Procedure di chiusura di fine anno per il modulo Canadian Payroll in Microsoft Dynamics GP

Questo articolo presenta le procedure di chiusura di fine anno consigliate per il modulo Canadian Payroll integrato di Microsoft Dynamics GP. La sezione Elenco di controllo di fine anno per le retribuzioni contiene quanto segue:

• Elenco di controllo dettagliato dei passaggi da seguire per completare le procedure di chiusura di fine anno
• Informazioni dettagliate per ogni passaggio dell'elenco di controllo

Si applica a: Microsoft Dynamics GP
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Aggiornamento annuale delle retribuzioni canadese e aggiornamento delle imposte sulle retribuzioni

Questo articolo illustra l'aggiornamento di fine anno delle retribuzioni e l'aggiornamento delle imposte sulle retribuzioni. Quando l'aggiornamento di fine anno delle retribuzioni e l'aggiornamento fiscale vengono rilasciati per l'anno, è possibile scaricare il file per preparare la fine dell'anno.

Elenco di controllo di fine anno per le retribuzioni

1. Completare tutte le esecuzioni dei pagamenti per l'anno corrente.
2. Completare i report sulle retribuzioni necessari.
3. Eseguire un backup dei dati.
4. Installare l'aggiornamento di fine anno canadese.
5. Completare il processo di reimpostazione dei file di fine anno.
6. Eseguire un altro backup dei dati.
7. Creare le istruzioni T4, T4A e RL-1 e stampare i report T4, T4A e RL1.
8. Modificare i record T4, T4A e RL-1 in base alle esigenze.
9. Creare record di riepilogo T4, T4A e RL-1.
10. Stampare i report T4, T4A, RL-1 e creare file XML T4, T4A e RL-1, se appropriato.
11. Verificare che i periodi di pagamento siano impostati correttamente.

Completare tutte le esecuzioni a pagamento per l'anno corrente

Completare i report sulle retribuzioni necessari

Eseguire un backup dei dati

Creare un backup e quindi inserire il backup in un archivio sicuro e permanente. Creando un backup, assicurarsi di avere un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno. È possibile ripristinare il backup per ripristinare rapidamente i dati se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno. Per creare un backup da Microsoft Dynamics GP, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Manutenzione dal menu Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.
3. Modificare il percorso del file di backup se questa azione è necessaria e quindi selezionare OK.

Installare l'aggiornamento di fine anno canadese

Installare l'aggiornamento da una delle posizioni seguenti.

Completare il processo di reimpostazione dei file di fine anno

Per eseguire una reimpostazione del file di fine anno, seguire questa procedura:

1. Fare in modo che tutti gli utenti chiudano tutte le finestre delle buste paga canadesi. Gli utenti possono continuare a lavorare in altri moduli di Microsoft Dynamics GP.

2. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Routine>retribuzioni - Canada e quindi selezionare Reimpostazione file di fine anno.

3. Nella finestra File di reimpostazione retribuzioni selezionare Copia file nella cronologia. Questo passaggio crea i dati necessari per visualizzare le richieste dell'anno precedente in Canadian Payroll. Per accedere alle richieste dell'anno precedente nel libro paga canadese, scegliere Payroll Canada dal menu Richiesta e quindi selezionare Informazioni sull'ultimo anno del dipendente.

   Nota

   In questo passaggio viene visualizzato un messaggio che avvisa di controllare lo spazio disponibile su disco. È necessario disporre di almeno il doppio dello spazio disponibile su disco rispetto alla quantità attualmente occupata da tutti i file nella directory Dati/Progetto.

4. Selezionare Fattori di indicizzazione del credito d'imposta.

5. Nella finestra Fattori di indicizzazione del credito d'imposta verificare il fattore personale di base (Fattore di costo della vita) dal documento Canada Customs and Revenue Agency T4127.In the Tax Credit Indexation Factors window, verify the basic personal factor (Cost of Living Factor) from the Canada Customs and Revenue Agency document T4127. Verificare i numeri e quindi selezionare OK.

   Nota

   • Quando i master dei dipendenti vengono reimpostati, gli importi personali di base di TD1 verranno modificati dal moltiplicatore immesso.
   • Questi importi personali di base di TD1 devono essere aggiornati automaticamente dopo l'installazione del file di aggiornamento canadian payroll Year-End.

6. Selezionare Reimposta master dipendente.

   Nota

   È necessario eseguire questo processo prima di elaborare le esecuzioni dei pagamenti per il nuovo anno.

7. Selezionare Sì o No quando viene richiesto di reimpostare i campi Numeric utente dipendente , a seconda delle preferenze.

8. Nel menu Schede scegliere Payroll-Canada e quindi selezionare Dipendente per visualizzare i campi Numerico utente dipendente .

9. Nel campo ID dipendente digitare un ID dipendente, selezionare Varie e quindi selezionare Dati utente.

Eseguire un altro backup dei dati

Creare un backup e quindi inserire il backup in un archivio sicuro e permanente. Creando un backup, assicurarsi di avere un record permanente della posizione finanziaria della società alla fine dell'anno. È possibile ripristinare il backup per ripristinare rapidamente i dati se si verifica una fluttuazione dell'alimentazione o un altro problema durante la procedura di chiusura di fine anno. Per creare un backup, seguire questa procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP selezionare Manutenzione dal menu Microsoft Dynamics GP e quindi selezionare Backup.
2. Nell'elenco Nome società selezionare il nome della società.
3. Modificare il percorso del file di backup se questa azione è necessaria e quindi selezionare OK.

Creare le istruzioni T4, T4A e RL-1 e stampare i report T4, T4A e RL-1

Creare e stampare i report T4 e i report RL-1

A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, scegliere Routine>retribuzioni - Canada e quindi selezionare Creazione T4 e R1.
2. Selezionare Crea T4.
3. Selezionare Crea R1.
4. Per stampare il report di verifica T4, selezionare Stampa report T4.
5. Per stampare il report di verifica R1, selezionare Stampa report R1.
6. Selezionare OK per uscire.
7. Stampare l'elenco di modifica T4. A tale scopo, scegliere Payroll-Canada dal menu Report , selezionare Routine, quindi Report routine e quindi T4 Modifica report.

Creare e stampare i report T4A

A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine>retribuzioni -Routine T4A Canada> e quindi selezionare Configurazione T4A.
2. Selezionare Crea T4A.
3. Selezionare Stampa report T4A per stampare il report di verifica T4A.

Modificare i record T4, T4A e RL-1 in base alle esigenze

Modificare le istruzioni T4

A tale scopo, in Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine retribuzioni>- Canada e quindi selezionare Modifica T4.

Modificare le istruzioni T4A

A tale scopo, in Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine>retribuzioni -Routine T4A Canada > e quindi modifica record T4A.

Modificare gli importi R1 in base all'elenco di modifiche nella finestra Modifica R1

A tale scopo, in Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine retribuzioni>- Canada e quindi selezionare Modifica R1.

Creare record di riepilogo T4, T4A e RL-1

Creare le informazioni di riepilogo per i report T4 e per i report RL-1

A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine>retribuzioni - Canada e quindi selezionare Riepilogo T4 e R1.
2. Selezionare Crea record di riepilogo T4.
3. Selezionare Crea record di riepilogo R1.

Creare le informazioni di riepilogo per i report T4A

A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine>retribuzioni -Routine T4A Canada > e quindi selezionare Riepilogo T4A.
2. Selezionare Crea record di riepilogo T4A.

Stampare i report T4, T4A, RL-1 e creare file XML T4, T4A e RL-1, se appropriato

Stampare i report T4 finali

A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine>retribuzioni - Canada e quindi selezionare T4 e stampa R1.

2. Nel campo Numero datore di lavoro selezionare il numero del datore di lavoro appropriato.

3. Selezionare Tipo di slittamento T4 per selezionare il modulo appropriato.

4. Per stampare le istruzioni T4, selezionare T4 Slips.To print the T4 Statements, select T4 Slips. Seguire le istruzioni e selezionare se si vuole testare l'allineamento del modulo stampando un record di test.

5. Selezionare T4 Summary (Riepilogo T4) e T4 Segment (Segmento T4).

   Nota

   Questi report non sono progettati per stampare su un modulo pre-stampato.

6. Per generare il file T4 elettronico, selezionare Electronic T4.To generate the electronic T4 file, select Electronic T4's. Completare la finestra Payroll Electronic Transfer T4 e quindi selezionare Verifica solo o Verifica e genera.

Stampare i report RL-1

A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine>retribuzioni - Canada e quindi selezionare T4 e stampa R1.

2. Nel campo Numero datore di lavoro selezionare il numero del datore di lavoro appropriato.

3. Selezionare Tipo di slittamento R1 e scegliere Laser.

4. Per stampare le istruzioni R1, selezionare Slip R1.

5. Per stampare il report di riepilogo R1, selezionare Riepilogo R1.

   Nota

   Questo report non è progettato per la stampa su un modulo pre-stampato.

6. Per generare il file RL-1 elettronico, selezionare Electronic R1.To generate the electronic RL-1 file, select Electronic R1's. Completare la finestra Payroll Electronic Transfer R1 e immettere i campi obbligatori, incluso il numero di autorizzazione dello sviluppatore software. Selezionare quindi Verifica solo o Verifica e genera.

Stampare i report T4A

A tal fine, attenersi alla seguente procedura:

1. In Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi scegliere Routine>retribuzioni -Routine T4A Canada > e quindi selezionare Stampa T4A.
2. Nel campo Numero datore di lavoro selezionare il numero del datore di lavoro appropriato.
3. Selezionare T4A Slip Type (Tipo di slittamento T4A) per scegliere Laser Employee (Dipendente laser) o Laser CCRA (Laser CCRA).
4. In Microsoft Dynamics GP 2015 e versioni successive immettere un valore nel campo Numero autenticazione RL-1 . Per altre informazioni su questo campo, vedere Q1 nella sezione Domande frequenti di seguito.
5. Per stampare le istruzioni T4A, selezionare Schede T4A.
6. Per stampare i report, selezionare Segmento T4A e Riepilogo T4A.
7. Per generare i T4A elettronici, selezionare Electronic T4A's. Completare la finestra Payroll Electronic Transfer T4A e quindi selezionare Verifica solo o Verifica e genera.

Verificare che i periodi di pagamento siano impostati correttamente

Per verificare che i periodi di pagamento siano impostati correttamente per il prossimo nuovo anno, in Microsoft Dynamics GP scegliere Strumenti dal menu Microsoft Dynamics GP, quindi impostare Setup>Payroll - Canada>Control e quindi selezionare Frequency (Frequenza).

Domande frequenti

D1: Quando installare l'aggiornamento Year-End?

A1: In pratica, è consigliabile completare tutte le esecuzioni a pagamento per l'anno corrente e installare l'aggiornamento Year-End (e completare l'Year-End Reimpostazione file o il passaggio 5 nell'elenco di controllo precedente in modo che vengano aggiornati gli importi personali di base) prima di eseguire eventuali esecuzioni a pagamento per il nuovo anno successivo. L'aggiornamento Year-End includerà il nuovo codice fiscale necessario per le esecuzioni a pagamento nel prossimo anno. Seguire i passaggi indicati nell'elenco di controllo precedente.

D2: Cosa devo fare se la reimpostazione Year-End è stata eseguita dopo che è stata eseguita una corsa a pagamento nel nuovo anno?

A2: È necessario eseguire il ripristino in un backup da PRIMA che sia stato eseguito il ripristino Year-End. Annullare la corsa a pagamento per il nuovo anno. Eseguire quindi il Year-End Reset (per spostare tutti i dati dell'anno corrente nella cronologia e Reimpostare master per indicizzare tutti gli importi personali di base del dipendente). È quindi possibile ripetere l'esecuzione del pagamento per il nuovo anno ora che sono in vigore gli importi fiscali aggiornati per ogni dipendente. Tenere presente che la nuova corsa a pagamento può produrre importi diversi, in quanto potrebbero aver raggiunto il massimo su alcuni importi utilizzando gli importi dello scorso anno e le imposte potrebbero essere cambiate per il nuovo anno.

D3: Perché è necessario specificare la chiave nel numero di autenticazione RL-1?

A3: Per semplificare la fine dell'anno, il campo Numero di autenticazione RL-1 è stato aggiunto come campo modificabile alla finestra Payroll T4/R1 Print- Canada . L'utente dovrà ora immettere la chiave nel numero di poliscie RL-1 in questo campo. Questo numero di autorizzazione viene usato da Revenue Quebec per identificare che i moduli provengono da Microsoft Dynamics GP. Questo numero di autorizzazione verrà archiviato in una tabella SQL [CPY20100], all'anno, quindi è disponibile per le ristampe. Se l'utente aggiorna il campo Numero di autenticazione RL-1 , la data dell'ultimo aggiornamento verrà modificata in Data di sistema corrente. Anche il report RL-1 (P_CPY_SETP_R1_Laser) è stato modificato per leggere questo nuovo campo numero di autorizzazione.

D4: Perché le imposte calcolate in Dynamics GP differiscono dal calcolatore online cra? Come vengono calcolate le imposte sul reddito nel libro paga canadese?

A4: Le tariffe fiscali sono incluse nel codice gp e non vengono archiviate nelle tabelle SQL per le retribuzioni canadesi. Microsoft Dynamics GP usa una formula della Convenzione di mediazione per calcolare le imposte che rientrano negli intervalli di imposte accettabili pubblicati dalla Canada Revenue Agency (CRA). Per altre informazioni su come vengono calcolate le imposte, vedere Calcoli o discrepanze dell'imposta sul reddito nel libro paga canadese per Microsoft Dynamics GP .