono specificate due parole senza alcun operatore, esiste un AND implicito. Ad esempio: il verme lanoso è lo stesso di un verme AND lanoso .

Usare	To	Esempio
`AND`	Trovare contenuti che includono tutte le parole o frasi che separa.	`risk AND value AND VAR` trova il contenuto che contiene tutte e tre le parole.
`OR`	Trovare contenuti che includono una delle parole o frasi che separa.	`risk OR VAR` trova tutto il contenuto che contiene una delle due parole.
`NOT`	Escludere i contenuti che includono il termine all'interno di una frase.	`Executive NOT Summary` trova tutto il contenuto che contiene la frase Executive, a meno che il contenuto non contenga anche il termine Summary.
`( )`	Raggruppare parole o frasi per indicare l'ordine in cui sono applicate.	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	Trovare parole che sono una accanto all'altra, dove n equivale al numero delle parole separate. Se non viene specificato alcun numero, la distanza predefinita è di otto parole.	`Mid NEAR(5)` Office trova Mid e Back Office e Mid-Office e Mid, Back e Front Office.

Uso di caratteri jolly

Grazie ai caratteri jolly puoi espandere le parole chiave per includere termini che contengono parte di una parola chiave o che hanno un'ortografia simile ma non identica.

Usare	To	Esempio
* alla fine di una parola	Trovare i termini che contengono la parola radice ed eventuali lettere aggiuntive.	rischi* trova rischio, rischi, rischiato, rischiando e rischioso

Regole generali per l'utilizzo di parole chiave in filtri e query

Un filtro di contenuto o una query può includere parole, frasi tra virgolette e termini che usano parole chiave e proprietà. Termini separati con spazi.
Le parole di uso comune, ad esempio ,eda, e i numeri a una cifra vengono ignorate.
Quando racchiudi una frase tra virgolette, la ricerca darà come risultato i contenuti all'interno dell'ambito selezionato che contiene la frase esatta che avevi digitato. In caso di variazioni tra la frase tra virgolette e il contenuto, quest'ultimo non verrà trovato.
Gli operatori (ad esempio, operatori booleani), ad esempio OR e AND , devono essere scritti come tutte le lettere maiuscole.
Se una proprietà del contenuto di SharePoint non è elencata nel menu a discesa Specifica proprietà , è possibile cercarla con parole chiave. Racchiudi un valore proprietà tra virgolette per trovare una corrispondenza esatta oppure lascia il valore senza virgolette per trovare corrispondenze parziali che iniziano con le lettere digitate. Ad esempio, se si cerca nomefile:"Budget" (con virgolette), la ricerca restituirà un file denominato "Budget.xlsx". Una ricerca di filename:budget (senza virgolette) restituirà anche i file "Budget_Current.xlsx" e "Budget_Next.xlsx".

Nota

Una query deve includere un termine da cercare. Le query composte solo da termini da escludere produrranno un messaggio di errore.

Esempi

Parole chiave	Risultati di esempio
`Executive Briefing`	Qualsiasi contenuto che contiene sia Executive che Briefing, ovunque nel documento, nella pagina, nel messaggio o nei metadati.
`"Executive Briefing"`	Qualsiasi contenuto contenente la frase esatta "Executive Briefing" in qualsiasi punto del documento, della pagina o del messaggio.
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	Qualsiasi contenuto contenente le frasi esatte "Executive Briefing" e "Executive Summary" in qualsiasi punto del documento, della pagina, del messaggio o dei metadati.
`filename:budget`	Qualsiasi file con budget nel nome del file, ad esempio projections.docx di budget 2014, priorities.pptx di budget 2015, planning.xlsx del budget 2014, review.xlsx di budget 2014 e così via
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	Fogli di lavoro di Excel contenenti la frase budget 2014, ad esempio "budget 2014 planning.xlsx" e "budget review.xlsx 2014"

Ambito query

Una query può essere applicata a tutto il contenuto in un caso, a set di eDiscovery specifici o a un'origine di contenuto specifica (ad esempio contenuto Web o condivisione file) all'interno di un set di eDiscovery. La riduzione dell'ambito può aiutare a identificare il contenuto corretto, soprattutto se il caso è di grandi dimensioni, e la ricerca viene restituita in altre origini o i set di eDiscovery non sono rilevanti.

Importante

Quando le opzioni Seleziona origini sono selezionate, i filtri che potrebbero essere stati aggiunti come parte del set di individuazione non sono inclusi.

Per impostare l'ambito di una query, fare clic su Modifica ambito query, quindi selezionare Tutto il contenuto del caso, Seleziona set di eDiscovery o Seleziona origini.

L'opzione All case content include tutto il contenuto dell'elenco delle origini, con tutti i filtri eDiscovery Set applicati. È anche possibile includere più posizioni del contenuto quando si imposta l'ambito della query.

Visualizzazione e risoluzione dei problemi delle query

Dopo aver eseguito una query, è possibile visualizzare i risultati di SharePoint in base alla rilevanza per la query o alla data meno recente o più recente. È possibile visualizzare un'anteprima del documento passando il puntatore del mouse sul relativo titolo.

Per limitare gli elementi esportati, è possibile perfezionare ulteriormente i risultati in base all'estensione del file e alla proprietà , ad esempio Author o Title.

Nella finestra di dialogo della query fare clic sul collegamento Opzioni query avanzate . È possibile visualizzare la sintassi di query sottostante per SharePoint, le origini di contenuto incluse nella query, eventuali filtri per la query e eventuali miglioramenti.