I sette errori più frequenti durante le pianificazioni di progetti

Questo articolo fa parte della nostra raccolta "From the Trenches".

Questo articolo illustra gli errori comuni che si verificano nelle pianificazioni dei progetti e offre consigli pratici. Fornisce consigli pratici e consigli rilevanti per qualsiasi versione di Microsoft Project.

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I sette errori più frequenti durante le pianificazioni di progetti

La pianificazione non è mai un componente semplice di un progetto; eppure negli ultimi 20 anni, ho ripetutamente avuto gli stessi problemi di base in ogni organizzazione per cui ho lavorato o consultato per quanto riguarda i loro orari. Qui disponi i sette peccati mortali dei programmi di progetto e ti fornisco alcuni antidoti. La mia speranza è che si userà questo consiglio per porre le basi giuste per una corretta gestione dei progetti quando si usano le pianificazioni.

Sin #1: La pianificazione è troppo complessa!

Quando si dispone di una pianificazione con più linee in esecuzione da nord a sud rispetto a sinistra a destra, si verifica un problema. Se sono necessarie settimane o giorni prima che gli stakeholder comprendano la pianificazione, il modello è troppo complesso. Se è troppo difficile spiegare ai dirigenti o anche al tuo team, come puoi aspettarti che qualcuno ne tragga vantaggio?

Come si fa a sapere se il progetto è troppo complesso? Chiediti quanto sia facile trovare il percorso critico nella pianificazione.

Sin #2: La pianificazione ha troppe attività

Questo, più di ogni altra cosa, contribuirà al motivo per cui gli orari cadono sul ciglio della strada. I project manager in qualche modo hanno l'impressione che una pianificazione debba essere un elenco di controllo di tutto ciò che deve essere fatto. Gli elementi attività e i promemoria da sé non appartengono a una struttura di suddivisione del lavoro. Questo approccio elimina completamente l'intero scopo di una pianificazione che rappresenta un modello del progetto.

Per illustrare il punto, è possibile condividere un esempio. Si supponga di essere la persona di fornitura di legname o il framer che erige una casa in costruzione. È necessario sapere quando consegnare il pacchetto di legname o quando presentarsi con l'equipaggio per iniziare a lavorare. Ciò si verifica in genere al termine della fondazione.

È possibile compilare una pianificazione simile alla seguente:

Oppure uno come questo:

Se si fosse il generatore e l'utilità di pianificazione, quale approccio si preferisce aggiornare e gestire i valori effettivi?

Ora immaginate di avere 30 case in costruzione allo stesso tempo. Quale preferiresti?

Ciò non significa che tutte le altre attività elencate non siano importanti o che non sia necessario eseguire altre attività. La vera domanda qui è come tenerne traccia e mantenerla. È anche possibile elencare le attività di dettaglio come nota all'attività a una riga mostrata in precedenza.

Ecco la mia regola generale, che prendo dal libro di Eric Uyttewaal, Forecast Scheduling with Microsoft Project 2010: The minimum duration is one percent of the project duration; il massimo è il 10% della durata.

Sin #3: La logica di rete è incompleta o non è dinamica

La logica di rete incompleta è il motivo numero uno per cui le pianificazioni non riescono a prevedere correttamente o a evolversi dinamicamente. Per questo motivo, le dipendenze sono troppo poche. L'uso di troppi vincoli comprometterà notevolmente anche la natura dinamica di una rete ben strutturata. Se vengono visualizzati principalmente vincoli nella colonna dell'indicatore, ciò indica che potrebbe non essere possibile sapere cosa si sta facendo. I project manager spesso rendono opportuno nascondere questa colonna per nascondere che hanno molti vincoli nella pianificazione.

Ecco un test semplice per te. Trovare il percorso critico nella pianificazione (se non è possibile, si è già verificato un problema importante), quindi eseguire una delle attività incomplete più lunghe all'inizio della pianificazione e raddoppiare la durata. La data di fine del progetto cambia? In caso contrario, non si ha una pianificazione di lavoro. Non sarà possibile trarre vantaggio dai tenant di base di una pianificazione dinamica che è possibile usare per prevedere attività e intervalli di tempo e per controllare meglio i risultati come project manager.

Sin #4: La pianificazione non è prevista

Non basare una pianificazione renderà difficile, se non impossibile, misurare la varianza. Baselining consente di acquisire la pianificazione prima di iniziare a lavorare e consente di apprendere dalle variazioni quando la realtà si imposta in. Se non è possibile misurarlo, non è possibile controllarlo.

Sin #5: La pianificazione non viene aggiornata

La stragrande maggioranza degli orari che ho visto non è aggiornata. I project manager spesso abbandonano la pianificazione una volta che il progetto è in corso e si trovano a combattere gli incendi durante l'esecuzione. La probabilità che ciò accada aumenta in modo significativo se la pianificazione è troppo dettagliata e richiede troppo lavoro per mantenerla aggiornata. La linea di fondo: se non si aggiorna la pianificazione, si è persa la possibilità di prevedere le date future.

Peccato n. 6: la pianificazione non ha assegnazioni di risorse o sono sovra allocate

Spesso le pianificazioni vengono create senza alcuna assegnazione di risorse. Questo potrebbe fare per una bella immagine, ma potrebbe anche dare la falsa impressione che la sequenza temporale è raggiungibile. Se le risorse vengono aggiunte e quindi livellate, potrebbe emergere una sequenza temporale completamente diversa.

Quando le risorse vengono assegnate, il più delle volte quando si cerca "sotto la cappa" (usando la visualizzazione di utilizzo delle risorse), vengono allocate in modo grossolano. Se si inizia con unità fisse predefinite, si inizierà con il piede sbagliato. Prendere il tempo necessario per valutare se sono state effettuate assegnazioni realistiche in termini di tempo e lavoro allocato all'interno della capacità di una persona.

Inoltre, quando si usa la funzionalità di livellamento automatico delle risorse, prestare estrema attenzione. È consigliabile usarlo in modalità manuale. E l'uso di una soluzione aziendale che offre visibilità su altri carichi di lavoro del progetto dovrebbe aumentare la sicurezza che le attività possano essere eseguite.

Sin #7: Non si sa quali sono i tipi di attività

Se non si capisce come funziona il motore di pianificazione del progetto e come funzionano i tipi di attività nell'equazione

Durata * Unità = Lavoro

si sarà per sempre tirando fuori i capelli e ottenere frustrato con lo strumento.

Se non ricevi il messaggio, ti consiglio di ottenere una buona risorsa e studiarla. La pianificazione delle previsioni con Microsoft Project 2010 è un buon punto di partenza.

Informazioni sull'autore

Con oltre 25 anni di esperienza nella gestione dei progetti, Kevin Watson, PMP, MCT, MCTS è una cintura nera in Microsoft Project e Microsoft Project Server. Kevin porta sul campo una combinazione unica di gestione dei progetti e server di progetto, dove è consulente senior con Microsoft. Contattarlo all'indirizzo kevinw@microsoft.com.