Usare un'utilità per la lettura dello schermo per importare i dati di Excel in database desktop di Access

Leggere a voce alta il simbolo con l’etichetta Contenuto dell’utilità per la lettura dello schermo. Questo argomento descrive come usare un'utilità per la lettura dello schermo con Office

Questo articolo è destinato alle persone con problemi di vista che usano utilità per la lettura dello schermo con i prodotti Office e fa parte del set di contenuti sull'accessibilità di Office. Per informazioni di supporto generali, vedere la home page del supporto di Office.

Usare Access con la tastiera e un'utilità per la lettura dello schermo per importare un foglio di lavoro di Excel da Access o creare un collegamento da un database desktop di Access a un foglio Excel foglio di lavoro. È stato testato con l'Assistente vocale, JAWS e NVDA, ma potrebbe essere compatibile con altre utilità per la lettura dello schermo, purché seguano gli standard e le tecniche di accessibilità comuni.

Note: 

In questo argomento

Preparare il foglio di lavoro di Excel per l'importazione o il collegamento

Prima di portare i dati da un Excel di lavoro a Access, esaminare il foglio di lavoro e decidere come importare i dati da esso.

  • Decidere se collegare o importare l'intero foglio di lavoro o solo una parte di esso. Se si vuole portare in Access solo una parte di un foglio di lavoro, è possibile definire un intervallo denominato che include solo le celle da portare. Per istruzioni, vedere Usare un'utilità per la lettura dello schermo perassegnare un nome a una cella o a un intervallo di dati in Excel.

  • Assicurarsi che il foglio Excel sia in formato di file flat in modo che la procedura guidata possa gestire facilmente i dati in esso presenti. Ad esempio, correggere i valori di errore possibili, rimuovere le righe e le colonne vuote non necessarie e verificare che ogni colonna contenga lo stesso tipo di dati in ogni riga. Per informazioni più dettagliate su come preparare l'importazione o il collegamento, vedere le sezioni Preparare il foglio di lavoro, Preparare i dati di Excel e Risolvere i problemi relativi ai valori mancanti o non corretti in Importare o collegare dati in una cartella di lavoro di Excel.

Preparare il database di Access di destinazione per l'importazione

Prima di importare i dati da un foglio di lavoro di Excel, verificare che il database di Access di destinazione sia pronto per l'importazione e decidere come archiviare i dati importati.

  • Verificare che il database Access di destinazione non sia di sola lettura e di avere le autorizzazioni necessarie per apportare modifiche al database.

  • Decidere se archiviare i dati in una tabella nuova o esistente:

    • Se si sceglie di archiviare i dati in una nuova tabella, Access crea una tabella e aggiunge i dati importati a questa tabella. Se esiste già una tabella con il nome specificato, Access sovrascrive il contenuto della tabella con i dati importati.

    • Se si sceglie di aggiungere i dati a una tabella esistente, le righe del Excel foglio di lavoro vengono accodate alla tabella specificata.

  • Se si decide di accodare i dati Excel a una tabella Access esistente, verificare che le impostazioni della struttura e del campo nei dati di origine in Excel corrispondano a quelle della tabella di destinazione in Access. Per aprire la tabella Access in visualizzazione Struttura per il controllo, premere ALT+H, W, D. Verificare la tabella rispetto all'elenco di controllo nella sezione Preparare il database di destinazione, passaggio 2, in Importare o collegare dati in una cartella di lavoro di Excel.

Importare i dati

Quando si importano dati, Access crea una copia dei dati in una tabella nuova o esistente senza modificare l'origine Excel foglio di lavoro.

Nota: Potrebbe essere necessario un collega per consentire al passaggio 9 di selezionare il campo da modificare.

  1. Chiudere la cartella di Excel di origine, se aperta.

  2. Aprire il database Access di destinazione in cui verranno archiviati i dati importati.

    Suggerimento: Se si vuole creare un nuovo database vuoto, premere ALT+F, N, L.

  3. Per aprire la finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel, eseguire una delle operazioni seguenti a seconda Access versione in uso:

    • Nella versione Microsoft 365 o Access 2019 premere ALT+X, N, 1, quindi F e X.

    • In Access 2016 oAccess 2013 premere ALT+X per passare alla scheda Dati esterni. Premere TAB finché non si raggiunge il gruppo Importa & collegamento, premere la freccia DESTRA finché non si sente "Excel" e quindi premere INVIO.

    Si apre la finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel.

  4. Nella finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel eseguire una delle operazioni seguenti per specificare il file Excel che contiene i dati da importare:

    • Per spostare lo stato attivo sul campo di testo Nome file, premere F e quindi incollare o digitare il percorso del file Excel file.

    • Per cercare il file, premere R. Si apre la finestra di dialogo Apri file. Passare al file desiderato e premere INVIO per selezionarlo.

  5. Per specificare la modalità di archiviazione dei dati importati, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si vogliono archiviare i dati in una nuova tabella, premere I per passare a e selezionare l'opzione Importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente. Verrà in seguito richiesto di assegnare un nome alla tabella.

    • Per accodare i dati a una tabella esistente, premere A per spostarsi in e selezionare l'opzione Accoda una copia dei record alla tabella. Per selezionare la tabella, premere TAB una volta. Lo stato attivo si sposta sull'elenco delle tabelle. Premere ALT+freccia GIÙ per espandere l'elenco, premere la freccia SU o GIÙ finché non si sente la tabella desiderata e quindi premere INVIO per selezionarla. Questa opzione non è disponibile se nel database non sono presenti tabelle.

  6. Premere TAB finché non si raggiunge il pulsante OK e quindi premere INVIO. Viene avviata l'Importazione guidata Foglio di calcolo.

    Suggerimento: Se l'utilità per la lettura dello schermo non legge automaticamente le finestre della procedura guidata, premere il tasto SR+W.

  7. Se la cartella Excel di origine contiene un solo foglio di lavoro e nessun intervallo, è possibile procedere con il passaggio successivo. Se la cartella di lavoro contiene più fogli di lavoro o intervalli denominati, eseguire una delle operazioni seguenti per selezionare il foglio di lavoro o l'intervallo da importare:

    • Per selezionare un foglio di lavoro, premere ALT+W, premere TAB una volta, premere la freccia GIÙ finché non si sente il foglio di lavoro desiderato e premere INVIO per selezionarlo.

    • Per selezionare un intervallo denominato, premere ALT+R, premere TAB una volta, premere la freccia GIÙ finché non si sente l'intervallo desiderato e premere INVIO per selezionarlo.

    Si apre la finestra successiva della procedura guidata.

  8. Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo di origine contiene i nomi dei campi, premere I per spostarsi su e selezionare l'opzione Prima riga contiene intestazioni di colonna. Premere INVIO per spostare lo stato attivo sulla finestra successiva della procedura guidata.

    Se si stanno accodando dati a una tabella esistente, è possibile procedere al passaggio 11.

  9. Nella nuova finestra della procedura guidata è possibile specificare le informazioni su ogni campo da importare, se necessario. Viene selezionato il primo campo del foglio di lavoro o dell'intervallo. Ecco come procedere:

    • Per modificare il nome del campo corrente, premere ALT+M e digitare il nuovo nome.

    • Per modificare il tipo di dati del campo, premere ALT+T. Lo stato attivo si sposta sull'elenco Tipo di dati. Per espandere l'elenco, premere ALT+freccia GIÙ. Premere la freccia GIÙ finché non si sente il valore desiderato, quindi premere TAB una volta.

    • Per cambiare se il campo è indicizzato o meno, premere ALT+I. Si sente il valore corrente. Per espandere l'elenco, premere ALT+freccia GIÙ. Premere la freccia GIÙ finché non si sente il valore desiderato, quindi premere TAB una volta.

    • Se non si vuole importare il campo corrente, premere ALT+S per spostarsi in e selezionare l'opzione Non importare campo.

    Per selezionare un altro campo, premere F6 finché non si sente "Riquadro" e chiedere a un collega di selezionare il campo desiderato. Modificare i campi come descritto in precedenza. Al termine, premere INVIO per passare alla finestra successiva della procedura guidata.

  10. Aggiungere una chiave primaria per la nuova tabella. La chiave primaria identifica i record della tabella in modo da poter recuperare i dati più rapidamente. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per consentire Access la chiave primaria, premere A.

    • Per scegliere la propria chiave primaria, premere C. Per definire il tasto da usare, premere TAB una volta. Lo stato attivo si sposta sull'elenco dei tasti. Per espandere l'elenco, premere ALT+freccia GIÙ. Premere la freccia SU o GIÙ finché non si sente il tasto desiderato.

    • Se non si vogliono usare le chiavi primarie, premere O.

    Per spostare l'ultima finestra della procedura guidata, premere INVIO.

  11. Si apre la finestra finale della procedura guidata. Lo stato attivo si trova nella casella Importa nella tabella e si sente il nome corrente della tabella di destinazione. Se si vuole modificare il nome della tabella, digitare un nuovo nome e premere INVIO per finalizzare l'importazione.

    Nota: Se si sente un avviso che indica che la tabella esiste già e si vuole sovrascrivere la tabella esistente con i dati importati, premere Y. Se si vuole rinominare la tabella, premere N. Premere ALT+I per spostare di nuovo lo stato attivo sulla casella Importa nella tabella, digitare un altro nome di tabella e premere INVIO.

  12. Se l'importazione è stata completata completamente o parzialmente, Access lo stato dell'importazione. Access inoltre chiede di salvare i passaggi di importazione per ripeterli rapidamente senza l'importazione guidata. Per selezionare questa opzione, premere ALT+V. Per assegnare un nome ai passaggi di importazione, premere ALT+A e digitare un nome per l'operazione di importazione. Per salvare la procedura di importazione, premere ALT+S.

    Se l'importazione non riesce, si sente "Si è verificato un errore durante il tentativo di importare il file", seguito dal nome del file. Premere INVIO per uscire dal messaggio di avviso.

Creare un collegamento ai dati in Excel

Usare la Creazione guidata Foglio di calcolo per creare un collegamento da un database di Access ai dati in Excel, in modo da poter usare gli strumenti di query e creazione di report in Access senza dover gestire una copia dei dati Excel nel database.

Quando si crea un collegamento a Excel o a un intervallo denominato, Access crea una nuova tabella collegata alle celle di origine. Le modifiche apportate alle celle di origine Excel nella tabella collegata in Access. Tuttavia, non è possibile modificare il contenuto della tabella corrispondente in Access. Se si vogliono aggiungere, modificare o eliminare dati, è necessario apportare le modifiche nel file Excel di origine.

Un database può contenere più tabelle collegate.

Avviare il Collegamento guidato Foglio di calcolo

In Access, sono disponibili due modi per selezionare Excel cartella di lavoro da collegare e avviare la Creazione guidata Foglio di calcolo. È possibile aprire la cartella Excel cartella di lavoro in Access o usare la finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel.

Aprire la cartella di lavoro di Excel in Access

  1. Aprire il Access database in cui si vuole creare il collegamento.

  2. Premere ALT+F, O per passare al menu Apri.

  3. Per cercare la cartella di lavoro, premere O. Si apre la finestra di dialogo Apri di Windows.

  4. Per cambiare il tipo di file, premere TAB finché non si sente "Tipo file, Microsoft Access", quindi premere ALT+freccia GIÙ. Premere la freccia SU finché non si sente "Tutti i file", quindi premere INVIO.

  5. Passare alla cartella di lavoro desiderata, quindi premere INVIO per selezionarla e avviare il Collegamento guidato Foglio di calcolo.

Usare la finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel

  1. Aprire il Access database in cui si vuole creare il collegamento.

    Suggerimento: Se non si vuole creare un collegamento a un database esistente, premere ALT+F, N, L per creare un nuovo database vuoto.

  2. Per aprire la finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel, eseguire una delle operazioni seguenti a seconda Access versione in uso:

    • Nella versione Microsoft 365 o Access 2019 premere ALT+X, N, 1, quindi F e X.

    • In Access 2016 o Access 2013 premere ALT+X per passare alla scheda Dati esterni. Premere TAB finché non si raggiunge il gruppo Importa & collegamento, premere la freccia DESTRA finché non si sente "Excel" e quindi premere INVIO.

    Si apre la finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel.

  3. Nella finestra di dialogo Scarica dati esterni - Foglio di calcolo di Excel eseguire una delle operazioni seguenti per specificare il file Excel a cui si vuole creare il collegamento:

    • Per spostare lo stato attivo sul campo di testo Nome file, premere F e quindi incollare o digitare il percorso del file Excel file.

    • Per cercare il file, premere R. Si apre la finestra di dialogo Apri file. Passare al file desiderato e premere INVIO per selezionarlo.

  4. Premere ALT+L per passare all'opzione Collega all'origine dati creando una tabella collegata equindi premere INVIO. Viene avviata la Procedura guidata Collega foglio di calcolo.

Usare il Collegamento guidato Foglio di calcolo per creare un collegamento ai dati di Excel

Le finestre del Collegamento guidato Foglio di calcolo guidano l'utente nel processo di collegamento. Basta selezionare le opzioni necessarie e fare in modo che i Excel dati siano collegati al database in un tempo non necessario.

Suggerimento: Se l'utilità per la lettura dello schermo non legge automaticamente le finestre della procedura guidata, premere il tasto SR+W.

  1. Se la cartella Excel di origine contiene un solo foglio di lavoro e nessun intervallo, è possibile procedere con il passaggio successivo. Se la cartella di lavoro contiene più fogli di lavoro o intervalli denominati, eseguire una delle operazioni seguenti per selezionare il foglio di lavoro o l'intervallo:

    • Per selezionare un foglio di lavoro, premere ALT+W, premere TAB una volta, premere la freccia GIÙ finché non si sente il foglio di lavoro desiderato e premere INVIO per selezionarlo.

    • Per selezionare un intervallo, premere ALT+R, premere TAB una volta, premere la freccia GIÙ finché non si sente l'intervallo desiderato e premere INVIO per selezionarlo.

    Si apre la finestra successiva della procedura guidata.

  2. Se la prima riga del foglio di lavoro o dell'intervallo di origine contiene i nomi dei campi, premere I per spostarsi su e selezionare l'opzione Prima riga contiene intestazioni di colonna. Premere INVIO per spostare lo stato attivo sulla finestra successiva della procedura guidata.

  3. Si apre la finestra finale della procedura guidata. Lo stato attivo si trova nella casella Nome tabella collegata e si sente il nome corrente della tabella collegata. Se si vuole modificare il nome della tabella, digitare un nuovo nome di tabella e premere INVIO per finalizzare l'importazione.

    Nota: Se si sente un avviso che indica che la tabella esiste già e si vuole sovrascrivere la tabella esistente con i dati importati, premere Y. Se si vuole rinominare la tabella di destinazione, premere N. Premere ALT+I per spostare di nuovo lo stato attivo sulla casella Importa nella tabella, digitare un altro nome di tabella e premere INVIO.

  4. Se il collegamento ha avuto esito positivo, si sente "Collegamento di tabella a file completato" seguito dal nome Excel file. Premere INVIO per uscire dalla notifica. Passare alla tabella collegata ed esaminarne il contenuto. Per informazioni sulla risoluzione dei problemi, vedere Risolvere i #Num! e altri valori non corretti in una tabella collegata in Importare o collegare dati in una cartella di lavoro di Excel.

    Se il collegamento non è riuscito, controllare di nuovo il file di origine Excel rispetto all'elenco di controllo nella sezione Preparare il database di destinazione, passaggio 2, in Importare o collegare dati in una cartella di lavoro di Excel.

Vedere anche

Usare un'utilità per la lettura dello schermo per creare tabelle in database desktop di Access

Usare un'utilità per la lettura dello schermo per creare una query in database desktop di Access

Usare un'utilità per la lettura dello schermo per creare una maschera in database desktop di Access

Usare un'utilità per la lettura dello schermo per esportare una tabella di Access in un file di testo

Scelte rapide da tastiera per Access

Usare un'utilità per la lettura dello schermo per esplorare e spostarsi in Access

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